王子麗

摘要：Access軟件主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計(jì)算、更新及其它加工處理的數(shù)據(jù)庫(kù)，并最終提供一個(gè)相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)的統(tǒng)一視圖。本文研究將逐條闡述Access中查詢的分類，給出對(duì)不同查詢實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵步驟，介紹在日常應(yīng)用中常見問題的解決方案及查詢的優(yōu)化方法。通過Access軟件的查詢功能，我們可以快捷地對(duì)各種信息進(jìn)行匯總、平均等統(tǒng)計(jì)學(xué)分析。

關(guān)鍵詞：Access 查詢 查詢分類 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2015）11-0000-00

在當(dāng)代社會(huì)，信息已經(jīng)越來(lái)越占據(jù)主導(dǎo)地位，人們每天都會(huì)面對(duì)各種大量的信息，每天也必須處理大量的信息，但是人的精力是有限的，不可能對(duì)每一項(xiàng)信息都面面俱到，這個(gè)時(shí)候就需要有一種幫助人們處理信息存儲(chǔ)信息的工具出現(xiàn)。微軟公司的Access擁有異常強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力和分析統(tǒng)計(jì)能力，通過Access軟件的查詢功能，我們可以快捷地對(duì)各種信息進(jìn)行匯總、平均等統(tǒng)計(jì)學(xué)分析。通過設(shè)置靈活的統(tǒng)計(jì)條件，我們可以方便快速地統(tǒng)計(jì)分析上萬(wàn)條記錄、十幾萬(wàn)條記錄，這一長(zhǎng)處是Excel難以媲美的，本文將詳細(xì)探討Access中查詢方法的分類、應(yīng)用途徑及優(yōu)化方案。

1 Access查詢的分類

在Access軟件中，其查詢功能按照日常使用的功能不同，可以分為5類：選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢和SQL查詢[1]。

（1）選擇查詢。從單個(gè)或者很多個(gè)表中進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，有時(shí)候還能修改相對(duì)應(yīng)表中存在的相應(yīng)數(shù)據(jù)。應(yīng)用選擇查詢能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)里的記錄進(jìn)行很多操作比如：求和等類型的計(jì)算。

（2）參數(shù)查詢。參數(shù)查詢是一類和普通選擇查詢不一樣的選擇查詢，它是將條件改變成一種帶著設(shè)置參數(shù)的“通用條件”。參數(shù)查詢便于作為窗體和報(bào)表的基礎(chǔ)。

（3）交叉表查詢。交叉表查詢可以用來(lái)計(jì)算，也可以重新組織信息的結(jié)構(gòu)，從而讓我們更清晰地觀察并分析。

（4）操作查詢。 通過操作查詢我們可以從源頭數(shù)據(jù)里抽取需要的記錄，還可以修改記錄。操作查詢可以分為：1）刪除查詢。從單個(gè)或多個(gè)的表里刪除符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄。2）更新查詢。對(duì)單個(gè)或多個(gè)表里的符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄進(jìn)行修改一個(gè)字段的數(shù)值。3）追加查詢。將單個(gè)或多個(gè)表里的符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄增添到另外的一個(gè)表的最后。4）生成表查詢。將我們查詢到的結(jié)果轉(zhuǎn)存成一個(gè)新表。

（5）SQL查詢。SQL查詢是操作數(shù)據(jù)庫(kù)的一種標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言，用戶使用這種語(yǔ)言就能對(duì)任何的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行想要的操作。大多數(shù)的查詢功能都能通過使用SQL語(yǔ)言得到實(shí)現(xiàn)。

2 Access查詢實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵步驟

在Access中，我們實(shí)現(xiàn)查詢的關(guān)鍵步驟一般是通過查詢向?qū)Ш褪褂迷O(shè)計(jì)視圖。

2.1 使用查詢向?qū)Ы⒉樵?/p>

使用“查詢向?qū)А辈僮髌饋?lái)比較簡(jiǎn)單易懂，我們能夠在向?qū)У奶崾鞠逻M(jìn)行一系列的操作。

【例】要求用戶建立每一名學(xué)生的選課成績(jī)查詢，并在查詢里顯示出“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“課程名稱”、“成績(jī)”等字段。

①在“數(shù)據(jù)庫(kù)”的窗口中，點(diǎn)擊“查詢”，之后雙擊“使用向?qū)?chuàng)建查詢”，這個(gè)時(shí)候屏幕上會(huì)顯示 “簡(jiǎn)單查詢向?qū)А钡拇翱?。②在這個(gè)窗口中，點(diǎn)擊“表/查詢”右側(cè)的下拉選項(xiàng)，之后在列表中點(diǎn)擊“學(xué)生”表。這個(gè)時(shí)候“可用字段”的選項(xiàng)框中就包括了“學(xué)生”表里所有的字段。然后分別選擇“學(xué)號(hào)”、“姓名”的字段，將所要求的字段增添進(jìn)“選定的字段”的選項(xiàng)框中。③點(diǎn)擊“表/查詢”框右邊的下拉按鈕，并且選擇“選修”表，之后選擇“課號(hào)”、“成績(jī)”的字段，將這些字段增添到“選定的字段”的選項(xiàng)框中。如下圖1中所示。

④點(diǎn)擊“下一步”選項(xiàng)，此時(shí)會(huì)提示“簡(jiǎn)單查詢向?qū)А钡牡诙€(gè)窗口，在這個(gè)窗口中，用戶將要選擇采用的是 “匯總”查詢還是“明細(xì)”查詢。如果選擇的是“匯總”查詢，就會(huì)對(duì)某一組或全部的記錄進(jìn)行不同的統(tǒng)計(jì)，比如統(tǒng)計(jì)出學(xué)生的總成績(jī)；如果選擇的是“明細(xì)”查詢，就會(huì)查看到詳細(xì)信息。我們?cè)谶@里選擇“明細(xì)”查詢，結(jié)果如圖2所示。

⑤之后點(diǎn)擊“下一步”，顯示的結(jié)果請(qǐng)看圖3。⑥在“請(qǐng)為查詢指定標(biāo)題”的文本框里輸入“學(xué)生成績(jī)查詢”，之后點(diǎn)擊“打開查詢查看信息”。⑦點(diǎn)擊“完成”的按鈕，此時(shí)Access的查詢結(jié)果會(huì)顯示到屏幕中，如圖4所示。

本次查詢不但顯示了學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名和所選課程的名稱，還顯示出了選課的成績(jī)，它涉及到了“學(xué)生”、“選修”這兩個(gè)表。

2.2 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建查詢

使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建查詢，不但能夠建立不同種類的查詢，還能夠快捷地對(duì)查詢進(jìn)行想要的修改。查詢的設(shè)計(jì)器是由兩部分來(lái)構(gòu)成：設(shè)計(jì)視圖上端顯示的是新建的查詢所用表的對(duì)象，下端表示的是設(shè)計(jì)器里的表格。

開啟設(shè)計(jì)視圖方法有兩種，一是建立新的查詢，二是打開已經(jīng)存在的查詢?！纠?】查詢學(xué)校全體教師的工號(hào)、姓名、院系名稱以及基本工資。

操作步驟： ①打開查詢?cè)O(shè)計(jì)視圖；②選擇相對(duì)應(yīng)的源數(shù)據(jù)；③設(shè)置字段、表、排序等選項(xiàng)；④雙擊表的關(guān)系的連線來(lái)編輯不同表之間的關(guān)聯(lián)，包括：聯(lián)接的字段和聯(lián)接的類型等。⑤點(diǎn)擊工具欄上的“運(yùn)行”，就能夠看到查詢結(jié)果。

3 Access查詢中常出現(xiàn)的問題以及解決方法

（1）在進(jìn)行多個(gè)表查詢的時(shí)候，彈出提示“有表孤立于查詢”。這說(shuō)明有的表之間還沒有建立起連接，解決辦法就是重新建立他們的連接。（2）在查詢中修改數(shù)據(jù)后，源表中的數(shù)據(jù)也改變了。這是因?yàn)椴樵兣c表的默認(rèn)相關(guān)聯(lián)的。解決辦法就是在設(shè)計(jì)圖里選擇“查詢屬性”，將“記錄集類型”改成“快照”。（3）不要再在單個(gè)的查詢的表達(dá)式中的條件兩端加引號(hào)，因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)的添加上。

4 Access查詢優(yōu)化方法

（1）創(chuàng)建查詢時(shí)不能添加多余的字段，只需要添加自己需要的就可以。（2）如果不經(jīng)常更改數(shù)據(jù)，可以使用生成表進(jìn)行查詢，然后通過查詢結(jié)果來(lái)建立表。（3）在建立交叉表查詢的時(shí)候最好使用固定題目。

5 結(jié)語(yǔ)

Access信息的處理有著無(wú)比快捷方便的優(yōu)勢(shì)，這里由于篇幅有限，只是對(duì)一些方法進(jìn)行了粗略的概述。使用者若想更熟練的掌握Access，應(yīng)該在日常工作中加強(qiáng)練習(xí)，爭(zhēng)取早日掌握Access的各種操作與應(yīng)用，這樣才會(huì)使平時(shí)的工作事半功倍。

參考文獻(xiàn)

[1] 商廣偉.Access查詢及其應(yīng)用技巧[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2008（5）：125.

[2] 于繁華 等.Access基礎(chǔ)教程（第2版）[M].北京：中國(guó)水利水電出版社，2005.