文/泉州市光前醫(yī)院　鄭雯雯

醫(yī)院檔案工作如何更好地實現(xiàn)計算機(jī)管理

文/泉州市光前醫(yī)院鄭雯雯

【摘要】在檔案管理實踐過程中必須對醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行剖析，采取針對性強的措施和工作方案，引起決策層的重視、建章立制和全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)，為醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機(jī)管理奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案工作；計算機(jī)管理

隨著計算機(jī)技術(shù)滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，計算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院日常工作中同樣也得到推廣和普及。據(jù)權(quán)威部門的統(tǒng)計資料表明，普通醫(yī)院所屬各個科室及各個管理環(huán)節(jié)，基本上基本實現(xiàn)了計算機(jī)管理，為醫(yī)院工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理提供了硬件保證。檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，也是醫(yī)院信息資源工作的中心。檔案工作如何實現(xiàn)計算機(jī)管理，直接影響到醫(yī)院整體工作水平，必須抓緊和落實。因此，檔案工作如何更好地實現(xiàn)計算機(jī)管理是檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)層必須認(rèn)真面對的問題。

一、醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀

目前，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的各個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，已經(jīng)從單純的手工操作過程解放出來，逐步被計算機(jī)系統(tǒng)管理所替代。計算機(jī)管理檔案從開始實施的輔助性管理，現(xiàn)在已經(jīng)完全取代手工管理。計算機(jī)管理檔案顯示著強大的生命力和發(fā)展應(yīng)用潛力。但是，在調(diào)研中也發(fā)現(xiàn)其中仍然感到美中不足，仍然存不少的問題和不足需要引起高度重視，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案管理水平不高。檔案工作在醫(yī)院也是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，必須做好，大多數(shù)醫(yī)院把單位的檔案工作納入重要工作議程。但是，在實際工作中，檔案工作與檔案工作要求之間仍然存在很大的差距?？陀^地說檔案工作雖然重要，畢竟在短時期內(nèi)不能給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)收益，檔案工作的好壞不直接影響醫(yī)院的聲譽。因此，導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)難以把工作重心放在檔案工作上，在實際工作生活中，檔案管理工作很自然會得不到應(yīng)有的重視，客觀上導(dǎo)致檔案工作的邊緣化和管理水平的弱化。

（二）管理制度不完善。受重視程度弱化的影響，檔案管理在實際工作中，很難根據(jù)醫(yī)院制定的檔案管理辦法所規(guī)定收集檔案材料的重心開展工作。具體表現(xiàn)在檔案管理部門在開展工作時無章可循，沒有制定行之有效的檔案管理規(guī)章制度。也正因為規(guī)章制度的缺失或不完善，有些醫(yī)院里的重要科研成果、重要醫(yī)療案例檔案、人事檔案和文書檔案等得不到有效管理，檔案信息資源的開發(fā)和利用水平不高。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。眾所周知，醫(yī)院檔案工作管理水平的高低取決于檔案人員的綜合素質(zhì)的高低。鑒于醫(yī)院各個層面（包括領(lǐng)導(dǎo)層）對檔案工作重要性認(rèn)識不到位，重視力度不夠，人力資源的配置必然弱化。檔案管理部門檔案人員來源、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和配置都很難按照檔案工作運行規(guī)律運作，最終結(jié)果必然導(dǎo)致檔案人員的綜合素質(zhì)不符合檔案工作計算機(jī)管理的需要。表現(xiàn)在檔案人員普遍存在年齡偏大、知識結(jié)構(gòu)老化、缺乏現(xiàn)代化管理理論和缺乏現(xiàn)代化計算機(jī)專業(yè)基礎(chǔ)知識等現(xiàn)象，檔案人員所具備的專業(yè)知識不能滿足檔案計算機(jī)管理的需要。工作責(zé)任、工作能力都存在知識缺失現(xiàn)象。

（四）計算機(jī)管理水平偏低。從我國檔案工作領(lǐng)域整體情況來看，醫(yī)院檔案管理水平仍不能滿足現(xiàn)代計算機(jī)管理的需要，不論從檔案工作的硬件要求還是軟件要求都不能滿足計算機(jī)管理的需要。雖然醫(yī)院從業(yè)務(wù)部門和文書管理部門配備了良好的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，便受限于醫(yī)院綜合應(yīng)用計算機(jī)的能力不強，不能發(fā)揮計算機(jī)應(yīng)有的作用，導(dǎo)致檔案資源建設(shè)不夠完善，也不能實現(xiàn)檔案資源共享。

二、醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機(jī)管理的途徑和方法

通過對醫(yī)院計算機(jī)管理檔案現(xiàn)狀的分析，可知醫(yī)院計算機(jī)管理檔案水平十分低下，十分不利于檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化管理。會對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作造成不利影響。計算機(jī)管理檔案是時代發(fā)展的必然，也是醫(yī)院檔案管理工作上水平的必備條件。一所好的醫(yī)院，如果檔案工作沒做好，將直接影響該醫(yī)院的整體管理水平的提升。醫(yī)院檔案管理要上水平、上層次必須做好以下幾項工作：

（一）引起決策層的重視。不論那家單位如果要推進(jìn)某項工作，頂層設(shè)計至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)決策層的重視是檔案工作全面實現(xiàn)計算機(jī)管理的必備條件。檔案管理部門，要花大力氣研究單位實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的重要性和必要性?；诖?，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該做一些基礎(chǔ)性的工作，深入了解醫(yī)院檔案工作的重要性，加大宣傳力度，特別是榜樣的宣傳要做到位，要積極與上級檔案業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)系，爭取更多地支持和業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，注意收集檔案現(xiàn)代化管理工作做得好的醫(yī)院的先進(jìn)經(jīng)驗，經(jīng)過認(rèn)真梳理后，及時向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)層的支持。只有領(lǐng)導(dǎo)層支持檔案工作，才能有效地調(diào)配人力、物力和財力，才能真正有效地推進(jìn)檔案工作計算機(jī)管理。

（二）建章立制。醫(yī)院檔案工作管理部門，要真正實現(xiàn)計算機(jī)管理管理，提升檔案工作水平，必須建設(shè)自己本單位的檔案工作制度，特別是要結(jié)合本單位檔案工作的實際，制定本單位檔案管理辦法，明確本單位檔案的收集范圍和管理制度。要在實行科學(xué)管理的同時建立行之有效的檔案管理激勵機(jī)制。要做到用制度來管理檔案，用制度來保證檔案的收集完整，用制度來保證檔案的安全和穩(wěn)定，用制度來保證檔案有效開發(fā)和利用。

（三）全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。單位檔案工作是依靠本單位的檔案工作人員來完成的，為了做好本單位的檔案工作，檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。因為只有掌握了現(xiàn)代管理技能的檔案人員，才能勝任信息化時代計算機(jī)管理檔案崗位工作。所以，醫(yī)院檔案管理部門要從檔案人員自身的素質(zhì)出發(fā)，采取行之有效的工作措施和方法，確保檔案人員現(xiàn)代計算機(jī)管理技能的提升，特別是計算機(jī)操作技能的提升。如果檔案人員沒有掌握相關(guān)計算機(jī)操作技能，在實際工作中就沒法完成計算機(jī)管理檔案的任務(wù)。檔案管理部門要制定檔案人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)規(guī)劃，讓檔案人員有機(jī)會出去專題學(xué)習(xí)，提升計算機(jī)管理檔案的業(yè)務(wù)素質(zhì)，也可請有關(guān)計算管理檔案的專家到檔案部門工作，通過實地傳幫帶的形式讓檔案人員學(xué)會并掌握計算機(jī)管理技能。讓全體檔案工作人員計算機(jī)操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)落實到實處，才能促進(jìn)醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目標(biāo)。

（四）全面推進(jìn)檔案計算機(jī)管理。目前，我國大多數(shù)正規(guī)醫(yī)院所屬各業(yè)務(wù)科室已經(jīng)全面推行了計算機(jī)管理，取得了良好成效。過去繁重的手工操作逐漸被計算機(jī)管理系統(tǒng)所取代。大大減輕了工作人員的勞動強度，提高了工作效率。計算機(jī)管理系統(tǒng)的引入，對檔案工作產(chǎn)生了巨大的推進(jìn)作用。電子文件材料的形成，為傳統(tǒng)意義上的檔案注入了新的內(nèi)容。檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)，根據(jù)醫(yī)院自身的實際情況，制定本單位檔案管理辦法，為了更好地對接好業(yè)務(wù)部門形成的歸檔電子文件收集和整理工作，很有必要購置檔案管理軟件。這樣通過檔案管理軟件，醫(yī)療業(yè)務(wù)部門從門診收入病人、辦理住院手續(xù)、醫(yī)生開展診療活動、診斷病證、最終確定治療方案和最后辦理出院手續(xù)等整個過程實現(xiàn)了程序化管理。這樣大大提高了檔案工作效率，減輕了檔案人員的勞動強度。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案工作任務(wù)十分繁重，它涉及醫(yī)院所屬各單位、各部門工作的各個方面，包括人事工作、組織工作、黨政工作、科研工作和醫(yī)療工作等，其內(nèi)容十分豐富。隨著計算機(jī)管理系統(tǒng)的引進(jìn)，緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作發(fā)揮了其巨大的作用，不僅提高了醫(yī)院各部門的工作效率，也對檔案工作提出了更高的要求，為了滿足醫(yī)院各層次人員對檔案信息資源的需求，要將檔案管理部門建設(shè)成為現(xiàn)代化信息中心。必須采取各種有效措施強化檔案信息資源的計算機(jī)管理水平，積極開發(fā)檔案信息服務(wù)工作，為醫(yī)院所屬各單位提供檔案信息資源服務(wù)奠定扎實的基礎(chǔ)。

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