洪 丹

(北京世紀(jì)壇醫(yī)院 計算機(jī)中心， 北京 100038)

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醫(yī)學(xué)教育

進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

洪 丹*

(北京世紀(jì)壇醫(yī)院 計算機(jī)中心， 北京 100038)

進(jìn)度管理作為項目管理中一個重要的組成部分，對項目的成功起著決定性作用。本文在分析當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)的特點以及進(jìn)度方面薄弱現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，詳細(xì)闡述了項目進(jìn)度管理在醫(yī)院信息系統(tǒng)實施過程中的應(yīng)用情況，把過程化的思想引入到進(jìn)度管理中。包括如何進(jìn)行活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制定進(jìn)度計劃以及如何實行進(jìn)度控制。并在此過程中科學(xué)的運用項目管理方法和技術(shù)來指導(dǎo)信息系統(tǒng)項目建設(shè)，從而有效管理和控制了項目的進(jìn)度，確保項目如期按質(zhì)量完成。

醫(yī)院信息系統(tǒng)；進(jìn)度管理；制定進(jìn)度計劃

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)在各行各業(yè)都有了非常廣泛的應(yīng)用。在關(guān)系到民眾健康的醫(yī)療行業(yè)，用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為廣大民眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)顯得尤為重要。

醫(yī)院對信息的需求永遠(yuǎn)是HIS發(fā)展的原動力，因此醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，包括硬件基礎(chǔ)平臺的設(shè)計、供貨和集成服務(wù)。HIS項目建設(shè)的內(nèi)容一般可分為3個部分：一是對醫(yī)院原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化改造，建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)療業(yè)務(wù)模式：如系統(tǒng)的整體架構(gòu)、應(yīng)用服務(wù)器、后臺數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和小型機(jī)操作系統(tǒng)的選型等。二是參照《醫(yī)院信息系統(tǒng)功能規(guī)范》的要求進(jìn)行開發(fā)，包括檢驗輸血管理系統(tǒng)、掛號收費系統(tǒng)、醫(yī)生工作站、護(hù)士工作站、藥品

管理系統(tǒng)、住院結(jié)算、經(jīng)濟(jì)核算、病案統(tǒng)計、電子病歷和醫(yī)保接口等眾多子系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、實施以及系統(tǒng)整體優(yōu)化和完善[1]。三是在不影響醫(yī)院業(yè)務(wù)秩序的情況下進(jìn)行部分新舊系統(tǒng)的切換和新系統(tǒng)的上線實施工作。

1 信息系統(tǒng)的進(jìn)度管理概述

進(jìn)度管理是信息系統(tǒng)項目管理的一個重要組成部分，貫穿于整個項目生命周期，其目的是通過執(zhí)行項目進(jìn)度管理過程和使用一些基本的項目管理工具和技術(shù)來檢查實際進(jìn)度是否與計劃進(jìn)度相一致，如果出現(xiàn)偏差，要及時找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施。如有必要，還要調(diào)整項目管理計劃，從而保證項目按時完成[2]。在項目管理知識體系中首次對進(jìn)度管理提出了過程化的概念，進(jìn)度管理過程包括6個部分。既活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制定進(jìn)度計劃以及進(jìn)度控制。進(jìn)度管理過程模型如(圖1)。

2 當(dāng)前醫(yī)院信息系統(tǒng)的進(jìn)度管理問題分析

然而目前大型醫(yī)院的信息系統(tǒng)實施項目越來越復(fù)雜，涉及的方面也越來越多，不少醫(yī)院的信息系統(tǒng)建設(shè)項目都或多或少地經(jīng)受過“項目泥潭”的痛楚。究其原因主要可以表現(xiàn)為以下幾點：首先人員配備不合理，尤其是開發(fā)人員不足，導(dǎo)致開發(fā)進(jìn)度緩慢。主要是因為對大型項目的工作量估計不足，對開發(fā)人員的技能水平估計過高。其次，進(jìn)度安排和實施順序不合理，在項目的實施步驟上沒有考慮用戶方的實際情況和項目規(guī)模，按照以往小型應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和實施方式，導(dǎo)致短期內(nèi)無法見效[3]。再次，用戶需求不斷，項目遲遲無法驗收完工。在項目中沒有明確雙方一致同意的驗收標(biāo)準(zhǔn)，用戶在應(yīng)用中經(jīng)常提出新的需求，擔(dān)心項目驗收后在技術(shù)支持和服務(wù)上會打折扣。

因此如何科學(xué)的運用進(jìn)度管理知識，確保醫(yī)院信息系統(tǒng)項目如期按質(zhì)量完成，已成為醫(yī)院信息化建設(shè)的重點工作。下面分別從項目活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制定進(jìn)度計劃以及進(jìn)度控制這幾大過程來闡述如何對醫(yī)院信息系統(tǒng)的進(jìn)度進(jìn)行有效管理。

3 采用滾動式規(guī)劃的方法定義項目活動

活動定義是制定進(jìn)度表的基礎(chǔ)，是對WBS最底層工作包的進(jìn)一步細(xì)分。為保證分解的活動能夠全面覆蓋，首先需要將項目進(jìn)行階段定義，包括項目的需求獲取、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、用戶測試、系統(tǒng)試點和系統(tǒng)正式上線階段。然后根據(jù)項目進(jìn)展的不同階段，采用滾動規(guī)劃方法，將項目涉及的所有活動逐步進(jìn)行了定義。對于近期需要完成的工作在工作分解結(jié)構(gòu)最下層詳細(xì)規(guī)劃，遠(yuǎn)期需要完成的工作則表現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)相對高的層次上。通過滾動規(guī)劃方式隨著項目工作的開展，項目活動也逐層逐步清晰。

圖1 進(jìn)度管理過程模型

4 確定活動間依賴關(guān)系，對項目工作活動進(jìn)行排序

活動排序主要是確定各個活動任務(wù)間的依賴關(guān)系，并形成文檔的過程。在進(jìn)行活動排序時，可以采用前導(dǎo)圖(PDM)的方法，將所有活動之間的依賴關(guān)系整理形成項目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖。在此階段中最重要的就是明確各個活動之間的依賴關(guān)系，例如在系統(tǒng)測試試階段，通過與用戶反復(fù)溝通，最終明確先進(jìn)行項目組內(nèi)部的自測工作，然后由各業(yè)務(wù)科室代表在本科的實驗環(huán)境下進(jìn)行用戶測試，最后再由廠家人員、信息科及醫(yī)院各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在醫(yī)院實地環(huán)境下進(jìn)行現(xiàn)場聯(lián)調(diào)測試；而對于項目組內(nèi)部測試階段，可以將醫(yī)院端系統(tǒng)與社區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)端的系統(tǒng)同步進(jìn)行測試[4](圖2)。

圖2 各活動間的依賴關(guān)系Fig 2 Dependency relationship between activities

5 采用自下而上的方法，估算活動資源

活動資源估算包括決定需要什么資源，每一樣資源應(yīng)該用多少，以及何時使用資源來執(zhí)行項目活動。在估算項目的資源時，項目經(jīng)理需要邀請團(tuán)隊所有成員以及技術(shù)和業(yè)務(wù)方面的專家參與，技術(shù)和業(yè)務(wù)專家應(yīng)采用自下而上的方式進(jìn)行估算，對每一層下面具體的工作所需資源進(jìn)行估算，最后將所有資源進(jìn)行匯總。比如，干部門診收費業(yè)務(wù)被分解的工作活動有讀卡、添加費用明細(xì)、刪除費用明細(xì)、費用統(tǒng)計及日結(jié)月結(jié)報表。其中讀卡工作活動需要的物力資源包括社保讀卡器1臺、城鎮(zhèn)職工和農(nóng)村居民醫(yī)療卡各1張。而人力資源包括能夠在Visual Basic中成功調(diào)用的DLL動態(tài)庫的人員1人，懂得JAVA程序開發(fā)的人員2人。

6 采用三點估算、專家判斷和預(yù)留儲備金的方法，進(jìn)行活動歷時估算

活動歷時估算是項目制定計劃的一項重要工作，它關(guān)系到各項具體活動以及完成整個項目做需要總體時間的估算。技術(shù)和業(yè)務(wù)專家一般會采用專家判斷來估算歷時，如果活動存在潛在的風(fēng)險則要將活動歷時加上10%的應(yīng)急儲備時間作為活動的總活動歷時。由于具體開發(fā)過程中可能會遇到很多不確定因素，項目團(tuán)隊成員要分別估算出最樂觀、最悲觀以及最可能的開發(fā)時間，采用3點估算法，公式：期望工期=(4×正常估算時間+樂觀估算時間+悲觀估算時間)/6，計算出項目各階段活動的歷時[5]。然后把各階段的活動歷時進(jìn)行匯總，得出整個項目的工期。

7 采用關(guān)鍵路徑和資源平衡的方法，編制進(jìn)度計劃

進(jìn)度計劃是進(jìn)度管理的重要內(nèi)容，也是項目的靈魂和根本。制定進(jìn)度計劃就是決定項目活動的計劃開始和計劃完成時間。在活動定義、活動排序、活動資源估算以及活動工期估算的基礎(chǔ)上，可以運用進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析法編制項目的進(jìn)度計劃。常用的進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析法包括關(guān)鍵路徑法、進(jìn)度壓縮法、關(guān)鍵鏈法、資源平衡法和假設(shè)情景分析等，其中關(guān)鍵路徑法(CPM)使用的最多。

關(guān)鍵路徑法是在一定工期、成本、資源條件的約束下，抓住其中的“關(guān)鍵”路徑進(jìn)行安排，以達(dá)到縮短工期、提高工效、降低成本的一種方法。它首先從項目的起點出發(fā)，沿網(wǎng)絡(luò)圖各條路徑進(jìn)行順時針推算，計算出個活動的最早開始時間和最早完成時間；然后從項目的終點出發(fā)，沿網(wǎng)絡(luò)各條路徑進(jìn)行逆時針推算，計算出各條路徑的最晚完成時間與最晚開始時間。最后，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行人力、物力和財力的資源分配，從而完成進(jìn)度計劃的制定。關(guān)鍵路徑就是從起點到終點，經(jīng)歷時間最長的路徑，它決定了完成整個工程所需要的時間[6]。因此，確定關(guān)鍵路徑并有效管理在進(jìn)度管理中是至關(guān)重要的。

在關(guān)鍵路徑法(CPM)中，提出了ES、EF、LS、LF的基本概念

最早開始時間(ES)：某項活動能夠開始的最早時間。

最早結(jié)束時間(EF)：某項活動能夠完成的最早時間。EF=ES+工期估算

最遲結(jié)束時間(LF)：為了使項目按時完成，某項工作必須完成的最遲時間。

最遲開始時間(LS)：為了使項目按時完成，某項工作必須開始的最遲時間。LS=LF-工期估算

總時差=LS-ES或LF-EF；自由時差=緊后工作的ES-此活動的EF

例如在某大型醫(yī)院的藥房管理子系統(tǒng)研發(fā)過程中，就可采取關(guān)鍵路徑法對項目的進(jìn)度進(jìn)行優(yōu)化。首先由項目組確定出完成藥房管理系統(tǒng)的各階段性工作任務(wù)，即藥品需求分析(A)，藥品各功能模塊設(shè)計(B)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備(C)，模塊編程(D)，系統(tǒng)測試(E)，業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)(F)，模擬試運行。然后確定各工作的相互依賴關(guān)系，對工作進(jìn)行排序。為了使工作更加清晰直觀，可采用A、B、C、D、E、F和G字母分別代表各階段性工作。最后由相關(guān)專業(yè)人員估算出各工作的所需持續(xù)時間和所需要的人員數(shù)量。由此得到藥房管理子系統(tǒng)各工作的基本情況(表1)。

表1 藥房管理子系統(tǒng)各工作的基本情況

由表1可以計算出各工作的最早開始時間和最早完成時間

A：ESA=0 EFA=ESA+5=5； B：ESB=EFA=5 EFB=ESB+4=9；

C：ESC=EFA=5 EFC=ESC+5=10； D：ESD=EFB=9 EFD=ESD+3=12；

E：ESE= max{EFC,EFD}=12 EFE=ESE+2=14； F：ESF=0 EFF=ESF+5=5；

G：ESG= max{EFE,EFF}=14 EFG=ESG+1=15

各工作的最晚開始時間和最晚完成時間

G：LFG=EFG=15 LSG=LFG-1=14； F：LFF=LSG=14 LSF=LFF-5=9；

E：LFE=LSG=14 LSE=LFE-2=12； D：LFD=LSE=12 LSD=LFD-3=9；

C：LFC=LSE=12 LSC=LFC-5=7； B：LFB=LSD=9 LSB=LFB-4=5；

A：LFA= min{LSB,LSC}=5 LSA=LFA-5=0

由于在關(guān)鍵路徑上工作的最早開始時間等于最晚開始時間，所以關(guān)鍵路徑上的總時差等于零。 而非關(guān)鍵路徑上的活動則存在自由浮動時間。根據(jù)七宮格表示法，可以繪制出該項目的單代號網(wǎng)絡(luò)圖(圖3)。

圖3 單代號網(wǎng)絡(luò)圖

從圖3中可以看出，該項目共有3條路徑，路徑A-B-C-D-E-G的工期為5+4+3+2+1=15周；A-C-E-G的工期為5+5+2+1=13周；F-G的工期為5+1=6周，由于關(guān)鍵路徑指的是工期最長的那條路徑，15>13>6，因此該工期的關(guān)鍵路徑為A-B-D-E-F，其工期為15周。

當(dāng)工期時間計算出來之后，就可以把每個工作的人員進(jìn)行安排。因項目研發(fā)組的很多工程師可能也兼顧多個子項目，人力資源會相對匱乏。此時需采用資源平衡的方法，本著“人員要少而精”的原則，來確定完成該藥房管理子系統(tǒng)所需要的最少人力資源。首先要確保關(guān)鍵路徑上的活動人員必須充足，而在非關(guān)鍵路徑上的工作可在靈活的時間內(nèi)錯開并行，拉平資源所需要的高峰，合理利用好資源，從而能夠使得項目如期順利完成。

由于關(guān)鍵路徑上的工作A、B、D、E和G的時間及人數(shù)的安排是確定的，在保證關(guān)鍵路徑上工作及其緊前工作按時完成的情況下，作業(yè)C、F的靈活安排就要考慮平衡每天所需的人數(shù)，所需要的最少人員就可以這樣設(shè)計(表2)。

表2 藥房管理子系統(tǒng)的人力資源分配情況

8 采用績效測量的等方法進(jìn)行進(jìn)度控制

項目進(jìn)度控制是依據(jù)項目進(jìn)度計劃對項目的實際進(jìn)展情況進(jìn)行控制，使項目能夠按時完成，定期地將項目的實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度進(jìn)行比較，并立即采取必要的糾正措施[7]。由于醫(yī)院信息系統(tǒng)項目是一個帶有創(chuàng)造性的過程，不確定性較大，項目經(jīng)理需要規(guī)定至少每周召開1次組成員的內(nèi)部例會，要求每位成員在會議前，將各自在本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周的任務(wù)計劃做出匯報。最后運用Microsoft Project 2010軟件完成進(jìn)度甘特圖的繪制，通過查看和跟蹤這些甘特圖，進(jìn)行偏差分析，利用掙值技術(shù)分析進(jìn)度偏差情況，及時采取糾正或預(yù)防措施。這樣可以更好的把握項目進(jìn)度績效，確保項目如期按質(zhì)量完成。

9 問題與展望

醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)對所有參與者都是一個反復(fù)學(xué)習(xí)、迭代開發(fā)的過程。項目的進(jìn)度管理是整個項目管理過程的重要環(huán)節(jié)，與項目的質(zhì)量、成本及人力資源管理密切相關(guān)。當(dāng)然，每個項目都具有自身的特點，醫(yī)院信息系統(tǒng)項目更是如此。由于醫(yī)院信息系統(tǒng)的復(fù)雜性，進(jìn)度問題在所難免，例如在開發(fā)過程中由于各種原因產(chǎn)生的人員流動頻繁，重要人員身兼多職，個別技術(shù)人員開發(fā)經(jīng)驗少，培訓(xùn)不足，導(dǎo)致開發(fā)效率低，這些情況都無疑在一定程度上影響了項目的進(jìn)度。但不管怎樣，作為項目負(fù)責(zé)人都必須對項目進(jìn)度嚴(yán)格把關(guān)，在進(jìn)度管理中科學(xué)的運用過程化的方法，盡可能減少由于進(jìn)度問題給項目的質(zhì)量、范圍、成本帶來巨大的風(fēng)險[8]。如何更好的把握進(jìn)度管理的精髓，還有待研究、探索和總結(jié)。

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Application of schedule management in hospital information system construction

HONG Dan*

(Computer Net Center，Beijing Shijitan Hospital, Beijing 100038, China)

As an important part of project management, Schedule management plays a key role. On the basis of analyzing the current hospital information system characteristics and process of weakness，the application of project schedule management in the process of hospital information system implementation is described in detail. Schedule management covers how to carry out the activity definition, activity ranking, activity resource estimation, activity duration estimation, develop schedule and the progress control. And in the process of scientific use of project management method and technology to guide the construction of information systems project, thus the effective management and control of project progress, to ensure the project on schedule according to the quality of the completion.

hospital information system；schedule management；develop schedule

2015- 09- 12

2015- 10- 26

1001-6325(2015)12-1730-05

TP3

A

*通信作者(corresponding author)：chenglu138@sina.com