李笑林

摘 要：文章以大秦鐵路股份有限公司榆次站的實踐經(jīng)驗為切入點，從設備設施“一件一檔”管理的實施范圍、基本要求以及推行設備設施“一件一檔”管理的方法和措施等方面作了較為全面的闡述。

關鍵詞：設備設施 “一件一檔”管理 實施范圍 基本要求 方法措施

中圖分類號：F270 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）09-294-02

設備設施“一件一檔”管理是企業(yè)管理的重要基礎性工作，是一種綜合的管理方法，尤其是在大中型制造類、交通運輸生產(chǎn)企業(yè)推行“一件一檔”管理更有著十分重要的意義，既可以準確地知曉家底，掌握企業(yè)的生產(chǎn)、加工能力，有效解決企業(yè)在發(fā)展中可能存在著的設備設施重復投入、資源浪費或者投入不足、制約和影響生產(chǎn)均衡、各種設備設施整體功能難以有效發(fā)揮的問題，也可以及時準確地反映設備設施的運行狀況和安全投入情況，確保設備設施的安全運行和均衡生產(chǎn)，不斷降低生產(chǎn)安全風險，實現(xiàn)生產(chǎn)安全與經(jīng)營效益的共贏發(fā)展。

一、設備設施“一件一檔”管理的實施范圍

企業(yè)類型的不同決定了實施范圍的差異，但基本的要求是相通的。一般來講，推行設備設施“一件一檔”管理的范圍主要應有以下幾個方面;（1）生產(chǎn)運輸類設備設施。主要包括各種機床、加工設備、吊裝設備、機車、車輛、線路、站場設施、信號設備、電氣化供電設備等專用資產(chǎn)。（2）檢修維護類設備設施。主要包括各種機械動力設備、運輸起重設備、儀器儀表、工具及器具、電子信息設備等。（3）后勤保障類設備設施。主要包括廠房、房屋、各類建筑設施等固定資產(chǎn)及公用車輛、空調(diào)、鍋爐等供采暖設備、大型廚具等。

通常情況下，企業(yè)應根據(jù)國家有關規(guī)定，按照企業(yè)實際情況和現(xiàn)有設備設施的實際價值，劃定最低建檔標準。

二、推行設備設施“一件一檔”管理的基本要求

推行設備設施“一件一檔”管理，應以設備設施的財務和技術資料為基礎，按照規(guī)定格式，借助信息化系統(tǒng)，為每件設備設施建立一個電子檔案，并動態(tài)詳細記錄設備設施整個壽命周期內(nèi)各種價值投入和運用維護支出，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供直接、實際、準確的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)和基礎信息資料，以提高設備設施的精細化管理水平，實現(xiàn)設備設施全壽命周期綜合效益最大化的管理目標。

1.明確建檔內(nèi)容。設備設施“一件一檔”即指一件設備或設施建立一份專門的檔案。檔案中的基本內(nèi)容主要應包括設備設施的名稱、規(guī)格、型號、技術參數(shù)、企業(yè)編號、購置時間、費用等靜態(tài)資料和使用年限、折舊提取、更新改造、加裝擴容、技術升級、大修中修、專項整治及日常維護支出等動態(tài)數(shù)據(jù)。也可以根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理的需要以及設備設施的專業(yè)特點增進一些相應的項目和內(nèi)容，特別是對于涉及設備設施的投資性支出必須分門別類地反映在“一件一檔”檔案中。

2.規(guī)范建檔要求。設備設施“一件一檔”的建立，應以企業(yè)財務臺賬反映的固定資產(chǎn)范圍為基礎，以單位固定資產(chǎn)卡片或原始記錄為依據(jù)，并且遵循各專業(yè)技術設備臺賬、設備履歷簿的分類標準或管理方法。一般情況下，設備設施能夠單臺或單件記錄的，原則上要獨立建檔;對于財務部門固定資產(chǎn)卡片上未能按照單臺、單件記錄的設備設施，或自成系統(tǒng)單元，不易再劃分識別的（如供電系統(tǒng)、監(jiān)控信息平臺等），可以按系統(tǒng)獨立建檔;企業(yè)的廠房、房屋按照“棟”建立;其它建筑物按照“座”“處”“個”單件建立;站場服務設施按照“站”“場”“所”建立。

在建檔過程中，要特別注意設備設施動態(tài)變化數(shù)據(jù)的記錄和整理，如設備設施在其整個壽命周期內(nèi)發(fā)生的所有投資性支出和維護保養(yǎng)性支出包括購置、運用、維護保養(yǎng)、中修、大修、更新改造、加裝改進、技術升級、專項整治等所有的信息，必須按照規(guī)定時段和時間節(jié)點，分門別類，逐項逐筆記錄和整理，并清晰地反映針對設備設施實施的項目類別、時間、支出金額、實施負責人、驗收人等內(nèi)容，嚴禁虛列、錯列、漏列等行為的發(fā)生。

3.大力采用信息化手段。隨著現(xiàn)代信息化技術的快速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，加之設備設施種類繁多，技術規(guī)格、質(zhì)量標準愈來愈高，各種數(shù)據(jù)、參數(shù)愈來愈龐雜，傳統(tǒng)意義上的低質(zhì)建檔、人工編撰的方式顯然愈來愈難以滿足實際的工作需要。因此，推行設備設施“一件一檔”管理，首先要大力采用信息化手段，要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)類型和現(xiàn)有主要設備設施狀況，進行充分的系統(tǒng)調(diào)研分析，考慮實際使用和信息化技術的標準格式，按大系統(tǒng)分類制定專用設備設施“一件一檔”的標準格式，在此基礎上專門開發(fā)“一件一檔”管理信息系統(tǒng)，并將其納入企業(yè)管理信息網(wǎng)絡，利用先進的信息技術手段，實現(xiàn)設備設施“一件一檔”信息數(shù)據(jù)及時傳遞與網(wǎng)絡共享，進行網(wǎng)上數(shù)據(jù)匯集、分類管理、集中會審、適時考核、及時監(jiān)控、動態(tài)修正等。通過高效快速的信息處理能力，使設備設施“一件一檔”管理工作更加科學、合理、高效準確，數(shù)據(jù)和資料的收集、整理、歸檔、分析更加可靠。

三、推行設備設施“一件一檔”管理的方法和措施

設備設施“一件一檔”管理既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的基礎性工作，也是對傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理理念的進一步拓展和深化，各類企業(yè)特別是大中型制造類和交通運輸生產(chǎn)類企業(yè)都應該積極推進設備設施“一件一檔”管理，以期不斷改進和提升企業(yè)管理水平。

1.要有專門機構(gòu)或指定專人負責?！耙患粰n”管理工作是一項十分細致嚴謹?shù)墓ぷ鳎婕懊鎻V、范圍大，溯及時間周期長，技術含量專業(yè)要求高，特別是在一些管理基礎薄弱、設備設施資料數(shù)據(jù)不齊不全的企業(yè)更是如此。因此，企業(yè)推行“一件一檔”管理，原則上應該有專門的機構(gòu)或指定專人負責，通常情況下，考慮資料數(shù)據(jù)來源的準確和可靠，一般應由財務部門或者設備設施管理部門牽頭、各業(yè)務部門配合組織進行。

2.應制定統(tǒng)一明確的工作要求。為確?！耙患粰n”管理工作的順利實施，企業(yè)應制定統(tǒng)一的工作方案，提出明確的工作要求，包括實施“一件一檔”管理的目的、意義、實施范圍、內(nèi)容要求以及方法步驟等。

3.抓好基層基礎。企業(yè)推行“一件一檔”管理，重點在基層車間、班組，難點在原有設備設施的資料收集整理。要認真深入進行摸底調(diào)查，通過現(xiàn)場調(diào)研查看、座談、個別訪問、查閱賬冊資料等多種方式摸清家底。要以各基層單位、各部門的財務賬反映的固定資產(chǎn)范圍為基礎，以固定資產(chǎn)卡片為依據(jù)，遵循各專業(yè)技術設備臺賬、設備履歷簿的分類標準或管理方法，以這些資料、數(shù)據(jù)為依托開展建檔工作。“一件一檔”的基本檔案資料除設備規(guī)格、設備型號、購置時間、使用年限、技術參數(shù)、修理狀況等項目外，可以根據(jù)相關業(yè)務部門的要求，結(jié)合設備設施的專業(yè)特點，增加相應的項目和內(nèi)容。對于在固定資產(chǎn)卡片上未能按照單臺、單件記錄的設備設施，“一件一檔”建立時要依照有關技術標準，盡可能單件單臺建立。

4.綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧。設備設施“一件一檔”管理涉及企業(yè)管理的方方面面，必須綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧。要自上而下布置安排，統(tǒng)一步驟，確定工作標準，明確工作要求;要自下而上反映現(xiàn)場設備設施狀況，即班組及時、準確記錄、登記臺賬，車間根據(jù)班組提供的情況逐一核實并上報，相關部門根據(jù)車間上報的資料逐項分析核實，使公司、車間、班組三級臺賬完全相符，真正達到閉環(huán)管理。要上下結(jié)合，及時更新臺賬各項信息，即車間、班組及時向相關部門反饋更新信息，相關部門則根據(jù)反饋的信息安排專職臺賬管理人員進行檢查、指導、糾偏，真正實現(xiàn)動態(tài)管理。

5.集中會審，逐次提高。為確保及時發(fā)現(xiàn)“一件一檔”管理工作中存在的問題和不足，應定期對整個管理過程開展集中會審和評價。集中會審的重點是分門別類對各基層單位專用資產(chǎn)和通用資料“一件一檔”基礎檔案建立情況、考核期內(nèi)費用支出數(shù)據(jù)錄入的準確性及合理性、“一件一檔”運用情況進行階段性審核。為保證集中會審與會計核算期間的一致性，一般應按年度進行集中會審，集中會審要充分體現(xiàn)專業(yè)性和綜合性相結(jié)合，并突出專業(yè)性，以有效提高集中會審的質(zhì)量和效果，及時進行數(shù)據(jù)修正和糾偏，總結(jié)好的經(jīng)驗和做法并積極進行推廣。會審一次，改進一次，一個階段一個階段逐次提高。

6.定期考核，持續(xù)推進。在推進設備設施“一件一檔”管理工作中，要建立和完善考核激勵機制。從明確考核內(nèi)容、考核分工、考核方式、考核標準等入手，建立和健全考核評價機制，按期進行考核，充分激發(fā)和調(diào)動企業(yè)全員參與“一件一檔”管理工作的積極性?？己说膬?nèi)容和重點應包括各車間、各部門設備設施“一件一檔”建立情況，考核期內(nèi)有關數(shù)據(jù)的錄入、維護、更新情況和業(yè)務部門、綜合部門對各種設備設施“一件一擋”的管理使用及監(jiān)督檢查情況?？荚u的方式可以采取定量考核與定性考核相結(jié)合，同時實行聯(lián)掛聯(lián)考，即業(yè)務部門的考核結(jié)果要與基層單位的考核結(jié)果掛鉤，綜合部門的考核結(jié)果要與各業(yè)務部門和基層單位的考核結(jié)果掛鉤，通過比對分析，嚴格標準，賞罰分明、獎優(yōu)罰劣，推進設備設施“一件一擋”管理工作的扎實有序開展。

參考文獻：

[1] 畢冕.項目管理[M].復旦大學出版社，2000

[2] 余小三.路政管理規(guī)定之立法進步析評[J].武漢交通管理干部學院學報，2003（12）

（作者單位：大秦鐵路股份有限公司榆次站 山西晉中 030600）

（責編：李雪）