吳秋明

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)科技水平的不斷提高，事業(yè)單位的檔案數(shù)目與儲(chǔ)存需求日益增加，這成為推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的一劑強(qiáng)力催化劑。目前，提高事業(yè)單位檔案管理的效率，采用新型管理方法，成為了事業(yè)單位檔案管理日常工作中需要逐步加強(qiáng)的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

一、引言

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)逐步進(jìn)入信息化社會(huì)，眾多數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)及云端儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行處理并存儲(chǔ)。事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案管理事關(guān)國(guó)家建設(shè)過(guò)程中重要信息的保存，也為未來(lái)發(fā)展提供了第一手的寶貴資料。而事業(yè)單位的檔案管理需要處理大量數(shù)據(jù)并進(jìn)行有效保管，因此改革事業(yè)單位信息儲(chǔ)存模式能夠降低儲(chǔ)存成本，提高儲(chǔ)存效率。事業(yè)單位檔案管理本質(zhì)上是事業(yè)單位對(duì)有關(guān)重要信息或者憑據(jù)進(jìn)行妥善分類(lèi)保存的過(guò)程。而檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是事業(yè)單位使用較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)將本身紙質(zhì)或者其他材質(zhì)的檔案信息處理成電子信息，進(jìn)行有效保存，這就需要完成信息化轉(zhuǎn)換及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等過(guò)程以保障事業(yè)單位提供的檔案保管服務(wù)可以正常完成。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)除了需要考慮現(xiàn)有技術(shù)及人力限制之外，還需要考慮前期投入人力及技術(shù)的制約，以最大化信息化建設(shè)的效用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

1. 事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)信息化重視程度較低

當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人大多并非檔案管理類(lèi)專(zhuān)業(yè)出身，這造成檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)于通過(guò)現(xiàn)代化手段提高檔案管理能力和工作效率并不重視。目前眾多事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人由于年齡及學(xué)識(shí)所限，難以接受新生事物，仍然喜好使用老一套檔案管理方式，這為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)帶來(lái)了較大的推進(jìn)阻力。事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人的不重視也必然導(dǎo)致了下級(jí)執(zhí)行人員的不重視。例如，某市環(huán)境監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)有關(guān)園林綠化及污染問(wèn)題處理檔案的保管和存儲(chǔ)，由于該市近年來(lái)對(duì)于污染問(wèn)題的舉報(bào)及處理力度大大加大，給單位的檔案保存管理帶來(lái)了較大的壓力。但該單位檔案管理負(fù)責(zé)人由于年歲較大，難以接受新生事物，對(duì)于引進(jìn)的新型信息化管理系統(tǒng)和設(shè)備并未合理利用，造成工作量巨大，差錯(cuò)保管事件多有發(fā)展，阻礙了該單位檔案管理的正常發(fā)展。

2. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺失專(zhuān)業(yè)性人才

當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位招聘人員很少聘用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，眾多老員工均屬于“熟能生巧”型員工，而新員工也鮮見(jiàn)專(zhuān)業(yè)對(duì)口人才。這造成事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中人才缺口很大，大量新型設(shè)備及系統(tǒng)在同一采購(gòu)后，使用率較低。同時(shí)，對(duì)于參與檔案管理的員工培訓(xùn)力度較小也使得事業(yè)單位難以迅速改變檔案管理水平低下的局面。時(shí)代正在迅速發(fā)展，如果事業(yè)單位在檔案管理信息化進(jìn)程中不加以學(xué)習(xí)，這必然造成落后于時(shí)代的發(fā)展，嚴(yán)重阻礙信息化進(jìn)程的發(fā)展。例如，某事業(yè)單位在2014年度新招聘的公務(wù)人員中并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，對(duì)計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)并不具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。該單位主管人員安排新聘用人員從事檔案管理工作，但由于不具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，造成對(duì)新系統(tǒng)及設(shè)備的使用存在困難，造成檔案保管中誤刪2010年度7月份整月所有電子信息檔案，給該單位造成了重大保管事故。該事故的主要產(chǎn)生原因就是非專(zhuān)業(yè)人才誤操作導(dǎo)致。

3. 事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中缺乏信息安全保護(hù)措施

眾所周知，某些事業(yè)單位的檔案管理和其他企業(yè)或者普通單位的檔案管理存在巨大差異，主要原因是因?yàn)槟承┦聵I(yè)單位的檔案涉及到較多的國(guó)家核心機(jī)密或者某些企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，如果一旦泄露，將會(huì)給國(guó)家、企業(yè)帶來(lái)巨大的損失，并且需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。因此各事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中必須特別注重信息的安全保護(hù)以切實(shí)保障檔案安全。個(gè)別事業(yè)單位在對(duì)外公開(kāi)的信息審核方面存在漏洞，造成某些不應(yīng)該對(duì)外公開(kāi)的信息誤公開(kāi)，而這在建立現(xiàn)代信息系統(tǒng)后更容易出現(xiàn)，主要因?yàn)閮?nèi)網(wǎng)外網(wǎng)如果錯(cuò)誤進(jìn)行連接，便容易被黑客竊取重要信息。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措

1. 提高事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)信息化建設(shè)的重視程度

想要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，首先需要提高事業(yè)單位檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。想要提高事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中負(fù)責(zé)人對(duì)其重視程度，首先需要加大對(duì)信息化建設(shè)的宣傳力度，只有加大宣傳力度，負(fù)責(zé)人才能逐步意識(shí)到信息化可以有效提高工作效率、減少工作量、降低工作失誤率。負(fù)責(zé)人大多已入中年，對(duì)于新鮮事物的接受程度較低，因此相關(guān)主管單位應(yīng)組織對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行集體培訓(xùn)并進(jìn)行考核，以確保集體采購(gòu)的新設(shè)備和新系統(tǒng)可以物盡其用。同時(shí)，主管單位可以通過(guò)建立內(nèi)網(wǎng)的方式將轄區(qū)內(nèi)相關(guān)事業(yè)單位的電子化檔案信息進(jìn)行集體保存，并定時(shí)定期進(jìn)行抽查，對(duì)于不符合規(guī)范的信息錄入或者操作進(jìn)行及時(shí)指正。

2 增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的專(zhuān)業(yè)性人才

目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺失專(zhuān)業(yè)性管理人才給推進(jìn)信息化建設(shè)帶來(lái)了一定難度，因此想要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，還需要從人才入手，逐步培養(yǎng)并招聘一批具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的信息化建設(shè)人才。想要增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的專(zhuān)業(yè)性人才，首先可以通過(guò)對(duì)外招聘的方式進(jìn)行。對(duì)外招聘就是通過(guò)公開(kāi)的事業(yè)單位人才招聘時(shí)限制報(bào)考人員的專(zhuān)業(yè)，以確保后期從事檔案管理的人員具有圖書(shū)管理或者信息系統(tǒng)處理等知識(shí)。同時(shí)，這些人才可以短時(shí)間內(nèi)快速提高檔案管理信息化建設(shè)水平，給事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)注入新的血液。其次，還需要對(duì)內(nèi)進(jìn)行有效培訓(xùn)。已經(jīng)開(kāi)始從事檔案管理的員工，可能并不具備信息化操作的能力，但隨著培訓(xùn)力度的加大，很多難以克服的操作問(wèn)題仍然可以在短期內(nèi)得以解決。主管單位還可以配備相應(yīng)的信息化建設(shè)管理平臺(tái)，以及時(shí)回應(yīng)事業(yè)單位檔案管理人員遇到的檔案管理信息化問(wèn)題，并對(duì)多發(fā)性問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)文件解答或者系統(tǒng)優(yōu)化。

3. 增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中的安全保障水平

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中尤其需要注重增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的安全保障水平，以防止信息泄露、國(guó)家安全受到侵害的事件發(fā)生。安全保障是事業(yè)單位檔案管理時(shí)需要重點(diǎn)考察的問(wèn)題，事業(yè)單位的某些檔案涉及到國(guó)家安全、衛(wèi)生、醫(yī)療等基礎(chǔ)性問(wèn)題，一旦信息遭到泄露，極容易造成民眾恐慌，并給不法分子以可乘之機(jī)。提高事業(yè)單位檔案管理的安全水平，首先需要從優(yōu)化信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要有專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行，并對(duì)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行有效監(jiān)測(cè)。另外，在系統(tǒng)建設(shè)之后，還需要跟進(jìn)維護(hù)，對(duì)某些項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化、對(duì)安全漏洞給予補(bǔ)丁。而對(duì)于進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的使用人員也需要加強(qiáng)培訓(xùn)，防止因操作不慎造成的信息泄露。系統(tǒng)使用人員首先需要確保在錄入信息時(shí)網(wǎng)絡(luò)接入無(wú)誤，防止因在外網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行操作而導(dǎo)致的難以防止黑客攻擊等情況的出現(xiàn)。其次需要確保信息的錄入無(wú)誤，防止某些重要信息在掃描或者錄入時(shí)發(fā)生交錯(cuò)偏差。只有在信息系統(tǒng)和信息系統(tǒng)使用者都按照規(guī)則及相關(guān)要求謹(jǐn)慎行事，才能確保檔案管理信息化的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步及科學(xué)水平提高的重要表現(xiàn)，因此事業(yè)單位需要結(jié)合現(xiàn)有人力物力，同時(shí)采用高水平先進(jìn)信息化技術(shù)，最終做到加強(qiáng)檔案管理水平、增強(qiáng)檔案信息處理能力。

參考文獻(xiàn)：

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