關(guān)于高校圖書采訪質(zhì)量控制的思考

王玉萍，李明

(武漢輕工大學(xué) 圖書館,湖北 武漢 430023)

摘要：針對目前高校圖書館圖書采購質(zhì)量問題進(jìn)行了深入分析，指出圖書采購環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)質(zhì)量難以把握的幾個方面，剖析了其中的原因，對影響圖書采購質(zhì)量的因素提出了相應(yīng)的對策，同時，針對存在的問題提出了一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞：圖書采訪;政府采購;招標(biāo);圖書質(zhì)量控制

收稿日期：2015-05-15.

作者簡介：王玉萍(1969-)，女，碩士，館員，E-mail:317025557@qq.com.

文章編號：2095-7386(2015)03-0121-04

DOI:10.3969/j.issn.2095-7386.2015.03.025

中圖分類號：G 253 .1

Study on acquisition quality control of university library

WANGYu-ping,LIMing

(Library, Wuhan Polytechnic University, Wuhan,430022,China)

Abstract：Aiming at the University Library Book Purchasing quality issues, the paper made deeply analyzing. At the same time, we pointed out that there might be several aspects of quality problem during the book acquisition. And combined with actual work experience, we analyzed the reasons and gave relevant measures to the factors affecting the quality of the proposed purchase. At last, in order to further improve the quality collection of books and make the library better serve our students and teachers, we made some reasonable suggestions.

Key words：Book Purchasing, Government Procurement, Bidding, Books quality control

1引言

高校圖書館被稱作高校辦學(xué)的三大支柱之一，承擔(dān)著高校教學(xué)、科研服務(wù)的重任。圖書館館藏圖書數(shù)量多少、質(zhì)量的高低在某種程度上體現(xiàn)了圖書館的水平，同時也對高校人才培養(yǎng)質(zhì)量有直接的影響。通常高校圖書館館藏圖書質(zhì)量和數(shù)量用來衡量高校辦學(xué)水平的主要指標(biāo)之一[1]。而圖書館館藏圖書質(zhì)量的高低關(guān)鍵取決于采訪工作，因此，圖書采訪工作就顯得尤為重要。本文擬以武漢某高校圖書采訪為例，就如何做好圖書采訪工作，保證圖書質(zhì)量，以及圖書采訪工作中存在的問題和解決對策進(jìn)行探討。

2高校圖書館圖書采訪工作存在的問題

近年來，高校圖書采訪工作雖然引進(jìn)了一些改革措施，但圖書采購環(huán)節(jié)的現(xiàn)實問題一直影響著圖書質(zhì)量。該問題一直困擾著圖書采訪工作者們，也導(dǎo)致圖書采訪過程中如何保證圖書質(zhì)量課題成為圖書采訪工作者研究的熱點。

2.1政府采購流程不能完全保障圖書采訪質(zhì)量

當(dāng)前，為規(guī)范圖書市場，提高圖書采購的透明性，防止腐敗滋生，降低購書成本，高校圖書采購一般要求采取政府公開招標(biāo)形式。目前參加投標(biāo)的館配商主要分為三塊，即民營館配商、新華書店館配商、出版社館配商，不同性質(zhì)的館配商有各自的優(yōu)勢與劣勢[2]。但是，圖書的政府采購流程中還缺乏一種完善、可信的信息平臺來共享館配商資料，評標(biāo)專家通常無法完全掌握館配商的規(guī)模、信譽等信息的真實性，因此，評標(biāo)時，專家主要依賴館配商提供的標(biāo)書信息來判斷。于是，低折扣率的館配商自然吸引專家的眼球，對于館配商信譽度、經(jīng)營規(guī)模、資金規(guī)模等信息，以及中標(biāo)后的相關(guān)指標(biāo)：采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、到書率、到書周期等，都未在招標(biāo)中考慮。

政府招標(biāo)的結(jié)果往往是折扣最低者中標(biāo)。一些實力弱的館配商為了能中標(biāo)，將優(yōu)惠折扣率標(biāo)的比出版商還要高，因而中標(biāo)。而實力雄厚的正規(guī)館配商，雖然進(jìn)貨渠道正規(guī)、圖書類別齊全、業(yè)務(wù)資質(zhì)較好、配套服務(wù)相對完善，但是由于運營成本高，折扣率低，反而在招標(biāo)中不能入圍。規(guī)模小、運營成本低的館配商中標(biāo)后，為了保證其利潤，會向圖書館提供廉價的、大眾化的、折扣較大的書籍，而對價格偏高的科技類圖書缺乏積極性，導(dǎo)致圖書館館藏中大眾化圖書增多，而各類學(xué)術(shù)性較強(qiáng)的專業(yè)圖書比例嚴(yán)重偏低，使圖書館館藏結(jié)構(gòu)不合理[3]。另外，低價中標(biāo)的館配商在中標(biāo)后很多服務(wù)會因為這樣或者那樣的問題而不能兌現(xiàn)。譬如，在訂購圖書時，采購人員發(fā)出的訂單很大一部分無法到館，特別是一些學(xué)術(shù)性強(qiáng)的書到貨率低。如果嚴(yán)格按照標(biāo)書合同追究館配商責(zé)任，導(dǎo)致的結(jié)果是圖書采購任務(wù)不能完成，這也讓采購部門陷入兩難境地。

2.2采購人員的專業(yè)局限性，影響專業(yè)圖書的甄選

高校圖書采購都是由采編部專職采購人員負(fù)責(zé)。學(xué)校每年幾萬冊圖書的采購任務(wù)，不可能全部分給各專業(yè)老師去挑選，主要工作還是由專職采購人員負(fù)責(zé)確定。在圖書采選過程中，盡管采選人員的責(zé)任心強(qiáng)，有一定專業(yè)知識水平，但是由于專業(yè)的局限性，圖書的甄選難免會有片面性。表現(xiàn)為對自己感興趣的認(rèn)為有價值的書會多采一點，對自己不太熟悉，不太感興趣的書少選或者不選。這樣可能導(dǎo)致或許有大量的讀者人群、流通量大的書有可能被漏采或者少采現(xiàn)象。

2.3以中文圖書采購為主，忽視外文原版圖書

中文圖書采購一直是高校圖書館館藏資源建設(shè)的重中之重，每年的圖書經(jīng)費幾乎90%以上用于購買了中文圖書。外文圖書的采購因起步較晚，所以一般高校的外文圖書經(jīng)費僅占極小一部分。但是隨著高校國際之間的合作與交流，各高校學(xué)生的外語水平的不斷提升，外文圖書信息比較前沿，對教師和學(xué)生的科研和學(xué)習(xí)有著很重要的參考價值。為合理配置館藏資源建設(shè)，滿足廣大師生的要求，外文圖書采購的重要性日益俱增。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，各高?？捎糜谫徺I外文圖書的購置經(jīng)費不到總經(jīng)費的10%[3]，由于采購人員的外語水平有限，加上流通采選上的障礙，導(dǎo)致外文圖書的采購處于一種可有可無的狀態(tài)。

2.4專業(yè)圖書采購的比例結(jié)構(gòu)失衡

圖書采購一般應(yīng)根據(jù)所在高校專業(yè)人數(shù)和專業(yè)特色進(jìn)行一定的比例配置。雖然不可能完全與專業(yè)需求完全吻合，但是主要的比例應(yīng)該適當(dāng)。表一是某高校近年圖書采購數(shù)據(jù)，圖書總計81 413冊，分類統(tǒng)計情況如表1所示：

表1某高校2014年圖書采購分類統(tǒng)計數(shù)據(jù)

圖書分類采購冊數(shù)/冊占比%馬列主義、毛澤東思想3230.3哲學(xué)47385.82社會科學(xué)總論24212.97政治、法律44655.49軍事6650.82經(jīng)濟(jì)1097813.48文化、科學(xué)、教育、體育40554.98語言、文字41775.13文學(xué)979812.03藝術(shù)28133.46歷史、地理43685.37自然科學(xué)總論1610.20數(shù)理科學(xué)和化學(xué)28393.49天文學(xué)、地理科學(xué)4410.54生物科學(xué)4460.55醫(yī)學(xué)、衛(wèi)生27863.42農(nóng)業(yè)科學(xué)11831.45工業(yè)技術(shù)1991224.46交通運輸8881.09航空、航天2440.30環(huán)境科學(xué)5700.70綜合性圖書2210.27

該校是工科院校，以工科專業(yè)為主。從上表可以看出，哲學(xué)政治法律經(jīng)濟(jì)文化類圖書比例過高，特色專業(yè)類圖書比例過小。

3高校圖書館圖書采訪質(zhì)量控制對策

根據(jù)當(dāng)前我校圖書采購的現(xiàn)實情況，筆者認(rèn)為圖書采購質(zhì)量的提高不是單一措施能夠完全解決，需要從多個方面著手。

3.1精心設(shè)計招標(biāo)文件，選擇優(yōu)質(zhì)館配商

目前，雖然政府招標(biāo)不能保證圖書質(zhì)量，但這是我們目前不得不選擇的一種采購方式。招標(biāo)前，需要精心設(shè)計招標(biāo)文件，使招標(biāo)條款全面細(xì)致，漏洞少，讓低質(zhì)館配商無空可鉆。由于圖書的采購與大宗貨物的采購有別，大宗貨物的采購有統(tǒng)一的標(biāo)簽、型號，而圖書招標(biāo)采購的內(nèi)容是未來一段時間內(nèi)出版和前一段時間出版的圖書，具有一定的不確定性，是一個持續(xù)的分批次進(jìn)行的過程。也就是說，圖書使用的出版信息少數(shù)是現(xiàn)貨外，多數(shù)是期貨，所以僅僅看折扣是不科學(xué)的，更應(yīng)該看重館配商的綜合實力、圖書內(nèi)容的有效性、對讀者的參考使用價值等。另外，評標(biāo)專家不僅要熟悉圖書采訪流程，更應(yīng)該熟悉館配商的資質(zhì)和信譽。通過招標(biāo)文件中條款的限制，篩選出資信優(yōu)良、有經(jīng)濟(jì)實力、貨源多樣、供貨渠道暢通的館配商。然后，在具有同等實力，能提供同等水平的供貨質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的館配商中，評標(biāo)專家再從折扣角度去篩選低價格者中標(biāo)。只有這樣才能從眾多的館配商中挑選出性價比最優(yōu)的館配商，才能為圖書采訪質(zhì)量的提高提供保障。

3.2制作周密的采購計劃，把握基本的采購原則，合理利用有限經(jīng)費

我們學(xué)校是省屬院校，由于升格為大學(xué)不久，圖書館圖書數(shù)量亟待提高。學(xué)校在經(jīng)費緊張的情況下，近幾年還是投入了幾百萬元經(jīng)費來采購圖書。采購人員根據(jù)預(yù)算，需要制定詳細(xì)的、科學(xué)的采購計劃，要以學(xué)校特色專業(yè)、學(xué)生人數(shù)多的專業(yè)、借閱量偏大類圖書為主，力爭將采購經(jīng)費合理地分配到各專業(yè)領(lǐng)域，爭取發(fā)揮好圖書經(jīng)費的最大效益。

為了保證圖書采購質(zhì)量，圖書采購過程中還需要遵照以下基本原則：

(1)減少采購時效性強(qiáng)的圖書。很多圖書有較強(qiáng)的時效性，在某一個時間段內(nèi)有人需要借閱，但過期后，無人問津。譬如一些當(dāng)年的四六級英語考試輔導(dǎo)書籍，考研書籍、考證書籍等等，時效性強(qiáng)，過期后幾乎無人借閱。這類圖書盡量不進(jìn)入館藏，以免利用率不高，浪費經(jīng)費。

(2)注重圖書實用性。圖書的選購要以滿足學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教學(xué)科研需要為主，選購圖書注重師生的實際需要。采購人員可以通過圖書館流通借閱系統(tǒng)來統(tǒng)計學(xué)生借閱圖書的數(shù)據(jù)，分析各專業(yè)圖書的需求情況，從而把握圖書選購類別。處理好專業(yè)圖書與人文社科類圖書間的采購比例，最大限度地保證教學(xué)和科研需要，同時兼顧部分讀者對趣味性、娛樂性和休閑類圖書的需求。

(3)靈活選擇圖書復(fù)本數(shù)。我校圖書館對于館藏圖書復(fù)本數(shù)量進(jìn)行了規(guī)定，一般圖書復(fù)本數(shù)為三本。對于大多數(shù)圖書，三本復(fù)本基本合理。但是一些緊俏的圖書，借閱量大的圖書，三本遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，學(xué)生和老師通常需要排隊借閱。對于借閱率高的圖書，可以靈活地調(diào)整復(fù)本數(shù)，增加到數(shù)十本或更多。另外，對于一些價格偏高，借閱率可能不高的圖書，復(fù)本數(shù)減少到一本也合理。因此，在圖書采購時，需要靈活選擇圖書復(fù)本數(shù)，以滿足讀者需求。

(4)優(yōu)先特色、重點專業(yè)圖書選購。每一所高校都有自己的優(yōu)勢學(xué)科和特色專業(yè)，這些專業(yè)的科研實力通常是最強(qiáng)的。師生對專業(yè)圖書需求也是最迫切。在學(xué)校圖書經(jīng)費有限的情況下，要優(yōu)先保證特色、重點專業(yè)的圖書采購，為這些專業(yè)的持續(xù)發(fā)展做出最大的支持。采購人員要與特色、重點專業(yè)師生溝通，傾聽他們對圖書采購愿望和建議，盡可能地滿足他們的需求。力爭為特色、重點學(xué)科建立起完善的館藏體系，從而樹立圖書館的特色和亮點[4]。

3.3按照合同辦事，掌握圖書采購的主動權(quán)

目前我國的圖書市場魚龍混雜，館配商資質(zhì)參差不齊，加上招投標(biāo)工作僅以最低價作為中標(biāo)依據(jù)，導(dǎo)致一些經(jīng)濟(jì)實力薄弱，規(guī)模小甚至以經(jīng)營特價書的書商乘虛而入，給采訪工作帶來了麻煩。采訪人員發(fā)出的需求訂單，供貨商遲遲不給供貨，即使挨到了最后交貨期限，圖書到館率也非常低。如果采用館配商提供的書目，圖書到貨速度快。但是這些書目都是質(zhì)量低劣、折扣大、利潤高的圖書，完全不適合館藏。由于采購時間緊，如果我們堅持不接受供貨商的書目可能就無法完成全年的采購任務(wù)，導(dǎo)致采購工作非常被動。因此，采購人員要依據(jù)合同，掌握住圖書采購的主動權(quán)，在招標(biāo)合同里面要明確要求館配商只能按訂單配書，否則寧可不買也不能濫竽充數(shù)。

3.4選拔專業(yè)素質(zhì)高的專業(yè)采購人員，嚴(yán)把圖書采訪質(zhì)量關(guān)

高校圖書館服務(wù)的對象是廣大的師生讀者，高校圖書館入藏圖書的根本目的就是保證教學(xué)和科研對圖書資料的需求。盡管目標(biāo)非常明確，但要保質(zhì)保量地完成采購工作不是一件輕而易舉的事。一般說來，高校圖書采訪人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，專業(yè)素質(zhì)過硬，有吃苦耐勞的敬業(yè)精神，同時還要肯學(xué)習(xí)肯鉆研，這是采訪工作人員的基本條件。因此，為了保證到館圖書質(zhì)量，選好采購人員是重要一環(huán)。另外，圖書驗收工作對圖書質(zhì)量控制也比較重要。驗收人員驗收時要仔細(xì)核對到貨書單與訂單是否一致，檢查圖書有無污損。到館圖書還要做最后一次查重，對有污損的、盜版的、訂單不符的以及重復(fù)的圖書一律作清退處理。

4圖書采訪的一些可行性建議

4.1讀者參與圖書薦購，合理分配館藏比例。

為了提高圖書的借閱率，讓有價值的圖書入藏。讀者薦購是最有效、最直接的途徑。一方面，可以深入院系，將各專業(yè)的新書目發(fā)給老師，發(fā)動專業(yè)老師選擇圖書，另一方面，可以開通圖書館網(wǎng)上薦購欄目，讓廣大的師生能將自己需要的圖書及時反饋到采購部門。特別是外文圖書，價格高，讀者相對少，必須按照師生需求來訂購，網(wǎng)上圖書薦購是選購的最好通道。圖書館將讀者薦購工作看作為讀者服務(wù)的一個重要組成部分，通過圖書薦購系統(tǒng)拉攏了圖書館和讀者之間的距離，讓讀者參與圖書館的選書工作，把讀者的需要放首位，更加體現(xiàn)了圖書是以讀者為中心的服務(wù)理念，同時也使館藏資源更加豐富[5]。讀者薦購的圖書經(jīng)過采訪人員匯總、查重，再決定取舍。高校圖書館采購圖書時，通常是優(yōu)先保障重點學(xué)科、特色學(xué)科的圖書，另外，自然科學(xué)與社會科學(xué)圖書的比例也有控制。我們工科院校原則上自科與社科的圖書比例為6:4，最后的比例需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審定。

4.2預(yù)留一小部分資金作為讀者薦購之用

供貨商的書目往往是在政府招標(biāo)的控制范圍內(nèi)限定的書目，而往往有很多學(xué)校師生急需的圖書供貨商因為折扣問題而無法供貨，因此在做好全年采購經(jīng)費預(yù)算時，最好提前計劃預(yù)留一小部分資金進(jìn)行自主采購，可以滿足全校師生的自主薦購的圖書需求，從而保證了館藏圖書的系統(tǒng)性、完整性、時效性。

4.3堅持現(xiàn)采為主，保障館藏圖書質(zhì)量

圖書招標(biāo)文件中可以確定現(xiàn)采為主網(wǎng)采為輔的原則。網(wǎng)上選書目快捷簡單，但往往只能看到書名，難以看到書里面的真實內(nèi)容和適合的讀者對象，也無法看到書籍的裝訂，紙型，更無法確定該書的定價是否合理，而且網(wǎng)上圈定容易造成視覺的疲勞，容易出現(xiàn)錯選漏選等情況?，F(xiàn)場采購肯定要辛苦些，但是可以很直接看到所選書目的一切信息，可以直觀的看到是否為正價書，書的出版社、定價，書的內(nèi)容簡介以及適合讀者對象，還可以現(xiàn)場查重是否為館藏需要的圖書決定是否購買，直接提升了館藏質(zhì)量。另外現(xiàn)場采書還可以避免館配商調(diào)換書目等蒙蔽現(xiàn)象，降低低質(zhì)量圖書進(jìn)館的風(fēng)險，現(xiàn)場采書還可以保證圖書到館率，采訪人員不可能全面了解所有專業(yè)的知識，尤其是一些新興學(xué)科、交叉學(xué)科等學(xué)科領(lǐng)域的學(xué)術(shù)性圖書時，選書行為往往帶有盲目性和隨意性，所以圖書館每年邀請我校各院系的專業(yè)學(xué)者參與圖書館的現(xiàn)場采購，利用他們的專業(yè)特長，從專業(yè)、學(xué)科建設(shè)的角度出發(fā)，選擇各學(xué)科需要的專業(yè)圖書，充分滿足教學(xué)科研的需要，提升了館藏質(zhì)量。

4.4將一年一招改為兩年一招

一年一度的招標(biāo)活動，使館配商更換頻繁。每次圖書館采購人員與新的館配商合作，都有一個適應(yīng)過程。等到雙方關(guān)系理順后，剩下的采購時間就不多了。采選人員為了完成當(dāng)年任務(wù)，勢必倉促，館配商在短時間內(nèi)也難以完全依據(jù)合同要求提供文獻(xiàn)及服務(wù)，結(jié)果導(dǎo)致采選圖書的質(zhì)量下降[6]。

高校圖書館采購招標(biāo)可以改為兩年一招，即對服務(wù)優(yōu)良的書商逐年續(xù)約，衡量書商服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)是到書率和到書周期，對到書周期短的，采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)詳細(xì)質(zhì)量高的書商可以明年繼續(xù)放單，對于到書率不到30%，并且到書周期長，數(shù)據(jù)信息不完整的書商可以終止合同，通過優(yōu)勝劣汰，到書質(zhì)量高服務(wù)好的書商來年還可以預(yù)約，質(zhì)量差的可以廢除終止合同。既保證圖書館采編工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，更重要的是通過優(yōu)勝劣汰提高文獻(xiàn)資源的質(zhì)量。

5結(jié)束語

圖書采購工作是一項看似簡單、輕巧，實則重要且艱難的一件復(fù)雜工作。做好這一工作需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，充分發(fā)揮自己的專業(yè)才干和聰明才智，善于對專業(yè)理論和工作方法進(jìn)行研究和運用，積極探索和掌握采訪工作的特點和規(guī)律，保證圖書采購的質(zhì)量，為教學(xué)和科研工作提供最佳的服務(wù)保障。

參考文獻(xiàn)：

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[5]馬啟花，圖書招標(biāo)方式下高校圖書館圖書采訪質(zhì)量保障策略[J].圖書館，2009(10).

[6]王莉，招標(biāo)采購模式下的圖書采購質(zhì)量保障[J].圖書館雜志，2013(11).