王秀玲

(黑龍江省中部引嫩工程管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

隨著經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案管理已經(jīng)逐漸由紙質(zhì)時(shí)代向數(shù)字化時(shí)代邁進(jìn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，尤其是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的信息通訊技術(shù)時(shí)代的到來，更為我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。本文主要針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的相關(guān)重點(diǎn)問題進(jìn)行探討，以便為我國檔案數(shù)字化管理工作提供一些參考。

一、我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國科技的發(fā)展，人們提高了對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，加大了對于檔案數(shù)字化管理的研究力度，雖然檔案數(shù)字化管理的技術(shù)還不是很成熟，相信隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國數(shù)字化檔案的腳步將會越走越快。第一，我國已經(jīng)建成比較合理的管理體系。在我國，雖然紙質(zhì)檔案還是檔案保存的主要形式，但是隨著人們對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識的不斷提高，我國已經(jīng)建成了比較合理的管理體系。經(jīng)過檔案部門近些年的研究與實(shí)踐，對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工一般采用的是直接掃描的方法，以圖像形式存儲。這樣可以有效提高紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化轉(zhuǎn)化的速度，也為管理人員的管理工作提供了便利。第二，面向社會建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展起步比較晚，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)的出現(xiàn)為我國的紙質(zhì)檔案利用和檔案事業(yè)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，所以，檔案數(shù)字化發(fā)展也必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越來越重要。

二、促進(jìn)我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展的相關(guān)建議

1．?dāng)?shù)字化處理之前做好檔案鑒定。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理之前，應(yīng)該做好檔案鑒定，確定應(yīng)該對那些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要，或者說都適合進(jìn)行數(shù)字化管理，檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化檔案的選擇，以提高工作效率。首先，將編研資料數(shù)字化。這些編研資料的量一般比較小，而且也引用了許多檔案原文，對于利用者進(jìn)一步了解館藏資源狀況、滿足利用需求很有幫助。其次，利用需求量大的檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化管理。比如，有關(guān)婚姻、工資、房產(chǎn)、學(xué)籍等檔案可以分期進(jìn)行數(shù)字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。最后，需要進(jìn)行搶救性保護(hù)的珍貴瀕危檔案是檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)內(nèi)容，這些珍貴瀕危檔案可能涉及到很多重要的信息資源，所以需要管理人員重點(diǎn)保護(hù)，同時(shí)積極進(jìn)行數(shù)字化管理。

2．?dāng)?shù)字化處理之中確保質(zhì)量規(guī)范。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)該建立嚴(yán)格的管理制度與數(shù)字化質(zhì)量規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。嚴(yán)格的管理制度有利于提高工作人員質(zhì)量與安全第一的認(rèn)識，保證檔案數(shù)字化的順利發(fā)展。首先，與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署質(zhì)量協(xié)議，提出相關(guān)質(zhì)量要求。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門，提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求，并與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署文本形式的質(zhì)量協(xié)議，以此為數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題提供解決問題的依據(jù)文件。另外，檔案數(shù)字化的質(zhì)量規(guī)范是相當(dāng)重要的。首先，對于一些較為機(jī)密的檔案信息需要簽署保密協(xié)議，嚴(yán)防在數(shù)字化加工過程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。其次，從用數(shù)字化檔案時(shí)的安全性、準(zhǔn)確性考慮，科學(xué)地、準(zhǔn)確地錄入機(jī)讀條目。檔案信息條目的錄入是當(dāng)前館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，需要管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理。規(guī)范化地錄入機(jī)讀條目，可以使將來檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加便利，同時(shí)也可以有效地保證在查詢檔案時(shí)，不會查到其他人的檔案信息，為他人的檔案信息安全提供保障。最后，嚴(yán)格監(jiān)督校驗(yàn)工作，因?yàn)樾ｒ?yàn)工作將直接影響到紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，需要專業(yè)知識充足，經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員進(jìn)行校驗(yàn)工作，以防發(fā)生如漏掃、掃出來的PDF 文件頁面不美觀、PDF 文件檔號命名有誤等問題。

3．?dāng)?shù)字化處理之后加強(qiáng)信息維護(hù)。在檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理之后，應(yīng)該注意加強(qiáng)對檔案信息的維護(hù)工作。檔案數(shù)字化加工過程中的檔案安全建議。檔案數(shù)字化過程中信息資源的安全問題是檔案管理人員需要提高重視的重點(diǎn)問題，尤其是對于一些相對較機(jī)密的檔案信息。當(dāng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過程時(shí)，需要對計(jì)算機(jī)中的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行檢測，已確保沒有非法拷貝程序。還要將工作區(qū)與休息區(qū)隔離，嚴(yán)禁工作人員將私人物品帶入，將工作物品帶走，提高安全意識。開發(fā)先進(jìn)有效的安全軟件，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源以其強(qiáng)大的信息量與高度開放性深受廣大使用者的喜愛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在為人們生活與生產(chǎn)提供便利的同時(shí)，也為一些不法分子進(jìn)行違法活動(dòng)提供了機(jī)會。不法分子利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機(jī)密性。所以，相關(guān)人員應(yīng)該著重研究檔案信息安全軟件，提高軟件的安全性，確保檔案信息的安全性。檔案數(shù)字化加工之后的檔案安全建議。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程需要加強(qiáng)安全防護(hù)，數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應(yīng)該對掃描之后的數(shù)字化檔案進(jìn)行核實(shí)工作，然后將加工過程中的相關(guān)硬盤銷毀，以防檔案信息被泄露。其次，提高管理人員的安全意識，在有使用者需要調(diào)取檔案信息時(shí)，需要根據(jù)規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)身份信息的登記，詳細(xì)詢問調(diào)取檔案者調(diào)取檔案的目的，并跟蹤管理。最后，檔案管理者還要加強(qiáng)監(jiān)督巡查工作，即隨時(shí)進(jìn)行檔案信息庫的抽查工作，及時(shí)對信息安全軟件進(jìn)行升級，以防不法分子趁機(jī)進(jìn)入檔案管理中心的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法活動(dòng)?？偠灾瑱n案數(shù)字化管理需要提高全體管理人員的安全意識，以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲與調(diào)用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作，需要相關(guān)研究人員與管理人員提高認(rèn)識，以積極的工作態(tài)度與科學(xué)的管理辦法增強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理的力度，同時(shí)，還要增強(qiáng)對數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量的跟進(jìn)，以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量。另外，對于數(shù)字化檔案錄入過程還需要提高監(jiān)督與檢測力度。管理人員對數(shù)字化檔案應(yīng)該做到保持檔案的真實(shí)性與原始性，保證數(shù)字化檔案儲存及調(diào)取的及時(shí)性與有效性，提高數(shù)字化檔案的管理水平，為我國數(shù)字化檔案的進(jìn)一步發(fā)展做貢獻(xiàn)。