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企業(yè)合同管理幾個(gè)重要環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

2015-07-21 18:44徐正東
科技資訊 2015年16期
關(guān)鍵詞:合同管理解決辦法難點(diǎn)

徐正東

摘要:企業(yè)在其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中常要涉及多種類(lèi)型的經(jīng)濟(jì)合同,這些合同涉及合同管理業(yè)務(wù)流程的多個(gè)控制環(huán)節(jié),包括了從合同前期準(zhǔn)備到合同談判、合同簽訂履行與結(jié)算、合同終結(jié)的整個(gè)合同業(yè)務(wù)流程,要實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)流程中重要環(huán)節(jié)的充分有效管理,在實(shí)際工作中的確存在諸多難點(diǎn),因而需要采取相應(yīng)的解決辦法,方能消除這些難點(diǎn)問(wèn)題。本文現(xiàn)就合同管理幾個(gè)重要環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)進(jìn)行分析并提出針對(duì)性的解決辦法。

關(guān)鍵詞:合同管理 難點(diǎn) 解決辦法

中圖分類(lèi)號(hào):F271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-3791(2015)06(a)-0000-00

企業(yè)在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中涉及多種類(lèi)型合同,包括貨物貿(mào)易類(lèi)、服務(wù)類(lèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)(如技術(shù)服務(wù)與技術(shù)開(kāi)發(fā)等),從而涉及從合同前期準(zhǔn)備到合同談判以及合同簽訂履行與結(jié)算直至合同終結(jié)的整個(gè)合同業(yè)務(wù)流程的諸多控制環(huán)節(jié)。在合同管理實(shí)際工作中,有針對(duì)性地抓住重點(diǎn),深入分析合同管理重要環(huán)節(jié)中的難點(diǎn),采取有效的解決辦法,對(duì)于消除這些難點(diǎn)問(wèn)題,強(qiáng)化合同管理有著十分重要的作用?,F(xiàn)就企業(yè)合同管理幾個(gè)重要環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決辦法。

1 合同前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

企業(yè)對(duì)擬進(jìn)行的合同項(xiàng)目,一般應(yīng)依據(jù)其經(jīng)濟(jì)、技術(shù)要求,由企業(yè)合同主辦單位在合同簽訂前數(shù)天、數(shù)周,甚至數(shù)個(gè)月前就進(jìn)行擬實(shí)施合同項(xiàng)目的前期調(diào)研論證,進(jìn)行產(chǎn)品性能或服務(wù)特點(diǎn)、市場(chǎng)價(jià)格、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、對(duì)方資質(zhì)資信、履約能力(包括有無(wú)現(xiàn)貨、品種數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、能否按時(shí)交貨或有無(wú)能力完成相應(yīng)工作量等等)、技術(shù)服務(wù)或開(kāi)發(fā)范圍及研發(fā)能力的考察與調(diào)研,全面了解和掌握產(chǎn)品性能、服務(wù)特點(diǎn)、研發(fā)能力、市場(chǎng)價(jià)格、對(duì)方按時(shí)交貨或完成規(guī)定工作量的能力等等,力爭(zhēng)將各項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作做到前面。

然而要做到、做好合同前期準(zhǔn)備,也是有一定難度的,其難點(diǎn)就是合同主辦單位進(jìn)行合同前期準(zhǔn)備工作的意識(shí)或意愿、積極主動(dòng)性往往不是太強(qiáng),甚至有畏難抵觸情緒,不愿主動(dòng)超前地進(jìn)行合同項(xiàng)目的前期調(diào)研論證,導(dǎo)致涉及合同項(xiàng)目前期準(zhǔn)備的許多具體信息不太清楚,如要求他們提供相應(yīng)的規(guī)格型號(hào)、詳細(xì)技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)范圍與趨勢(shì),或服務(wù)工作明細(xì)工作量,對(duì)方資質(zhì)資信情況(包括對(duì)方的主體資格、相應(yīng)資質(zhì)證明、技術(shù)條件、商業(yè)信譽(yù)和履行合同的能力等情況)、[1] 研究范圍和研發(fā)能力等時(shí),時(shí)常會(huì)出現(xiàn)的情況是,合同主辦單位往往只能提供其中的某些內(nèi)容和資料,出現(xiàn)所提供產(chǎn)品性能、服務(wù)特點(diǎn)或研究范圍和研發(fā)能力等信息殘缺不全,或不夠清楚準(zhǔn)確,抑或表述不規(guī)范等諸多情況。

此時(shí),采取的相應(yīng)解決辦法應(yīng)是由企業(yè)的計(jì)劃部門(mén)和相關(guān)職能部門(mén)(包括裝備、科技管理等職能部門(mén))通過(guò)多次、不斷地與合同主辦單位反復(fù)溝通,幫助他們轉(zhuǎn)變思想,努力使其樹(shù)立起積極進(jìn)行合同前期準(zhǔn)備的工作意識(shí),同時(shí)實(shí)際指導(dǎo)他們規(guī)范填報(bào)產(chǎn)品性能、服務(wù)特點(diǎn)、研究范圍與內(nèi)容及研發(fā)能力等相關(guān)信息,督促合同主辦單位或與他們一起通過(guò)多種方式進(jìn)行前期市場(chǎng)調(diào)研,促使合同主辦單位提交規(guī)范準(zhǔn)確、合乎要求的調(diào)研論證資料,做實(shí)、做好合同的前期準(zhǔn)備工作,從而較好地實(shí)現(xiàn)了合同前期準(zhǔn)備階段的目的。

2 合同簽約依據(jù)環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中,企業(yè)合同簽約依據(jù)主要來(lái)自于月度采購(gòu)計(jì)劃、年度設(shè)備大修計(jì)劃、月度資金預(yù)算、年或季度投資計(jì)劃、科技項(xiàng)目計(jì)劃、安全技術(shù)措施計(jì)劃、年度職業(yè)健康體檢和職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)計(jì)劃、具有相應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的臨時(shí)采購(gòu)、維修項(xiàng)目等、其它等等。

對(duì)于擬進(jìn)行的合同項(xiàng)目,應(yīng)在計(jì)劃形成前就開(kāi)始進(jìn)行調(diào)研論證,根據(jù)較為成熟的前期調(diào)研論證結(jié)果,報(bào)經(jīng)企業(yè)月度計(jì)劃會(huì)議或預(yù)算會(huì)議批準(zhǔn),形成企業(yè)月度計(jì)劃與資金預(yù)算等?;蛳蛏霞?jí)有關(guān)部門(mén)上報(bào)項(xiàng)目資料,申報(bào)相應(yīng)計(jì)劃,在被上級(jí)有關(guān)部門(mén)納入相關(guān)計(jì)劃下達(dá)后,再根據(jù)這些計(jì)劃、預(yù)算等,進(jìn)行合同的簽訂和履行,同時(shí)要求合同主辦單位的合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同時(shí),就必須在合同管理系統(tǒng)中先行輸入合同簽約依據(jù)。

此環(huán)節(jié)的難點(diǎn)就是合同經(jīng)辦人在發(fā)起合同的準(zhǔn)備階段,合同管理系統(tǒng)就要求合同經(jīng)辦人輸入合同的簽約依據(jù),這就給合同經(jīng)辦人帶來(lái)了較大的困難,同時(shí)也產(chǎn)生了較大的矛盾,表現(xiàn)為由于合同經(jīng)辦人屬于企業(yè)最基層員工,處于信息末端,通常不掌握、也看不到各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、資金預(yù)算等(包括采購(gòu)計(jì)劃、維修計(jì)劃等計(jì)劃、月度資金預(yù)算等),也不知道這些計(jì)劃、預(yù)算等下達(dá)到企業(yè)的哪些職能部門(mén),甚至連這些簽約依據(jù)的具體名稱都不甚清楚,而在合同管理系統(tǒng)中發(fā)起合同時(shí),系統(tǒng)又要求輸入合同簽約依據(jù),因而合同經(jīng)辦人在輸入合同簽約依據(jù)方面存在較大困難,由此也產(chǎn)生了較大的矛盾,即能夠看到各種計(jì)劃、資金預(yù)算等簽約依據(jù)的人員,往往不需要輸入這些信息到合同管理系統(tǒng)中去,而不掌握、也看不到各種計(jì)劃、資金預(yù)算等簽約依據(jù),處于信息末端的合同經(jīng)辦人卻被要求在合同管理系統(tǒng)中輸入這些簽約依據(jù),因而合同經(jīng)辦人對(duì)此很有情緒。

對(duì)于上述情況,相應(yīng)的解決辦法應(yīng)是采取“合同經(jīng)辦人主動(dòng)了解,有關(guān)部門(mén)人員積極告知” 解決方法,來(lái)了解和獲得作為合同簽約依據(jù)的各種計(jì)劃、資金預(yù)算等信息。具體來(lái)說(shuō)就是采取合同經(jīng)辦人主動(dòng)積極地向企業(yè)計(jì)劃、財(cái)務(wù)、裝備、科技等部門(mén)及其它有關(guān)職能部門(mén)、項(xiàng)目主辦單位或掌握這些計(jì)劃、資金預(yù)算的相關(guān)人員進(jìn)行了解并獲取相應(yīng)合同項(xiàng)目簽約依據(jù)的具體內(nèi)容,同時(shí)要求有關(guān)職能部門(mén)、項(xiàng)目主辦單位以及掌握這些計(jì)劃、資金預(yù)算的相關(guān)人員積極予以告知,提供相應(yīng)合同項(xiàng)目簽約依據(jù)的詳細(xì)信息和內(nèi)容,使合同經(jīng)辦人能夠順利獲取簽約依據(jù)的有關(guān)情況和資料,按合同業(yè)務(wù)管理規(guī)定將合同簽約依據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到合同管理系統(tǒng)中去。

3 合同談判環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

企業(yè)內(nèi)控制度中關(guān)于合同談判規(guī)定:“企業(yè)應(yīng)明確合同談判的適用范圍。 合同談判前,合同主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)需要牽頭組織由經(jīng)濟(jì)、 技術(shù)、法律、財(cái)務(wù)等人員組成的合同談判小組,擬定談判方案,…”;“談判小組應(yīng)做好談判記錄?!?。

而實(shí)際工作中的難點(diǎn)在于合同談判往往由企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)而非經(jīng)濟(jì)法律部門(mén)牽頭組織,業(yè)務(wù)部門(mén)往往不太清楚談判方案和談判記錄的制作,因而出現(xiàn)以下困難和問(wèn)題:其一是不知道怎么具體制定《談判方案》,談判方案中談判策略的確定,以及全面、明確、具體的合同經(jīng)濟(jì)、法律、技術(shù)要求應(yīng)包括哪些關(guān)鍵內(nèi)容,談判過(guò)程中應(yīng)注意哪些問(wèn)題、哪些重要事項(xiàng)不能遺漏等等。其二是不清楚《談判記錄(要)表》中應(yīng)包括雙方哪些重要信息,哪些主要情況或議定事項(xiàng)不可或缺,談判過(guò)程中應(yīng)對(duì)哪些重要事項(xiàng)進(jìn)行記錄,對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)也不甚明瞭,甚至有所疏漏也在所難免。

鑒于實(shí)際工作中存在以上困難和問(wèn)題,要求他們提交談判方案、談判記錄,他們也很難完整準(zhǔn)確地提供,且有較大的畏難抵觸情緒,另外他們還認(rèn)為,按企業(yè)內(nèi)控要求,談判應(yīng)有《談判方案》,這不假,但我們也沒(méi)見(jiàn)過(guò)談判方案是個(gè)什么樣子?談判記錄都該記錄哪些東西?不知道怎樣才能全面、準(zhǔn)確地記錄談判內(nèi)容,覺(jué)得只要對(duì)方所提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合我們的要求,價(jià)格優(yōu)惠公道,基本上也就行了,對(duì)談判的許多關(guān)鍵性細(xì)節(jié)內(nèi)容,如具體的付款方式和條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量或技術(shù)保證期等等,不甚清楚,因而要求其提交合乎規(guī)范的談判方案和談判記錄,也的確是勉為其難,有著相當(dāng)?shù)碾y度。

對(duì)于以上難點(diǎn)的相應(yīng)解決辦法,企業(yè)一是應(yīng)先行制定合同談判適用范圍,確保合同談判有據(jù)可依。根據(jù)企業(yè)合同類(lèi)別(包括貨物貿(mào)易類(lèi)、服務(wù)類(lèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi))、合同要素(包括資金流向、合同性質(zhì)、標(biāo)的金額等),規(guī)定達(dá)到一定金額及以上的貨物貿(mào)易類(lèi)、服務(wù)類(lèi),所有不論標(biāo)的金額大小的知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi),均需進(jìn)行合同談判,談判參加人員應(yīng)包括法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員,[2]并形成由談判雙方參加人員簽字確認(rèn)的《談判記錄(要)表》。且將此規(guī)定形成企業(yè)文件下發(fā)至所屬有關(guān)單位執(zhí)行。二是推行“模版化”的《談判方案》和《談判記錄(要)表》,實(shí)現(xiàn)談判過(guò)程的“三化”。為使?fàn)款^談判業(yè)務(wù)部門(mén)在談判前有所預(yù)案,談判中有的放矢,減少疏漏,應(yīng)先行制作《合同談判方案》和《談判記錄(要)表》模版,進(jìn)行“模版化”管理,通過(guò)抓住以上問(wèn)題癥結(jié),并采取將談判方案和談判記錄(要)表的電子化模版下發(fā)至企業(yè)牽頭組織談判的業(yè)務(wù)部門(mén),由他們按照模版內(nèi)容要求制定談判方案、進(jìn)行談判記錄(要)表內(nèi)容的記錄,這種“模版化”解決辦法具有較強(qiáng)的針對(duì)性。同時(shí)實(shí)現(xiàn)談判過(guò)程的“模版化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化”這三化,即《合同談判方案》和《談判記錄(要)表》“模版化”,談判方案和記錄表內(nèi)容“標(biāo)準(zhǔn)化”,談判和記錄過(guò)程“程序化”,從而規(guī)范了談判方案與記錄,極大地方便了實(shí)際操作,提高了工作效率,同時(shí)也使談判牽頭單位對(duì)談判細(xì)節(jié)內(nèi)容做到心中有數(shù),增強(qiáng)其在整個(gè)談判過(guò)程中的目的性和全面性。

4 談判內(nèi)容與合同內(nèi)容保密環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

企業(yè)合同既包括采購(gòu)、修理、施工和其它一般合同項(xiàng)目,更包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與科研等合同項(xiàng)目,在合同洽談、簽訂履行過(guò)程中不可避免地要涉及合同項(xiàng)目中包括相應(yīng)技術(shù)參數(shù)、配置、功能,研究數(shù)據(jù)、技術(shù)方案與文檔資料等技術(shù)秘密,以及數(shù)量品種、規(guī)格型號(hào)、成交價(jià)格等等。還包括企業(yè)提供或告知對(duì)方的其它技術(shù)秘密和商業(yè)秘密,以及隨后雙方或多方合作執(zhí)行合同過(guò)程中,對(duì)方接觸到的大量數(shù)據(jù)、資料等等。

此環(huán)節(jié)存在的難點(diǎn)就是,在合同談判和此后的合同執(zhí)行過(guò)程中,出現(xiàn)企業(yè)個(gè)別專業(yè)技術(shù)人員或管理人員欠缺保密防范意識(shí),使談判內(nèi)容和合同內(nèi)容在保密方面存在較大漏洞,覺(jué)得反正在談判中都提交了企業(yè)的相應(yīng)資料,或都與對(duì)方展開(kāi)合作了,大量資料和數(shù)據(jù)在執(zhí)行合同過(guò)程中,也都被對(duì)方知曉了,保不保密也就那么回事了,表現(xiàn)為保密觀念淡薄,積極防范意識(shí)嚴(yán)重不足。

此難點(diǎn)的解決辦法應(yīng)是加強(qiáng)企業(yè)員工保密防范教育,做到保密工作警鐘長(zhǎng)鳴,同時(shí)在與這些專業(yè)或管理人員的日常接觸中,經(jīng)常潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲地向他們灌輸保密防范意識(shí),提醒他們?nèi)粢蛘勁谢螂S后履行合同的保密防范存在漏洞,企業(yè)又未與對(duì)方先行簽署具有約束力保密協(xié)議的話,不但會(huì)因泄露技術(shù)和商業(yè)秘密,造成企業(yè)有形或無(wú)形損失,還會(huì)造成企業(yè)維權(quán)困難,無(wú)法依據(jù)雙方在保密方面的協(xié)議或約定來(lái)追究對(duì)方相應(yīng)責(zé)任及對(duì)企業(yè)損失的賠償。因而也應(yīng)要求牽頭談判業(yè)務(wù)部門(mén)積極配合,在談判前就主動(dòng)與對(duì)方簽訂保密協(xié)議,將保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、避免造成可能損失的措施前置到合同談判之前。

5 合同授權(quán)環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

企業(yè)在合同文本簽署時(shí),要求對(duì)方簽約人必須是單位或公司的法定代表人,但合同法還規(guī)定“當(dāng)事人依法可以委托代理人訂立合同”,[3] 因此,如果是委托代理人簽署合同,必須是在提交了法人授權(quán)委托書(shū)后,委托代理人方可代表委托人簽訂合同。

在此環(huán)節(jié)的難點(diǎn)是對(duì)方提交的授權(quán)委托書(shū)中常存在某些問(wèn)題:一是企業(yè)單位名稱不準(zhǔn)確或不全,如名稱為“中國(guó)石油化工股份有限公司江蘇油田分公司”被寫(xiě)成“中石化江蘇油田”;二是甚至出現(xiàn)開(kāi)具授權(quán)書(shū)的部門(mén)在授權(quán)委托書(shū)上修改、杠劃的現(xiàn)象,如某石油類(lèi)大學(xué)在為被授權(quán)人開(kāi)具法人授權(quán)委托書(shū)時(shí),將對(duì)方單位名稱一欄錯(cuò)填成項(xiàng)目名稱,隨后即在其上直接用黑色簽字筆劃去錯(cuò)填的項(xiàng)目名稱,寫(xiě)上對(duì)方的單位名稱,再蓋上法人的印章和該大學(xué)的公章。

對(duì)于以上難點(diǎn)問(wèn)題解決的辦法,首先應(yīng)是盡量采用規(guī)范的《授權(quán)委托書(shū)》模版來(lái)要求對(duì)方填寫(xiě),一是防止他們填寫(xiě)不準(zhǔn)確;二是防止他們填錯(cuò)后在授權(quán)書(shū)上直接涂改。其次是預(yù)先將企業(yè)的準(zhǔn)確名稱填寫(xiě)到模版中去,授權(quán)簽訂的合同名稱也預(yù)先填寫(xiě)到模版中,防止對(duì)方寫(xiě)錯(cuò)或填錯(cuò);其三最好是將授權(quán)有效日期也預(yù)先填上,防止對(duì)方再填錯(cuò)授權(quán)有效日期,導(dǎo)致合同簽訂日期不在授權(quán)有效日期之內(nèi);其四是將簽發(fā)日期也預(yù)先填上,但應(yīng)在授權(quán)有效日期起始日之前或當(dāng)天,不能倒置到起始日之后。 這樣,有利于減少出錯(cuò)率,節(jié)省往復(fù)糾錯(cuò)時(shí)間,提高工作效率。

6 合同終結(jié)環(huán)節(jié)中的難點(diǎn)與解決辦法

合同按約定履行完畢,企業(yè)合同主辦部門(mén)的合同經(jīng)辦人應(yīng)進(jìn)行合同終結(jié)類(lèi)型選擇包括正常終結(jié)、異常終結(jié)、相對(duì)人異常履約情況說(shuō)明、合同完畢情況說(shuō)明、相對(duì)人后評(píng)價(jià)。

實(shí)際工作中的難點(diǎn)是合同主辦部門(mén)的合同經(jīng)辦人在完成合同全部?jī)r(jià)款結(jié)算后,往往就在此停滯不前了,認(rèn)為合同全部?jī)r(jià)款結(jié)清后,整個(gè)合同業(yè)務(wù)流程就算結(jié)束了,許多人不清楚或根本不知道應(yīng)該辦理合同終結(jié)手續(xù),即使知道應(yīng)該應(yīng)進(jìn)行合同終結(jié),但也不知道應(yīng)該如何恰當(dāng)正確地表述:相對(duì)人異常履約情況、合同完畢情況說(shuō)明和相對(duì)人后評(píng)價(jià)的內(nèi)容。

難點(diǎn)解決的辦法應(yīng)是針對(duì)這種普遍情況,在對(duì)照內(nèi)控規(guī)定的基礎(chǔ)上,采取合同管理人員經(jīng)常不定期地深入合同主辦部門(mén)、合同經(jīng)辦人之處,展開(kāi)一對(duì)一的檢查,督促他們及時(shí)在合同管理系統(tǒng)中辦理合同終結(jié)手續(xù),完整地進(jìn)行相對(duì)人異常履約情況說(shuō)明、合同完畢情況說(shuō)明、相對(duì)人后評(píng)價(jià),提高合同終結(jié)率,促進(jìn)他們對(duì)于合同終結(jié)意識(shí)的養(yǎng)成,同時(shí)在合同終結(jié)流程中予以嚴(yán)格要求,合同終結(jié)信息未填寫(xiě),或填寫(xiě)不清楚,不予通過(guò)經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)、法律部門(mén)的合同終結(jié)審批。

7 結(jié)語(yǔ)

綜上,對(duì)于合同管理中的難點(diǎn),企業(yè)合同管理人員要善于與其合同主辦單位和合同經(jīng)辦人溝通,針對(duì)難點(diǎn)問(wèn)題,積極尋找解決問(wèn)題有效辦法,化解合同業(yè)務(wù)流程中的難點(diǎn)與困難,最終達(dá)到不斷提高合同管理工作效率的目的。

參考文獻(xiàn):

[1]中國(guó)石化法律部.合同管理實(shí)務(wù)[M].北京:中國(guó)石化出版社,2014:34

[2]蔡世軍.企業(yè)合同審查法律實(shí)務(wù)[M].北京:中國(guó)法制出版社,2014:11

[3]江平.中華人民共和國(guó)合同法精解[M].北京:中國(guó)政法大學(xué)出版社,1999:9

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注重交流提升數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)廣度和深度探討
新時(shí)期高校思想政治教育管理的創(chuàng)新研究
巧用多媒體技術(shù), 讓語(yǔ)文課堂更精彩
加強(qiáng)施工項(xiàng)目成本管理的思路與對(duì)策
試論建筑工程承包項(xiàng)目施工合同信息管理