◆徐長忠 李慧鵬 羅獻(xiàn)習(xí)

(石家莊鐵道大學(xué)四方學(xué)院)

21 世紀(jì)，全球已快步進(jìn)入信息化時(shí)代，信息與資源正面臨著新的變革，從某種程度上來講，信息資源的開發(fā)以及利用水平，已成為衡量一個(gè)國家與地區(qū)信息現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。作為我國高等教育信息資源的重要載體之一的高校教學(xué)檔案，其開發(fā)與利用水平不僅關(guān)系著高等院校檔案信息與資源的管理水平，更是促進(jìn)教學(xué)水平與資源共享的重要舉措。因而，信息時(shí)代，發(fā)揮高校教學(xué)檔案信息資源優(yōu)勢，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，創(chuàng)新工作模式，不斷提升高校教學(xué)檔案信息管理的水平。一方面，充分滿足高等教育中對(duì)教學(xué)檔案的多元化需求;另一方面，正確定位高校教學(xué)檔案在社會(huì)發(fā)展及高等教育中的功能與地位，促進(jìn)我國檔案管理以及高等教育的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化背景之下高校教學(xué)檔案管理的功能定位

1.高校教學(xué)檔案管理的功能定位

以住，我們將高校檔案管理的功能主要定位于通過對(duì)高校檔案信息的保存及積累來實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息服務(wù)的延伸，也就是說檔案的保管與積累，提供檔案信息服務(wù)是其主要功能。在互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，顯然傳統(tǒng)的功能定位已無法發(fā)揮檔案管理的資源優(yōu)勢，更無法滿足高校教學(xué)工作的多元化需求。因此，除對(duì)教學(xué)檔案收集與管理、信息存儲(chǔ)、信息服務(wù)這些基本功能之外，高校檔案管理還應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)為平臺(tái)，不斷拓展其功能，為高等教育及社會(huì)發(fā)揮更大的作用。

2.拓展檔案載體及服務(wù)功能

傳統(tǒng)化的高校對(duì)教學(xué)檔案的收集多以紙質(zhì)為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)發(fā)展，我國各大高校檔案存儲(chǔ)載體逐步趨向多元化，現(xiàn)階段高校檔案的載體除紙質(zhì)外，還磁盤、光盤、縮微膠片等，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙套歸檔模式，無疑為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了有力的支撐。鑒于此，一方面，當(dāng)前高校應(yīng)依托于計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)不斷拓展服務(wù)功能，逐步推進(jìn)教學(xué)檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐，為教職工提供更具有個(gè)性化、特色化的信息服務(wù);另一方面，以積累的大量的電子文件為切入點(diǎn)，基于文檔一體化管理模式，逐步推進(jìn)實(shí)體與信息并存的方式來擴(kuò)充教學(xué)檔案管理，進(jìn)而通過網(wǎng)絡(luò)等手段滿足不同檔案利用者的需求，充分有效地實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的共享。

二、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設(shè)力度仍較薄弱

現(xiàn)階段高校對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意識(shí)還比較薄弱，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的理論體系尚未形成，國內(nèi)學(xué)者對(duì)于高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的研究理論空洞，沒有創(chuàng)新意識(shí)，缺乏相關(guān)的具體實(shí)施方案與依據(jù)。

2.缺乏人才建設(shè)

信息化背景下高校檔案管理者除了檔案必備的檔案管理學(xué)知識(shí)外，還必須掌握一定的互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等方面的相關(guān)理論知識(shí)，而當(dāng)前很顯然，高校在此方面的專業(yè)人才十分匱乏，無疑是阻礙高校檔案信息化建設(shè)的重要問題。

3.信息服務(wù)技術(shù)滯后

一方面，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)成為構(gòu)建高校教學(xué)檔案信息化的重要載體與支撐，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息與資源不受地域限制，當(dāng)前我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展仍處于初步階段，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全問題，成為制約檔案館信息服務(wù)技術(shù)發(fā)展的主要瓶頸之一。

另一方面，我國目前尚未制定出檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的標(biāo)準(zhǔn)，高校在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中均是邊摸索邊完善，雖然出臺(tái)一些關(guān)于電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息、數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)等，但這些標(biāo)準(zhǔn)不全面、亦未形成規(guī)范，對(duì)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在較大影響。

三、信息化背景下高校教育檔案管理的對(duì)策

1.豐富檔案管理內(nèi)容，開展電子檔案館際互借服務(wù)

一方面，應(yīng)開發(fā)制作高校檔案網(wǎng)站主頁以及維護(hù)的能力，運(yùn)用專業(yè)的方式及能力，對(duì)教學(xué)檔案信息以及網(wǎng)絡(luò)資源分門別類，然后進(jìn)一步挖掘其潛在價(jià)值，并建立相關(guān)的超鏈接在網(wǎng)頁上以供用戶查閱。

另一方面，由于因特網(wǎng)具有無時(shí)間限制無地域限制等特點(diǎn)，為高校資源的流通提供了便利條件，高校檔案管理應(yīng)樹立無限大、超級(jí)全面的發(fā)展理念，規(guī)劃共建共享的未來藍(lán)圖，創(chuàng)建區(qū)域性信息共享的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)成員館之間資源的優(yōu)勢互補(bǔ)、資源共享。

2.設(shè)施設(shè)備的投入與建設(shè)

高校教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)得以普及與推廣的前提是必須有完備的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備。因而，高校應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息管理要求，強(qiáng)化相應(yīng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、相關(guān)的軟件設(shè)施、服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)與記錄設(shè)備等等;同時(shí)構(gòu)建滿足檔案信息管理所需要的綜合性管理平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，有效提升高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平，充分滿足各類用戶群的需求。

3.加強(qiáng)相應(yīng)的人力資源建設(shè)

高校檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是基于高科技的一項(xiàng)服務(wù)，因而需要一批即具備檔案管理學(xué)知識(shí)，又具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等的綜合性專業(yè)人才，因而，高校在推行檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的同時(shí)，必須注重相關(guān)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，進(jìn)而確保檔案管理水平的有效提升。

四、結(jié)語

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息資源所發(fā)揮的意義不僅是個(gè)人發(fā)展的需求，教學(xué)檔案做為高校教學(xué)成果的重要載體，應(yīng)努力探索聯(lián)合化的發(fā)展模式，基于橫向與縱向兩個(gè)層面擴(kuò)展其服務(wù)功能，形成信息與資源高度共享的局面，進(jìn)而推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。

［1］徐美玲.電子檔案與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的探討［J］.蘭臺(tái)世界，2012，(04).

［2］馬秀英.試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)［J］.城建檔案，2011，(03).

［3］萬軍.檔案管理辦法的創(chuàng)新［J］.中國科技博覽，2010，(25).