陳嘉勇 嚴潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學圖書館 北京 100876）

高校圖書館信息化管理研究*
——以圖書館門戶網(wǎng)站改版為視角

陳嘉勇 嚴潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學圖書館 北京 100876）

目前國內(nèi)高校圖書館新一輪門戶網(wǎng)站的改版缺乏頂層設(shè)計。通過分析高校圖書館普遍存在的信息孤島現(xiàn)象，以及目前圖書館管理系統(tǒng)的局限性，借鑒產(chǎn)業(yè)界信息化管理的成功經(jīng)驗，從高校圖書館門戶網(wǎng)站改版的實際工作中出發(fā)，設(shè)計出的符合高校圖書館需求的圖書館實體模型和信息化管理模式，以資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻率的提高為目標，不斷推動高校圖書館信息化管理模式的實踐和優(yōu)化。

圖書館門戶 高校圖書館 實體關(guān)系模型 信息化管理

1 引 言

隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，高校師生獲取學術(shù)資源的習慣發(fā)生了巨大變化，紙質(zhì)圖書借閱量逐年降低，電子資源使用量不斷升高，高校圖書館面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。面對用戶習慣改變的現(xiàn)實，高校圖書館一方面需要打造更舒適的館舍環(huán)境，吸引師生入館學習研討，另一方面，需要針對高校自身的學科領(lǐng)域整合圖書館的資源與服務(wù)，并通過新版的門戶網(wǎng)站來推出圖書館資源與服務(wù)體系，將用戶從Google學術(shù)等平臺拉回到承擔高校學術(shù)資源門戶作用的圖書館門戶網(wǎng)站上來。

圖書館的理論需要信息技術(shù)的推動，情報學也因此應(yīng)運而生。如今互聯(lián)網(wǎng)時代信息技術(shù)的飛速發(fā)展不僅豐富了情報學理論和方法的應(yīng)用，也推動著各行各業(yè)的信息化管理進程。高校圖書館也要適時搭上互聯(lián)網(wǎng)的快車，以門戶網(wǎng)站改版為契機，對圖書館的資源與服務(wù)體系進行頂層設(shè)計，對圖書館的實體進行歸納設(shè)計，對業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化重組。更重要的是，高校圖書館需要進行管理模式的轉(zhuǎn)型和變革，要從對看得見的圖書和閱覽室的管理，逐漸過渡到對看不見的海量電子資源的管理，并且調(diào)動館員的積極性提供深層次的學科服務(wù)，以提高圖書館資源利用率和館員貢獻率，從而輔助高校教學科研產(chǎn)出實現(xiàn)最大化，這樣才能提升高校圖書館的核心競爭力，打破圖書館“消亡論”的預(yù)言。

2 現(xiàn) 狀

2.1 前端門戶網(wǎng)站改版

Web 1.0時代誕生的傳統(tǒng)高校圖書館門戶網(wǎng)站還歷歷在目，它們將圖書館的主要資源和服務(wù)入口分欄列在圖書館網(wǎng)站首頁上，網(wǎng)頁多以靜態(tài)頁面為主。當新一輪高校圖書館門戶網(wǎng)站的改版熱潮開始后，舊版圖書館門戶網(wǎng)站將寫入歷史，并以“舊版鏈接”的形式放置在新版門戶網(wǎng)站的某個角落。

目前許多高校圖書館的新版門戶網(wǎng)站已經(jīng)陸續(xù)上線，如國外的斯坦福大學圖書館［1］、北卡羅萊納州立大學圖書館［2］，國內(nèi)的清華大學圖書館［3］、北京大學圖書館［4］、廈門大學圖書館、武漢大學圖書館、中國人民大學圖書館、北京理工大學圖書館、南京大學圖書館、南開大學圖書館等，這些新版門戶網(wǎng)站首頁多以知識發(fā)現(xiàn)平臺為主打，對資源與服務(wù)的劃分更加清晰，頁面經(jīng)過了專業(yè)美工設(shè)計，用戶體驗有了大幅度提升。

通過仔細考察斯坦福大學圖書館門戶網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，其各級頁面鏈接規(guī)范，整體性強，網(wǎng)站不止用于信息發(fā)布、介紹與鏈接到圖書館相關(guān)資源和服務(wù)，還從各個維度揭示資源，并將服務(wù)細分并關(guān)聯(lián)到部門和館員，讓各部門館員的后臺管理工作呈現(xiàn)到網(wǎng)站前臺。相比較而言，國內(nèi)圖書館門戶網(wǎng)站雖然在用戶體驗上得到了加強，但是大部分網(wǎng)站只是為了改版而改版，雖然大部分頁面是動態(tài)生成的，但是仍然只起到了新聞公告等內(nèi)容的發(fā)布以及鏈接到資源與服務(wù)入口或其他系統(tǒng)的作用，網(wǎng)站后臺只提供給網(wǎng)站維護人員使用。雖然從表面上看國內(nèi)部分高校圖書館網(wǎng)站已經(jīng)能和國外知名高校的圖書館網(wǎng)站相媲美，但是從前端門戶網(wǎng)站背后的頂層設(shè)計以及圖書館信息化管理和運營上來看，國內(nèi)圖書館網(wǎng)站多以內(nèi)容管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)架構(gòu)，缺乏對圖書館進行深入的實體分析與設(shè)計以及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組，國內(nèi)高校圖書館仍有許多需要思考和提升的空間。

在門戶網(wǎng)站的建設(shè)過程中，路線之爭也是圖書館需要面對的實際問題，技術(shù)部一般主張以技術(shù)為主導(dǎo)，信息咨詢部、讀者服務(wù)部等服務(wù)部門則一般主張由需求引領(lǐng)技術(shù)。本文認為后者的產(chǎn)品思路更可取，以需求來推動門戶網(wǎng)站的分析與設(shè)計，匯總來源于圖書館各部門和館員的需求，再對圖書館的各種實體進行分析設(shè)計，以綜合考慮后臺的管理與前臺的展示。在技術(shù)層面，不論選擇自主研發(fā)，還是基于Drupal等開源軟件，技術(shù)研發(fā)已不再是問題。

2.2 后臺管理系統(tǒng)研發(fā)

在互聯(lián)網(wǎng)時代，各行業(yè)公司的門戶網(wǎng)站改版都是一次對公司業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化重組和管理模式變革的重大舉措。同樣，門戶網(wǎng)站是高校圖書館面對讀者的主要窗口，其前端是與用戶接觸和互動、與館舍并重的窗口，用于對外發(fā)布信息和展示資源與服務(wù)，其后臺應(yīng)是圖書館內(nèi)部的管理系統(tǒng)。圖書館應(yīng)整體設(shè)計門戶網(wǎng)站的后臺與前端，整合圖書館的相關(guān)系統(tǒng)以及各部門存在的信息孤島。

企業(yè)的現(xiàn)代化管理模式與企業(yè)的信息化有著緊密聯(lián)系，有了專業(yè)化的管理信息系統(tǒng)作為支撐，才能保證企業(yè)在競爭環(huán)境下高效率地運轉(zhuǎn)，并且實現(xiàn)生產(chǎn)率、人員貢獻率和利潤率的最大化。產(chǎn)業(yè)界的信息化管理也曾經(jīng)歷過由新聞發(fā)布、OA（Office Automation，辦公自動化）等系統(tǒng)過渡到專業(yè)化管理系統(tǒng)的過程，其經(jīng)驗值得高校圖書館借鑒。企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning，簡稱ERP）是制造業(yè)青睞的系統(tǒng)，一般從物流的角度關(guān)注業(yè)務(wù)，對把貨物存放到倉庫里到對銷售訂單的處理進行有效的運營。

不同于以“產(chǎn)品”為中心的制造業(yè)，服務(wù)業(yè)主要關(guān)注人力資源，目的是要對不同專業(yè)技能的服務(wù)人員進行合理調(diào)配，以實現(xiàn)人員貢獻率的最大化。近年來，業(yè)界提出了專業(yè)服務(wù)自動化（Professional Service Automation， 簡稱PSA）的概念，并稱之為面向服務(wù)業(yè)的ERP［5］。然而服務(wù)業(yè)極為分散，將某個標準的應(yīng)用軟件應(yīng)用于所有的服務(wù)機構(gòu)顯然是不現(xiàn)實的，也很難想象快餐店、航空公司、咨詢公司和會展公司可以使用同樣的系統(tǒng)去支持各自不同的業(yè)務(wù)流程。盡管如此，服務(wù)業(yè)有著類似的基本工作模式，專業(yè)服務(wù)自動化存在著一個龐大的市場。

圖書館的管理系統(tǒng)起步比較早，重點關(guān)注資源的加工，有代表性的是集采訪、編目、流通、OPAC等功能為一體的主要針對圖書、期刊等紙本資源的MILINETS圖書館自動化管理系統(tǒng)［6］。但是其近幾年沒有及時跟上時代的步伐，朱明和胥偉嵐對國外圖書館管理系統(tǒng)做了研究述評［7］，鄂鶴年和Jane探究了國外圖書館管理系統(tǒng)的研發(fā)現(xiàn)狀［8］，他們發(fā)現(xiàn)圖書館的更多系統(tǒng)將重點放在集成，而沒有全盤考慮圖書館信息化管理和門戶網(wǎng)站的頂層設(shè)計，而且忽略了館員作為人力資源的價值。圖書館作為高校的資源保障中心和信息服務(wù)機構(gòu)，可以成為館員面向高校師生提供專業(yè)能力的知識密集型機構(gòu)，也屬于服務(wù)業(yè)的范疇，應(yīng)借鑒在競爭環(huán)境下的服務(wù)業(yè)的成功經(jīng)驗，打造符合自身需求的管理系統(tǒng)。

圖書館學主要解決信息組織的問題，文獻分類和主題標引是其重要的研究方向，MILINETS等系統(tǒng)發(fā)展了數(shù)十年，正是順應(yīng)了圖書館學研究，并且解決了圖書館對紙本資源管理與檢索的實際問題，成為了圖書館的必備系統(tǒng)。然而，隨著近年來電子資源的普及，以及對館員要求的不斷提高，圖書館作為高校的服務(wù)機構(gòu)，應(yīng)將信息組織的范圍延伸至電子資源、基礎(chǔ)設(shè)施、館員等資源和服務(wù)數(shù)據(jù)，并對相關(guān)的實體進行設(shè)計和分類，實現(xiàn)圖書館的信息化管理。圖書館門戶網(wǎng)站后臺的管理系統(tǒng)要做到的不止是讓館員對新聞公告等信息進行管理和發(fā)布，還需要對圖書館的館藏、基礎(chǔ)設(shè)施和館員等多方面的資源進行管理和運營，對圖書館基于館藏資源和基礎(chǔ)設(shè)施為高校師生提供的服務(wù)進行受理和管理，讓各部門對圖書館遇到的問題或危機進行預(yù)警和處理，以及對最重要的人力資源——館員的貢獻度進行量化考核。

3 實體模型設(shè)計

在圖書館的日常工作中，時常會遇到一些問題，問題描述和責任部門如表1所示。

表1 高校圖書館日常工作中常遇到的問題

這些問題的存在往往是因為圖書館各部門、館員之間存在著數(shù)據(jù)孤島，許多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的Word和Excel文檔形式存在于每位館員的辦公電腦中，或以紙質(zhì)形式存檔，而館員之間的溝通則通過電子郵件及其附件的形式傳遞相關(guān)的文檔，工作效率低下，有時還無法知道哪位館員有某文檔的最新版本。對高校圖書館的查收查引、科技查新等服務(wù)來說，用戶需提交紙質(zhì)申請，來館多次才能獲得報告，用戶體驗較差，而館員在受理服務(wù)時，需要人工按照模版出具報告，在年末需要根據(jù)紙質(zhì)文檔人工統(tǒng)計工作量，并且在下一年不方便查詢館員的歷史工作記錄，無法為后續(xù)的工作提供參考。高校圖書館的門戶網(wǎng)站中大部分為靜態(tài)內(nèi)容，微信中的信息主要由人工編輯，而非從后臺中調(diào)用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，若干子系統(tǒng)未整合，需讀者多次登錄。

針對以上問題，高校圖書館應(yīng)該發(fā)揮圖書館學所擅長的分類、編目等，以門戶網(wǎng)站改版為契機，自底向上調(diào)研和分析圖書館的需求，進行圖書館管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計，像對圖書館的紙本資源進行編目一樣，來對圖書館本身的實體進行“編目”。本文根據(jù)北京郵電大學圖書館的實際情況，在圖書館門戶網(wǎng)站的頁面設(shè)計過程中分析出圖書館的實體和關(guān)系。

以圖1所示的讀者服務(wù)部的組織機構(gòu)頁面為例，頁面中顯示了部門的負責人信息、所屬的總分館、部門的辦公地點分布、部門和下轄的閱覽室的開館時間、部門提供的服務(wù)以及相關(guān)館員的聯(lián)系方式，從中可得出如下頁圖2所示的部門、閱覽室、開館時間、服務(wù)、館員、辦公室、總分館等實體及其之間的關(guān)系。

從圖書館的組織機構(gòu)、館藏與服務(wù)布局、服務(wù)頁面、數(shù)據(jù)庫導(dǎo)航、資源類型導(dǎo)航、學科分類導(dǎo)航等各個角度分析出的實體和關(guān)系經(jīng)過歸納整理之后，可設(shè)計出圖書館的實體關(guān)系模型，如下頁圖3所示，圖中也將MILINETS等系統(tǒng)考慮在內(nèi)。

圖1 組織機構(gòu)前端頁面

圖書館實體關(guān)系模型的最理想情況是能夠同時應(yīng)用于圖書館的后臺管理系統(tǒng)、前端門戶網(wǎng)站以及微博、微信客戶端等平臺，打造高校圖書館領(lǐng)域的專業(yè)服務(wù)自動化和信息化管理模式，如圖4所示。圖書館通過后臺對圖書館實體進行管理，并對服務(wù)進行受理；通過前端對資源與服務(wù)進行展示，同時也是服務(wù)申請的入口；微信作為一個微型的門戶網(wǎng)站，可以讓用戶通過簡單的文本輸入、菜單點擊或跳轉(zhuǎn)對資源、服務(wù)進行查詢，同時可以和微博一起向用戶推送圖書館最新動態(tài)，提供咨詢服務(wù)。

圖2 組織機構(gòu)頁面的實體與關(guān)系

圖3 圖書館實體關(guān)系模型

圖4 圖書館實體關(guān)系模型應(yīng)用于管理后臺、門戶前端和微服務(wù)客戶端

4 管理模式研究

高校圖書館信息化管理的實踐必然帶來圖書館管理模式的轉(zhuǎn)型和變革，要從對館舍、紙本資源的管理，逐漸轉(zhuǎn)變到對海量電子資源的管理以及對館員的管理和運用。高校圖書館作為高校的資源中心和信息服務(wù)機構(gòu)，與服務(wù)業(yè)有著類似的基本工作模式：館員擁有某種特殊專長技能，工作任務(wù)可以根據(jù)項目或課題進行安排和管理，館員可以被調(diào)派，可以去不同學院進行資源推廣或?qū)W科服務(wù)等工作。學科服務(wù)是各高校圖書館都在主打的服務(wù)，這種服務(wù)正是以項目或課題為運作中心，以館員為核心資源，提供培訓、情報分析、學科分析、科研規(guī)劃與管理相關(guān)的專業(yè)服務(wù)。本文基于符合高校圖書館需求的實體關(guān)系模型設(shè)計出高校圖書館的信息化管理模式，如圖5所示。

圖5 高校圖書館信息化管理模式

圖書館實體關(guān)系模型支撐著圖書館各實體的數(shù)據(jù)，為高校圖書館的信息化管理奠定了基礎(chǔ)。在圖書館實體關(guān)系模型的基礎(chǔ)之上，圖書館管理系統(tǒng)還需要文獻實體關(guān)系模型來支撐高校機構(gòu)知識庫的構(gòu)建，從高校學者的科研成果中挖掘出他們的學術(shù)信息需求［9］。此外，業(yè)務(wù)流程引擎、角色權(quán)限機制和業(yè)務(wù)集成接口也是圖書館管理系統(tǒng)框架的組成部分。在圖5的系統(tǒng)框架層之上，館員日常的管理工作需要來自各部門館員的協(xié)同辦公，由工作流程驅(qū)動，或來自社交網(wǎng)絡(luò)模式、郵件提醒等。協(xié)同工作模式將助力高校圖書館的館藏資源、咨詢服務(wù)、人力資源、學科服務(wù)、信息發(fā)布和日常辦公管理以及門戶網(wǎng)站建設(shè)工作，實現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)電子化，提高館員工作效率，并記錄下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和館員貢獻；讓部門間信息共享，協(xié)同辦公，拉近部門間的距離，告別信息孤島；將查收查引、科技查新等服務(wù)流程優(yōu)化，提升用戶體驗。館領(lǐng)導(dǎo)以及各部門主任可以通過定期對圖書館管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行資源利用、服務(wù)滿意、工作量、設(shè)備使用和科研成果的報表分析，來實時地對圖書館的情況進行動態(tài)掌控，最終實現(xiàn)資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻率的提升。

5 結(jié) 語

企業(yè)在競爭環(huán)境下在不斷探索信息化管理模式，高校圖書館需要借鑒產(chǎn)業(yè)界的經(jīng)驗，加快信息化的步伐。本文從高校圖書館門戶網(wǎng)站改版的實際工作中出發(fā)，總結(jié)、分析和設(shè)計出符合高校圖書館需求的圖書館實體模型和信息化管理模式，在今后圖書館的日常工作中，我們將以資源利用率、服務(wù)滿意率和館員貢獻率的提高為目標，不斷推動高校圖書館信息化管理模式的實踐和優(yōu)化。

［1］Kott K. Library Website Redesign Project［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://lib.stanford.edu/redesign.

［2］Library of UNC［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://library.unc.edu/.

［3］范愛紅， 姚 飛， 姜愛蓉. 清華大學圖書館新版網(wǎng)站的設(shè)計特色與讀者調(diào)查分析［J］. 大學圖書館學報， 2011（5）: 66-69.

［4］義 剛， 聶 華， 韋成府， 等. 新信息環(huán)境下用戶需求驅(qū)動的圖書館門戶設(shè)計與實現(xiàn):以北京大學圖書館為例［J］. 大學圖書館學報， 2014（1）: 71-77.

［5］Professional Services Automation［EB/OL］. ［2014-05-20］. http:// en.wikipedia.org/wiki/Professional_services_automation.

［6］高 嵩， 馬自衛(wèi). MELINETS:一個崛起的中國圖書館自動化信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)［J］. 現(xiàn)代圖書情報技術(shù)， 2000（1）: 8-11.

［7］朱 明， 胥偉嵐. 2003—2012年國外圖書館管理系統(tǒng)研究述評［J］. 圖書情報工作， 2013（9）: 129-134.

［8］鄂鶴年， Jane B. 圖書館管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和未來［J］. 大學圖書館學報， 2013（4）: 69-73.

［9］Chen Jiayong， Xiao Ming， Li Guojun. Research of Academic Information Service Platform for University Based on Academic Information Needs［J］. Geomatics and Information Science of Wuhan University， 2012，37（1）: 124-128.

陳嘉勇 男，現(xiàn)工作于北京郵電大學圖書館，館員，研究方向為數(shù)字圖書館、文獻計量學、管理信息系統(tǒng)。

嚴潮斌 男，北京郵電大學圖書館館長，副教授，研究方向為科學哲學、信息管理。

周 婕 女，北京郵電大學圖書館信息咨詢部主任，副研究館員，研究方向為信息素養(yǎng)教育、數(shù)字圖書館。

賀 軒 女，現(xiàn)工作于北京郵電大學圖書館，館員，研究方向為數(shù)字圖書館。

Research on the Informatization Management of University Libraries——Taking the Redesign of the Library Portal as an Perspective

At present， a new round of the redesign of the university library portal is lack of the top-level design. Through analyzing the limitation of current library management systems and the information isolated island phenomenon that is ubiquitous throughout university libraries， drawing lessons from the industry's successful experience of the informatization management， library physical models and the informatization management mode which meet the need of university libraries are designed from the actual work of university libraries 's new website portal. It will take the resource utilization， the service satisfaction rate and the contribution rate as the goal to promote the practice and optimization of the informatization management of university libraries.

Library portal； University library； Entity relation model； Informatizatiion management

G250.7

B

2014-10-13 ］

*本文系北京高校圖書館2012—2014年科研基金項目“高校圖書館學術(shù)信息服務(wù)平臺的研究與建設(shè)”的研究成果。