嚴(yán)靜怡

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，給技術(shù)檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，也對(duì)其提出了更高的要求。在這一背景下，應(yīng)當(dāng)逐步加快檔案信息建設(shè)，并不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來提升技術(shù)檔案管理的工作效率和質(zhì)量?；诖它c(diǎn)，本文首先概括介紹了檔案信息化與技術(shù)檔案，進(jìn)而闡述了技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，最后提出技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；技術(shù)檔案；檔案管理

一、檔案信息化與技術(shù)檔案概述

1.檔案信息化建設(shè)

所謂的檔案信息化建設(shè)具體是指借助相關(guān)的信息技術(shù)提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，結(jié)合檔案管理新情況和新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理及服務(wù)的框架體系和方法，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值，為社會(huì)化提供服務(wù)。在信息時(shí)代到來的今天對(duì)檔案管理提出了更高的要求，也為其發(fā)展帶來了發(fā)展機(jī)遇，通過檔案信息化建設(shè)，不但有助于檔案從收集、整理、歸檔、利用到銷毀全過程效率和質(zhì)量的提升，而且還有助于檔案管理成本的降低及檔案安全的保障。

2.技術(shù)檔案

技術(shù)檔案是各類檔案中最具利用價(jià)值的一種，它是企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具體事務(wù)的技術(shù)文件。通常情況下，此類檔案大多都是供內(nèi)部使用，因?yàn)槠渲写嬖诿芗?jí)限制，一般不會(huì)公開發(fā)行。技術(shù)檔案最為突出的特點(diǎn)就是它的利用價(jià)值，其在企業(yè)建設(shè)、發(fā)展中具有不可替代的地位和作用。為使技術(shù)檔案的這一價(jià)值得以最大程度地發(fā)揮，將技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際生產(chǎn)力，就必須做好技術(shù)檔案的管理工作，這既是前提也是基礎(chǔ)。

二、技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

技術(shù)檔案本身的利用價(jià)值決定了其需要長(zhǎng)期保存，檔案管理部門為了避免文檔受潮、蟲蝕、火災(zāi)等情況，每年都需要投入大量的經(jīng)費(fèi)改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境。同時(shí)，技術(shù)檔案的查閱較為頻繁，在這一過程中，常常會(huì)造成檔案原件受損或是遺失，增大了檔案的管理難度?，F(xiàn)如今，隨著科技的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和無紙化，基于這一前提，使檔案的生成方式發(fā)生了巨大變化，很多技術(shù)檔案的起草、歸檔都可在計(jì)算機(jī)上完成，電子文件成為了技術(shù)檔案的主要形態(tài)，這類檔案不但在利用方式上與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔有著極大的區(qū)別，在檔案管理上也有所差異。因此，為進(jìn)一步提升技術(shù)檔案管理的工作效率和質(zhì)量，必須加快技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，由此不但能夠減少管理費(fèi)用，而且還能避免文檔損壞、遺失等情況的發(fā)生。

三、技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1.加強(qiáng)軟硬件及相關(guān)設(shè)施建設(shè)

在技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，軟件、硬件及相關(guān)設(shè)施的建設(shè)是重要內(nèi)容，其中軟件主要包括系統(tǒng)和應(yīng)用軟件兩大類，硬件則包括各種設(shè)備，如服務(wù)器、路由器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等，相關(guān)設(shè)施具體是指中心機(jī)房?jī)?nèi)的溫濕度控制設(shè)施等等。在檔案信息化建設(shè)過程中，上述內(nèi)容缺一不可，建設(shè)時(shí)，要采取統(tǒng)籌規(guī)劃的建設(shè)方法，制定合理可行的發(fā)展規(guī)劃，按照年度制定工作計(jì)劃，并層層落實(shí)。由于軟件、硬件的發(fā)展速度較快，所以很難找到一勞永逸的建設(shè)途徑，為此要本著循序漸進(jìn)的原則，立足當(dāng)前、著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，不可過于貪大求全。首先，要對(duì)中心機(jī)房進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并預(yù)留出足夠的空間。其次，做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，預(yù)留出備份線路及接口。再次，要強(qiáng)化技術(shù)支撐，進(jìn)一步明確技術(shù)的輔助作用。需要特別指出的是，在建設(shè)軟件、硬件及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，必須要確保資金到位，切不可因?yàn)橘Y金不足而減少設(shè)備的投入。

2.確保檔案信息安全

由于技術(shù)檔案中有很多密級(jí)限制，所以在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，必須對(duì)安全予以足夠的重視。人是檔案管理的主體，必須確保人的安全性，可通過設(shè)計(jì)身份識(shí)別系統(tǒng)，賦予不同身份人員不同的查閱和管理權(quán)限，這符合技術(shù)檔案保密工作的要求。同時(shí)應(yīng)當(dāng)在保護(hù)原始文件的基礎(chǔ)上，保證初始數(shù)字化成果的安全，避免重要數(shù)據(jù)信息被修改或是刪除，對(duì)于數(shù)字化的檔案信息資源，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行異質(zhì)備份，以此來提高其安全性。除此之外，還要確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲(chǔ)環(huán)境的安全，要制定合理可行的應(yīng)急減災(zāi)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和失密事件的發(fā)生。

3.建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

在技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)至關(guān)重要，硬件及網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)從技術(shù)檔案的專業(yè)角度出發(fā)，提出規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，提升其專業(yè)屬性，區(qū)別與一般的信息化設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。而管理與應(yīng)用軟件，可建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)技術(shù)開發(fā)企業(yè)可進(jìn)行分級(jí)別的資質(zhì)認(rèn)證，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)軟件的互聯(lián)互通。同時(shí)，在技術(shù)檔案信息安全方面，也應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)中心機(jī)房、技術(shù)條件等提出明確的要求。此外，還應(yīng)健全各種載體的標(biāo)準(zhǔn)體系，進(jìn)一步明確載體間的關(guān)系，并從重視信息內(nèi)容和便于角度進(jìn)行考慮，使載體標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。

4.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求不高，一般只需要管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)即可，而檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了較高的要求，為了確保工作的順利開展，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。首先，對(duì)于年齡偏大的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)方面的技能培訓(xùn)，使他們可以熟練操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，這有助于工作效率的提高。其次，單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，以此來促進(jìn)檔案信息化管理模式的推行。再次，可根據(jù)技術(shù)檔案管理使用的新技術(shù)，并結(jié)合管理軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，使其了解并掌握基本的操作技能。最后，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，并通過各種途徑調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，這有助于推動(dòng)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

總而言之，在信息時(shí)代到來的今天，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的發(fā)展，則為技術(shù)檔案的管理提供了極大的便利條件，通過各種管理軟件的運(yùn)用，不但能夠提高技術(shù)檔案管理的工作效率和質(zhì)量，而且還能降低管理成本，這對(duì)于檔案利用價(jià)值的發(fā)揮意義重大。為此，必須對(duì)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)予以足夠的重視，并逐步加大相關(guān)方面的投入力度，健全各種標(biāo)準(zhǔn)，保障信息安全，提升管理人員的素質(zhì)，確保信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

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