于金霞
摘 要: 檔案是人類社會活動的記錄,為人類活動提供服務,做好檔案工作必須有超前意識。立卷歸檔、檔案工程建設、檔案用具配備都要用發(fā)展的眼光去做,才能做好檔案工作。
關鍵詞: 檔案工作 超前意識 工作建議
檔案是人類社會活動的記錄資料,是經(jīng)過人們科學的整理、保管為人類提供信息的一種資源,檔案工作對經(jīng)濟發(fā)展、社會事業(yè)和居民生活都具有重要的作用。因此,必須認真地做好檔案工作,做好檔案工作必須有超前意識。所謂超前性,就是用發(fā)展的眼光謀劃檔案工作,做檔案工作,促進檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來,隨著《檔案法》的深入貫徹執(zhí)行,人們的檔案意識愈來愈強,檔案工作做得愈來愈好,檔案事業(yè)為人民生活社會發(fā)展作出了重要的貢獻。但是,目前,一些人做檔案工作缺乏超前性,沒有用發(fā)展的眼光看問題,檔案工作缺乏超前性,嚴重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。
一、檔案工作缺乏超前性的表現(xiàn)
(一)立卷歸檔時,沒有按立卷歸檔的要求辦。部分檔案工作人員職業(yè)技術不過關,立卷歸檔時,憑個人的好惡辦事,對資料鑒定不準,該收的沒有收集;有些人把檔案資料隨意丟棄,造成檔案資料不全,不能起到查證的作用。有些人認為,過去的事沒人查,檔案收集太多沒地方放。如:某屆醫(yī)療類畢業(yè)生畢業(yè)證丟失后補辦畢業(yè)證,由于在校檔案資料缺失,造成不能及時辦理相關證明,錯失了當年執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格考試報名時間;有些將教師資料收集不齊,致使這些人員到職稱晉升排名打分、福利分房計算工齡的沒有依據(jù),起不到證明作用,這些事例給個人都造成了不該有的損失。
(二)檔案工程建設缺乏超前性,給檔案工作造成損失。一些人在檔案工程建設中,只講完成任務,只講量力而行,有多少錢辦多少事,缺乏超前性,影響檔案事業(yè)的發(fā)展。建檔案樓時,缺乏應有的發(fā)展的眼光,選址不當,灰塵污染嚴重,或遠離城區(qū)、交通不便。有些樓雖然建起來,但庫房狹小,沒有用幾年,就沒有地方裝檔案,不得不搬遷,造成資金重復投入。有些檔案樓質量差,密集架等器具不能使用。
(三)器具配備質量差,影響檔案事業(yè)的發(fā)展。有些單位在購置設備時,不講科學,不重質量,設備難以發(fā)揮作用,嚴重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、增強檔案工作超前性的建議
(一)思想意識要有超前性。檔案工作能否做好,思想意識非常重要,特別是領導干部,有做好檔案工作的超前意識,就有做好檔案工作的基礎。要認真宣傳貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,強化人們做好檔案工作的法律意識;鼓勵檔案工作者積極參加各種業(yè)務培訓學習,樹立檔案教育是終身教育的觀念,不斷學習新的技術和先進的管理方法與手段,增強創(chuàng)新意識;充分開發(fā)利用檔案資源,培養(yǎng)服務意識,完善服務方法,變被動管理為主動服務。
(二)立卷歸檔要有超前意識。立卷歸檔是檔案工作的基礎工作,也是檔案為社會服務的基礎。立卷是為了查考,為了服務社會、服務人民,但有的人立卷歸檔憑主觀臆斷,不按立卷歸檔的程序辦事,不按立卷歸檔的要求收錄資料,應該收的資料沒有收,查閱檔案很難查到。有些人以為,事情過去后,就沒有用處了,缺乏超前性,歸檔草草了事,該歸的檔案沒有歸。有的要按照立卷歸檔明細表的要求,對歸檔的資料分門別類,特別要把有用的資料都要歸檔。一些人在抄寫檔案的卷面和目錄時,只寫部門或單位簡稱,不寫全名稱,總認為查檔案是有目的性的,寫不寫都無所謂,實則不然,檔案的發(fā)展趨勢是在向電子檔案發(fā)展,要求要書寫單位的名稱,這既為了查閱的方便,又在檔案電子著錄時,可保持它的原樣,不可以隨意改動,隨意改動檔案是做檔案工作的大忌,也是一個很不嚴肅的事情。檔案在著錄時,也要用上掃描儀等工具,提高工作效率,不斷改動,必然影響工作效率。因此,立卷歸檔時必須寫清單位的名稱,立卷歸檔要有超前性。
(三)建設檔案工程要有超前意識。不同行業(yè)的工程有不同的要求,檔案工程既要有防火的設備,又要有防塵的設備,還要有除濕和防盜的設備,檔案工程的要求是比較高的。有些單位由于資金等多種原因,在檔案工程建設中,以有多少錢辦多少事為原則,防火、除濕、通風、防光等多種設備不到位,導致檔案在保管中出現(xiàn)變質霉爛等現(xiàn)象,檔案是不可再生的資源,這些設備不到位產(chǎn)生的損失是難以彌補的。有些單位,檔案樓負重達不到要求,密集架等設備不能用,浪費了資源,也給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了嚴重的影響。建檔案工程一定要有超前性,要達到行業(yè)工程的要求。
(四)購置檔案用具要有超前性。檔案事業(yè)已經(jīng)朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展,信息技術的介入,為檔案部門實施檔案管理帶來了新的發(fā)展契機。憑借信息技術的強大優(yōu)勢與功能,實施網(wǎng)絡化檔案管理,不僅是提高檔案工作效率發(fā)展檔案事業(yè)的有效途徑,更是提高檔案管理效能的重要舉措。這就必然要購置一些電子設備,如電腦、掃描儀、復印機等。有些單位,雖然購置這些設備,但由于設備的質量差,不能正常使用,現(xiàn)代化的設備在使用中,常常出現(xiàn)故障,工作效率差。如有些單位購置的電腦由于配置低,經(jīng)常出現(xiàn)死機,輸入的檔案信息常常丟失,有些電腦難以運用檔案軟件。有些單位購置的掃描儀由于分辨率低,掃描的內(nèi)容錯誤很多,不能提高檔案工作的效率。因此,購置檔案用具一定要有超前性,要選擇品牌好、質量高的,這是提高檔案工作效率的需要,也是加快檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
檔案工作要服務社會就要適應時代的需求,要做好檔案工作,就必須有超前意識。這樣才能滿足不斷發(fā)展的檔案事業(yè),才能不斷發(fā)展檔案事業(yè),更好地為社會發(fā)展服務。