文／廣東惠州天然氣發(fā)電有限公司　黃宇翔

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——如何做好基本建設(shè)項目工程檔案管理工作

文／廣東惠州天然氣發(fā)電有限公司黃宇翔

近年來，隨著基本建設(shè)的快速發(fā)展，企業(yè)的基本建設(shè)任務(wù)非常繁重，相應(yīng)的建設(shè)工程項目檔案工作也面臨著前所未有的巨大壓力。工程項目檔案管理伴隨著工程建設(shè)的全過程，與工程建設(shè)同步進行。

基本建設(shè)項目；工程檔案；管理

工程項目檔案既是基建項目的真實記錄，也是全面鑒定本項目工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，更是國家重大項目檔案的重要組成部分。要保證工程檔案日后利用的有效性，就要在施工過程中采取相應(yīng)措施，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管，保證滿足竣工后的生產(chǎn)、運行、維修和改擴建需要。

一、利用法律約束，嚴把合同簽訂關(guān)

從工程項目的立項、初設(shè)開始，就需要有人對工程檔案工作進行全盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，嚴格按照工程建設(shè)和檔案建設(shè)形成的規(guī)律，堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行。自全面實行招投標制以來，合同就成為約束雙方的法律依據(jù)。當合同部門在簽訂相關(guān)工程合同、協(xié)議時，必須要把工程檔案的詳細內(nèi)容和具體要求納入合同中，這樣才能對各參建單位日后的竣工檔案起到保質(zhì)保量的作用。

二、加強制度建設(shè)，健全檔案管理機制

加強檔案工作的依法管理，既是基本建設(shè)項目管理工作的重要內(nèi)容，也是協(xié)調(diào)檔案工作與其他工作關(guān)系的依據(jù)。在我廠這個項目里，有許多施工單位和監(jiān)理隊伍參加建設(shè)，各自都習慣按本行業(yè)、本系統(tǒng)、本地區(qū)的規(guī)定和標準管理檔案和編制竣工圖，工程完成后，各方移交的檔案資料就會標準不一、分類混亂、排列不規(guī)范。健全基建項目檔案工作的規(guī)章制度，就可以使項目檔案工作擺脫被動局面，防止出現(xiàn)“摁倒葫蘆漂起來”的現(xiàn)象。

到目前為止，我公司先后制定了《工程檔案管理制度》《工程聯(lián)系單管理工作程序》《圖紙管理工作程序》《施工文件和記錄的編制管理規(guī)定》等21項工程流轉(zhuǎn)文件、檔案管理制度，并下發(fā)到各參建單位，嚴格要求各參建單位按標準規(guī)范編寫符合檔案要求的工程文件，使工程檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化。

三、建立系統(tǒng)、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

基本建設(shè)項目檔案涉及各個方面的工作，貫穿工程全過程，點多線長，而且人員流動性強，這給檔案收集歸檔工作帶來一定的困難。針對這種情況，建立系統(tǒng)和完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是很必要和適用的。

（一）按照建設(shè)項目的布局和檔案工作的特點。布網(wǎng)建點設(shè)人，以點接線，以線聯(lián)網(wǎng)，明確檔案專、兼職檔案人員的職責、歸檔范圍和歸檔時間等；對重要的檔案資料狀況及其流向進行追蹤管理，既使工程建設(shè)人員、相關(guān)負責人員調(diào)動、變更，也可以做到“人在檔案在，人走檔案留”。

（二）做好檔案管理工作不僅僅是檔案人員的事情。一組完整、準確、系統(tǒng)的檔案，是參加工程建設(shè)各方人員共同努力的結(jié)果。工程的管理者、建設(shè)人員和施工人員對工程項目的情況最為了解，大量的工程檔案也產(chǎn)生于他們的手中，他們也是今后檔案利用的主體。檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入現(xiàn)場，進行及時的指導(dǎo)，向他們加大宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要性，使他們自覺地保證檔案的完整性和規(guī)范性。

四、各參建單位要密切配合、相互支持

由于各參建單位來自全國各地，工程施工中人員變動大，一個新項目可能又是一批新人。而且在工程項目建設(shè)中，施工單位一般對業(yè)內(nèi)資料不太重視。到工程完工后，即將竣工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整編帶來很大難度。主要原因一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，業(yè)內(nèi)資料分散于工程技術(shù)科、試驗室、合同管理等部門。工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，有些資料簽字手續(xù)也不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，這就拖延了資料整理的時間。

所以，為了避免資料整理返工和重復(fù)勞動，在工程開工前，就首先應(yīng)與各參建單位做好溝通，要求他們重視工程檔案工作，并應(yīng)設(shè)專人管理。其次是細化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的資料整理范圍；最后需具體向其說明組卷要求，特別是各種施工用表的排序，如何使質(zhì)量評定表、試驗表格與工序檢查表有機結(jié)合和規(guī)范案卷的格式和具體要求，便于施工技術(shù)人員操作。

五、要認真做好基建項目檔案的預(yù)驗收工作

做好基建項目檔案驗收工作是保證項目檔案質(zhì)量的重要步驟。基建項目正式驗收大都規(guī)格高、活動多、時間緊。在正式驗收前，要組織成立預(yù)驗收小組，按照國家或省級檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，認認真真地進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時查缺補漏，糾錯改誤。檔案驗收的重點分兩個方面：

（一）項目檔案工作。包括：1.領(lǐng)導(dǎo)重視與否、檔案人員是否具備上崗資質(zhì)、素質(zhì)如何，這是做好檔案工作的保障；2.規(guī)章制度是否健全，執(zhí)行情況如何；3.檔案工作是否與工程建設(shè)同步進行。

（二）項目檔案的完整情況。有以下幾個重點：1.前期檔案的收集情況；2.檢查隱蔽工程的檔案，這些部位容易被施工單位做手腳或偷工減料；3.竣工圖的編制是否與現(xiàn)場實際相符；4.設(shè)備材料的相關(guān)證明資料是否齊全。

工程檔案既是基建項目的寶貴財產(chǎn)，也是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的工作；是工程建設(shè)者智慧的結(jié)晶，更是歷史的真實見證。檔案工作者和工程建設(shè)者應(yīng)該本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的宗旨，同做好工程建設(shè)項目檔案管理這項工作。