王賽春

面對(duì)新時(shí)期檔案工作要建立“三個(gè)體系”的要求及社會(huì)各界服務(wù)民生的一致呼聲，青龍滿族自治縣牢固樹立“大檔案”意識(shí)，積極開展民生檔案資源建設(shè)，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)服務(wù)民生的重要性和緊迫性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和敏銳性。結(jié)合工作實(shí)際，發(fā)揚(yáng)改革創(chuàng)新精神，科學(xué)分析，探索民生檔案資源建設(shè)的科學(xué)方法與有效途徑，并在本縣內(nèi)逐步建立起覆蓋當(dāng)?shù)厝嗣袢罕姷拿裆鷻n案資源體系，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案資源的需要，充分發(fā)揮檔案資政惠民作用。

一、縣域民生檔案資源儲(chǔ)備情況

從民生檔案的存放情況看，一部分保管在縣檔案館，一部分保管在縣直涉民部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村，還有一部分保管在其它社會(huì)組織或個(gè)人手中。從民生檔案的形成數(shù)量看，招工、知青、戶籍、婚姻登記、干部職工、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、學(xué)籍、計(jì)劃生育、新農(nóng)合、低保、病歷、土地（水面、山林）承包（延包）、流轉(zhuǎn)、林改、宅基地、房產(chǎn)、公證、訴訟等民生檔案約占我縣檔案儲(chǔ)存量的60﹪。此外，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展以及各項(xiàng)民生政策的落實(shí)，縣域的民生檔案資源越來越豐富，種類越來越多，儲(chǔ)藏量也越來越大。

二、縣域民生檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

近年來，各級(jí)檔案管理部門都加強(qiáng)了民生檔案的規(guī)范化管理和服務(wù)利用。2009年，青龍滿族自治縣制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，加快了民生檔案資源體系建設(shè)步伐?？h檔案局（館）加強(qiáng)了對(duì)重點(diǎn)民生檔案的指導(dǎo)，同時(shí)，克服庫(kù)房緊缺、保管條件較差的實(shí)際困難，加大了林改、土地承包（延包）、流轉(zhuǎn)、移民、知青、招工、婚姻、公證、企業(yè)改制、計(jì)生、新農(nóng)合等重點(diǎn)民生檔案的接收、征集力度。目前，青龍滿族自治縣館藏檔案已超過20萬卷，民生檔案約占館藏總量的50﹪。民生檔案在收集、整理、保管、信息化方面正在逐步規(guī)范，利用效果日益突顯。但民生檔案工作還存在著檔案意識(shí)薄弱、業(yè)務(wù)水平不高、管理不規(guī)范、保管不集中、庫(kù)房不夠用、人員不充分等問題。主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）認(rèn)識(shí)不同，管理水平不一。

由于民生檔案形成單位較多，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)水平參差不齊，調(diào)換頻繁，兼職較多，造成部分單位檔案管理混亂。有的單位認(rèn)為檔案可有可無，未將關(guān)系百姓切身利益的材料納入檔案管理范圍，未經(jīng)系統(tǒng)整理;有的單位自行設(shè)計(jì)民生檔案整理方法，未考慮檔案的專業(yè)要求，只是簡(jiǎn)單裝訂，寫上封面，無編號(hào)，無目錄，檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低;還有的單位甚至有亂堆亂放現(xiàn)象，如：部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村所保存的土地承包（延包）、流轉(zhuǎn)、林改等檔案，由于受兩委換屆、人員更換等因素的影響，已有損毀或遺失現(xiàn)象。

（二）形成主體多樣，管理不集中。

一是各科（股）室形成的民生檔案，未按時(shí)移交單位檔案室集中管理。例如：有的單位沒有專門檔案室的設(shè)置，無法集中保管;有的科（股）室為了自己“隨用隨找”，未向單位檔案室移交。二是不同的形成主體形成的同一種民生檔案分散保存在不同單位。如：城市三年大變樣檔案，分別保存在城鄉(xiāng)規(guī)劃局、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局以及棚戶區(qū)改造辦公室等單位。三是民生檔案形成單位為了自身工作之便，未按要求向縣檔案館移交。這些因素都造成了查閱者在不同程度上跑了冤枉路，給查閱利用者帶來了極大的不便。

（三）數(shù)量龐大、庫(kù)房不夠用。

隨著檔案工作逐步走向規(guī)范化，檔案數(shù)量快速增加，重點(diǎn)民生檔案單位和縣檔案館的庫(kù)房空間已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。如：青龍檔案館的館藏量早已突破20萬卷，卻因種種原因，新館建設(shè)遲遲未開工，這些檔案仍然被安置在臨時(shí)的庫(kù)房中，現(xiàn)已很難按規(guī)定接收檔案。因此，與日俱增的民生檔案也給各單位造成了極大的庫(kù)藏壓力。

（四）社會(huì)需求大，人員不充分。

青龍滿族自治縣地處山區(qū)，所轄25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，396個(gè)行政村，覆蓋面積廣，人口多。眾多的人口相應(yīng)形成了數(shù)量龐大的民生檔案，民生檔案利用日益頻繁。如：目前，僅縣檔案館日均接待查檔就不少于15人次，民生檔案的查閱率上升到80﹪。但縣檔案館人員編制少，工作任務(wù)重，顯然影響了檔案的查閱利用效率，影響了檔案工作在利用者心中的位置，影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

三、加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)的科學(xué)方法與途徑

隨著各項(xiàng)機(jī)構(gòu)改革和民生工作的開展，各級(jí)檔案管理部門要切實(shí)采取有效措施，把與百姓生活息息相關(guān)的全部檔案納入民生檔案工作的范圍，加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)和開發(fā)，使民生檔案真正造福于百姓。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，擴(kuò)大宣傳，全面提升社會(huì)民生檔案意識(shí)。

檔案部門要首先轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清使命，緊隨時(shí)代步伐，扛起民生檔案建設(shè)大旗，充分利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體，對(duì)檔案工作進(jìn)行宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和人民群眾都能意識(shí)到民生檔案的重要性及檔案工作的重要意義，快速提升全社會(huì)檔案意識(shí)。其次，要積極推進(jìn)新館建設(shè)，爭(zhēng)取足夠的人力、財(cái)力支持，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)、快速、持續(xù)發(fā)展。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，有效監(jiān)管，科學(xué)有序整合民生檔案資源。

民生檔案來源于不同的行業(yè)和部門，種類較多，內(nèi)容豐富。檔案部門要建立健全民生檔案管理的法規(guī)和制度體系，統(tǒng)籌規(guī)劃，有效監(jiān)管，科學(xué)有序整合民生檔案資源。首先，加強(qiáng)調(diào)查研究工作，了解各單位形成的檔案門類，明確民生檔案材料收集和歸檔范圍。第二，根據(jù)實(shí)際，打破部門界限，制定科學(xué)的接收、指導(dǎo)計(jì)劃。第三，積極調(diào)整檔案館館藏檔案收集范圍，主動(dòng)協(xié)調(diào)，將利用率較高的重點(diǎn)民生檔案按時(shí)或提前接收進(jìn)館，建立民生檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮檔案保管的主渠道作用。對(duì)一些專業(yè)性較強(qiáng)，受各種因素制約難以按時(shí)移交進(jìn)館的民生檔案，可通過目錄移交、電子文件在線接收、全文數(shù)字化等方式，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一管理。第四，要求各涉民部門把民生檔案作為本單位檔案的有機(jī)組成部分，納入檔案管理體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理?？傊?，通過檔案實(shí)體和信息數(shù)據(jù)兩種方式的整合，改變民生檔案的分散狀態(tài)，最大限度地實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源的社會(huì)共享。

（三）協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，齊抓共管，合力推進(jìn)民生檔案資源建設(shè)。

民生檔案工作涉及面廣、難度大。檔案行政管理部門要以實(shí)施國(guó)家檔案局8號(hào)令為契機(jī)，從源頭抓起，逐步推進(jìn)依法治檔工作進(jìn)程。一是要積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委和政府的大力支持，把民生檔案工作列入黨委和政府的議事日程，納入當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃。二是要加強(qiáng)與勞動(dòng)、民政、教育、衛(wèi)生、計(jì)劃生育、食品安全、環(huán)保等涉民主管部門的協(xié)作，共同研究，聯(lián)合制發(fā)或修訂各類民生檔案的規(guī)范性文件，聯(lián)手推動(dòng)各領(lǐng)域的民生檔案工作。三是深入基層，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、行政村的規(guī)范化建檔和服務(wù)利用工作進(jìn)行有效監(jiān)管，基本形成一個(gè)由各級(jí)黨委政府領(lǐng)導(dǎo)、涉民主管部門各負(fù)其責(zé)、檔案部門依法監(jiān)管的合力推動(dòng)民生檔案工作的良性機(jī)制。

（四）突出重點(diǎn)，優(yōu)先數(shù)字化，快速提升民生檔案服務(wù)能力。

為解決民生檔案查找不方便、不快捷的問題，發(fā)揮民生檔案資源的最大效用，青龍滿族自治縣自2008年起，通過機(jī)關(guān)人員自行著錄、常年雇傭小工、服務(wù)外包等方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，已將民生檔案全部著錄，并優(yōu)先對(duì)婚姻、招工、知青、公證等利用最頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，極大地提高了服務(wù)民生的辦事效率。

檔案行政管理部門和立檔單位要依據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，繼續(xù)將民生檔案工作作為檔案工作的重中之重，輕重緩急地處理民生檔案工作中存在的問題。對(duì)于數(shù)量龐大且短期保管的檔案，可采取簡(jiǎn)易整理等方式進(jìn)行臨時(shí)處理，以緩解檔案工作人員的工作壓力。此外，樹立“大服務(wù)”理念，不斷完善民生檔案利用制度，簡(jiǎn)化利用程序，加大數(shù)字化力度。在傳統(tǒng)利用方式的基礎(chǔ)上，在保護(hù)公民個(gè)人隱私的前提下，積極探索推進(jìn)“異地查檔、跨館服務(wù)”等便民利民新舉措，大膽嘗試?yán)镁W(wǎng)絡(luò)、微信、微博、手機(jī)短信等新平臺(tái)，全方位多角度提供檔案信息服務(wù)。

總之，檔案信息資源整合、共享已成為新時(shí)期高層次的信息資源模式和未來檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，民生檔案工作是最重要的一環(huán)。檔案部門要采取多種有效措施，對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)的民生檔案資源進(jìn)行整合，優(yōu)先對(duì)利用頻繁的民生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和信息發(fā)布，不斷提升檔案部門公共服務(wù)能力，有效地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)和諧穩(wěn)定服務(wù)。

（作者單位：青龍滿族自治縣檔案局（館））