葛桂波 崔玉波

（大連民族學(xué)院環(huán)境與資源學(xué)院，遼寧 大連116600）

高校的基本職能是培養(yǎng)人才，教學(xué)是培養(yǎng)人才的主要途徑之一，服務(wù)于教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)管理是高校管理的核心部分，普通高等學(xué)校的主要任務(wù)是以教學(xué)為中心，這就決定了教學(xué)管理在高校工作中的重要地位。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。

隨著高等學(xué)校教學(xué)改革的不斷深入，以專業(yè)建設(shè)、教學(xué)模式、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法與教學(xué)管理為主要內(nèi)容的教學(xué)改革不斷完善，對教學(xué)管理者提出了更高的要求。與此同時(shí)，教學(xué)管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給高校教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一流的教學(xué)水平需要一流的教學(xué)管理來支撐。教學(xué)管理不僅包含先進(jìn)的管理思想、管理手段和管理制度，更重要的是要有一支高素質(zhì)和職業(yè)化的管理隊(duì)伍；了解專業(yè)建設(shè)以及提高教學(xué)管理工作的水平是教學(xué)秘書當(dāng)前需要加強(qiáng)和思考的重要內(nèi)容。

1 教學(xué)秘書的工作職責(zé)

高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁多、任務(wù)繁重，既要承擔(dān)本院（系）的工作任務(wù)，又要與學(xué)校相關(guān)職能部門做到良好的溝通和聯(lián)絡(luò)，才能順利開展日常工作。在工作中既要嚴(yán)格管理，又要為全院師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。教學(xué)秘書的工作對象主要是院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生。要履行好這一基本職能就要明確應(yīng)承擔(dān)的各項(xiàng)任務(wù)。具體來說主要有一下三個(gè)方面的內(nèi)容：

1．1 教學(xué)運(yùn)行工作

教學(xué)運(yùn)行工作包括各階段教學(xué)檢查、學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生選課、教學(xué)任務(wù)的錄入、調(diào)課、學(xué)生成績等各種教學(xué)管理檔案的整理工作。教學(xué)運(yùn)行工作正常有序運(yùn)行離不開教學(xué)秘書的用心、精心、細(xì)心和責(zé)任心。每學(xué)期的教學(xué)檢查是教學(xué)秘書在教務(wù)部門的統(tǒng)一部署下，必須參與的環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書通過不定期的檢查和監(jiān)督學(xué)院（系）教學(xué)各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)情況和運(yùn)行情況，從而使學(xué)院（系）各項(xiàng)教學(xué)工作有條不紊地按照各學(xué)科培養(yǎng)方案完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)。因?yàn)榻虒W(xué)管理工作有一定的規(guī)律性，所以在學(xué)生學(xué)籍管理、調(diào)課、學(xué)生成績管理等方面完善教學(xué)資料和做好教學(xué)文件記錄非常重要。建立和健全相關(guān)的教學(xué)檔案更能取得事半功倍的效果。教學(xué)運(yùn)行的過程中需要教學(xué)秘書不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、積累相關(guān)數(shù)據(jù)、整理教學(xué)相關(guān)文件和檔案，為各學(xué)院、系專業(yè)建設(shè)和發(fā)展提供支撐材料，真正起到參謀和助手的作用。

1．2 考務(wù)工作

考務(wù)工作是教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程最為繁雜的工作之一。從教學(xué)任務(wù)的錄入開始考務(wù)任務(wù)就產(chǎn)生。教學(xué)秘書根據(jù)教學(xué)任務(wù)的對象安排考試時(shí)間、考試地點(diǎn)、試卷的審批和印刷等各項(xiàng)內(nèi)容。教學(xué)秘書需要了解課程進(jìn)程狀態(tài)和結(jié)課時(shí)間，在安排考務(wù)工作時(shí)不能出現(xiàn)任何偏差。這些任務(wù)不但需要教學(xué)秘書細(xì)心、用心地完成考務(wù)工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，更需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

1．3 日常管理工作

日常管理工作包括學(xué)生成績的打印、外語和計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名、教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔案以及臨時(shí)性教學(xué)工作。這些日常工作不是簡單地聽從教務(wù)部門或者教學(xué)院長的命令就可以，它需要教學(xué)秘書嚴(yán)格按照教學(xué)管理的規(guī)章制度和原則，有些問題即要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑找?guī)定又要靈活地根據(jù)具體情況來解決，這就要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和對專業(yè)建設(shè)的理解和支持。

2 教學(xué)秘書在專業(yè)建設(shè)和教學(xué)管理中的作用

教學(xué)秘書崗位是教學(xué)信息管理上傳下達(dá)的橋梁，是學(xué)校教務(wù)部門聯(lián)系院（系）和學(xué)生的紐帶，是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃和指令最基層的執(zhí)行者。但經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)對教學(xué)秘書崗位的認(rèn)識(shí)有些誤區(qū)，認(rèn)為教學(xué)秘書無非是做些課程安排、成績管理、材料報(bào)送等簡單、跑腿兒性工作。這種看法其實(shí)存在著誤區(qū)和片面性。高校的教學(xué)秘書不僅僅是教學(xué)院長的助手更是教學(xué)工作的直接參與者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書的管理水平直接影響學(xué)院教學(xué)工作的狀態(tài)和效率。優(yōu)秀的教學(xué)秘書不但能使教學(xué)管理工作順暢有序，而且在專業(yè)建設(shè)上能根據(jù)學(xué)生和老師的反饋第一時(shí)間掌握相關(guān)數(shù)據(jù)，為教學(xué)院長在完善專業(yè)建設(shè)和專業(yè)發(fā)展方面提供充分?jǐn)?shù)據(jù)和支撐材料。

（1）參謀和助手作用。教學(xué)秘書是教學(xué)工作最基層的管理者，在院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門指導(dǎo)下，針對學(xué)院的教學(xué)計(jì)劃積極有序地組織和落實(shí)具體工作。在教學(xué)管理過程教學(xué)秘書往往是第一個(gè)發(fā)現(xiàn)問題的人，這就要求教學(xué)秘書能夠根據(jù)具體情況及時(shí)地向主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)問題，匯報(bào)問題要客觀準(zhǔn)確，不感情用事，向院（系）領(lǐng)導(dǎo)提供建議性意見，強(qiáng)調(diào)工作重心和工作導(dǎo)向，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)尋找最合適的解決方案。在貫徹和執(zhí)行教學(xué)規(guī)章制度過程中，做好本職工作的同時(shí)，掌握“到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策”的原則[1]。

（2）溝通和協(xié)調(diào)作用。教務(wù)管理部門的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)思想會(huì)通過教學(xué)秘書傳達(dá)給各學(xué)院（系）領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)生；教務(wù)管理部門也會(huì)定期地收集學(xué)院、系教學(xué)任務(wù)的執(zhí)行情況、意見和建議匯總上報(bào)。教學(xué)秘書在教務(wù)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生之間經(jīng)常需要溝通和協(xié)調(diào)來完成上傳下達(dá)、下情上報(bào)、聯(lián)絡(luò)師生等作用。特別是在教學(xué)任務(wù)管理過程中出現(xiàn)的一些細(xì)微環(huán)節(jié)需要教學(xué)秘書及時(shí)地進(jìn)行溝通，落實(shí)具體工作細(xì)節(jié)，使教學(xué)運(yùn)行工作因?yàn)闇贤ǘ槙?，因?yàn)閰f(xié)調(diào)而和諧。

（3）監(jiān)控和研究作用。有序的教學(xué)運(yùn)行、合理的專業(yè)建設(shè)離不開教學(xué)管理部門的監(jiān)控和教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)人員不斷地研究教學(xué)方法和教學(xué)內(nèi)容。教學(xué)秘書通過對教學(xué)過程進(jìn)行跟蹤和調(diào)查，了解教師的教學(xué)情況和學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)，檢查并監(jiān)督教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)，及時(shí)反饋教學(xué)過程存在的問題。在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而提高教學(xué)效果。特別是在教學(xué)評估中，根據(jù)掌握的教學(xué)反饋內(nèi)容和教學(xué)相關(guān)檔案，對教學(xué)方法和內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)、研究和分析。留存最優(yōu)的教學(xué)過程管理流程，不斷完善和更新，使得每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)有章可循并發(fā)揚(yáng)光大[2]。

3 教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

3.1 具有較強(qiáng)的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書工作非常繁雜、瑣碎，在工作中稍有不慎就有可能出現(xiàn)嚴(yán)重的教學(xué)事故，所以在工作中必須具有較強(qiáng)的責(zé)任感。這就要求教學(xué)秘書在工作始終保持認(rèn)真仔細(xì)、一絲不荀。教學(xué)秘書所具備的責(zé)任心能使其在教學(xué)管理過程中時(shí)刻保持警惕，防止出現(xiàn)任何閃失。一個(gè)優(yōu)秀的教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的責(zé)任感，同時(shí)還必須具備良好的服務(wù)意識(shí)，為教學(xué)工作盡其所能服好務(wù)，使學(xué)院（系）廣大師生在與其打交道的過程感覺順暢、便捷也是教學(xué)秘書應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。教學(xué)秘書的服務(wù)意識(shí)高低直接影響到一個(gè)學(xué)院（系）的工作氛圍和教學(xué)效果[2]。

3．2 熟練掌握專業(yè)知識(shí)的能力和技能

教學(xué)管理過程中需要大量運(yùn)用教務(wù)系統(tǒng)或者教學(xué)管理軟件進(jìn)行管理和操作，這就需要教學(xué)秘書必須與時(shí)俱進(jìn)，熟練掌握專業(yè)知識(shí)和技能。在操作和運(yùn)用這些教學(xué)管理軟件中不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)、摸索。從而提高工作效率和效果。教學(xué)秘書還要不斷地通過學(xué)習(xí)來了解所在學(xué)院、系的學(xué)科結(jié)構(gòu)和專業(yè)建設(shè)發(fā)展方向。通過不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)來優(yōu)化學(xué)院（系）管理體系、搜集數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析，為專業(yè)建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

3．3 具有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)

教學(xué)秘書是學(xué)院（系）的神經(jīng)中樞，各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)工作要通過教學(xué)秘書傳達(dá)、布置下去，這就要求教學(xué)秘書在工作中具有嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)的工作作風(fēng)。在教師調(diào)課、試卷的歸檔等工作中堅(jiān)持原則，不能因?yàn)閭€(gè)人感情影響工作規(guī)范。嚴(yán)格安排教學(xué)秘書的崗位職責(zé)認(rèn)真履行規(guī)章制度，從而使學(xué)院（系）教學(xué)工作因?yàn)閲?yán)謹(jǐn)而規(guī)范，因?yàn)榍髮?shí)而進(jìn)步。

總之，教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)。在教學(xué)管理過程中需要其創(chuàng)造性地執(zhí)行和協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮其崗位職能，確保各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的圓滿完成。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，需要教學(xué)秘書在實(shí)際工作中不斷提高業(yè)務(wù)水平，發(fā)揮嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感，為高校教學(xué)工作發(fā)揮更積極的作用。

［1］王秀繁．淺析高校教學(xué)秘書的作用、工作特點(diǎn)及素質(zhì)要求[J]．沈陽工程學(xué)院學(xué)報(bào) 2010，6（3）：368.

［2］王新華，李炎婷.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].新疆職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（5）：71.