文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處　徐冰心

加強石油企業(yè)檔案管理工作的措施分析

文/遼河石油勘探局興隆臺工程技術(shù)處徐冰心

【摘要】隨著我國經(jīng)濟在近些年的飛速發(fā)展，石油企業(yè)在科研檔案管理方面已經(jīng)取得了較大的成效。不得不承認(rèn)，處于當(dāng)前這樣一個全球一體化的大環(huán)境下，各石油企業(yè)之間競爭已經(jīng)進入到一個白熱化階段，在此發(fā)展過程中檔案管理工作在其中也扮演著極其關(guān)鍵的作用。鑒于此，我國的石油企業(yè)要想在這樣一個日益激烈的市場競爭中處于有利位置，就需要盡可能的加大在檔案管理工作人力物力財力的投入，根據(jù)實際需要設(shè)置專門的檔案管理部門，通過這種方式來促進石油企業(yè)的良好發(fā)展。鑒于此，本文將會首先闡述我國石油企業(yè)檔案管理的重要作用，結(jié)合自身多年的實踐經(jīng)驗提出一些關(guān)于如何加強石油企業(yè)檔案管理工作的措施，希望能夠為今后的檔案管理工作提供一些借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；檔案管理；部門；措施分析

通過以往大量的實踐結(jié)果表明，石油企業(yè)要想在真正意義上做好檔案管理工作，首先要從內(nèi)心對其重視起來，只有這樣才能充分發(fā)揮出主觀能動性，從而具體的做好檔案管理工作中收集、整理以及與之對應(yīng)的保管工作?？偟膩碚f，就是需要石油企業(yè)在充分了解檔案管理工作現(xiàn)狀的前提下制定出一套適合于當(dāng)下操作的檔案管理方案，并且盡可能的進行完善。要想做到這一點，不僅要在適當(dāng)?shù)臅r候引進一些當(dāng)前較為先進的計算機技術(shù)（或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)），與此同時還要在檔案管理的制度方面不斷進行創(chuàng)新，從而推動石油企業(yè)的向前發(fā)展。

一、石油企業(yè)檔案管理的重要作用

眾所周知，所謂的檔案數(shù)字化指的是利用相關(guān)的智能信息處理技術(shù)將過去那種傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張為存貯介質(zhì)的各種檔案資料（原始），通過壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等各種手段將其轉(zhuǎn)換成圖片文件、錄像文件以及聲音文件等形式，然后再運用各種存儲管理技術(shù)將他們有效保存各種介質(zhì)上來保證數(shù)據(jù)不會丟失，與此同時還可通過各種便捷的查詢手段快速而且準(zhǔn)確的檢索出所需要的檔案資料。隨著現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)緊隨時代發(fā)展的需要逐步建立起統(tǒng)一的檔案目錄中心，這樣一來就十分方便進行查詢和搜索客戶資料，人們以后只需要通過網(wǎng)絡(luò)就能夠找到自己所需要的各種檔案資料,從而利用檔案信息就不會再受時間和空間的限制。通過上面的描述應(yīng)該可以感覺得到，檔案數(shù)字化必將是未來發(fā)展的趨勢，因為這樣檔案從起草到修改再到后來的印發(fā)都可以直接在計算機上進行操作，同時數(shù)字檔案還具有開放、方便檢索和方便利用等特性這可以帶來多方面的好處。首先，檔案信息數(shù)字化的形成可以使眾所的利用者不需要像以前那樣到檔案館去進行翻閱，而是隨時隨地（只需要有網(wǎng)絡(luò)的地方）都能夠進入檔案管理系統(tǒng)來查閱自己需要的檔案信息；然后，通過這種方式會使檔案工作進入一個良性循環(huán)之中。雖然如此，但是就目前而言依然存在著這樣或者那樣的諸多原因造成計算機技術(shù)在檔案工作中無法充分體現(xiàn)出應(yīng)當(dāng)有的價值，檔案的保密性同樣受到了嚴(yán)峻的考驗。鑒于此，要實現(xiàn)石油企業(yè)檔案信息的共享，就必須想方設(shè)法進行檔案數(shù)字化建設(shè)。這樣做的目的在于可以突破時間以及空間的限制，不管是何時何地通過各種方式查找并且利用所需的信息。

二、石油企業(yè)檔案管理的具體措施

（一）從內(nèi)心重視加強對企業(yè)檔案管理工作?？偟膩碚f，就是需要石油企業(yè)管理人員真正的重視企業(yè)檔案管理工作，與此同時要在企業(yè)運營管理過程中最大限度的發(fā)揮檔案管理的真正價值。要做到這一點，就需要檔案管理人員清楚地認(rèn)識到自身的責(zé)任所在，建立一套檔案管理工作考核與激勵制度，做得好的有獎，做得不好的有罰，通過這種方式來提高員工對檔案管理工作的積極性。另外，要根據(jù)實際需要加大在對檔案管理人力物力財力的投入，將檔案管理工作與國際一流企業(yè)的檔案管理保持同步，從而建立具有現(xiàn)代化意義的檔案管理體系。

（二）進一步完善石油企業(yè)檔案管理制度。歸納的說，就是石油企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際發(fā)展?fàn)顩r在遵守相關(guān)部門制定的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，在檔案管理過程對的檔案進行有效的收集整理、分類保管、鑒定編寫等相關(guān)工作，從而建立現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，并在實踐的基礎(chǔ)上不斷的摸索經(jīng)驗來完善管理辦法與細(xì)則。

（三）積極引進專業(yè)的檔案管理人才。眾所周知，檔案管理具有很大的工作量而且流程比較復(fù)雜，屬于一種專業(yè)性較強的工作，這就需要檔案管理人員認(rèn)真細(xì)致的加以對待方可取得最佳效果。除此之外，由于檔案管理工作本身往往是會讓人感覺到比較枯燥無味的，每天所做的事情都是大同小異，，所以需要檔案管理人員自身具備較強的工作責(zé)任感，與此同時還可以將專業(yè)檔案管理知識與實踐活動有機結(jié)合起來。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著時代的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化對于檔案管理部門而且可以說是機遇和挑戰(zhàn)并存。而且有一點值得注意的是，檔案信息化并非完全取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，這不僅僅體現(xiàn)在檔案內(nèi)容方面，而且檔案載體等信息同樣可以很快的判斷檔案信息的真?zhèn)蔚确矫?。因此，從?dāng)前的發(fā)展情況來看，最好的辦法就是有機結(jié)合目前數(shù)字化的檔案和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法，只有這樣才能在真正意義上確保檔案事業(yè)更好地服務(wù)于油田事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

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