蘆君

金川集團供應(yīng)分公司 甘肅金昌 737100

摘要：介紹了金川集團在材料供應(yīng)方面實現(xiàn)計算機管理的背景，通過引進ERP系統(tǒng)在材料供應(yīng)采購中的應(yīng)用，實現(xiàn)資金流、物流、信息流的統(tǒng)一管理，解決了內(nèi)部信息不暢通及管理困難等弊端，尤其在材料供應(yīng)環(huán)節(jié)上工作效率得到了很大的提高，供應(yīng)分公司2005年開始應(yīng)用ERP顯然使材料成本管理水平得到了很大的提高，協(xié)助員工快速完成任務(wù)，提高了工作效率，對材料采購各個方面得到了質(zhì)的飛躍，多年來取得了良好的經(jīng)濟效益。本文著重介紹ERP系統(tǒng)內(nèi)材料成本控制原理和流程，系統(tǒng)地總結(jié)了ERP系統(tǒng)的運用給集團公司材料供應(yīng)方面帶來的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：ERP；成本；應(yīng)用

一、引言

金川集團股份有限公司（以下簡稱金川集團）是采、選、冶、化配套的大型有色冶金、化工聯(lián)合企業(yè)，鎳和鉑族金屬產(chǎn)量占中國的90%以上，是中國最大的鎳鈷鉑族生產(chǎn)基地，全國第三大銅生產(chǎn)基地。

上世紀90年代，金川集團在材料管理工作中曾在計算機材料管理上做了很多實驗性的摸索，由于受當(dāng)時技術(shù)和觀念制約，沒有得到有效推廣，僅僅局限于對全系統(tǒng)物資定（限）額消耗、儲備資金定額執(zhí)行情況的統(tǒng)計管理。大量的計劃申報、平衡、匯總、驗收，領(lǐng)料單審批、傳遞，保管員發(fā)料、記帳、盤點等都是手工操作，相關(guān)數(shù)據(jù)多個崗位重復(fù)采集，形成信息孤島，效率低，勞動量大，使物資管理工作始終處在低水平狀態(tài)。隨著集團公司的做大做強和國際化經(jīng)營的穩(wěn)步實施，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使物流、信息流、資金流有效結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息資源共享、管理控制目標，不斷提升物資供應(yīng)管理水平，促進企業(yè)內(nèi)部物流更加快捷、準確和高效運行，為配合金川集團供應(yīng)分公司材料信息計算機聯(lián)網(wǎng)的需要，供應(yīng)分公司2005年開始應(yīng)用ERP系統(tǒng)對材料的計劃，采購、驗收、庫存、統(tǒng)計等進行管理，多年來取得了良好的經(jīng)濟效益，為集團公司成本控制貢獻了力量。

二、ERP系統(tǒng)成本控制的原理及流程

ERP-Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，ERP的核心管理思想是對整個供應(yīng)鏈進行管理的思想，體現(xiàn)精益生產(chǎn)，同步工程和敏捷制造的思想，體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想。其主要宗旨是對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟效益。所以，ERP首先是個軟件，同時是一個管理工具。它是IT技術(shù)與管理思想的融合體，也就是先進管理思想借助電腦，來達成企業(yè)的管理目標。ERP協(xié)調(diào)強調(diào)僅靠自己企業(yè)的內(nèi)部資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的外部資源（如上游的供應(yīng)商和制造商工廠以及下游的分銷商和客戶等）納入到一個整體的供應(yīng)鏈中，將企業(yè)的內(nèi)部資源和外部資源整合在一起，才能有效地安排在企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效的進行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，實現(xiàn)對企業(yè)的動態(tài)控制和資源的集成和優(yōu)化，進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。ERP強調(diào)在管理變革的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)，它是從哲理和實踐兩個方面，體現(xiàn)企業(yè)邁向知識經(jīng)濟時代，順應(yīng)管理革命發(fā)展趨勢的應(yīng)用軟件，是提高企業(yè)管理水平的有效手。ERP系統(tǒng)主要由采購管理、訂單管理、驗收管理、庫存和統(tǒng)計幾大模塊構(gòu)成。

ERP系統(tǒng)的成本控制幾乎涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有階段。ERP系統(tǒng)利用海量的數(shù)據(jù)信息和強大的計算能力，充分挖掘成本降低的潛力；通過對已發(fā)生成本的定期分析和考核，及時總結(jié)經(jīng)驗，為未來降低成本指出解決途徑。ERP作為一種先進的管理模式必然要在不同的環(huán)節(jié)對成本加以控制。在各項業(yè)務(wù)發(fā)生之前，它能對引發(fā)成本發(fā)生的各種動因進行規(guī)劃分析并預(yù)測成本發(fā)生的可能性及數(shù)額，進行先導(dǎo)式控制，以確保實際經(jīng)營過程的低成本運行；從系統(tǒng)本身來看，ERP成本控制系統(tǒng)強調(diào)事前計劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一。目前，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要是與標準成本法或作業(yè)成本合，重點以采購管理為突破口，進行成本控制分析。

采購成本控制主要是指在采購的過程中，對用于采購的材料的成本控制。利用ERP控制采購成本，就是要使整個采購過程信息化、透明化、制度化。采購部門主要利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)對供應(yīng)商和采購信息的管理，通過招標選定供應(yīng)商并簽訂合同，采購合同中包含的信息便成為ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用這些數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)供應(yīng)商信譽管理、到貨質(zhì)量管理和采購付款管理等模塊功能。如圖1所示，采購管理一般包括采購訂單、接收入庫、退貨和供應(yīng)商評價等環(huán)節(jié)。匯集請購單，這是采購的第一步，這一環(huán)節(jié)的成本控制大多取決于企業(yè)資金情況、科研情況和市場環(huán)境等。請購單匯集后經(jīng)過主管人員的批準便形成采購訂單，錄入ERP系統(tǒng)的采購訂單為采購成本控制提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。供應(yīng)商選擇這一環(huán)是采購成本控制的重要環(huán)節(jié)，對其成本控制主要依賴ERP系統(tǒng)對供應(yīng)商信息的評估，將供應(yīng)商的相關(guān)信息與供應(yīng)商主文檔中的信息對比，包括供應(yīng)商的資信、到貨率、提供物料的質(zhì)量等，使整個過程透明化、制度化、公開化。此外，合同簽訂應(yīng)盡量使得付款計劃與財務(wù)預(yù)算相符，同時也要保證合同信息錄入的準確性，這有助于以后的成本管理。驗貨入庫后相關(guān)的驗收單在ERP內(nèi)部會進行自動檢查，當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的容許界限時（如交貨日期和數(shù)量）將會被拒收而形成退貨單，同時ERP系統(tǒng)會自動檢查入庫單與采購定單的配比，以便信息的及時反饋，當(dāng)驗收部門核對無誤后，物料便運入倉庫保存。財務(wù)人員將物料相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄，并進行入庫單與發(fā)票的匹配，只有當(dāng)發(fā)票與訂單一致時才能通過；最后，付款前必須保證銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)同步更新并保持一致，審批手續(xù)不齊全或賬戶信息錯誤將可能導(dǎo)致付款錯誤，帶來不必要的損失。

三、ERP系統(tǒng)材料成本管理的應(yīng)用和成效

通過多年來ERP材料管理的應(yīng)用，金川集團供應(yīng)分公司在系統(tǒng)構(gòu)建的用友集團業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，認真做好全公司材料的供應(yīng)工作，確保了生產(chǎn)物資的需要，較好地完成了各項工作任務(wù)，材料管理水平得到了很大提高，取得了顯著的經(jīng)濟效益。主要表現(xiàn)在以下三個方面：首先，材料計劃準確率逐年提高，主要大宗材料計劃準確率已超過95%，采購人員有了技術(shù)準確的生產(chǎn)計劃信息，就能集中精力進行價值分析，貨源選擇，研究談判策略，了解生產(chǎn)問題，縮短了采購時間和節(jié)省了采購費用。其次，在加快資金周轉(zhuǎn)、降低庫存方面取得了明顯成效。其中資金周轉(zhuǎn)天數(shù)由原來的近兩個月縮短為一個月以內(nèi)；每年采購成本節(jié)約約千萬余元，庫存資金占用率連年下降。由于庫存費用下降，勞力的節(jié)約，采購費用節(jié)省等一系列人、財、物的效應(yīng)，使生產(chǎn)成本得到降低。再次，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時處理，決策命令準確下達，減少經(jīng)營成本，減低經(jīng)營風(fēng)險，快速應(yīng)對市場變化，通過ERP系統(tǒng)可協(xié)助基層用料單位加強物資定額儲備管理和降低材料消耗管理。

四、結(jié)束語

通過ERP系統(tǒng)在金川集團供應(yīng)分公司的多年實踐和應(yīng)用，可以看到在材料的計劃、采購、庫存等方面的管理水平都得到了極大提高，并取得了令人滿意的成效。隨著計算機材料管理在供應(yīng)分公司的日益成熟和普及，未來供應(yīng)分公司的材料ERP管理將更上一層樓，ERP系統(tǒng)將幫助我企業(yè)更好的提升競爭力，降低企業(yè)運營成本，不斷為企業(yè)發(fā)展帶來新的原動力，使企業(yè)在激烈市場競爭中不斷壯大發(fā)展，在同行業(yè)競爭中取得更大的競爭優(yōu)勢，為了金川集團的生產(chǎn)建設(shè)開創(chuàng)材料供應(yīng)工作管理新局面作出更大的貢獻。

參考文獻：

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