孫靜

摘 要：各級(jí)檔案行政管理部門要抓住機(jī)遇，借力發(fā)酵，進(jìn)一步抓好《規(guī)范》和《規(guī)定》的貫徹實(shí)施，推進(jìn)企業(yè)檔案管理向縱深發(fā)展，但在貫徹、指導(dǎo)和實(shí)施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。企業(yè)檔案規(guī)范隨著企業(yè)的發(fā)展變化而變化調(diào)整，針對(duì)新情況和出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取有效措施，才能更好地整理和保管檔案

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范；問題；對(duì)策

2009年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案規(guī)范》（DA/T42-2009）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），對(duì)企業(yè)檔案工作總則、組織、制度、業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)等項(xiàng)目，都作了明確的規(guī)定和要求；2012年12月，國(guó)家檔案局發(fā)布了第10號(hào)令，公布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），國(guó)家檔案局在較短的時(shí)間內(nèi)接連公布《規(guī)范》和《規(guī)定》，并將《規(guī)范》以令的形式頒發(fā)，歷無前列，說明了國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案工作的重視程度是空前的。我們各級(jí)檔案行政管理部門要抓住機(jī)遇，借力發(fā)酵，進(jìn)一步抓好《規(guī)范》和《規(guī)定》的貫徹實(shí)施，推進(jìn)企業(yè)檔案管理向縱深發(fā)展，但在貫徹、指導(dǎo)和實(shí)施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。

1 原有規(guī)定和辦法與《規(guī)范》、《規(guī)定》的聯(lián)系及區(qū)別

1993年山東省檔案局首次制定《工業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》，并由山東省技術(shù)監(jiān)督局按地方標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，《規(guī)程》中規(guī)定了文件材料的形成、鑒定、組卷和案卷編目等基本程序和要求，緊接著又發(fā)布了《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號(hào)規(guī)則》（DB37/T180-93）和《工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式》（DB37/T181-93）。1998年又對(duì)規(guī)程中的個(gè)別地方進(jìn)行了修定，頒發(fā)了（DB37/251-1998）。自1993年以來，企業(yè)檔案的歸檔整理、編號(hào)等工作就自成了一個(gè)體系，擺脫了機(jī)關(guān)單位的整檔模式，將企業(yè)檔案分成黨群管理、行政管理等十類（現(xiàn)在門類有所增加），并利用英文字母A、B、C……H 作為分類號(hào)（或01、02、03……等）；檔案編制采用分類號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)，這種歸檔整理和編號(hào)方法在企業(yè)中普遍得到推廣使用，這種標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定正是企業(yè)檔案人員很想得到的公式化方法，使歸檔整理有目可循、有類可依；檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在培訓(xùn)中也有法可依，較為省心，收到了事半功倍的效果。2009年國(guó)家檔案局發(fā)布的《規(guī)范》，突顯了企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)技術(shù)管理類的檔案，把黨群管理放在第四類，行政管理放在第三位，對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍進(jìn)行了調(diào)整、補(bǔ)充和完善，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行了改革，保管期限定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年，實(shí)現(xiàn)了與機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管期限的對(duì)接，以卷為歸檔單位改為按件進(jìn)行歸檔整理。

2《規(guī)范》和《規(guī)定》在使用的過程中出現(xiàn)的問題與對(duì)策

《規(guī)范》和《規(guī)定》對(duì)原《規(guī)程》進(jìn)行了完善、擴(kuò)充和改進(jìn)，歸檔整理的思路還是基本上傳承了以前的方法，改動(dòng)不大，但對(duì)人們?cè)缫蚜?xí)慣的方法進(jìn)行了個(gè)別改動(dòng)，還是有不少檔案人員不適應(yīng)，出現(xiàn)了不少問題：1、檔號(hào)編制混亂。過去用A、B、C等分類號(hào)加項(xiàng)目代字和案卷號(hào)編制檔號(hào)，現(xiàn)在《規(guī)范》中不用A、B、C等英文字母表示分類順序了，改用01、02、03……代表分類號(hào)。而有些人還是習(xí)慣使用英文字母來代表分類號(hào)，把現(xiàn)在《規(guī)范》中的分類次序顛倒了，不能突顯企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)類的檔案，既然執(zhí)行新的《規(guī)范》和《規(guī)定》，分類的代號(hào)也要與現(xiàn)有的分類方案一致，才能做到有序、有規(guī)律。2、歸檔章使用不當(dāng)。檔案歸檔整理方法取決于本行業(yè)檔案形成規(guī)律，根據(jù)這個(gè)規(guī)律制定分類方案，然后依據(jù)分類方案編制檔號(hào)。由卷改成按件進(jìn)行整理，就要使用歸檔章，歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目就要準(zhǔn)確反映和揭示企業(yè)檔案分類的內(nèi)涵和體系。很多單位使用機(jī)關(guān)單位文書歸檔章，文字歸檔章設(shè)置的主要項(xiàng)目有全宗號(hào)、類別、年度、保管期限、件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目；而《規(guī)范》將十幾類檔案歸納入一個(gè)統(tǒng)一整體的分類體系，每類檔案分別給予一個(gè)分類號(hào)，它的檔號(hào)應(yīng)采用分類號(hào)-項(xiàng)目代號(hào)-案卷（活盒號(hào)）-頁(yè)號(hào)（或件號(hào)），所以企業(yè)檔案歸檔章應(yīng)主要有檔號(hào)、件號(hào)（或序號(hào)）、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。使用這種歸檔章才能展示企業(yè)檔案的分類、排列規(guī)律，便于企業(yè)檔案的管理和利用。3、按件整理執(zhí)行的力度不大。個(gè)別單位仍習(xí)慣傳統(tǒng)的歸檔整理方法：以卷為單位整理。按卷進(jìn)行歸檔整理是時(shí)代的產(chǎn)物，2000年以前，文件的起草、打印以手工為主，檔案作為文件運(yùn)轉(zhuǎn)的最后歸宿，當(dāng)然也以手工為主；2000年以后，隨著電腦的普遍使用，信息化時(shí)代的到來，“簡(jiǎn)化整理，深化探索，提高效率，方便利用”的思想產(chǎn)生和發(fā)展也就成為必然了。因此按件整理是發(fā)展的需要，是時(shí)代的需求，是檔案人員的渴望，是統(tǒng)一規(guī)范的趨勢(shì)。特別是基建檔案的圖紙按件歸檔整理益處就更多了（已在前文介紹了，這里不多論述了）。

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