文/臨滄師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)處 楊韶妍

一、檔案管理信息化簡介

（一）檔案管理的內(nèi)容。高校檔案管理是指對(duì)學(xué)校日?；顒?dòng)中產(chǎn)生的記錄資料以及學(xué)生學(xué)籍檔案信息等進(jìn)行歸檔管理。隨著時(shí)代的進(jìn)步，目前很多高校的檔案館中都開辟了一些新的項(xiàng)目類別，如特色實(shí)物檔案、名人檔案等。例如校院士的書法畫作，或者學(xué)校在以往所取得的成績和獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)這些信息進(jìn)行歸檔保存，是為了記錄學(xué)校的教學(xué)成果，凸顯教學(xué)實(shí)力的同時(shí)，為學(xué)校未來的教育指明方向。

（二）高校檔案信息化管理的作用。檔案主要有兩個(gè)作用，其一是為后續(xù)工作提供參考資料，其二檔案是一種憑證。同理，高校檔案同樣具有這兩個(gè)主要的作用。對(duì)檔案的管理就是為了合理有效的發(fā)揮它的作用，給人們提供工作上的參考的同時(shí)，為未來的目標(biāo)指明方向。

（三）高校檔案管理應(yīng)注意的問題。檔案的管理應(yīng)注意保持其動(dòng)態(tài)性，例如對(duì)學(xué)籍檔案的管理來說，由于每個(gè)學(xué)生都是不斷成長變化的，因此學(xué)籍信息必須不斷更新。如果學(xué)籍檔案一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其存儲(chǔ)意義。需要根據(jù)學(xué)生經(jīng)歷情況的變化，不斷地加以調(diào)整，及時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地對(duì)學(xué)生的變化進(jìn)行跟蹤記錄。此外還要注意對(duì)檔案的管理應(yīng)遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質(zhì)量，保證應(yīng)用效率，而不是將其束之高閣。重視對(duì)檔案的利用，同時(shí)還要對(duì)其進(jìn)行分析，靈活應(yīng)用。

二、高校檔案信息化中存在的問題

（一）信息管理不規(guī)范。檔案管理信息化的首要條件就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。高校檔案數(shù)字化的資料非常少，而經(jīng)常被查閱和使用的資料還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)和管理，這樣一來就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來看，高校檔案業(yè)務(wù)的水平普遍較低，尤其對(duì)于檔案細(xì)則的著錄細(xì)則來說，相容性尤為差。這樣一來，系統(tǒng)軟件的相容性也就會(huì)隨之變低，工作人員無法對(duì)檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一。進(jìn)而限制了檔案信息電子化發(fā)展和建設(shè)。由于對(duì)檔案的管理和軟硬件標(biāo)準(zhǔn)上都不能統(tǒng)一，雖然在單機(jī)狀態(tài)下使用時(shí)還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會(huì)存在很多的問題，不能滿足用戶的需要。這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

（二）信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)較低。從我校檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，非常不適于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展。文檔的存儲(chǔ)形式大多是光盤、磁盤，這與檔案信息技術(shù)建設(shè)中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，教學(xué)部門也沒有對(duì)檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾?，檔案只重在收藏，卻輕視了對(duì)它的使用。很大一部分管理人員對(duì)檔案的利用和管理意識(shí)相當(dāng)?shù)牡?，缺少認(rèn)真的態(tài)度。

（三）管理思想落后。檔案信息化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各高校的普及，人們逐漸意識(shí)到了科技技術(shù)的重要性，它不僅簡化了工作流程，并且大大縮短了工作時(shí)間。但是，不能忽視的是目前還有相當(dāng)一部分的管理者對(duì)檔案信息化管理重視不足，甚至沒有意識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用。即便有些高校實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的信息化管理，但是其主要內(nèi)容不過是電子存儲(chǔ)和查詢等一些簡單操作，而沒有對(duì)這項(xiàng)信息技術(shù)進(jìn)行功能性拓展，對(duì)計(jì)算機(jī)的利用還很不充分。

（四）檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，有很大的安全隱患。這是因?yàn)?，信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的資源，深入到各個(gè)領(lǐng)域，一旦管理不善，就會(huì)造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

1.技術(shù)問題?，F(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這極大的威脅到了檔案信息的安全。

2.人為因素。首先，一些檔案管理人員的安全意識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒有對(duì)發(fā)布的信息作認(rèn)真的審查；其次，是缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，操作不規(guī)范，沒有及時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回；最后，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對(duì)檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

三、解決的辦法

（一）增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)。由于檔案管理工作復(fù)雜，工作量大，并且不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案資料整理工作一直沒有被人們所重視。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，首先要從思想觀念開始改變，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視對(duì)檔案工作的管理工作，引起基層工作者們對(duì)檔案整理的重視。必要時(shí)還需要制定相應(yīng)的管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理打好基礎(chǔ)。

（二）管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。管理必須要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為了發(fā)揮檔案的社會(huì)效能，高校檔案管理必須參照國家相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。此外，高校檔案管理由其特殊性，具體表現(xiàn)在對(duì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)要求較高，特別是科研檔案和教育檔案，因此，高校應(yīng)該根據(jù)未來的發(fā)展方向和其自身的特點(diǎn)制定規(guī)范化的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先,政府和高校應(yīng)該加大投入力度，盡快實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理見識(shí)。對(duì)于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全；其次，要使用適合我國高校檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進(jìn)行資料的錄入時(shí)，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以直接實(shí)現(xiàn)資源共享，不會(huì)給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費(fèi)。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，還必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和思想觀念。如果條件允許，可以對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。與此同時(shí)還要多多引進(jìn)一些高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，對(duì)他們進(jìn)行再教育，這樣可以縮短培訓(xùn)教育的時(shí)間。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織崗位學(xué)習(xí)討論會(huì)，或者選送一些優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的節(jié)奏，提高檔案管理水平。

（五）做好檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案部門在對(duì)各種資料進(jìn)行收集和整理的時(shí)候，應(yīng)注意對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開存儲(chǔ)，這樣做方便以后的檔案庫建設(shè)。此外還要重視對(duì)檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

（六）保證檔案管理的原真性和保密性?，F(xiàn)代化的檔案管理雖然可以將原來紙質(zhì)的文件掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，但是在文件的整理掃描過程中很可能會(huì)丟失部分文件內(nèi)容，改變文檔的原有面貌。因此，為了保證一些重要文件的完整性和原真性，除了對(duì)檔案進(jìn)行掃描之外，還要保存原有的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需。此外，電子數(shù)據(jù)檔案在傳輸?shù)倪^程中有丟失和泄密的危險(xiǎn)，所以必須做好檔案的加密工作，采用最先進(jìn)的加密技術(shù)，防止黑客對(duì)檔案進(jìn)行解密和網(wǎng)絡(luò)攻擊。想要發(fā)揮電子信息化檔案的優(yōu)勢，就必須要將目光放長遠(yuǎn)，實(shí)行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統(tǒng)；此外，還要制定出一套嚴(yán)格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。督促檔案管理人員提高安全意識(shí)，對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審查。

（七）決策的科學(xué)性和民主性。目前，我國各個(gè)高校的檔案信息電子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個(gè)新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。在這種情況下，合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學(xué)性，主要體現(xiàn)在：校行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和學(xué)校各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個(gè)好的決策；與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)方面都能齊頭并進(jìn)，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)制定出一個(gè)科學(xué)的指導(dǎo)方針；此外，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個(gè)階段性目標(biāo)都要進(jìn)行審定，對(duì)技術(shù)路線以及項(xiàng)目的執(zhí)行工作要進(jìn)行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進(jìn)行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

四、高校檔案信息化管理的創(chuàng)新途徑

創(chuàng)新源于信息的獲取。同樣，高校檔案信息化管理的創(chuàng)新，首先,要全面的學(xué)習(xí)和利用最新信息技術(shù)。舉例來說，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，可以采用手動(dòng)錄入、掃描、或者膠片轉(zhuǎn)換等方式將信息輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，用最簡便、最快捷的方式達(dá)到我們想要的目標(biāo)是信息化的目的；其次，管理模式必須要?jiǎng)?chuàng)新，高校檔案信息化管理其實(shí)主要體現(xiàn)在對(duì)計(jì)算的硬件管理和軟件管理上，學(xué)校不僅要重視檔案的信息管理，還應(yīng)該對(duì)檔案的歸檔、查詢方面拓展相應(yīng)的程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高校利用；最后，在管理機(jī)制上也要進(jìn)行創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的集中化統(tǒng)一處理轉(zhuǎn)變成開放式管理，實(shí)現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化高速率傳遞。

五、總結(jié)

信息社會(huì)給學(xué)校檔案的管理工作推向了電子化，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個(gè)新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。但是這也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必然要求，因此所有的難題都是必須要克服的。面對(duì)著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實(shí)現(xiàn)真正的信息電子化，要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設(shè)，高校的檔案資源也就實(shí)現(xiàn)了共享，這必將會(huì)為我國高校教育提供一個(gè)更加豐富的資源以及更方便快捷的服務(wù)。高校檔案管理者應(yīng)該意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，提高對(duì)檔案管理的重視，保證檔案的安全、準(zhǔn)確、完整，提高檔案資源的利用率。

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