王磊

2016年5月至10月，唐山將以“都市與自然·鳳凰涅槃”的主題舉辦一場(chǎng)集綠色環(huán)保、低碳生活，都市與自然和諧共生的時(shí)尚園藝——2016唐山世界園藝博覽會(huì)。

唐山所舉辦的博覽會(huì)屬于專業(yè)類世界博覽會(huì)，其形式為參展國(guó)家在主辦國(guó)為其提供的展館中自己負(fù)責(zé)在展館內(nèi)進(jìn)行裝修及展品設(shè)置的博覽會(huì)。其展出的產(chǎn)品具有專業(yè)性。世界園藝博覽會(huì)歷經(jīng)百余年的發(fā)展，同時(shí)伴隨著時(shí)代的變遷，已經(jīng)不再只是商品和技術(shù)的展示會(huì)，它將是以海納百川之勢(shì)，匯聚了人類所有的科技創(chuàng)新，并加以豐富多彩的文藝表演以及精彩紛呈的園林園藝景觀，集科學(xué)研討、學(xué)術(shù)交流、休閑娛樂、旅游觀光的一次盛會(huì)。世園會(huì)的舉辦，不僅將給唐山的城市面貌、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)帶來較大幅度的改觀，也在相當(dāng)程度上通過帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)鏈，促進(jìn)唐山的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2016年恰逢唐山抗震四十周年，在唐山舉辦世界園藝博覽會(huì)，可以向世人展示震后新唐山重建的奇跡和城市現(xiàn)代化發(fā)展的成果，表明了唐山人民堅(jiān)韌不拔、重建美好家園的決心以及自主創(chuàng)新，自力更生實(shí)現(xiàn)資源型城市轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。正是由于“世園會(huì)”能給我市帶來巨大的國(guó)際影響和綜合效益，所以我們檔案工作者要積極服務(wù)全市工作大局，做到記錄精彩、傳承歷史，讓唐山世界園藝博覽會(huì)的檔案管理跟得上大局，更上一層樓。

要想使檔案在世園會(huì)中發(fā)揮更好的作用，筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一、要建立健全檔案規(guī)章制度，明確工作職責(zé)

建立健全規(guī)章制度，有助于世園會(huì)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，能確保世園會(huì)各項(xiàng)組織活動(dòng)的正常順利進(jìn)行，是加強(qiáng)管理，推動(dòng)發(fā)展的可靠保證。

以2014 年青島世界園藝博覽會(huì)為例。當(dāng)時(shí)青島世園會(huì)執(zhí)委會(huì)專門成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，研究并制定檔案工作計(jì)劃，落實(shí)了檔案工作任務(wù)。最終通過青島世園會(huì)執(zhí)委會(huì)對(duì)檔案工作的嚴(yán)格執(zhí)行，青島世園會(huì)承接了1，100萬人次的參觀流量，園區(qū)及周邊產(chǎn)生了約22.4億元人民幣的消費(fèi)。根據(jù)以往大型展會(huì)對(duì)舉辦城市綜合指標(biāo)的檔案數(shù)據(jù)測(cè)算，青島世園會(huì)對(duì)當(dāng)年的城市綜合經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)約為201億元人民幣，對(duì)青島市當(dāng)年GDP的帶動(dòng)高達(dá)1.5%-2%，經(jīng)濟(jì)效益顯著，意義重大。通過參考青島世園會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為首先要明確唐山世園會(huì)執(zhí)委會(huì)為世園會(huì)檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案工作管理辦法;并同時(shí)要求其他機(jī)構(gòu)統(tǒng)一開展檔案工作，安排專職或兼職檔案工作人員，建立以執(zhí)委會(huì)為中心的檔案工作模式。同時(shí)執(zhí)委會(huì)也要建立有關(guān)唐山世園會(huì)的檔案工作規(guī)章制度，如《唐山世界園藝博覽會(huì)檔案管理辦法》和《唐山世界園藝博覽會(huì)檔案工作意見》等一系列檔案工作的規(guī)章制度，因?yàn)閷脮r(shí)將有30多個(gè)國(guó)家和地區(qū)來唐參展，唐山世園會(huì)預(yù)計(jì)參觀人數(shù)超過1500萬人次，園區(qū)及周邊將產(chǎn)生超20億元人民幣的消費(fèi)。在唐山經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型之際對(duì)唐山的GDP拉動(dòng)至少在1.3%以上。所以建立健全檔案的規(guī)章制度，使其在管理上有條不紊，有章可循，將使唐山世界園藝博覽會(huì)的收益大大增加。

二、提早規(guī)劃，全程管理世園會(huì)籌建檔案

唐山世園會(huì)場(chǎng)館工程共10個(gè)項(xiàng)目，基礎(chǔ)設(shè)施工程和景觀綠化工程共各為22個(gè)項(xiàng)目，國(guó)際園10個(gè)，國(guó)內(nèi)園9個(gè)，唐山動(dòng)物園項(xiàng)目配套路網(wǎng)、地下管網(wǎng)也正在緊張施工，18個(gè)場(chǎng)館和3個(gè)配套服務(wù)設(shè)施主體結(jié)構(gòu)已完工，綠化工程正在同步進(jìn)行，全園累計(jì)栽植喬木4300余株。世園會(huì)工程規(guī)模浩大，我們必須深入實(shí)際，同時(shí)建立與各項(xiàng)工程緊密結(jié)合的檔案歸檔范圍。為全方位記錄唐山世園會(huì)籌辦工作做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備：

1.唐山市檔案局應(yīng)組織專業(yè)人員深入執(zhí)委會(huì)各部門和每個(gè)承建單位，逐一調(diào)研，根據(jù)其具體的工作任務(wù)及流程制定出具體的歸檔范圍和要求。

2.要將施工建設(shè)所形成的文件材料歸檔納入各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的流程中，同時(shí)建立定期檢查機(jī)制，從而使檔案工作與各承建單位業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合起來，成為各項(xiàng)工作的有機(jī)組成部分。

3. 安全保管方面要常抓不懈。在這方面筆者認(rèn)為應(yīng)對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)其詳細(xì)講解各項(xiàng)檔案的歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)以及保管期限和檔案機(jī)密等級(jí)，對(duì)其在安全意識(shí)方面加強(qiáng)培訓(xùn)，為各工作部門文件材料完整歸檔和規(guī)范整理打下基礎(chǔ)。同時(shí)市檔案局工作人員要定期開展檔案工作監(jiān)督檢查。重點(diǎn)監(jiān)督各部門檔案歸檔、整理及保管情況，并及時(shí)為兼職檔案人員解決檔案工作中的實(shí)際困難。

三、有效利用，提高檔案工作效能

提高檔案管理工作效能是唐山世園會(huì)順利舉辦的重要保證，同時(shí)也是執(zhí)委會(huì)提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。筆者認(rèn)為唐山世園會(huì)執(zhí)委會(huì)需將檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)、工作流程模板化，制定并規(guī)范各類檔案的整理要求及程序。就如青島世園會(huì)執(zhí)委會(huì)那樣，制定了《青島世園執(zhí)委會(huì)文件材料歸檔制度》，用以指導(dǎo)檔案人員按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作。這樣做不僅降低了檔案人員的工作強(qiáng)度，而且提高了工作效率，直接為青島世園會(huì)節(jié)省開支近億元。

在有效利用檔案方面，唐山世園會(huì)執(zhí)委會(huì)也應(yīng)充分發(fā)揮檔案的特性，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向外地游客及本市市民推薦和宣傳各種與唐山世園會(huì)有關(guān)的參考資料和世園會(huì)簡(jiǎn)介，以及唐山市的史料檔案匯編和震后城市重建及現(xiàn)代化建設(shè)的大事記等。讓全世界和全國(guó)人民進(jìn)一步了解2016唐山世界園藝博覽會(huì)以及震后新唐山的現(xiàn)代化發(fā)展。從而達(dá)到資源共享有效利用檔案資源的目的。

經(jīng)歷了鳳凰涅槃般地震洗禮的唐山，是一個(gè)創(chuàng)造奇跡和能實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的地方，2016唐山世界園藝博覽會(huì)是唐山建市以來舉辦的規(guī)格最高、規(guī)模最大、展期最長(zhǎng)、客流量最多的一次國(guó)際性展會(huì)。唐山人民定會(huì)圓滿地舉辦這次盛會(huì)，向世人展示唐山抗震重建的奇跡和生態(tài)治理的成果，表明唐山人民保護(hù)環(huán)境、修復(fù)生態(tài)、實(shí)現(xiàn)資源型城市轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展的決心。

（作者單位：唐山市中醫(yī)醫(yī)院）