文/山東電力工程咨詢?cè)河邢薰?邵甜甜

近年來，EPC管理模式（設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行一體化）在火電建設(shè)乃至工程建設(shè)中得到了大量的應(yīng)用，成功地克服了設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行相互制約和脫節(jié)的矛盾。對(duì)文件的有效控制在EPC項(xiàng)目管理中占據(jù)著重要的地位，與安全控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制并列為五大控制，建立完善的文件控制管理體系，掌握必要的文件控制方法對(duì)文件控制工作乃至火電項(xiàng)目建設(shè)顯得尤為重要。

一、文件控制的含義與特征

火電EPC模式項(xiàng)目文件控制是指按照項(xiàng)目文件控制和管理程序，采用科學(xué)的方法和手段對(duì)項(xiàng)目文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性、高效性進(jìn)行控制，使項(xiàng)目文件始終處于有序合理的狀態(tài)，為工程的高質(zhì)量建設(shè)和順利移交服務(wù)。該體系顛覆了檔案管理的靜態(tài)管理模式，從招投標(biāo)開始介入，過程中動(dòng)態(tài)控制，結(jié)束后驗(yàn)收移交，實(shí)現(xiàn)了全過程的動(dòng)態(tài)控制模式。文件控制的特征主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）動(dòng)態(tài)性。文件控制有別于對(duì)檔案實(shí)體的靜態(tài)管理，是對(duì)項(xiàng)目文件整個(gè)生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)的控制，并且在過程中對(duì)偏離項(xiàng)以及不符合項(xiàng)均會(huì)作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，實(shí)現(xiàn)整個(gè)生命周期的動(dòng)態(tài)管理。

（二）全面性。文件控制需在過程中把握文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，實(shí)現(xiàn)過程中文件的全面性控制。

（三）過程性。文件控制的重要階段是在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，此階段也是文件控制的最佳時(shí)期，只有在過程中控制好項(xiàng)目文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，才會(huì)有高水準(zhǔn)的驗(yàn)收移交。

（四）控制性。文件控制的靈魂在于控制，即按照統(tǒng)一規(guī)則或者標(biāo)準(zhǔn)行事，避免任意的活動(dòng)，通過一定的控制手段使得項(xiàng)目文件始終保持有序可控的狀態(tài)。

二、文件控制的環(huán)節(jié)

（一）招評(píng)標(biāo)。在招標(biāo)文件中應(yīng)納入文件管理，將文件清單、文件管理要求等寫入標(biāo)書中，并在評(píng)標(biāo)時(shí)占據(jù)一定的比例進(jìn)行考核，實(shí)現(xiàn)文件的源頭控制。

（二）簽訂合同。文控人員應(yīng)參與合同的編制及修訂，明確文件數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間等各方面的要求，通過合同的法律效力明確職責(zé)與分工。

（三）過程控制。專業(yè)工程師對(duì)文件完整性以及文件的質(zhì)量進(jìn)行過程控制，在過程中及時(shí)催報(bào)、審查項(xiàng)目文件，對(duì)不符合的情況及時(shí)糾正或退回。

文控人員對(duì)文件的規(guī)范性進(jìn)行過程控制，嚴(yán)格以程序文件的要求編制文件，文件流轉(zhuǎn)過程中監(jiān)督檢查，對(duì)不符合的情況及時(shí)退回。

（四）費(fèi)用控制。應(yīng)建立相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)與懲罰機(jī)制，例如，為項(xiàng)目文件管理預(yù)留5%工程款，通過費(fèi)用控制項(xiàng)目文件管理與移交的質(zhì)量。

（五）竣工驗(yàn)收。以單位工程為單元進(jìn)行竣工文件的驗(yàn)收與移交，單位工程結(jié)束后，接收單位及時(shí)對(duì)竣工文件進(jìn)行技術(shù)性和規(guī)范性審查，把握好最后的控制環(huán)節(jié)。

需要注意的是，文件控制與文件流轉(zhuǎn)是有區(qū)別的。前者是能夠控制文件的力的總和，具有制約性；后者是文件生命周期中運(yùn)動(dòng)的軌跡，沒有明顯的制約力。文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)一定是文件控制的節(jié)點(diǎn)（但有強(qiáng)弱之分），但文件控制的節(jié)點(diǎn)不一定是文件流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)。文件控制環(huán)節(jié)、文件流轉(zhuǎn)和文件控制的工作內(nèi)容關(guān)系下圖：

三、文件控制的方法

文件控制應(yīng)以“過程控制文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、流轉(zhuǎn)高效性；竣工控制文件的成套性、系統(tǒng)性、移交及時(shí)性”為重心，以“三個(gè)一（一班人員、一套程序、一個(gè)平臺(tái)）”為策略，建立覆蓋項(xiàng)目生命周期全過程的文件控制體系。

（一）一班人員——全員參與理念。應(yīng)建立以項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)為總負(fù)責(zé)人，文控管理部門為歸口部門，其他各部門及全體成員共同參與的文件控制管理體系，加強(qiáng)全員參與理念，共同控制項(xiàng)目文件的規(guī)范性、完整性與高效性。

（二）一套程序——嚴(yán)格執(zhí)行程序。因根據(jù)合同的要求以及項(xiàng)目實(shí)際情況，編制管理程序體系，并且嚴(yán)格以程序文件為依據(jù)規(guī)范項(xiàng)目文件的控制和管理。

（三）一個(gè)平臺(tái)——文檔管理系統(tǒng)。依托文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息化管理和人機(jī)統(tǒng)一，提高文件管理水平，確保項(xiàng)目文件完全數(shù)字化與共享，方便利用。

需要注意的是，文件的規(guī)范性、完整性和高效性之間是制約關(guān)系，并且，并不是文件的規(guī)范性、完整性、高效性越高越好，需要文控人員尋找之間的平衡點(diǎn)，動(dòng)態(tài)把握之間的平衡關(guān)系。

[1] 蘇洲，吳坤艷.淺談EPC模式下核電設(shè)備采購(gòu)文件控制體系的應(yīng)用.管理觀察，2013（03）

[2] 吳笛.工程項(xiàng)目管理中文件控制體系的建立和運(yùn)作.項(xiàng)目管理技術(shù)，2010（3）