鄭向榮

公路建設(shè)對(duì)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，那么建立一套完整的公路工程檔案，對(duì)公路工程的科學(xué)管理也同樣具有非常重要的意義。在公路工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種技術(shù)資料和相關(guān)文件，真實(shí)記錄了施工和管理的詳細(xì)情況，既是公路工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)依據(jù)，又是維護(hù)、改建、擴(kuò)建不可缺少的依據(jù)；既是公路工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，又是國(guó)家科技檔案的重要組成部分。結(jié)合自身的工作經(jīng)歷，淺談一下對(duì)公路工程檔案管理的見解。

一、公路工程檔案的基本內(nèi)涵

公路工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。依據(jù)檔案的定義，我認(rèn)為公路工程檔案有以下內(nèi)涵

1.公路工程檔案是公路工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)楣饭こ虣n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于其他文獻(xiàn)和資料。

2.公路工程檔案的形成是由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、監(jiān)督單位及主管單位共同完成的

3.公路工程檔案來(lái)源于工程實(shí)踐中由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。

4.由于公路工程檔案的來(lái)源的多樣性，決定檔案的載體、制作手段、表現(xiàn)方式多樣。現(xiàn)在的電子時(shí)代，許多隱蔽工程和重要的施工工序都進(jìn)行全程的記錄。

二、公路工程檔案管理存在的問(wèn)題

雖然近年來(lái)交通主管部門為了加強(qiáng)公路工程檔案管理工作，不斷地頒發(fā)條例和細(xì)則，檔案管理工作有了很大的發(fā)展和提高，但現(xiàn)在的公路工程檔案管理仍存在不少問(wèn)題。

1.主觀上對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視。

現(xiàn)在的不少建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位對(duì)工程檔案的收集、管理不夠重視。主要表現(xiàn)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中關(guān)注的是工程質(zhì)量、工程投資、工程進(jìn)度及安全管理工作，并形成一系列的質(zhì)量管理、安全管理體系和制度，明確責(zé)任；在各次例會(huì)中檔案管理總是最后順帶提一下，不會(huì)作為重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。對(duì)檔案管理的工作往往是不到檢查不整理，不到竣工不歸檔的思想。這種現(xiàn)象造成工程檔案的收集不及時(shí)、不全面、不客觀，影響檔案自身的質(zhì)量。

2.客觀上對(duì)檔案管理工作的投入不足。

在工程建設(shè)當(dāng)中不少單位在檔案管理工作中不僅沒(méi)有專門的職能部門，甚不設(shè)專人，使用兼職人員；沒(méi)有明確的檔案管理體系和制度，責(zé)任不明確。造成工程期間人員更換頻繁，互相推諉，交接手續(xù)不齊全，前后脫節(jié)或者部分檔案丟失等現(xiàn)象。如果沒(méi)有建立相應(yīng)的工程檔案管理體系，工程檔案就處于乏人管理狀態(tài)，這對(duì)工程建設(shè)及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結(jié)果必然會(huì)影響工程的建設(shè)。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富。所以不少單位在經(jīng)費(fèi)投入上是盡可能的削減；也不制定切實(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施。檔案管理工作自身比較枯燥乏味，工作量大，對(duì)工程技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平提高幫助不大，造成工程技術(shù)人員誰(shuí)也不愿做專職的檔案管理人員。

三、對(duì)公路工程檔案管理的對(duì)策

1.改變思想，充分認(rèn)識(shí)公路工程檔案的重要性。構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)檔案的文件材料，既是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，又是全面鑒定工程質(zhì)量，日后查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，它既服務(wù)于項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、養(yǎng)護(hù)，又為國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)工程建設(shè)服務(wù)。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到工程竣工，將用檔案材料予以記載和確認(rèn)，不僅是管理狀況的鏡子，還是工程建設(shè)的見證。對(duì)工程檔案管理工作的重視，就是對(duì)工程建設(shè)本身的重視。在日常的工程檢查中將檔案管理列入必檢項(xiàng)目，作為考核目標(biāo)。做到上道工序檔案資料不齊全，下道工序不能開工。檔案資料不齊全、不真實(shí)的不予計(jì)量支付。

2.加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理體系和制度，明確責(zé)任。各單位要成立以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)組，配備專職和兼職檔案管理員進(jìn)行檔案歸檔工作。專職管理員直接對(duì)第一責(zé)任人負(fù)責(zé)，并督促各兼職管理員對(duì)檔案的收集和整理工作。另外項(xiàng)目要為檔案管理員設(shè)專室、專柜，并在項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理中賦予相對(duì)的職責(zé)與權(quán)利，保證責(zé)權(quán)一致，這對(duì)搞好檔案管理來(lái)說(shuō)起到充分的保證作用。加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)人員關(guān)于檔案管理知識(shí)的專項(xiàng)培訓(xùn)，必要時(shí)實(shí)行輪崗制，做到一專多能。

3.提高公路工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要想做好公路檔案管理工作，公路檔案管理人員的素質(zhì)必須提高。對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)工程建設(shè)專業(yè)各項(xiàng)技術(shù)知識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)各級(jí)主管部門制定的各項(xiàng)關(guān)于公路工程檔案的法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《檔案法實(shí)施辦法》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸管理辦法》等，掌握管理公路工程檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理管理檔案的技能，使檔案管理人員能切實(shí)保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。

4.運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)工程檔案管理。在信息技術(shù)應(yīng)用日益普遍的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索公路工程檔案管理的新理念、新方法正逐步被人們重視。近些年來(lái)，越來(lái)越多的工程檔案引進(jìn)管理系統(tǒng)軟件，并將成為一種發(fā)展趨勢(shì)。加速推進(jìn)工程檔案信息化管理，早日實(shí)現(xiàn)文檔一體化傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過(guò)程，管理效率低下，檔案檢索、查找和利用十分不便，在編制竣工檔案過(guò)程中需投入大量的人力、物力，編制周期長(zhǎng)、出錯(cuò)率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔，無(wú)法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料，很多的資料、檔案都成了“死”資料、“死”檔案，這就要求我們要緊跟時(shí)代發(fā)展，盡快采用信息化技術(shù)，確保具有保存價(jià)值的電子文件（檔案）信息，真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門.我們工程檔案人員下一步要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式，早日使我們的工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化，充分體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)，從而提高工作效率，使得公路工程檔案管理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。