文/廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　劉靜

信息時(shí)代探索高職院校檔案管理新途徑

文/廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院劉靜

【摘要】信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，提供了新途徑和方法給傳統(tǒng)檔案管理工作。高職院校檔案管理直接影響著其教學(xué)、招生、就業(yè)、科研等活動(dòng)，是高職院校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。本文主要分析了信息時(shí)代給高職院校檔案管理帶來(lái)的影響以及其實(shí)施檔案信息化的必要性，探究了高職院校檔案管理工作中的問(wèn)題以及其在信息時(shí)代檔案管理的新途徑。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化；影響；必要性

當(dāng)前，我國(guó)不斷發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，同時(shí)不斷深化教育改革，高職院校的學(xué)生和教職工檔案數(shù)據(jù)每年都發(fā)生很大變動(dòng)，比如錄入或者遷出，當(dāng)前數(shù)量快速增長(zhǎng)，所以高職院校變動(dòng)、更新、維護(hù)檔案成為一項(xiàng)重要工作。而在當(dāng)前的信息時(shí)代，電子檔案得到更加廣泛的應(yīng)用，提高了高職院校檔案管理工作的科學(xué)性、現(xiàn)代性和規(guī)范性，提供了更加健全和完善的檔案。

一、高職院校檔案管理信息化的必要性

（一）檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項(xiàng)工作的原始資料，能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況，比如每個(gè)時(shí)期的成果、教學(xué)等，這些基礎(chǔ)性原始資料通過(guò)檔案管理系統(tǒng)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作。檔案工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步也能夠在檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、信息來(lái)源、讀者服務(wù)渠道等方面反映出來(lái)。通過(guò)整理、統(tǒng)計(jì)、分析檔案能夠提供詳實(shí)、客觀、準(zhǔn)確的資料給決策層。

（二）提供重要的科學(xué)依據(jù)給第三方考核評(píng)估。高職院校的檔案包括了很多方面，對(duì)單位各個(gè)階段的工作情況進(jìn)行了全面系統(tǒng)的記錄，充分反映了一個(gè)院校的校風(fēng)和校貌，給社會(huì)評(píng)價(jià)一個(gè)院校提供了準(zhǔn)確依據(jù)。

二、高職院校檔案管理中的問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)高職院校檔案管理不斷借鑒傳統(tǒng)高校的檔案管理，不斷向現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化的管理模式發(fā)展，可是我國(guó)高職院校檔案管理仍然存在著一些問(wèn)題。

（一）缺乏完善的設(shè)備。隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，很多高職院校檔案管理部門使用電腦等設(shè)備辦公，可是只是錄入檔案目標(biāo)，幾乎沒(méi)有充分利用檔案。有些檔案管理部門甚至沒(méi)有配置設(shè)備，使用其他部門淘汰的電腦設(shè)備，不能安裝現(xiàn)代管理軟件。有些高職院校當(dāng)前仍然是人工編目、歸類、整理、記錄檔案，其巨大的工作量極易產(chǎn)生失誤，效率低下，經(jīng)常在面對(duì)突擊檢查時(shí)加班進(jìn)行整理，此時(shí)更易出現(xiàn)失誤，嚴(yán)重影響了檔案信息的真實(shí)性和全面性。

（二）缺乏較高水平的管理人員。當(dāng)前，很多高職院校檔案管理工作人員缺乏較高的水平，由于他們不具有較高的學(xué)歷，也沒(méi)有受到專業(yè)教育。有些院校為了吸引或者留住博士、教授等人才，會(huì)將他們的配偶、子女等安排在檔案管理部門。也有些高職院校聘用臨時(shí)工完成檔案管理工作。這些促使人們不能意識(shí)到檔案管理工作的重要性。高職院校的檔案管理部門通常很少與其他部門進(jìn)行溝通，缺乏獲得信息的途徑，管理人員交底的電腦操作水平降低了創(chuàng)新和改革的可能性，嚴(yán)重阻礙了高職院校檔案管理水平的提高。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。因?yàn)楦呗氃盒Ｗ陨淼墓芾砟Ｊ?、辦學(xué)規(guī)模、隸屬關(guān)系等，導(dǎo)致其產(chǎn)生了落后的管理方法、多樣化的管理人員、不一致的檔案管理質(zhì)量、不統(tǒng)一的制度規(guī)范。比如在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，缺乏統(tǒng)一的材料格式、一致的紙張大小、規(guī)范的檔案整理、科學(xué)的歸類等。

（四）沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。檔案管理部門是比較封閉的部門，是進(jìn)行自我運(yùn)行、缺乏與其他部門的溝通，這促使其形成陳舊和保守的思想，也不會(huì)積極創(chuàng)新?？墒?，在目前信息來(lái)源多元化的環(huán)境中，缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和應(yīng)變能力，不能為使用者提供現(xiàn)實(shí)需求。

三、信息時(shí)代高職院校管理檔案的新途徑

高職院校要轉(zhuǎn)變觀念，建立現(xiàn)代信息管理的理念，當(dāng)前的信息時(shí)代不斷變化，如果跟不上時(shí)代的發(fā)展就會(huì)被淘汰，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)得以快速發(fā)展，高職院校想要獲得較快的發(fā)展，也要積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理工作也不例外。

（一）高職院校加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)。高職檔案信息化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。高職院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基本不要求檔案管理技術(shù)和設(shè)備，可是信息時(shí)代的檔案管理非常復(fù)雜和繁瑣，需要完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，也就是硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，比如掃描儀、各種應(yīng)用軟件等，以保管、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)和利用檔案信息。實(shí)踐表明，高職院校中安全以及穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)能夠充分發(fā)揮檔案管理工作信息化手段的優(yōu)勢(shì)，所以高職院校要投入足夠的資金購(gòu)買設(shè)備和技術(shù)，促使檔案管理信息化建設(shè)能夠真正發(fā)揮管理檔案的作用。此外，高職院?？梢酝瑫r(shí)建設(shè)檔案信息平臺(tái)和校園網(wǎng)站，促使人們能夠共享信息資源。

（二）高職院校提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。高職院校檔案管理人員的信息化素質(zhì)以及能力對(duì)檔案信息化管理的成效有決定作用，當(dāng)前很多高職院校檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)，通常由其他部門人員擔(dān)任這一職責(zé)，不了解檔案管理基本知識(shí)，更不會(huì)管理和開(kāi)發(fā)檔案。檔案管理人員既要有較高的政治和職業(yè)素養(yǎng)，也要具備較高的專業(yè)能力，還要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和作風(fēng)。因此，檔案管理人員具有較高的專業(yè)性、技能型和知識(shí)性能夠保證檔案信息化建設(shè)。所以，高職院校要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員，培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技能，促使他們以較高的信息化意識(shí)，不斷增強(qiáng)自身的檔案管理能力。

（三）高職院校積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。高職院校在信息化環(huán)境下要加強(qiáng)開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，促使其能夠在高職教學(xué)、管理人事等方面發(fā)揮重要作用。高職院校為了促使用戶更加便捷的使用檔案信息，高職院校有必要建立檔案管理網(wǎng)站，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，然后以檔案管理網(wǎng)站為基礎(chǔ)進(jìn)行各種服務(wù)，比如檔案資源的編研利用咨詢等。還要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，放入門戶網(wǎng)站，接著加工、儲(chǔ)存、展示檔案信息資源，這樣用戶使用檔案資源就不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制。此外，高職院校也要建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的信息化程度。高職院校也要積極和其他院校合作，共享檔案信息，提高檔案管理的開(kāi)放性，所以各個(gè)高職院?？梢越⒁粋€(gè)聯(lián)合交流寫(xiě)作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)而交換和共享信息，這需要每一個(gè)高職院校定期上傳檔案信息，而系統(tǒng)管理人員則要優(yōu)化組合分散的檔案資源，提高檔案信息的價(jià)值。

（四）及時(shí)維護(hù)和更新檔案信息。高職院校每年，甚至每天的檔案信息都會(huì)發(fā)生變化，所以高職院校檔案管理信息化建設(shè)是動(dòng)態(tài)的，所以檔案管理人員對(duì)檔案信息要進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和更新，并在檔案信息中反映這些變化。完整和準(zhǔn)確的錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這樣才能順利進(jìn)行后期數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新，才能促使檔案管理工作服務(wù)于高職院校，提高高職院校的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案能夠推動(dòng)其快速發(fā)展，所以應(yīng)該對(duì)其加以重視，利用現(xiàn)代信息技術(shù)不斷提高其管理水平和服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源、提高檔案信息化管理的安全性、及時(shí)維護(hù)和更新檔案信息，充分體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。

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