劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學(xué)工學(xué)院,廣東廣州 510006)

當(dāng)前高校大型儀器管理共享平臺(tái)發(fā)展思考與實(shí)踐

劉 昕,孟 琳,張 超

(中山大學(xué)工學(xué)院,廣東廣州 510006)

分析高校傳統(tǒng)大型儀器管理體制的背景現(xiàn)狀,總結(jié)近幾年國(guó)家、地方政府出臺(tái)的關(guān)于高校大型儀器共享管理改革的法規(guī)政策及當(dāng)前共享服務(wù)較成熟地區(qū)的儀器共享協(xié)作網(wǎng)站,結(jié)合中山大學(xué)工學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)儀器管理共享系統(tǒng)的實(shí)踐體會(huì),探討了高校大型儀器共享服務(wù)平臺(tái)的發(fā)展趨勢(shì)。

大型儀器設(shè)備;共享服務(wù)法規(guī)政策;共享協(xié)助平臺(tái)

高校作為先進(jìn)技術(shù)成果重要誕生地,其綜合能力的建設(shè)與發(fā)展得到各級(jí)政府及主管部門在建設(shè)經(jīng)費(fèi)和政策層面的大力支持。大型貴重精密儀器設(shè)備(下稱大型儀器)的購(gòu)置與使用日益成為體現(xiàn)高?？蒲小⑷瞬排囵B(yǎng)先進(jìn)水平的重要標(biāo)志之一,同時(shí)也為面向社會(huì)研發(fā)需求開展測(cè)試服務(wù)提供了硬件基礎(chǔ)。隨著高速快捷的校園網(wǎng)的發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)資源建立大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理系統(tǒng),進(jìn)行大型儀器的網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理,是目前高校大型儀器智能化管理的新方向。大型儀器管理共享系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施,可大大加強(qiáng)校外、校級(jí)實(shí)驗(yàn)中心以及二級(jí)院系單位基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室三者之間大型儀器信息的互通性與共享性[1],提高大型儀器使用效率。另外,進(jìn)一步利用高校先進(jìn)的大型儀器服務(wù)地方,促進(jìn)區(qū)域性的大型儀器資源共享也是未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)。

本文擬通過(guò)分析傳統(tǒng)高校大型儀器管理與共享體制建設(shè)的現(xiàn)狀,研析近幾年各級(jí)政府出臺(tái)的大型儀器共享法規(guī)政策,參考國(guó)內(nèi)共享服務(wù)較成熟地區(qū)的大型儀器協(xié)作管理網(wǎng)站,結(jié)合本單位大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐體會(huì),總結(jié)基層單位參與大型儀器共享管理的成效,以期為兄弟單位大型儀器共享服務(wù)管理提供一些發(fā)展思路,促進(jìn)大型儀器管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

1 高校大型儀器共享平臺(tái)發(fā)展回顧

回顧高校大型儀器管理傳統(tǒng)體制,可以在大型儀器的實(shí)際管理周期——論證、采購(gòu)、維護(hù)、報(bào)廢[2]等環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)一些弊端,暴露出傳統(tǒng)的高校大型儀器管理與共享過(guò)程中的共性問(wèn)題與不足。

(1)盲目采購(gòu),輕視全局論證。眾所周知,高校大型儀器采購(gòu)?fù)揽俊?11工程”、“985工程”等學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi),或國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支撐。雖然各級(jí)主管部門采取種種措施規(guī)范大型儀器的論證、采購(gòu)、使用及維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié),但實(shí)驗(yàn)室的初期建設(shè)規(guī)劃往往前瞻性不足,大型儀器購(gòu)置論證方案不是盡可能根據(jù)全校、地區(qū)全局需求制訂,而是按照本院(系)課程開設(shè)的需要或局部科研使用便利來(lái)建設(shè),一味采購(gòu)高精尖的貴重儀器,以提升本單位的學(xué)科、學(xué)術(shù)指標(biāo),導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室建設(shè)功能單一或者分散重復(fù)的格局,重金購(gòu)置的大型儀器專屬于本院(系)的教研室或課題組,使用范圍有限,使用效益不高[3]。

(2)缺乏有效激勵(lì)機(jī)制,大型儀器管理隊(duì)伍積極性難調(diào)動(dòng)。人與設(shè)備是保障高校實(shí)驗(yàn)室日常工作正常運(yùn)行的2個(gè)要素。長(zhǎng)期以來(lái)在多數(shù)高校,作為大型儀器直接使用的管理人員——實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員被納入學(xué)?！敖梯o系列”編制,區(qū)別于固定編制的講師和工程師,處于尷尬的地位[4]。他們的現(xiàn)狀是一人負(fù)責(zé)多臺(tái)大型儀器的操作及維護(hù)工作,同時(shí)也要承擔(dān)必要的本科生實(shí)驗(yàn)授課或輔導(dǎo)工作,工作繁重。然而,學(xué)校對(duì)他們的工作缺少肯定及有效的晉升激勵(lì)機(jī)制[5-6],再加上必要的專業(yè)技術(shù)知識(shí)更新培訓(xùn)機(jī)會(huì)少,種種因素導(dǎo)致大型儀器管理人員積極性不高、人員流失嚴(yán)重、管理技能欠缺、服務(wù)共享意識(shí)不強(qiáng)。

(3)儀器利用率不佳,共享普遍難。大型儀器缺乏專項(xiàng)的維修經(jīng)費(fèi),對(duì)于大部分科研實(shí)驗(yàn)室或科研課題組而言,普通基金項(xiàng)目涉及的相關(guān)預(yù)算,只能維持儀器運(yùn)行和耗材采購(gòu),一旦貴重設(shè)備使用年限超過(guò)保質(zhì)日期而發(fā)生故障,高額維修費(fèi)往往超出上述單位的承受能力,導(dǎo)致設(shè)備處于待修、閑置、不能正常工作的狀態(tài)[7],大大降低大型儀器使用率。早期購(gòu)置有高精尖大型儀器的實(shí)驗(yàn)室因需獨(dú)立承擔(dān)高昂維修費(fèi)用的風(fēng)險(xiǎn),又缺乏專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資助,因此不愿對(duì)外共享設(shè)備,導(dǎo)致傳統(tǒng)大型儀器管理體制下的各高校相關(guān)院(系)或?qū)I(yè)的實(shí)驗(yàn)室缺乏有效的大型儀器共享積極性。

2 管理改革需要政策法規(guī)支持

面對(duì)傳統(tǒng)管理體制存在諸多問(wèn)題的現(xiàn)狀,高校大型儀器的管理迫切需要改革。2004年7月國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)科技部等部門《2004-2010年國(guó)家科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)建設(shè)綱要》,其“指導(dǎo)思想和原則”強(qiáng)調(diào)要建設(shè)以“突出共享”機(jī)制為核心的管理制度,強(qiáng)調(diào)打破封閉,建設(shè)研究實(shí)驗(yàn)基地,以及結(jié)合現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的大型儀器管理共享服務(wù)平臺(tái)[8]。該文件強(qiáng)調(diào)“共享服務(wù)”的精神給傳統(tǒng)的大型儀器管理體制注入了新思路。隨后各地方科技、財(cái)政等相關(guān)部門啟動(dòng)籌建公共服務(wù)平臺(tái)。例如,北京科學(xué)儀器設(shè)備共享服務(wù)網(wǎng)推出了首都地區(qū)對(duì)外和環(huán)渤海區(qū)域的儀器協(xié)作的共享服務(wù),提出由財(cái)政經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的大型儀器必須加入對(duì)外共享服務(wù),加強(qiáng)各行政區(qū)域間的儀器協(xié)作[9]。2007年8月上海市第十二屆人大常委會(huì)頒布國(guó)內(nèi)首部有關(guān)儀器共享服務(wù)的地方性法規(guī)——《上海市促進(jìn)大型科學(xué)儀器設(shè)施共享規(guī)定》,就規(guī)定適用范圍、參加儀器共享管理單位權(quán)利及義務(wù)、儀器購(gòu)置環(huán)節(jié)共享服務(wù)承諾等幾方面做了概述性規(guī)定。在中共上海市第八屆四中全會(huì)通過(guò)的《上海實(shí)施科教興市戰(zhàn)略行動(dòng)綱要》中明確將建設(shè)上海研發(fā)公共服務(wù)平臺(tái)作為重要的戰(zhàn)略任務(wù)。該平臺(tái)經(jīng)歷了2004—2006年試點(diǎn)運(yùn)行,初步構(gòu)建了以共享為核心的制度框架;2007—2010年平臺(tái)進(jìn)入推廣期,形成技術(shù)、法規(guī)體系及檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合的管理制度, 2010至今發(fā)展穩(wěn)定[10]。在珠三角地區(qū),廣東省大型科學(xué)儀器設(shè)施共享服務(wù)平臺(tái)初建于1997年,以《廣東省自主創(chuàng)新促進(jìn)條例》、《廣東省大型科學(xué)儀器設(shè)施共享管理辦法》及配套實(shí)施細(xì)則為政策支持。2011年廣東省人大常委通過(guò)的《廣東省自主創(chuàng)新促進(jìn)條例》具體細(xì)化了大型儀器加入共享服務(wù)的管理。其中第十二條指出利用國(guó)有資本采購(gòu)的價(jià)值30萬(wàn)以上的大型儀器參加共享的必要性與義務(wù);第十三條明確了在國(guó)有資本申購(gòu)大型儀器購(gòu)置環(huán)節(jié)中,必須把大型儀器的對(duì)外共享服務(wù)的明確時(shí)段及共享范圍和方式等服務(wù)承諾列入申購(gòu)項(xiàng)目報(bào)告內(nèi);第十四條規(guī)定了大型儀器共享服務(wù)信息的報(bào)送時(shí)限。高校的共享服務(wù)畢竟不是以盈利為主,因此國(guó)家地方相關(guān)政策法規(guī)支持顯得尤其重要,如廣州地區(qū)大型科學(xué)儀器協(xié)作共用網(wǎng)推出的專項(xiàng)資金和優(yōu)惠測(cè)試項(xiàng)目申請(qǐng),給共享服務(wù)提供方和用戶提供了保障。截止2013年廣東省范圍內(nèi)已有21家高校及科研院服務(wù)單位加入該平臺(tái),數(shù)百件共享儀器設(shè)備涵蓋了分析、計(jì)量、醫(yī)用診斷、天文、大氣探測(cè)等12大類,有力地推動(dòng)了地方經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)研發(fā)及升級(jí)[11]。

由此可見,國(guó)家提供良好的大環(huán)境有利于倡導(dǎo)、激勵(lì)高校踴躍加入對(duì)外協(xié)作共享服務(wù)平臺(tái);“共享服務(wù)”作為大型儀器管理的新指導(dǎo)原則,打開了傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室封閉的大門,也打破了大型儀器專屬私用的格局,提高了大型儀器的利用率。各地高校除了加入地方政府的大型儀器協(xié)作共享隊(duì)伍,同時(shí)也可結(jié)合本校特點(diǎn)建設(shè)大型儀器管理共享平臺(tái)。

3 高校大型儀器管理共享平臺(tái)的發(fā)展

高校的大型儀器主要分布在學(xué)校的測(cè)試部門與各院系,利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),建立大型儀器管理共享平臺(tái),將這些分散的設(shè)備集中管理并對(duì)外共享服務(wù),可改善校內(nèi)各單位大型儀器私有化及服務(wù)信息封閉的缺點(diǎn)。儀器管理共享平臺(tái)也經(jīng)歷了由簡(jiǎn)易到智能的發(fā)展過(guò)程,早期大型儀器管理平臺(tái)以“電子預(yù)約記錄本”形式出現(xiàn),管理員將大型儀器信息公布在預(yù)約網(wǎng)站上,使用者注冊(cè)后可以輸入大型儀器的預(yù)約使用時(shí)間,由管理員在后臺(tái)審核處理。這類管理平臺(tái)只是簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)了預(yù)約記錄電子化[12]。被預(yù)約的時(shí)段是否可用,還需要管理員人工處理。對(duì)大型儀器管理人員而言,這種方法相較傳統(tǒng)電話預(yù)約工作量并未明顯減少。另外,測(cè)試用戶使用大型儀器預(yù)約系統(tǒng)過(guò)程中信息的流向是單向的,缺少系統(tǒng)信息反饋(見圖1)。

圖1 傳統(tǒng)儀器預(yù)約系統(tǒng)信息流向示意圖

伴隨著校園網(wǎng)、Web技術(shù)、射頻識(shí)別技術(shù)及集成網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,并結(jié)合用戶體驗(yàn)不斷改進(jìn),高校大型儀器管理共享平臺(tái)已得到長(zhǎng)足的升級(jí)與發(fā)展。新一代的管理共享平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)大型儀器的智能化管理,亦即通過(guò)中央服務(wù)器及局域網(wǎng)將大型儀器聯(lián)網(wǎng)控制,加裝終端控制模塊,結(jié)合射頻識(shí)別實(shí)時(shí)監(jiān)控大型儀器的使用情況,將大型儀器的使用數(shù)據(jù)反饋給管理共享系統(tǒng),大型儀器使用者可以訪問(wèn)系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè),注冊(cè)賬戶,獲得管理員授權(quán)后,進(jìn)入大型儀器預(yù)約界面了解大型儀器的空閑時(shí)間,根據(jù)實(shí)驗(yàn)安排自助預(yù)約大型儀器使用時(shí)段,可以雙向完成與系統(tǒng)的信息交互,達(dá)到了智能管理的效果,大大降低人工管理的工作量(見圖2)。

圖2 新一代儀器預(yù)約系統(tǒng)功能模型圖

4 高校大型儀器管理共享平臺(tái)的實(shí)踐體會(huì)

對(duì)比早期管理平臺(tái)電子記錄式的單一功能,新一代的大型儀器管理共享平臺(tái)提供了使用者與平臺(tái)之間數(shù)據(jù)信息雙向反饋功能,真正實(shí)現(xiàn)大型儀器的管理智能化與共享,很大程度上緩解了實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員繁重的管理工作。目前,新一代大型儀器共享平臺(tái)穩(wěn)定發(fā)展,并實(shí)現(xiàn)了市場(chǎng)化;廣州市已有數(shù)家大型專門設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理系統(tǒng)的信息科技公司和若干同類工作室,學(xué)?？梢越Y(jié)合自身實(shí)驗(yàn)室特點(diǎn)定制特色化的智能大型儀器管理共享系統(tǒng)。以中山大學(xué)工學(xué)院的大型儀器服務(wù)與管理平臺(tái)為例(http://222.200.176.161:8081/),該平臺(tái)在新一代大型儀器管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了特色功能定制及軟件升級(jí),整套系統(tǒng)平臺(tái)兼容了在線預(yù)約、用戶經(jīng)費(fèi)管理、自動(dòng)扣費(fèi)、數(shù)據(jù)網(wǎng)盤保管等功能(見圖3)。

圖3 中山大學(xué)工學(xué)院大型儀器預(yù)約管理共享平臺(tái)功能模型圖

4.1 圖3中有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明

(1)對(duì)登錄系統(tǒng)的人員進(jìn)行身份權(quán)限認(rèn)證。平臺(tái)普通用戶的注冊(cè)規(guī)則是儀器使用者必須關(guān)聯(lián)一名項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人方可提交申請(qǐng),普通用戶進(jìn)入用戶中心界面,管理員既可以進(jìn)入用戶中心界面,也可進(jìn)入后臺(tái)管理界面。整個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)站首頁(yè)信息包含通知通告、儀器展示、開放流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、對(duì)外服務(wù)、下載中心。

(2)供用戶查詢當(dāng)前測(cè)試賬戶余額、預(yù)約設(shè)備及儀器使用機(jī)時(shí)和花費(fèi)、測(cè)試數(shù)據(jù)在線下載等用途,對(duì)于導(dǎo)師用戶,可以查看名下學(xué)生用戶的大型儀器使用情況。整套系統(tǒng)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)使用機(jī)時(shí)及測(cè)試費(fèi)用。

(3)供管理員辦理用戶注冊(cè)審核、測(cè)試服務(wù)預(yù)約、大型儀器預(yù)約及使用情況管理和導(dǎo)師用戶測(cè)試賬戶充值、通知公告發(fā)布、預(yù)約規(guī)則與計(jì)費(fèi)規(guī)則發(fā)布等管理事項(xiàng)。大型儀器的終端控制采用射頻識(shí)別技術(shù),用戶經(jīng)預(yù)約成功后可刷卡上機(jī)操作。硬件終端控制器可對(duì)電源控制、電腦控制兩大類儀器設(shè)備實(shí)現(xiàn)智能控制。

(4)在大型儀器測(cè)試間內(nèi)增設(shè)視頻監(jiān)控,將視頻監(jiān)控點(diǎn)與設(shè)備及門禁關(guān)聯(lián)起來(lái),加設(shè)視頻安防系統(tǒng)集成到共享服務(wù)平臺(tái)中,可查找和瀏覽監(jiān)控范圍內(nèi)的視頻信息。

4.2 共享平臺(tái)的成效

截至2014年9月,分別有學(xué)院下屬的生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)科團(tuán)隊(duì)和力學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的大型儀器加入到共享平臺(tái)中,其中生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)科團(tuán)隊(duì)的大型儀器共計(jì)29臺(tái),單價(jià)10萬(wàn)元以上的22臺(tái)。力學(xué)團(tuán)隊(duì)的貴重儀器共計(jì)3臺(tái),共享平臺(tái)內(nèi)大型儀器總值已過(guò)600萬(wàn)元。共享平臺(tái)給實(shí)驗(yàn)室大型儀器管理帶了很多顯著成效:

(1)節(jié)約人力管理成本。實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員作為共享平臺(tái)的管理員只需給系統(tǒng)注冊(cè)的測(cè)試用戶資質(zhì)審核并安排首次使用培訓(xùn),培訓(xùn)合格者給予平臺(tái)使用授權(quán),系統(tǒng)后期的大型儀器使用,完全由使用者獨(dú)立完成。大型儀器的預(yù)約情況在系統(tǒng)網(wǎng)站上一目了然,無(wú)需管理員的人工協(xié)調(diào)。一旦預(yù)約成功,用戶刷卡使用時(shí),系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)記錄用戶的使用信息,便于測(cè)試結(jié)算或故障查詢。

(2)提高大型儀器使用率。系統(tǒng)人性化地設(shè)定了3個(gè)可預(yù)約的使用時(shí)間長(zhǎng)度:60 min、30 min和15 min,管理員可以根據(jù)測(cè)試特點(diǎn),定制合適的預(yù)約時(shí)間段,使得待機(jī)間隙縮短,增加了有效使用機(jī)時(shí)。2013 年8月引進(jìn)大型儀器管理共享平臺(tái)以來(lái),大型儀器有效使用總機(jī)時(shí)比2012年同期增長(zhǎng)了46%。

(3)有償使用,“以機(jī)養(yǎng)機(jī)”[13]。對(duì)于已經(jīng)完成科研或教學(xué)任務(wù)且有空閑機(jī)時(shí)的大型儀器,適度對(duì)外提供共享服務(wù),即校內(nèi)外單位或者校外用戶都可以在大型儀器管理共享平臺(tái)內(nèi)注冊(cè)使用,管理員制定合理的測(cè)試計(jì)費(fèi)規(guī)則,對(duì)外共享有償使用,測(cè)試收入可以補(bǔ)貼部分維護(hù)費(fèi)用。

(4)激活實(shí)驗(yàn)室的新生力量。本學(xué)院的專職實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員畢竟有限,針對(duì)共享系統(tǒng)中的測(cè)試服務(wù)預(yù)約需求,本平臺(tái)采取管理員帶研究生的“1＋N”管理模式,積極鼓勵(lì)研究生和本科生投入到大型儀器管理和代測(cè)試工作,有利于培養(yǎng)學(xué)生責(zé)任感。通過(guò)定期技術(shù)培訓(xùn),更加了解大型儀器性能,有助于學(xué)生的科研項(xiàng)目順利進(jìn)展,同時(shí)也保障大型儀器使用安全。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校的大型儀器共享開放服務(wù)符合當(dāng)前國(guó)家對(duì)資源合理可持續(xù)化利用的發(fā)展策略,引進(jìn)大型儀器管理共享平臺(tái),有效改進(jìn)了高校儀器資源浪費(fèi)、使用效益不高的現(xiàn)狀。兼容智能化管理系統(tǒng)的共享平臺(tái)不再是地方政府或校級(jí)單位專屬配備,現(xiàn)今已經(jīng)越來(lái)越多被引進(jìn)院級(jí)的一級(jí)學(xué)科科研和教學(xué)實(shí)驗(yàn)室內(nèi),實(shí)現(xiàn)大型儀器共享高度化和基層化也是日后發(fā)展必然趨勢(shì)。誠(chéng)然,共享平臺(tái)的出現(xiàn)給高校大型儀器管理帶來(lái)的利大于弊,但如何推進(jìn)高校大型儀器共享最大化、提高管理效益,不可能通過(guò)單一途徑得到一勞永逸的解決,必須通過(guò)多方共建、協(xié)同創(chuàng)新,從實(shí)踐中尋找大型儀器開放管理新思路。

References)

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Thinking and practice of current development of sharing and management of large instruments in colleges and universities

Liu Xin,Meng Lin,Zhang Chao
(School of Engineering,Sun Yat-sen University,Guangzhou510006,China)

This article analyzes the background and situation on the management mechanism of large equipment in the universities,draws attention on regulations and policies of the state and local goverments on opensharing in recent years,and referes to advanced sharing platform of large scientific instruments website.In the end,this article also introduces our practices in the establishment and operation of the online scheduling/ booking system for large-scale instruments and equipment in the School of Engineering at the Sun Yet-sen University.The development trend of network intelligent management and sharing is also disccussed briefly.

large-scale instruments and equipment;regulations and policies of sharing;open-sharing platform

G482

B

1002-4956(2015)4-0266-04

2014-09-23修改日期：2014-10-29

劉昕(1986—),女,江西贛州,碩士,助理實(shí)驗(yàn)師,主要研究方向?yàn)樯镝t(yī)學(xué)工程、大型儀器設(shè)備使用與共享管理

E-mail:liuxin57＠m(xù)ail.sysu.edu.cn

張超(1975—),男,河南許昌,博士,副教授,中山大學(xué)工學(xué)院實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心主任,主要研究方向?yàn)樯锊牧?

E-mail:zhchao9＠m(xù)ail.sysu.edu.cn