互聯(lián)網(wǎng)+文印的實(shí)現(xiàn)途徑
黃 健
(北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院,北京 100015)
摘要:高校文印室承擔(dān)著各類教學(xué)資料和公文的印刷任務(wù),是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)和服務(wù)窗口,但信息化水平明顯落后于數(shù)字校園的整體水平。借助工作流技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)+文印模式,將人與印刷設(shè)備互聯(lián),實(shí)現(xiàn)文印審批流程信息化,提高教學(xué)管理水平。
關(guān)鍵詞:文??;工作流;信息化;互聯(lián)網(wǎng);教學(xué)管理
doi:10.3969/j.issn.1674-6341.2015.05.013
中圖分類號(hào):G202文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
收稿日期:2015-09-03
作者簡介:黃健(1972—),男,北京人,碩士,助理研究員。研究方向:教育管理、軟件工程。
高校文印室承擔(dān)著各類教學(xué)資料和公文的印刷任務(wù),特別是試卷的印刷任務(wù),是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié),也是面向全體教職工、學(xué)生的服務(wù)窗口。近二十年來,隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展,數(shù)字校園日趨普遍,教務(wù)教學(xué)管理、數(shù)字圖書館、在線學(xué)習(xí)平臺(tái)紛紛上線,而文印管理卻遲遲沒有實(shí)現(xiàn)信息化,基本維持線下模式,成為整個(gè)教育信息化的短板。充分利用現(xiàn)有設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,實(shí)現(xiàn)文印信息化,提供更加優(yōu)質(zhì)、人性化的印刷服務(wù)必將成為提高高校信息化管理水平的熱點(diǎn)。
1高校文印服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)
1.1高校文印發(fā)展歷程
過去,高校文印一般采用經(jīng)濟(jì)、簡便的油印技術(shù)。油印最初是用鐵筆將文字謄寫在特制的蠟紙上,然后把刻好的蠟紙固定在油印機(jī)的網(wǎng)框上,制成蠟板,印刷時(shí)將蠟板壓在一摞厚厚的紙上,用蘸了油墨的墨輥在蠟板上反復(fù)滾動(dòng),直到油墨透過蠟板印到下面的紙上,即印好一張紙。該技術(shù)又被稱作謄寫印刷,是孔版印刷的一種。隨著技術(shù)水平不斷提高,高校文印室的發(fā)展基本經(jīng)歷了三個(gè)階段:
(1)手工制版和印刷階段。此階段主要依靠手工完成制版和印刷,最大的弊病是修改蠟板非常困難,特別是插入、刪除大段文字,幾乎無法完成,只能重新刻寫蠟紙,費(fèi)時(shí)費(fèi)力;其次是印刷速度慢,勞動(dòng)強(qiáng)度較大。
(2)電子排版和速印機(jī)階段。隨著計(jì)算機(jī)和中文文字處理軟件(如,WPS、Word)的普及,中文排版變得越來越簡單,高校教師無疑是最早掌握并熟練使用這一新技術(shù)的群體。教師自己能夠熟練排版,并使用針式打印機(jī)將文字打印到蠟紙上。計(jì)算機(jī)打印蠟紙以其美觀、規(guī)范、便于排版的特點(diǎn)迅速替代手刻蠟紙,制版速度、質(zhì)量得到顯著提高。同時(shí),高速油印機(jī)開始進(jìn)入市場,使得加墨、進(jìn)紙、計(jì)數(shù)得以自動(dòng)完成,大大提高了印刷速度。
(3)一體化速印階段。一體化速印機(jī)不僅印刷速度進(jìn)一步提升,而且不再使用蠟紙制版,只要將文稿打印在普通紙上,一體化速印機(jī)經(jīng)過掃描,自動(dòng)完成制版、印刷,整個(gè)操作過程與復(fù)印機(jī)非常接近。
1.2機(jī)遇與挑戰(zhàn)
印刷技術(shù)雖然在飛速發(fā)展,但高校文印服務(wù)在信息化、人性化方面卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教職工日益提高的要求,面臨更大挑戰(zhàn):
(1)審批之殤。在高校,文印工作有一套非常嚴(yán)格的管理制度,以試卷印刷為例,首先任課教師要對(duì)試卷進(jìn)行排版、校對(duì)、打印,然后部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)課程標(biāo)準(zhǔn)審核試卷內(nèi)容,最后任課教師持審核通過的試卷到文印室印刷。不僅試卷,其他稿件的文印一般也需要經(jīng)過排版、審批、印刷三個(gè)環(huán)節(jié)才能最終完成,其中排版、印刷兩個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)展迅速,而審批環(huán)節(jié)卻依然停留在手工審批階段。高校專任教師一般不采取坐班制,上班時(shí)間非常靈活,只有上課的時(shí)候才來學(xué)校,到校后又忙于教學(xué),多數(shù)情況是利用課間十分鐘去找領(lǐng)導(dǎo)簽字,如果恰巧領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)不在或出差,則只能等下次上課再去,耗時(shí)長,效率低。
(2)校園之圍。高校經(jīng)過前幾年的擴(kuò)招,校園面積不斷擴(kuò)大,教職工每次送稿、取件需要在辦公室和文印室之間往返奔波兩趟。這在以前是理所當(dāng)然的,但在信息時(shí)代,人們愈來愈希望通過互聯(lián)網(wǎng)減少人員流動(dòng)。
(3)幅面之困。隨著打印機(jī)升級(jí)換代,針式打印機(jī)逐步淡出市場,取而代之的是激光打印機(jī),其中使用最普遍、性價(jià)比最高的就是A4幅面激光打印機(jī),但是試卷的幅面一般是8開的,比A4幅面要大很多,普通激光打印機(jī)根本無法打印。為此不得不先將試卷打印在A4紙上,然后再把兩張A4紙拼接成一張A3紙,利用一體化速印機(jī)的縮放功能將幅面從A3縮成8開——雖然成功解決了幅面的問題,但是由于字號(hào)會(huì)變小,無法實(shí)現(xiàn)所見所得。
面對(duì)挑戰(zhàn),在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,必須運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維,將挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)遇,實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+文印的華麗轉(zhuǎn)身。
2互聯(lián)網(wǎng)+文印模式
2.1文印信息化需求
充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),全面實(shí)現(xiàn)信息化的文印服務(wù)應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)化和人性化的特點(diǎn)。教職工、部門領(lǐng)導(dǎo)、文印員通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作,不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制,可以隨時(shí)隨地上傳、審批文檔,減少送稿環(huán)節(jié)和審批時(shí)間。人性化是指教職工可以在計(jì)算機(jī),甚至智能手機(jī)上隨時(shí)查詢進(jìn)度,印刷完成后直接取件,減少等待時(shí)間。因此,高校文印管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下基本功能:
(1)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng):文印申請(qǐng)人利用計(jì)算機(jī)起草、編輯相關(guān)文檔,然后登錄文印管理系統(tǒng)上傳需要印刷的文檔,提交的同時(shí)登記主題、印張、印數(shù)等基本信息,便于部門領(lǐng)導(dǎo)和文印員在有限的時(shí)間內(nèi)決定處理的先后順序,提高工作效率。
(2)網(wǎng)絡(luò)審批:部門領(lǐng)導(dǎo)使用計(jì)算機(jī)或智能手機(jī)依規(guī)對(duì)本部門申請(qǐng)人的申請(qǐng)進(jìn)行審核。
(3)聯(lián)機(jī)印刷:文印員依據(jù)有關(guān)規(guī)定,對(duì)審核合格的文檔通過電腦直接印刷,并通過系統(tǒng)及時(shí)反饋印刷結(jié)果。
(4)支持跨校區(qū)印刷。
(5)印刷類型不僅要包括油印,還應(yīng)包括復(fù)印。
(6)申請(qǐng)人能夠通過印刷管理系統(tǒng)隨時(shí)掌握印刷流程執(zhí)行狀態(tài)。
2.2工作流
在高校文印服務(wù)的三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)和打印機(jī)的普及大大降低了制版環(huán)節(jié)的工作強(qiáng)度,一體化速印機(jī)極大地提高了印刷速度,解決審批難題則必須依靠基于網(wǎng)絡(luò)的工作流技術(shù)。
工作流是現(xiàn)實(shí)工作流程在網(wǎng)絡(luò)中的虛擬實(shí)現(xiàn),是將日常工作流程反映在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中,按照預(yù)先定義的業(yè)務(wù)邏輯在相關(guān)責(zé)任人之間自動(dòng)傳遞文檔、審批,是實(shí)現(xiàn)審批手續(xù)信息化的最佳途經(jīng)[1—2]。
工作流技術(shù)起源于20世紀(jì)70年代中期辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的研究,成熟于90年代,1993年8月,工作流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化工業(yè)組織——工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition,WfMC)成立,是工作流發(fā)展歷程中的一個(gè)重要里程碑。它對(duì)工作流的定義為:工作流是將一組按特定觸發(fā)順序和觸發(fā)條件組織起來的任務(wù),每個(gè)任務(wù)可以由一個(gè)以上的人或者軟件系統(tǒng)共同完成[1—2]。進(jìn)入21世紀(jì)以來,工作流技術(shù)應(yīng)用越來越普遍,形成以Shark、Osworkflow、JBPM為主的三大開源工作流管理系統(tǒng)[2]。
2.3仿真打印
一體化速印機(jī)只需配備打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口,通過接口與計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)相連,將自身仿真成打印機(jī),就能實(shí)現(xiàn)通過電腦直接印刷,無需打印原稿。從用戶角度來看,一體化速印機(jī)就是打印機(jī),將文檔“打印”到一體化速印機(jī),自動(dòng)完成制版、印刷。當(dāng)前主流一體化速印機(jī)、復(fù)印機(jī)全部支持仿真打印功能。
2.4功能模型
根據(jù)需求分析和關(guān)鍵用戶訪談,采用IDEF0建立系統(tǒng)功能模型[3],如圖1所示。整個(gè)系統(tǒng)主要由申請(qǐng)、審批、印刷三大模塊組成,設(shè)計(jì)目標(biāo)明確,功能完整。
2.5數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的核心是建立數(shù)據(jù)模型,根據(jù)“863”高科技項(xiàng)目CIMS主題專家組建議,采用IDEF1X建立數(shù)據(jù)模型[4],如圖2所示。
由于高校文印量非常大,如果上傳文檔都保存在一個(gè)文件夾中,將極大影響操作系統(tǒng)性能,因此采用按校區(qū)分月存放的辦法:在校區(qū)上傳文件夾下按年份建立子文件夾,保存校區(qū)當(dāng)月上傳文件。
2.6運(yùn)行環(huán)境
為了充分利用高校現(xiàn)有資源,采用兼容性良好的Java SE環(huán)境和S2SH框架,利用jBPM4.4實(shí)現(xiàn)工作流,配合任意支持打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口的一體化速印機(jī)、復(fù)印機(jī)構(gòu)成完整的互聯(lián)網(wǎng)+文印方案。
高校文印工作面向全校,為了適應(yīng)不同人群,文印管理系統(tǒng)必須做到“以人為本”,易學(xué)易用。因此,系統(tǒng)采用基于Web的Browse/Server體系結(jié)構(gòu),通過瀏覽器訪問文印網(wǎng)站即可完成申請(qǐng)、審批、查詢?nèi)抗δ?,界面直觀、友好,無需培訓(xùn)即可使用,便于推廣。
3結(jié)論
信息化管理手段是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、提高管理效率所不可缺少的,采用工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)文印審批手續(xù)信息化,具有以下特點(diǎn):
(1)打破時(shí)空限制。除了文印員必須在校內(nèi)印刷以外,其他人員在任何時(shí)間、地點(diǎn),通過互聯(lián)網(wǎng)輕松完成申請(qǐng)、審批、查詢,減少往返奔波和等待時(shí)間,降低成本,提高辦公效率。
(2)保護(hù)現(xiàn)有投資。當(dāng)今幾乎所有一體化速印機(jī)都具有打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口,充分利用現(xiàn)有設(shè)備,兼容性高。
互聯(lián)網(wǎng)+文印模式運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將人與印刷設(shè)備互聯(lián),實(shí)現(xiàn)文印審批流程信息化,可以顯著提高教務(wù)管理水平和服務(wù)能力,樹立良好社會(huì)形象,滿足社會(huì)和學(xué)生的需求與期望,具有廣闊的應(yīng)用前景。
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責(zé)任編輯:富春凱
黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)2015年5期