夏來(lái)領(lǐng)

河南省鹿邑縣國(guó)土資源局

國(guó)土資源檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

夏來(lái)領(lǐng)

河南省鹿邑縣國(guó)土資源局

國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄。做好縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理有重要作用。但是縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理還存在檔案資料收集欠缺系統(tǒng)性、完整性，硬件設(shè)施陳舊，設(shè)備更新少，檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，要提高檔案管理意識(shí)，完善內(nèi)部檔案管理機(jī)制，積極探索檔案管理的新方法。

國(guó)土資源；檔案管理；建議

一、國(guó)土資源檔案及其意義

國(guó)土資源檔案是各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的文字資料、圖表、聲像等文件資料，是國(guó)土資源管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄。從現(xiàn)實(shí)角度看，它為國(guó)土資源管理、社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)安定提供服務(wù)；從歷史的角度看，它可以為后人提供法律依據(jù)，可使很多紛繁復(fù)雜的土地、礦產(chǎn)權(quán)屬糾紛迎刃而解。而縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理則是縣級(jí)的相關(guān)管理部門在工作中形成其文件資料，并且以其為對(duì)象進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等各項(xiàng)工作的總稱。做好縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理，可為縣志、縣扶貧開(kāi)發(fā)研究、縣土地利用總體規(guī)劃和縣土地開(kāi)發(fā)、整理及復(fù)墾規(guī)劃的編寫(xiě)提供了具有歷史性、直觀性和原始性的資料依據(jù)，為排解土地權(quán)屬糾紛，查處違法占地行為提供史實(shí)依據(jù)。

近幾年,隨著鹿邑縣經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,土地利用越來(lái)越多,形成的土地信息資源數(shù)量較大,目前,多數(shù)檔案信息資源還未得到充分利用,因此,本文就鹿邑縣國(guó)土資源局檔案管理問(wèn)題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)，并提出一些改進(jìn)建議。

二、縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理存在的問(wèn)題

1.國(guó)土資源檔案資料收集欠缺系統(tǒng)性、完整性，降低了案卷質(zhì)量。

國(guó)土資源管理工作本身具有政策性法律性強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求高的特點(diǎn)，形成的檔案資料也具有自身特點(diǎn)。比如一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報(bào)批表、定樁放線單、竣工驗(yàn)收單、違章查處意見(jiàn)等材料。而目前，國(guó)土局檔案員大部分都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的意識(shí)淡薄，不太了解檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，對(duì)工作中形成的資料不注意收集、整理和保管，而且大多數(shù)從事檔案工作的人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作的精力投入不足，僅僅認(rèn)為只是把材料放入檔案盒當(dāng)成檔案工作，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，造成檔案資料不齊全，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平，缺乏完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。

2.檔案管理硬件設(shè)施陳舊，設(shè)備更新少。

國(guó)土資源局檔案室設(shè)施簡(jiǎn)陋，狹窄、潮濕，檔案室達(dá)不到規(guī)范的“七防”要求，并且在檔案防潮、防高溫方面所需的除濕機(jī)、空調(diào)等價(jià)格較高的設(shè)備設(shè)施就更加缺乏以至于容易造成檔案材料褪色、霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。同時(shí)，現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進(jìn)程，使用檔案管理專業(yè)軟件，但國(guó)土局缺乏必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，給檔案管理工作帶來(lái)很多不便。

3.檔案管理制度都不夠完善，人員的綜合素質(zhì)偏低，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。

在國(guó)土資源檔案管理過(guò)程中，很多制度都不夠完善，包括檔案的收集制度、保管制度、檔案的管理與保密制度等等。一些檔案管理部門雖然制定了管理制度，但是只限于形式，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)性工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任檔案管理工作。但個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性的認(rèn)識(shí)不夠，存在應(yīng)付了事的想法。同時(shí)，不僅檔案工作人員工作不熱情、上心，相關(guān)管理人員缺乏責(zé)任心。一些文件資料無(wú)法得到及時(shí)的整理而堆積如山，在收集檔案資料時(shí)，沒(méi)有保證其齊全性，出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的資料丟失情況。另外，一些檔案被借出之后，沒(méi)有履行借閱手續(xù)，會(huì)出現(xiàn)有借無(wú)還的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的借閱之后無(wú)法得知其去向。一些人趁機(jī)在檔案資料上私自涂改文字或數(shù)據(jù)，從而將其化為與己有利的證據(jù)，使國(guó)土資源檔案真實(shí)性以及利用價(jià)值遭到嚴(yán)重?fù)p害。

三、解決國(guó)土資源檔案管理問(wèn)題的建議

1.提高檔案管理意識(shí)。

國(guó)土資源管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，并且構(gòu)建有效的工作機(jī)制，主要責(zé)任由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而分管領(lǐng)導(dǎo)直接抓、工作人員具體辦，進(jìn)一步提高檔案管理意識(shí)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，提高國(guó)土資源檔案的法律意識(shí)。而且應(yīng)該重視檔案工作，并且將其作為國(guó)土資源管理工作的重點(diǎn)，對(duì)組織、人員與經(jīng)費(fèi)等方面進(jìn)行落實(shí)，從而推動(dòng)檔案工作趨向規(guī)范化、法制化與科學(xué)化。在這個(gè)方面，可以通過(guò)相關(guān)典型事例來(lái)對(duì)其影響進(jìn)行廣泛宣傳。

2.完善內(nèi)部檔案管理機(jī)制。

要提高檔案工作的服務(wù)水平和效能,必須完善內(nèi)部工作機(jī)制,從檔案工作的基礎(chǔ)工作做起。檔案收集要從源頭抓起,接收時(shí)間提前,對(duì)重要材料可提前收集和歸檔并實(shí)行統(tǒng)一管理,同時(shí)擴(kuò)大接收的范圍,加強(qiáng)專門檔案的收集。在管理機(jī)制上加強(qiáng)重點(diǎn)工程項(xiàng)目用地的建檔工作和跟蹤服務(wù)；做好重要會(huì)議、重大活動(dòng)的建檔和協(xié)調(diào)服務(wù)；重視土地補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)和城建規(guī)劃等相關(guān)資料的收集建檔和服務(wù)。

3.積極探索檔案管理的新方法。

在國(guó)土資源檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理“四化”目標(biāo)：一是要實(shí)現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實(shí)現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)科學(xué)化，四是要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)這四個(gè)目標(biāo)，一方面要積極探索新形勢(shì)下電子檔案管理新辦法，將電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)貫穿起來(lái)，統(tǒng)一納入到檔案管理全過(guò)程，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的有效管理；同時(shí)還要充分利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。另一方面，國(guó)土資源檔案管理工作者要主動(dòng)學(xué)會(huì)開(kāi)發(fā)一些好的管理軟件，同時(shí)要引進(jìn)先進(jìn)管理軟件，及時(shí)配置最新檔案現(xiàn)代化管理所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，大力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面。

[1]齊林.淺談新時(shí)期國(guó)土資源檔案管理存在的問(wèn)題[J].海峽科學(xué),2009,（7）.

[2]唐立.淺談如何提高國(guó)土資源檔案[J].管理經(jīng)濟(jì)論壇, 2011,（12）.