●郭向勇,敖龍,龔自振,李勇,汪勇,楊光武

(深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館,廣東深圳518000)

基于三級體系架構(gòu)的高職高專院校圖書館績效評估與決策支持系統(tǒng)的構(gòu)建研究

●郭向勇,敖龍,龔自振,李勇,汪勇,楊光武△

(深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館,廣東深圳518000)

三級體系架構(gòu);績效評估;決策支持;高職高專院校;圖書館

構(gòu)建基于三級體系架構(gòu)的高職高專院校圖書館績效評估與決策支持系統(tǒng),可以實現(xiàn)實時、動態(tài)地獲取各類高職高專院校圖書館建設(shè)過程中的事實數(shù)據(jù),進行統(tǒng)計與分析,即通過網(wǎng)上績效評估指標(biāo)體系來發(fā)現(xiàn)問題和網(wǎng)上決策支持指標(biāo)體系提出解決問題的意見和建議.該系統(tǒng)平臺在線運行結(jié)果表明是全面提升高職高專院校圖書館建設(shè)質(zhì)量與水平的行之有效的解決方案.

經(jīng)過數(shù)年多所高職高專院校共同參與,開發(fā)出基于三級體系架構(gòu)的高職高專院校圖書館績效評估與輔助決策系統(tǒng)平臺,并且部分開展實踐研究.實踐研究結(jié)果表明,系統(tǒng)平臺通過實時、動態(tài)、持續(xù)地數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計與分析,以全新模式實現(xiàn)了績效評估與輔助決策功能的應(yīng)用.處于二級管理平臺的省廳用戶具有行政職能背景,確保數(shù)據(jù)采集的真實性、可靠性和完整性,使得績效評估與輔助決策系統(tǒng)平臺能夠從微觀到宏觀地指導(dǎo)各地區(qū)高職高專院校圖書館的建設(shè)與發(fā)展,從根本上解決目前建設(shè)中存在的諸多問題,進而整體推動高職高專院校圖書館事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展.

2　新圖書館評價體系的現(xiàn)實需求

2.1當(dāng)前評價標(biāo)準(zhǔn)的局限

在我國現(xiàn)行的管理體制下,由上級主管部門主導(dǎo)的評價制度是對高校資源配置最有效的指揮棒.在以往的各類評估中,適用于高職高專圖書館的指導(dǎo)性文件有:教育部《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案》《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)》.評估機制是由主管部門組織,對評估對象進行集中的階段性評估.

但這些反映評估標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)文件存在明顯的局限.如水平評估方案的合格標(biāo)準(zhǔn)中涉及圖書館的只有兩項量化指標(biāo),即生均面積和館藏冊數(shù).然而能夠反映圖書館管理水平的很多項目都是軟指標(biāo),如館藏質(zhì)量、資源共享程度、讀者滿意度等,不宜用數(shù)字簡單量化.評估方案只對外延規(guī)模作數(shù)量限定,缺少對內(nèi)涵質(zhì)量的評價,這相當(dāng)程度上成為高職高專圖書館粗放式發(fā)展的重要誘因.

2003年教育部圖工委發(fā)布的《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)》設(shè)計了三級指標(biāo)和權(quán)重打分辦法,使高校圖書館第一次有了全面而可操作的評價體系.為了適應(yīng)地區(qū)間和高校間差異,體系強調(diào)了靈活性,如二、三級指標(biāo)權(quán)重系數(shù)各地可自行確定或調(diào)整,三級指標(biāo)具體項目可以增減,分值及計算方法也由各地自行決定.但保證靈活性的同時,也使這一體系失去了同類型高校圖書館全國橫向比較評價的功能.另外,《評估指標(biāo)(征求意見稿)》雖然說明了不同層次的高校可采取不同的權(quán)重或記分標(biāo)準(zhǔn),也可在總評時劃分不同的分?jǐn)?shù)段,但如何調(diào)整未做具體規(guī)定,對實際操作來說仍然是一部半成品.考慮到高職高專院校與普通本科院校在基礎(chǔ)條件、人才培養(yǎng)目標(biāo)和辦學(xué)特點上的差異,兩者采用同樣的評價標(biāo)準(zhǔn)也是不適宜的.

1.2當(dāng)前評價機制的局限性

由教育部等主管部門組織的階段性評估對高職高專圖書館發(fā)展的推動力是巨大的,但評估結(jié)束以后,不少圖書館的建設(shè)進入了休眠期,不僅基礎(chǔ)投入減少,提升服務(wù)水平的內(nèi)涵建設(shè)更是止步不前.通常,階段性評估需要組織大量的人力、物力,進行集中評價,評價結(jié)果與學(xué)校評價、成績等級等直接掛鉤.一方面,評估成本很高,打亂評估對象的正常工作節(jié)奏,無法實現(xiàn)常態(tài)化、持續(xù)性;另一方面,評估對象在短期達標(biāo)的剛性壓力下,很容易出現(xiàn)弄虛作假、求量不求質(zhì)的現(xiàn)象,有違通過評估來規(guī)范、指導(dǎo)圖書館科學(xué)發(fā)展的初衷.

與普通本科高校相比,高職院校圖書館的物質(zhì)基礎(chǔ)差距明顯,而管理能力上的不足更是突出.數(shù)年一次的階段性評估機制無法及時糾正高職圖書館建設(shè)中出現(xiàn)的偏差,也難以提供詳細而有針對性的專家意見.評估可能僅僅導(dǎo)致高職圖書館經(jīng)費投入的潮汐性變化,而無法根本解決其發(fā)展中的問題.以持續(xù)的動態(tài)評價取代階段性評估,以針對性的管理咨詢補充單純的評價打分,才能形成對高職高專圖書館規(guī)范發(fā)展的長期和根本性推動.

2　圖書館績效評估與決策支持系統(tǒng)的構(gòu)建策略

2.1評價依據(jù)

以教育部圖工委制定的《普通高等學(xué)校圖書館評價指標(biāo)(征求意見稿)》為基礎(chǔ),由廣東省31所高職高專院校和民辦院校共同參與,歷經(jīng)兩年多次修改和專家論證,形成《廣東省高職高專院校圖書館建設(shè)指南與評價指標(biāo)體系》,由廣東省教育廳正式發(fā)布.并據(jù)此編制績效評估與決策支持指標(biāo)的實施細則,作為評價依據(jù).

2.2研究路線與方法

(1)各地區(qū)績效評估與決策支持指標(biāo)體系及實施細則的編制.編制適合本地區(qū)高職高專院校圖書館建設(shè)與發(fā)展實際需要的指標(biāo)體系與實施細則,是構(gòu)建系統(tǒng)平臺,形成評估與決策支持功能的核心內(nèi)容.為保證評價體系廣泛的適應(yīng)性,四川省、湖南省、北京市、江蘇省、云南省、浙江省、河南省和海南省等多地區(qū)有代表性的高職高專圖書館牽頭,根據(jù)不同地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的辦學(xué)實際狀況,分別編制適合本地區(qū)的高職高專圖書館績效評估指標(biāo)體系與實施細則.[1]合作的8所院校圖書館代表了全國高職高專院校圖書館建設(shè)現(xiàn)狀的中等以上水平,分別來自東部、中部、西部地區(qū),具有代表性,為全國范圍展開績效評估工作提供了可借鑒的、多類型的指標(biāo)體系樣本.為保證評估指標(biāo)在不同地區(qū)間具有可比性,各合作館以《廣東省高職高專院校圖書館績效評估和決策支持指標(biāo)體系》及實施細則為藍本,在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上,進行必要的調(diào)整、修正與舍取,形成適合本地區(qū)需要的指標(biāo)體系與實施細則.

(2)建設(shè)具備可適性與擴展性的系統(tǒng)平臺.為使系統(tǒng)平臺可靠地運行在三級體系架構(gòu)的平臺上,首先,系統(tǒng)平臺要由專用平臺向通用平臺的功能轉(zhuǎn)換,即由廣東省地區(qū)專用范圍向全國高職高專院校圖書館通用范圍轉(zhuǎn)換,由原有省廳用戶與圖書館用戶的二級管理架構(gòu)要向教育部圖工委或CALIS管理中心用戶、省廳用戶和圖書館用戶三級管理架構(gòu)轉(zhuǎn)換.其次,由于各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展和辦學(xué)條件的不均衡,各省、自治區(qū)、直轄市的指標(biāo)體系側(cè)重點不同,評價細則差異較大,需要進行個性化定制,要求系統(tǒng)平臺可隨時間和空間兩個維度變化動態(tài)設(shè)置評價體系,以適用不同地區(qū)實際需求,并能夠適應(yīng)不同發(fā)展階段評價指標(biāo)實施細則和權(quán)重的調(diào)整與變化,保證系統(tǒng)平臺有廣泛的適應(yīng)性和高擴展性.

3　系統(tǒng)平臺構(gòu)成與技術(shù)應(yīng)用

3.1系統(tǒng)平臺邏輯關(guān)系與功能特點

系統(tǒng)平臺由圖書館用戶、省廳教育主管機構(gòu)用戶和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶三級體系結(jié)構(gòu)組成,邏輯關(guān)系如圖1所示.

圖1三層管理架構(gòu)的邏輯關(guān)系及系統(tǒng)主要功能

圖1所示的三層管理架構(gòu)第三級是圖書館用戶,主要任務(wù)是如實填報圖書館事實數(shù)據(jù)和相應(yīng)環(huán)節(jié)的確認,保證上傳的事實數(shù)據(jù)是真實、可靠的.同時,圖書館用戶通過系統(tǒng)平臺的采集、統(tǒng)計、分析、評價,可了解本館建設(shè)與發(fā)展的實際水平與存在問題,也可獲得本地區(qū)同類型院校、同地區(qū)院校等橫向比較結(jié)果,以便了解本館所在的同類型、同地區(qū)院校圖書館的真實狀況;針對統(tǒng)計、分析與評價形成的問題與不足,通過決策支持功能的引導(dǎo)性幫助,提出解決問題的意見和建議,使圖書館用戶通過績效評估的"發(fā)現(xiàn)問題"到?jīng)Q策支持的"解決問題"有效循環(huán)以達到評估目的,以促進和推動本館業(yè)務(wù)不斷地向前發(fā)展;第二級是省教育主管機構(gòu)用戶,該中間層通過事實數(shù)據(jù)的匯總、分析、統(tǒng)計、評價和決策支持,獲得本地區(qū)高職高專院校圖書館建設(shè)過程中實際狀況的第一手資料;第三級教育部圖工委或CALIS管理中心則通過匯總、統(tǒng)計、分析與評價,完整地獲取來自各省、自治區(qū)、直轄市高職高專院校圖書館的事實數(shù)據(jù),通過數(shù)據(jù)挖掘可進一步獲取指導(dǎo)各地區(qū)、各類型高職高專院校圖書館建設(shè)與發(fā)展的有效信息,為上級主管機構(gòu)決策提供參考依據(jù).

三級管理架構(gòu)用戶職能不同,管理界面的功能需求亦不同.如表1所示.

表1　三級績效評估與決策支持系統(tǒng)功能列表

表1示出圖書館用戶、省廳用戶和上級圖書館主管機構(gòu)用戶根據(jù)業(yè)務(wù)需要,系統(tǒng)平臺提供不同的應(yīng)用模塊,專家用戶主要對填報的事實數(shù)據(jù)進行抽查性質(zhì)的主觀評價等.其中統(tǒng)計與計算模塊,不同的用戶面對不同的數(shù)據(jù)來源,第二級省教育主管機構(gòu)用戶獲得的統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源于本地區(qū)各類高職高專院校,而教育部圖工委或CALIS管理中心獲得的統(tǒng)計數(shù)據(jù)則來自于各地區(qū)教育主管機構(gòu)用戶.另外,評價與分析、智能專家輔助決策模塊針對不同的用戶分別提供內(nèi)容不同的評價結(jié)論、決策支持的意見和建議.

3.2系統(tǒng)平臺基本結(jié)構(gòu)與功能模塊

圖2所示為通用化的功能結(jié)構(gòu)圖.圖書館用戶、各省廳用戶和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶做必要的刪減即可獲得不同用戶需求的管理界面,并且根據(jù)各省、自治區(qū)、直轄市主管教育機構(gòu)的需求進行個性化定制滿足不同文化背景下的設(shè)計需求.

對于各省、自治區(qū)、直轄市教育主管機構(gòu)和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶而言,匯總、統(tǒng)計、分析與評價的事實數(shù)據(jù)運用數(shù)學(xué)方法完成分項和總體綜合績效評估,以數(shù)據(jù)報表、歷年統(tǒng)計數(shù)據(jù)比較曲線圖、折線圖、直方圖等形式對計算結(jié)果予以直觀、形象地呈現(xiàn),給教育主管機構(gòu)進行決策提供準(zhǔn)確的參考依據(jù).

圖2　三級管理架構(gòu)的績效評估與決策支持系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

三級管理架構(gòu)的績效評估與決策支持系統(tǒng)平臺的主要功能模塊包括數(shù)據(jù)填報、信息查詢、統(tǒng)計與匯總、分析與評價、專家評價5大部分,如圖3所示.

圖3系統(tǒng)平臺基本功能模塊示意圖

圖3示出的主要功能模塊根據(jù)不同用戶有所區(qū)別,圖書館用戶主要是數(shù)據(jù)填報模塊和相應(yīng)的統(tǒng)計分析與決策支持模塊;各省、自治區(qū)、直轄市等地區(qū)主管教育機構(gòu)省略數(shù)據(jù)填報模塊,突出統(tǒng)計匯總功能模塊和分析與評價模塊,其次是決策支持模塊;教育部圖工委或CALIS管理中心在第二層用戶的管理模塊上進一步予以省略,主要獲取來自各省、自治區(qū)、直轄市主管教育機構(gòu)匯總的事實數(shù)據(jù),并且是確保數(shù)據(jù)正確性、可靠性和完整性.

3.3系統(tǒng)平臺技術(shù)創(chuàng)新特點

系統(tǒng)平臺首先編制適合未來發(fā)展需求的績效評估與決策支持指標(biāo)體系,以及實施細則;其次建立數(shù)學(xué)模型,自動生成對應(yīng)評估指標(biāo)實施細則的三級輔助決策實施細則體系,提出指導(dǎo)性的意見和建議,形成獨有的學(xué)習(xí)功能;再以軟件開發(fā)形式固化績效評估的事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計、智能分析、績效評估與決策支持等功能,呈現(xiàn)軟件管理系統(tǒng)實時、動態(tài)的特征,突破了現(xiàn)行應(yīng)用模式.

建立在系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上的圖書館建設(shè)指南與績效評估指標(biāo)和決策支持的有機結(jié)合,尤其是智能專家輔助決策的應(yīng)用,通過數(shù)據(jù)填報、統(tǒng)計、分析、評價和智能專家輔助決策的過程,受評對象得到不斷學(xué)習(xí)和拓寬工作思路與視野的機會,使評價過程成為學(xué)習(xí)過程、研究過程和提高過程.因而這一體系不僅是評估系統(tǒng),同時也是一個學(xué)習(xí)系統(tǒng).

[1]文南生等.對建設(shè)高職院校圖書館績效系統(tǒng)平臺的思考[J].大學(xué)圖書館學(xué)報,2014(3): 121-124.

G251.6;G258.6

B

1005-8214(2015)10-0087-03

本文系教育部人文社會科學(xué)研究規(guī)劃基金項目"中國高職院校圖書館協(xié)同管理評價體系的構(gòu)建與實踐研究"

(項目編號:12YJA870006),廣東省教育廳教改項目"基于智能分析的高職院校圖書館輔助決策支持系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)"

(項目編號:2013010145)研究成果.

楊光武

郭向勇(1954-),男,深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館,研究員;敖龍(1976-),男,碩士,副研究館員;龔自振(1973-),男,碩士,采訪部主任,副研究館員;李勇(1975-)男,技術(shù)部主任,館員;汪勇(1971-)男,碩士,多媒體部主任,副研究館員;楊光武(1970-)男,碩士,信息部主任,副研究館員.

2014-11-26[責(zé)任編輯]楊蕾