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醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑研究

史明明

浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711

[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項(xiàng)管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時(shí)，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨。鑒于此，本文對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋

檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的。

檔案現(xiàn)代化管理可以通過計(jì)算機(jī)錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時(shí)間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲(chǔ)，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長(zhǎng)了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開發(fā)和利用率。

信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求量和時(shí)效性要求越來越高，同時(shí)，隨著各單位工作開展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫(kù)容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無法滿足新時(shí)期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略

（一）電子策略運(yùn)用

1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開發(fā)出來，這些軟件各有特點(diǎn)，在選擇時(shí)，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過國(guó)家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案的材料搜集、報(bào)送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再實(shí)現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺(tái)匯總至檔案管理部門，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個(gè)部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過計(jì)算機(jī)輔助，檔案管理工作效率大大提升。

3.電子檔案管理。隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無紙化辦公早已由概念逐漸實(shí)踐應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時(shí)代。檔案的自動(dòng)化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長(zhǎng)久保存問題。

（二）管理環(huán)境構(gòu)建

1.更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化?？茖W(xué)理念意識(shí)對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。面對(duì)新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識(shí)和技能。

2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫(kù)房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤、光盤、打印機(jī)、交換機(jī)等硬件工具，這些硬件工具是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動(dòng)化管理的重要保障；第三，在存儲(chǔ)保護(hù)檔案時(shí)，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時(shí)，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號(hào)等項(xiàng)目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放?，F(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制的全新管理制度和使用規(guī)則。

2.加強(qiáng)安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用?，F(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲(chǔ)存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕栴}，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護(hù)工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實(shí)性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。

三、結(jié)論

目前，社會(huì)各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢(shì)下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開拓多種渠道，開發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

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