龐孝飛

摘 要：會(huì)議是一個(gè)企業(yè)做好內(nèi)部溝通、解決實(shí)際問題的重要途徑，會(huì)議能否高效開展在很大程度上取決于會(huì)議管理工作的質(zhì)量和效率。本文首先針對(duì)目前企業(yè)會(huì)議管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，進(jìn)而分析了加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理的作用，最后針對(duì)如何做好企業(yè)會(huì)議管理工作，提高會(huì)議的有效性提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；會(huì)議管理；措施

0 引言

會(huì)議是指一些相關(guān)者為了解決某些問題或?yàn)榱司湍臣逻_(dá)成執(zhí)行統(tǒng)一的目的而開展的交流探討活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的經(jīng)營管理決策，規(guī)范企業(yè)管理，提高企業(yè)工作效率都具有重要作用。企業(yè)通過加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，有助于企業(yè)目標(biāo)的快速實(shí)現(xiàn)。然而，從目前的情況來看，很多企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議管理的過程中還缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性，仍然存在會(huì)前準(zhǔn)備不充分，會(huì)議目標(biāo)不明確等問題，造成會(huì)議整體質(zhì)量下降，問題也得不到有效的解決，最終影響企業(yè)經(jīng)營決策和發(fā)展計(jì)劃的制定。因此，在新時(shí)期，企業(yè)有必要提高對(duì)會(huì)議的重視，加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議的整體質(zhì)量和效率，從而為企業(yè)的經(jīng)營管理和發(fā)展提供支持，保證企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利高效開展。

1 加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理的作用

1.1 通過加強(qiáng)企業(yè)會(huì)議管理，可以組織會(huì)議相關(guān)者就某一問題集思廣益，通過有效的溝通交流達(dá)成思想、目標(biāo)和行為上的統(tǒng)一，有助于企業(yè)各項(xiàng)工作任務(wù)的有序開展，明確各部門、崗位人員的職責(zé)，更加清晰地進(jìn)行工作分配，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的密切配合與合作交流，通過企業(yè)的凝聚力，從而保證企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的高效開展。

1.2 企業(yè)的會(huì)議大多都是為了解決某些問題或?yàn)榱俗龀瞿承Q定而開展的交流溝通活動(dòng)，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)的組織活動(dòng)的重要反映。企業(yè)每一項(xiàng)活動(dòng)的開展都要通過會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)籌安排，參會(huì)者通過有效的溝通制定出科學(xué)的活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃和具體措施。

1.3 加強(qiáng)會(huì)議管理，通過企業(yè)的會(huì)議質(zhì)量，可以幫助企業(yè)工作人員明確工作目標(biāo)。在會(huì)議召開過程中，往往會(huì)對(duì)具體的工作進(jìn)行科學(xué)的分配，明確各部門的任務(wù)和職責(zé)，制定本部門具體的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃，讓參會(huì)人員對(duì)后期工作有明確的了解，從而為了會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成而努力。

2 現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作中存在的問題

2.1 會(huì)議目標(biāo)不明確 現(xiàn)代企業(yè)管理工作面臨的一個(gè)重要問題就是會(huì)議目標(biāo)不明確。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理者往往心血來潮就貿(mào)然組織召開會(huì)議，參會(huì)者甚至都不了解開會(huì)的目的和內(nèi)容就來參加會(huì)議；或者會(huì)議組織者還沒有思慮周全，會(huì)議目標(biāo)和議題都沒有確定就召開會(huì)議，會(huì)議的具體流程也就不能得到有效的控制，導(dǎo)致會(huì)議的召開既浪費(fèi)了時(shí)間，還不能達(dá)到應(yīng)有的效果。

2.2 會(huì)前準(zhǔn)備不充分 高質(zhì)量的會(huì)議必須要有充足的會(huì)前準(zhǔn)備工作作為保障，在很多企業(yè)會(huì)議過程中，往往出現(xiàn)與會(huì)者在會(huì)議前幾個(gè)小時(shí)才接收到會(huì)議信息，但是對(duì)于會(huì)議安排、會(huì)議議題等相關(guān)的內(nèi)容都不了解，完全不知道會(huì)議召開的流程，因而也就沒有準(zhǔn)備會(huì)議所需要的材料，在會(huì)議召開過程中也不能根據(jù)會(huì)議內(nèi)容提出合理的建議或意見，嚴(yán)重降低會(huì)議的質(zhì)量和效率。

2.3 會(huì)議管理不科學(xué) 現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)大都越來越復(fù)雜，業(yè)務(wù)線條也比較繁多，這就給企業(yè)內(nèi)部會(huì)議管理帶來了難度。企業(yè)由于缺乏科學(xué)的會(huì)議管理制度和規(guī)范，不同部門之間的會(huì)議安排一旦缺乏協(xié)調(diào)性就很可能造成會(huì)議沖突，最終影響會(huì)議的質(zhì)量和效率。還有一些企業(yè)在召開會(huì)議的過程中陪會(huì)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，總有一些與會(huì)議不相關(guān)的人員被與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、部門主管人員等派去參加會(huì)議，這些人往往不了解會(huì)議的內(nèi)容和精神，也不能很好地配合會(huì)議的召開，最終影響會(huì)議的質(zhì)量和會(huì)后的信息傳達(dá)。另外，企業(yè)會(huì)議管理過程中存在的另一個(gè)影響會(huì)議科學(xué)性的問題就是對(duì)會(huì)議時(shí)間把握不到位，會(huì)議過長(zhǎng)容易引起參會(huì)人員的反感，會(huì)議時(shí)間太短起不到應(yīng)有的效果，不能很好地解決問題。由此可見，企業(yè)必須加強(qiáng)會(huì)議管理工作，提高會(huì)議的科學(xué)性和規(guī)范性，才能使會(huì)議達(dá)到應(yīng)有的效果。

3 做好現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作的措施

3.1 明確會(huì)議目標(biāo) 高效的企業(yè)會(huì)議必須要有明確的目標(biāo)作為整個(gè)會(huì)議的指導(dǎo)和方向。因此，企業(yè)在召開會(huì)議之前必須明確目標(biāo)，對(duì)會(huì)議的組織目的、要解決的問題、期望達(dá)到的效果等都做出具體的計(jì)劃。明確會(huì)議目的和具體的會(huì)議議題，及時(shí)通知相關(guān)的人員提前了解會(huì)議的內(nèi)容、目的和價(jià)值，提前獲取會(huì)議相關(guān)者的意見和建議，為會(huì)議的召開做好充足的準(zhǔn)備，從而提高企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量和效率。

3.2 做好會(huì)前準(zhǔn)備和規(guī)劃工作 在制定清晰的會(huì)議目標(biāo)之后，就要準(zhǔn)備召開會(huì)議，充足的會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議順利高效召開的前提和保證。首先，在召開會(huì)議之前會(huì)議組織者要及時(shí)通知會(huì)議相關(guān)者會(huì)議的內(nèi)容，召開的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、流程等，使與會(huì)者提前對(duì)會(huì)議有一個(gè)大概的了解，以便提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的數(shù)據(jù)資料等，也能夠積極地配合會(huì)議的召開。其次，做好充分的會(huì)議流程規(guī)劃工作，針對(duì)會(huì)議中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況要做好防范工作，對(duì)會(huì)議的具體細(xì)節(jié)內(nèi)容也要做好詳細(xì)的布置和規(guī)劃，保證會(huì)議能夠按照事先規(guī)劃的流程順利召開。

3.3 有效控制會(huì)議議程 企業(yè)的會(huì)議能否高效的開展，在很大程度上取決于會(huì)議流程能否按計(jì)劃開展。理論上來講，企業(yè)會(huì)議最好控制在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)，會(huì)議主持人要控制好會(huì)議的進(jìn)度，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的把握，確保各環(huán)節(jié)占用合理的時(shí)間，每個(gè)議題都能在有限的時(shí)間內(nèi)得到有效的解決。另外，在會(huì)議召開的過程中，會(huì)議主持人要注意把握會(huì)議的方向，不要跑題，并且做好相應(yīng)的會(huì)議記錄，尤其是對(duì)于沒有達(dá)成共識(shí)的部分要做好標(biāo)記，以備后續(xù)討論。這樣可以有效地提高會(huì)議的科學(xué)性和規(guī)范性。

4 做好會(huì)后總結(jié)工作

高效的企業(yè)會(huì)議管理工作除了充足的會(huì)前準(zhǔn)備工作、明確的會(huì)議目標(biāo)以及科學(xué)的會(huì)議流程作為保證之外，會(huì)后總結(jié)反饋工作也很重要。為了保證會(huì)議的質(zhì)量和效率，相關(guān)人員要在會(huì)議結(jié)束之后及時(shí)做好會(huì)議文件的整理工作，對(duì)必要的會(huì)議資料要進(jìn)行合理的保存，秘書人員的會(huì)議記錄也要作為重要資料進(jìn)行歸檔整理。此外，相關(guān)人員還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決策和精神的執(zhí)行情況的監(jiān)督，做好會(huì)后反饋工作，使會(huì)議切實(shí)達(dá)到期望的效果。

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