李瑞卿

摘 要：隨著我國教育體制的不斷改革與深化，高等院校辦學(xué)規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，二級學(xué)校的有效建立并進(jìn)行二級管理模式成為了如今大部分高等院校發(fā)展的必然趨勢。目前，高校二級學(xué)院具體的檔案管理工作仍然處于初級發(fā)展階段，還沒有足夠的經(jīng)驗，存在一些問題，需要制定有效的改善措施，不斷進(jìn)行改革與完善，首先需要培養(yǎng)相關(guān)的工作人員擁有較強(qiáng)的檔案意識，其次，制定具體的規(guī)章制度，再次，提升工作人員整體的素質(zhì)，最后，突出特色。從而逐漸完善檔案管理的相關(guān)工作。該文主要闡述了高校二級學(xué)院建立有效的檔案管理模式，分別講述了高校二級學(xué)院建立檔案管理存在的重要問題以及建立二級學(xué)院內(nèi)部檔案管理模式的有效措施等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：高校 二級學(xué)院 檔案管理 模式 探究

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0126-02

隨著我國教育體制的不斷改革與深化，高等院校辦學(xué)規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，二級學(xué)校的有效建立并進(jìn)行二級管理模式成為了如今大部分高等院校發(fā)展的必然趨勢。結(jié)合不同學(xué)科具有的特性，將一些學(xué)科進(jìn)行有效的結(jié)合，并建立二級學(xué)校，逐漸實現(xiàn)學(xué)科之間進(jìn)行的優(yōu)勢互補(bǔ)，提升學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)水平，推動學(xué)校內(nèi)部資源的優(yōu)化配置，最終實現(xiàn)教學(xué)的最大價值。該文主要研究探討的是二級學(xué)校內(nèi)部具體的檔案管理模式。

1 高校二級學(xué)院建立檔案管理存在的重要問題

高校實行兩級管理這一有效的管理模還沒有較多的經(jīng)驗，發(fā)展的時間比較短，二級學(xué)院內(nèi)部具體的管理工作仍然存在很多的問題需要不斷的改善，其中包括檔案管理相關(guān)的工作，以下主要講述了二級學(xué)院內(nèi)部檔案管理存在的幾點重要問題。

1.1 不重視檔案管理的相關(guān)工作，缺乏檔案意識

一般情況下，二級院校普遍都是在原有學(xué)校的基礎(chǔ)之上進(jìn)行建設(shè)，并處于教學(xué)重要的第一線，管理水平比較高，但是對于檔案管理相關(guān)的工作并沒有得到足夠的重視。無論是學(xué)校的上級領(lǐng)導(dǎo)還是一些從事日常教學(xué)的普通教職工來說，都非常重視教學(xué)以及學(xué)科科研工作具有的重要作用，但是卻忽視了對一些工作中經(jīng)常使用的檔案資料具體的管理工作，并且，平時不會特意的收集各種教學(xué)的檔案資料，只是簡單的認(rèn)為對教學(xué)材料進(jìn)行的檔案管理工作只不過是進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砘蛘呤菍Y料進(jìn)行裝訂，將所有檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容看成是自己沒有必要承擔(dān)的額外工作，只是遇到上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定期檢查的時候，組織臨時突擊，簡單的應(yīng)付各種檢查，實際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面，存在部分教師對于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴(yán)重的抵觸心理。部分教師認(rèn)為一些非常重要的教學(xué)成果都屬于自己的勞動成果，只能自己進(jìn)行保管，不愿意上交到院校內(nèi)部的檔案部門，還存在部分教師為了能夠更加方便的進(jìn)行查閱，將一些資料據(jù)為己有，這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。

1.2 缺乏準(zhǔn)確的規(guī)章制度

二級學(xué)院內(nèi)部的檔案管理起步比較晚，在工作的過程中經(jīng)常忽視程序化以及規(guī)范化具有的重要作用，只是非常習(xí)慣的進(jìn)行一些個案的處理工作，按照自身擁有的工作經(jīng)驗完成管理工作，并沒有比較準(zhǔn)確的規(guī)章制度或者是規(guī)范檔案管理的實施細(xì)則。第一，沒有明確的界限。部分二級學(xué)校內(nèi)部的文件資源逐漸開始被列入到檔案室中，依然存在大量的檔案資料仍然沒有被列入到檔案室中，這就導(dǎo)致大量有價值的資源沒有得到及時的收集與整體，只是非常隨意的亂放，無法實現(xiàn)集中管理。第二，管理工作不夠細(xì)致。一些已經(jīng)收集的檔案資料仍然沒有得到有效的保管，管理工作非常的混亂，所有的檔案資料都混亂的存放在一起，無法實現(xiàn)即時的查找，同時很可能會導(dǎo)致重要的檔案資料丟失。第三，沒有明確具體的職責(zé)分配。部分二級學(xué)校內(nèi)部雖然配備了相應(yīng)的管理工作人員，同時由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)管理，但是具體的管理職責(zé)還沒有進(jìn)行明確的分工。

1.3 檔案管理相關(guān)的工作人員自身的綜合素質(zhì)并不高

二級學(xué)院內(nèi)部受到編制等問題的影響，大部分都沒有設(shè)立非常專業(yè)的檔案管理工作人員，一般情況下都是由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。二級學(xué)校重要的信息中心就是教學(xué)秘書，起到了對信息進(jìn)行上傳下達(dá)的重要作用，成為了交流的重要橋梁。由學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)秘書擔(dān)任具體的檔案管理工作，雖然有利于學(xué)校內(nèi)部檔案管理相關(guān)的工作，但是，教學(xué)秘書只是將檔案管理相關(guān)工作作為自己的兼職，自身缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識同時沒有經(jīng)過比較專業(yè)集中的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關(guān)的規(guī)程序都沒有準(zhǔn)確的了解，并且，學(xué)校缺乏對兼職檔案管理進(jìn)行的專業(yè)培訓(xùn)以及專業(yè)指導(dǎo)，這些現(xiàn)象都會導(dǎo)致最后的檔案管理相關(guān)工作非常的混亂，沒有準(zhǔn)確的工作原則。另一方面，二級院校內(nèi)部的管理工作涉及到了學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的整個過程，包含的內(nèi)容非常的復(fù)雜，擁有較大的工作量，這就必然需要教學(xué)秘書在完成了自己的本職工作以后，繼續(xù)承擔(dān)一些檔案的管理工作，工作量非常大，整理的內(nèi)容非常的復(fù)雜，這就會導(dǎo)致檔案管理的相關(guān)工作會出現(xiàn)較多的失誤，教學(xué)秘書繁重的工作任務(wù)，也可能會導(dǎo)致一些非常重要的材料得不到及時的收集與管理，甚至?xí)霈F(xiàn)流失的情況，檔案管理工作的質(zhì)量非常差，并且沒有比較規(guī)范的管理準(zhǔn)則，使檔案管理工作并不完整。

1.4 特色得不到有效的突出

目前，大部分二級院校內(nèi)部的檔案管理工作大多都是一些學(xué)校制定的各種文件，或者是學(xué)生上交的畢業(yè)論文，檔案收集的內(nèi)容都是相同的，并且，沒有太大的使用價值，這將會直接影響二級學(xué)院內(nèi)部開展具體的檔案管理工作。二級院校內(nèi)部的檔案管理工作與學(xué)校內(nèi)部的檔案管理存在一定的差異，二級學(xué)院比較注重的是本學(xué)院學(xué)生具有的特色，并突出學(xué)科專業(yè)具有的特色以及優(yōu)勢，具體的檔案資料需要充分的反映院校內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的最大成就。這就需要建立一些對學(xué)生進(jìn)行人才培養(yǎng)過程中保留的具有較高價值的檔案，以及一些重點學(xué)科建立的各種檔案資料，突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級院校內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作仍然沒有自身的特色進(jìn)行突出，沒有比較完善的收集工作。

2 建立二級學(xué)院內(nèi)部檔案管理模式的有效措施

想要解決二級學(xué)院內(nèi)部存在的各種檔案管理的問題，需要及時建立比較完善的管理模式，結(jié)合目前大部分二級學(xué)院具體的檔案管理現(xiàn)狀，對完善檔案管理模式提出了幾點有效的措施。

2.1 加強(qiáng)檔案意識，對管理工作進(jìn)行有效的規(guī)范

加強(qiáng)對各種檔案管理工作以及相關(guān)法律內(nèi)容的宣傳以及推廣，對于一些從事兼職檔案管理的相關(guān)工作人員組織進(jìn)行定期的培訓(xùn)或者是專業(yè)的指導(dǎo)，有效的提升檔案管理相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)。開辦一些檔案管理的講座活動，提升二級院校上級領(lǐng)導(dǎo)以及普通教職工自身具有的檔案意識，將檔案管理具體的思想內(nèi)容逐漸貫穿到所有工作細(xì)節(jié)中。檔案主要是根據(jù)文件資料逐漸演化而成，如果沒有一些重要的有價值的文件資料也不會產(chǎn)生相應(yīng)的檔案管理工作。只有建立科學(xué)有效的管理體制，培養(yǎng)工作人員擁有較強(qiáng)的檔案意識，才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對二級學(xué)院內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行一定的規(guī)范，并將檔案與管理相互結(jié)合，實現(xiàn)檔案的有效管理。

2.2 進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)，并逐漸完善各種規(guī)章制度

二級院校內(nèi)部具體的檔案管理工作具有較強(qiáng)的雙重性，其中，一方面，二級學(xué)院屬于學(xué)校內(nèi)部的下屬部門，具體的檔案工作也只是整個學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的檔案資料需要被列入到學(xué)校內(nèi)部的檔案資料中，需要二級學(xué)校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內(nèi)容進(jìn)行移交。另一方面，所有的二級學(xué)院都屬于比較獨立的教學(xué)單位，具體的檔案管理工作人員將會受到二級學(xué)校內(nèi)部的直接管理，但是，具體的工作業(yè)務(wù)仍然會受到高校檔案部門及時的監(jiān)督以及管理。如今，頒布的一些憲法以及規(guī)范都為高校內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)姆诸?，并為管理工作提供了一定的法律依?jù)，因此，二級學(xué)院具體的檔案管理工作需要結(jié)合高校內(nèi)部制定的檔案管理相關(guān)規(guī)定，并充分結(jié)合自身具有的特點，制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范。具有制度化的管理是所有二級學(xué)院檔案管理相關(guān)工作的關(guān)鍵內(nèi)容，只有擁有比較完善的制度以及規(guī)范才能有效的避免檔案管理出現(xiàn)混亂，保證檔案管理有條不紊的順利完成。

2.3 發(fā)揮自身具有的特色

在檔案管理具體的工作中，二級學(xué)院需要充分突出自身具有的特點，并發(fā)揮最大的價值。首先，反應(yīng)二級院校具體發(fā)展情況的相關(guān)資料都是通過二級學(xué)院本身完成管理工作，材料的具體內(nèi)容并沒有對高校進(jìn)行檔案歸檔發(fā)揮一定的價值，但是卻充分的體現(xiàn)了二級學(xué)院資深具體的發(fā)展情況以及工作的具體進(jìn)度等，彰顯了二級學(xué)院發(fā)展壯大的整個變化過程，這些檔案資料對于二級學(xué)院來說具有非常重要的價值。其次，二級學(xué)校內(nèi)部的學(xué)科或者是專業(yè)存在較大的差異，這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此，檔案管理相關(guān)的工作需要突出特色。

2.4 實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理

利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，在學(xué)校檔案管理以及二級學(xué)校內(nèi)部檔案管理建立有效的信息交流橋梁，并在各個檔案管理部門中建立有效的信息交流平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理工作，這也是探索二級學(xué)院內(nèi)部檔案管理工作的新的方向。首先，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成二級院校與高校內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)工作，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理的建設(shè)工作，避免出現(xiàn)任何的重復(fù)建設(shè)，減少資源的浪費。其次，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)二級學(xué)校對高校內(nèi)部具體文件或者是檔案資料的接收工作，還可以利用網(wǎng)絡(luò)建立電子材料并上交到學(xué)校檔案中。這種網(wǎng)絡(luò)化的管理提高了檔案管理相關(guān)工作的工作效率，同時有效的提升了工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)具有的重要作用，提升整個檔案管理的水平。

3 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代大學(xué)制度逐漸完善與改革的整個過程中，完善二級學(xué)校內(nèi)部具體的檔案管理工作成為了提高高校檔案管理水平的有效措施，也是逐漸加強(qiáng)高校內(nèi)部管理重要的途徑。為了更好的適應(yīng)如今高校發(fā)展的社會形勢，需要積極的探索檔案管理相關(guān)工作中存在的重要問題，并制定有效的改善措施，將檔案管理相關(guān)工作作為如今高校內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，并提高高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，最終實現(xiàn)二級學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作的不斷發(fā)展與完善。

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