刁明蘇

（四川大學(xué)財務(wù)處 四川·成都 610065）

近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大和發(fā)展，從多渠道獲取的各類經(jīng)費也逐年增多，隨著最新《高等學(xué)校會計制度》的頒布和實施，加之政府及其他民眾對教育事業(yè)投入更多的關(guān)心和關(guān)注，一方面促進了高校會計核算工作的發(fā)展和進步，另一方面又對核算工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。就目前情況來看，在傳統(tǒng)的高校報賬模式下，“報賬難”問題突出，這不僅消耗了師生大量的精力和時間，也降低了高校財務(wù)報賬的工作效率和工作質(zhì)量，甚至在很大程度上影響了高校其他相關(guān)工作的順利開展和運行。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代高校的發(fā)展和需求，探究“報賬難”問題的現(xiàn)狀、成因及解決措施是十分必要和重要的。通過對傳統(tǒng)報賬流程中存在問題及成因的解析，可以找到有針對性的解決措施并予以實施，通過對所采取措施的有效性進行總結(jié)和反思，又能夠進一步優(yōu)化和完善報賬流程和體系，最終促進高校的長遠(yuǎn)發(fā)展和進步。

一、傳統(tǒng)報賬流程中存在的問題及成因

（一）報賬時間成本高，師生怨聲載道

對高校報賬人員而言，報一筆賬需要耗用大量的時間成本，究其成因，主要有以下三方面。

1.簽批耗時耗力。報銷事項的簽批是報賬業(yè)務(wù)的必需環(huán)節(jié)。由于高校財務(wù)一般實行“一支筆”的審批制度，而高校領(lǐng)導(dǎo)一般都是身兼數(shù)職、工作繁忙，報銷人員經(jīng)常找不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，因此往往在這個環(huán)節(jié)等待時間很長，甚至在多校區(qū)來回奔波。

2.報賬流程繁瑣致使報銷人員走彎路。對于不熟悉報賬流程的人員而言，報賬流程不易一次性掌握，因此可能會多走彎路，耗費多余的時間。

3.原始單據(jù)質(zhì)量低致使實際審核耗時長。由于報銷人員不熟悉財經(jīng)法規(guī)，經(jīng)常出現(xiàn)憑證附件質(zhì)量不高、報銷票據(jù)不符合要求的現(xiàn)象。在這樣的前提下，如果報賬人員又經(jīng)常更換，則更不易實現(xiàn)報賬一次成功，如此反復(fù)，既浪費了相關(guān)工作人員時間和精力，也大大降低了核算人員的工作效率，同時還容易使報賬人員和相關(guān)工作人員產(chǎn)生矛盾。

（二）報賬工作量持續(xù)增長，核算人員不堪重負(fù)

隨著高校核算資金量的急劇增加，高校財務(wù)核算人員的工作壓力也不斷增大，這主要表現(xiàn)在兩方面：

1.核算業(yè)務(wù)量的絕對值增大。以某高校為例，2014年全年核算憑證總量高達20萬余份，而每一位核算人員完成的日均標(biāo)準(zhǔn)工作量比2012年增長50%，已經(jīng)達到人力極限，但核算人員增加極為有限。這樣一來，核算人員經(jīng)常處于滿負(fù)荷工作狀態(tài)，尤其是每年6月、9月、11月和12月等報賬高峰期，核算人員更是超負(fù)荷工作，這既容易讓核算人員在工作中出現(xiàn)更多的失誤和錯誤，降低工作質(zhì)量，也很大程度上削弱了核算人員的工作熱情和工作積極性，從而很難做到為報賬人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.核算質(zhì)量的要求相對提高。隨著國家對高校會計信息質(zhì)量要求的提高，為適應(yīng)新形勢下的新要求，高校核算中需要注意的事項和錄入的信息也逐漸增多，這也在一定程度上加大了核算人員的工作量。

（三）高校經(jīng)費來源多元化，核算復(fù)雜性增強

隨著社會的發(fā)展，高校對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)關(guān)系日益復(fù)雜，相應(yīng)的經(jīng)費來源也變得多元化，不僅包括政府的財政撥款以及學(xué)生的學(xué)費，還包括高?？蒲薪?jīng)費的撥款、學(xué)校自籌收入、學(xué)校銀行貸款以及捐贈等獲得的收入。由于各項經(jīng)費來源和性質(zhì)的不同，因此對經(jīng)費的使用方式、報銷流程、列支范圍的規(guī)定也有所不同，這就增加了報賬業(yè)務(wù)的類別，極大增加了核算的復(fù)雜性，致使報賬難度越來越大。

二、現(xiàn)階段高校解決“報賬難”所采取措施的優(yōu)點和不足

現(xiàn)階段，國內(nèi)各大高校為了解決“報賬難”的問題，積極研究并采用了一些新的報賬方式。以某高校為例，先后采用了“排隊叫號”、“設(shè)置兼職財務(wù)秘書”、“投遞式報賬”、“網(wǎng)上自助報賬”等方式，在一定程度緩解了“報賬難”的問題，但是依舊存在一些問題和不足。

（一）引進叫號系統(tǒng)，解決報賬無序的問題

引入叫號系統(tǒng)是高校為緩解“報賬難”問題最容易想到的方式，其優(yōu)勢在于可以解決報賬排長隊的現(xiàn)象，實現(xiàn)有序化和公平分配。但報賬人員仍需在報賬現(xiàn)場花費大量的時間等待賬務(wù)報銷的完成，因此并未大幅減少報銷人員的時間成本。

（二）設(shè)置兼職財務(wù)秘書，增設(shè)預(yù)審功能

設(shè)置兼職財務(wù)秘書，即高校每一個學(xué)院、機關(guān)部處和業(yè)務(wù)實體單位指定一到兩個工作人員兼職負(fù)責(zé)收取本單位老師的報賬單，并送至財務(wù)部門進行報銷。設(shè)置兼職財務(wù)秘書的優(yōu)勢在于以下兩點。

第一，起到預(yù)審的作用。因為財務(wù)秘書隊伍相對穩(wěn)定，加上財務(wù)部門會對之進行定期和不定期的專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，因此財務(wù)秘書對財經(jīng)政策相對熟悉，能夠為實際報賬人員提供較為專業(yè)的報賬服務(wù)。在收取報賬單時，可以對原始票據(jù)的合規(guī)性、審批程序的完整性等方面進行預(yù)審，如有問題便直接返還給報賬人員加以調(diào)整，因此最終交到財務(wù)部門的原始憑證質(zhì)量相對較高，這樣既節(jié)約了報賬人員的精力，也提高了財務(wù)部門的報賬效率。

第二，做好財務(wù)部門與報賬人員的橋梁。很多時候，由于對待同一事物所站的觀察角度不一樣，報賬人員認(rèn)為合情合理的賬務(wù)不一定合規(guī)合法，因此經(jīng)常造成報賬人員和核算人員發(fā)生不愉快的事情。對財務(wù)部門而言，由于財務(wù)秘書對財經(jīng)政策的理解比報賬人員更透徹，因此向財務(wù)秘書解釋問題相對容易。財務(wù)部門先和財務(wù)秘書進行良好的溝通，再由財務(wù)秘書向報賬人員解釋問題，可以避免財務(wù)部門與報賬人員的直接沖突。

但是，設(shè)置兼職財務(wù)秘書并不能完全的解決報賬工作中存在的問題和困難。一方面，如果兼職財務(wù)秘書的財務(wù)知識未能進行及時的更新，在預(yù)審中能發(fā)揮的作用就會受限，并且在這個過程中還可能存在信息失真、信息丟失的潛在風(fēng)險。另一方面，實踐中發(fā)現(xiàn)，老師更多傾向于通過自己的學(xué)生來完成報賬，而非通過兼職財務(wù)秘書，尤其對報賬量巨大的科研經(jīng)費更是如此，因此設(shè)置兼職財務(wù)秘書很難對提高科研經(jīng)費的報銷效率起到明顯作用。

（三）采用“投遞式+無現(xiàn)金+無等候”報賬方式，解決排長隊問題

單純的投遞式報賬方式是指各經(jīng)辦人填制好傳統(tǒng)的報銷單后交至財務(wù)部門前臺，投遞后便可離開，核算人員在后臺審核原始單據(jù)，審核通過后通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)將錢轉(zhuǎn)入相應(yīng)賬號。這種報賬方式能夠減少報賬人員的排隊等候時間，避免了由于等候時間過長而產(chǎn)生的矛盾和糾紛，為老師節(jié)約了寶貴的時間，從而可將更多精力投入教學(xué)科研活動，同時也減少了財務(wù)核算人員直接面對報賬人員進行審核的心理壓力。

但是，單純的投遞式報賬也存在其不足之處。第一，由于其只是將上交資料的過程進行縮減，實際報賬流程并沒有優(yōu)化，未達到報賬要求的資料將被退單，對報賬人員而言，退單會造成來回往返財務(wù)部門的次數(shù)多，時間成本大；對財務(wù)人員而言，一筆退單會引發(fā)一系列通知、解釋等工作，花費的時間和精力遠(yuǎn)大于報銷一筆符合要求的業(yè)務(wù)。第二，在投遞的過程中，由于需要對資料進行整理和統(tǒng)計，有可能會造成信息的丟失和混淆，依舊存在一定的風(fēng)險。

（四）推行“網(wǎng)上自助+無等候”的報賬方式，讓師生和核算人員雙方受益

“網(wǎng)上自助+無等候”報賬是近年來高校為緩解報賬壓力而采用的一種新型報賬方式。其流程簡單來說即是：報銷人員在網(wǎng)上自助填寫報賬內(nèi)容，提交成功后將相應(yīng)原始單據(jù)交到財務(wù)部門前臺投遞，投遞完成后便可離開，核算人員在后臺審核通過原始單據(jù)后完成報銷。近年來，上海交通大學(xué)、浙江大學(xué)、南開大學(xué)、西南交通大學(xué)等高校都相繼推行了這種方式。比起單純的設(shè)置兼職財務(wù)秘書和采用投遞式報賬等方式，“網(wǎng)上自助+無等候”的報賬方式更為方便、安全、快捷，可以極大程度的提高報賬工作的效率和質(zhì)量。其優(yōu)勢在于：

第一，報賬人員可以在任何時間、任何地點進行網(wǎng)上自助申報，申報后將相應(yīng)單據(jù)交到財務(wù)部門前臺投遞后便可離開。同時，報賬人員在申報時，系統(tǒng)中會根據(jù)經(jīng)費的預(yù)算項進行提示，如果預(yù)算不足則無法通過申報。通過系統(tǒng)的預(yù)審，可以避免等到核算人員做賬時才發(fā)現(xiàn)預(yù)算不足而不得不退單的問題，從而減少了退單率。因此，“網(wǎng)上自助+無等候”報賬既具有投遞式報賬的優(yōu)勢，又在一定程度上彌補了投遞式報賬的不足。

第二，一旦財務(wù)人員審核通過原始報銷單據(jù)后，在系統(tǒng)中可自動依據(jù)報賬人員填寫的報銷事由、金額、銀行賬號等基礎(chǔ)信息直接生成會計憑證。這樣大大減少了數(shù)據(jù)錄入的時間和差錯率，讓核算人員從繁重的錄入工作中解脫出來。

當(dāng)然，網(wǎng)上自助報賬方式也可能會遇到以下問題。

1.信息填報錯誤。報銷費用的填寫要求報賬人員根據(jù)系統(tǒng)的提示對票據(jù)進行歸類整理后才能填報信息。雖然系統(tǒng)中對應(yīng)的會計科目設(shè)置羅列得比較清晰，但是由于種種原因，相關(guān)報賬人員在填報信息時仍可能會出現(xiàn)較多的錯誤，導(dǎo)致大量憑證仍需要核算人員手工修改。

2.網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)癱瘓。隨著網(wǎng)上自助報賬業(yè)務(wù)量的不斷增多，可能存在大量報賬人員在同一時間訪問網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)的情況。而在現(xiàn)階段，由于財務(wù)系統(tǒng)管理人員少、任務(wù)重，如果不能及時的解決系統(tǒng)遇到的新情況和新問題，則可能會導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，影響報賬的正常開展。

3.退單率較高。通過網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)，可以避免因為預(yù)算不足而導(dǎo)致的退單情況。但是，由于存在各種各樣的退單原因，比如缺少相應(yīng)的審批程序、資料不全、人員費發(fā)放不規(guī)范等，因此在實際工作中依然會有大量的退單，這就制約了報賬的效率。

三、對優(yōu)化和完善高校財務(wù)報賬體系和流程的建議

（一）降低退單率

無論是采用投遞式報賬或是“網(wǎng)上自助+無等候”報賬方式，“退單率較高”都是不易解決的問題，也是制約報賬效率的最重要因素之一。

筆者認(rèn)為，降低退單率可以從兩方面著手。

第一，進一步增強預(yù)審能力。在高校目前的財務(wù)現(xiàn)狀下，增加預(yù)審能力有兩種方式：

1.加強面對面的預(yù)審。高校可通過設(shè)置財務(wù)秘書加強預(yù)審，也可在財務(wù)部門前臺增設(shè)人手，在投遞時加強預(yù)審；

2.實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)審。在網(wǎng)上自助報賬平臺增加附件上傳的功能。首先由報銷人員掃描上傳原始單據(jù)，然后由財務(wù)部門所設(shè)置的專人在審核終端對原始單據(jù)掃描件進行預(yù)審，預(yù)審合格則將原始單據(jù)交至財務(wù)部門，不合格則通過網(wǎng)絡(luò)告知不合格理由。這樣可以大大減少退單率，也進一步提高審核的效率。

第二，對退單原因進行研究。高?？赏ㄟ^對現(xiàn)有報賬業(yè)務(wù)進行分類，對其退單的比例和種類進行統(tǒng)計分析，從而有針對性的進行宣傳，讓報賬人員更加了解相關(guān)政策，從而提高附件質(zhì)量，達到減少退單率的效果。

（二）改善“簽字難”的現(xiàn)狀

高?？沙浞掷矛F(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合網(wǎng)上自助報賬平臺，實現(xiàn)報銷事項的“數(shù)字簽名”技術(shù)。負(fù)責(zé)人只要能夠上網(wǎng)，便能完成審批工作，從而突破時間、地域的限制，大大節(jié)省報賬人員的周折。

（三）完善網(wǎng)上自助系統(tǒng)

網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)的流暢運行是推行網(wǎng)上自助報賬方式的基礎(chǔ)。一方面要求高校在系統(tǒng)中合理設(shè)置科目，優(yōu)化填報步驟，增加系統(tǒng)自動核查功能等，另一方面還要求定期的對系統(tǒng)進行維護和維修，提高相關(guān)工作人員的責(zé)任意識，加強創(chuàng)新的意識和能力，積極的向國內(nèi)同行學(xué)習(xí)，進一步建立和完善適合本高校發(fā)展和進步的系統(tǒng)，從而在提高工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進高校財務(wù)管理的可持續(xù)發(fā)展。

（四）多渠道推行財務(wù)公開，提高財務(wù)信息溝通效率

高校應(yīng)充分利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺、財務(wù)信息服務(wù)平臺、財務(wù)處網(wǎng)站、QQ群和郵箱等，實現(xiàn)財經(jīng)政策宣傳、辦事流程公示、財務(wù)信息公開、疑難問題解答、師生個人財務(wù)信息查詢、二級單位經(jīng)費管理和財務(wù)信息提交等方面的功能，以便全校師生及時了解相關(guān)政策信息，以消除財務(wù)管理信息不對稱狀況，既提高師生滿意度，又進一步提高報賬效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段的報賬方式雖然在一定程度上解決了傳統(tǒng)報賬方式中存在的問題，但依舊存在一些不完善之處。因此，高校需及時研究當(dāng)下階段“報賬難”的原因，進一步優(yōu)化和完善相關(guān)的制度規(guī)范和流程，提出行之有效的解決措施，從根本上解決財務(wù)“報賬難”問題。

[1]王鑫鑫.網(wǎng)絡(luò)時代高校財務(wù)報賬難的對策研究[J].經(jīng)濟師,2015,（3）.

[2]龔一沛,龍 .優(yōu)化財務(wù)報賬流程,推動高校財務(wù)管理的建設(shè)發(fā)展[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2014,（13）.