連嬋玲

【摘 要】教學(xué)檔案是教學(xué)秘書在從事教學(xué)管理工作中的必然產(chǎn)物，包含文書檔案、課程檔案、試卷檔案、學(xué)籍檔案、畢業(yè)論文（設(shè)計）檔案等。為保證教學(xué)檔案能發(fā)揮價值，提供利用服務(wù)，教學(xué)秘書在工作中應(yīng)重視檔案，做好各項教學(xué)檔案收集、整理與保管工作。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；教學(xué)秘書；檔案意識

隨著社會對人才需求的不斷專業(yè)化和多樣化，高校辦學(xué)規(guī)模愈加壯大，高校管理逐步呈現(xiàn)校院（院系）兩級管理模式。為溝通上級教學(xué)管理部門（教務(wù)處）、相關(guān)開課院系與院系師生之間的聯(lián)系，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)開展本科教學(xué)工作，處理院系學(xué)生在學(xué)習(xí)上的各種咨詢、問題，教學(xué)秘書應(yīng)用而生。

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的一線人員，既要有為人師表的道德修養(yǎng)，具備相關(guān)院系的專業(yè)素養(yǎng)，即了解院系專業(yè)相關(guān)知識及人才培養(yǎng)要求，又要具備行政秘書的基本素養(yǎng)，擬文辦文、溝通協(xié)調(diào)、匯總反饋。

一、檔案意識的重要性

首先，本科教學(xué)工作是一所高等學(xué)校賴以生存的基石，教學(xué)水平的提高，優(yōu)秀人才的培養(yǎng)是高校辦學(xué)的宗旨。如何有效地提高本科教學(xué)水平，需要全校教師及教學(xué)管理人員的共同參與，需要以史為鑒，總結(jié)經(jīng)驗，去粗取精，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。而教學(xué)檔案正是反映所有教學(xué)活動面貌的原始記錄，具有查考憑證作用。特別是在各類評估檢查中，都要求提供檔案佐證教學(xué)工作水平高低。因此，高等學(xué)校的教學(xué)秘書要注重培養(yǎng)自身的檔案意識。

其次，高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)院長、系主任（專業(yè)負(fù)責(zé)人）組織、管理教學(xué)工作的助手和參謀，也應(yīng)當(dāng)樹立檔案意識，做好教學(xué)檔案管理工作，維護(hù)教學(xué)工作穩(wěn)定有序的開展。特別是在教師評優(yōu)評先、職稱晉升考核中，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)。

最后，從哲學(xué)角度來看，思想意識屬于上層組織，是決定一個人或組織做事的一個主導(dǎo)力量，影響著處事風(fēng)格、辦事方法、做事效率等。只有具備清晰明確的檔案意識，教學(xué)秘書才能從紛繁雜亂的文件材料中辨別出具有保存意義的記錄，從而形成檔案，并進(jìn)行有效的教學(xué)檔案收集、整理和保管工作。

二、教學(xué)檔案的內(nèi)涵

在一系列教學(xué)管理工作的開展中，將會產(chǎn)生具有查考憑證的大量記錄，這些記錄就會成為檔案。因其內(nèi)容屬于教學(xué)工作范疇，則統(tǒng)稱為教學(xué)檔案。

以學(xué)制四年的本科教育為例，從專業(yè)招生開始到四年人才培養(yǎng)的完成，學(xué)生是本科教學(xué)的客體，四年所有的教學(xué)活動圍繞其展開，教學(xué)檔案貫穿始終。

（一）種類

教學(xué)檔案的種類根據(jù)其內(nèi)容劃分，主要有以下幾種類型：

1.學(xué)籍檔案：從學(xué)生錄取到校報到注冊，取得學(xué)籍，學(xué)籍檔案便開始生成。學(xué)籍檔案主要記載有學(xué)生個人基本信息情況、學(xué)籍異動情況、在校學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、畢業(yè)結(jié)論及學(xué)位授予情況。

2.課程檔案：以一門課程為單位，內(nèi)容包括教材、教案、教師手冊等，反映該門課程的開設(shè)情況。一般以專業(yè)為上層類目，反映專業(yè)課程設(shè)置情況。

3.試卷檔案：驗證師生教學(xué)效果，是學(xué)生畢業(yè)資格審核的基礎(chǔ)條件。一般應(yīng)包含試卷、標(biāo)準(zhǔn)答案、學(xué)生答卷、試卷分析等內(nèi)容。建議以最長修業(yè)年限保存當(dāng)年級學(xué)生試卷，以備查卷需要。

4.畢業(yè)論文（設(shè)計）檔案：大四學(xué)年，學(xué)生經(jīng)過至少三年的學(xué)習(xí)，在一名指導(dǎo)教師的指導(dǎo)下，確定選題，綜合應(yīng)用所學(xué)知識進(jìn)行畢業(yè)論文（設(shè)計）撰寫，直至定稿參加答辯。

5.實習(xí)檔案：以實踐檢驗理論學(xué)習(xí)，學(xué)以致用，為就業(yè)做好準(zhǔn)備。內(nèi)容包括實習(xí)計劃、實習(xí)單位聯(lián)系表、實習(xí)記錄、實習(xí)總結(jié)、實習(xí)報告、實習(xí)成績鑒定等相關(guān)材料。

6.文書檔案：指校院兩級各種規(guī)章制度、紅頭文件，教學(xué)計劃以及教學(xué)秘書在教學(xué)管理活動過程中所擬寫的請示、報告等。

7.各類統(tǒng)計檔案：包括教師授課統(tǒng)計、教師教學(xué)質(zhì)量評價情況，教師指導(dǎo)實習(xí)與畢業(yè)論文（設(shè)計）情況以及其他與教學(xué)相關(guān)的統(tǒng)計。此類統(tǒng)計多與教師課酬、職稱晉升有關(guān)。

（二）特點

教學(xué)檔案與教學(xué)活動相伴相生，教學(xué)活動周而復(fù)始，故教學(xué)檔案也具有周期性，且能系統(tǒng)完整地反映教學(xué)活動全貌，反映專業(yè)發(fā)展情況。

1.周期性

本科四年的人才培養(yǎng)，每屆學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)都要經(jīng)歷上課、考試、畢業(yè)論文（設(shè)計）撰寫與答辯、參加實習(xí)工作，與之相對應(yīng)的教學(xué)活動則涉及到教學(xué)計劃的制定、教材的征訂、課程與教師的安排、試卷的制作、指導(dǎo)教師的選擇、畢業(yè)資格審核、學(xué)位授予等。因此所形成的教學(xué)檔案具有鮮明的四年一周期的性質(zhì)。

2.系統(tǒng)性

院系或?qū)I(yè)從創(chuàng)辦到初具規(guī)模再到壯大，教師和學(xué)生作為教學(xué)活動的主體，在質(zhì)量上也會不斷提升。這就要求人才培養(yǎng)要與社會需求相適應(yīng)，故而一個專業(yè)所有的檔案集合即檔案全宗能夠完整系統(tǒng)地反映該專業(yè)的發(fā)展情況。因此，教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性。

三、加強(qiáng)檔案意識的舉措

檔案意識是人們自覺得對檔案和檔案工作的主觀映像，受檔案學(xué)知識多少、與檔案和檔案工作接觸多少的影響，檔案意識呈現(xiàn)強(qiáng)弱之分。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的重要執(zhí)行者，是教學(xué)檔案的重要形成者，保管者和利用者，增強(qiáng)個人的檔案意識勢在必行。為使教學(xué)秘書的檔案意識得到有效加強(qiáng)，更好地推動高校教學(xué)檔案工作開展，助力教學(xué)工作水平提高，應(yīng)內(nèi)外著手，即在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，加強(qiáng)制度規(guī)范，并通過自身的實踐，加深對教學(xué)檔案的認(rèn)識。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視

教學(xué)檔案的建設(shè)是一項長期而系統(tǒng)的事務(wù)工作，非一朝一夕就能完成，需要持之以恒的決心和責(zé)任感。領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)懷和鼓勵能夠充分發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的主體作用，調(diào)動教學(xué)秘書在教學(xué)檔案管理中的主動性、積極性。這一點上，偉大領(lǐng)袖毛澤東同志起到了表率作用。

首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分肯定、認(rèn)同。在艱難困苦的革命戰(zhàn)爭年代，毛澤東同志對檔案人員工作表現(xiàn)給予高度贊揚(yáng)并給予物質(zhì)獎勵，增加他們自身的職業(yè)認(rèn)同感，更好地開展檔案工作。1956年4月，身為主席的他還親切接見了前來參加全國先進(jìn)生產(chǎn)者代表會議的檔案工作者蘇三雄同志。同年6月，時任國家檔案局副局長的張中、裴桐和中國人民大學(xué)歷史檔案系主任吳寶康一同參與制訂《1956—1967年哲學(xué)、社會科學(xué)規(guī)劃綱要》（草案），受到了毛澤東和其他中央領(lǐng)導(dǎo)的接見。這讓檔案工作人員倍感光榮和自豪，為做好檔案工作盡心盡力。精神獎勵和物質(zhì)獎勵是實現(xiàn)檔案意識增強(qiáng)的直接手段。

其次，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)宣傳、教育。毛澤東主席在工作中，諄諄教誨身邊的秘書人員要保管好檔案，特別是他在文書、檔案工作中所具備的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，事必躬親、盡職盡責(zé)的工作作風(fēng)，為廣大工作人員樹立了榜樣。在其影響下，檔案價值得到廣泛認(rèn)識，檔案工作得以較好發(fā)展。如周恩來、蔡和森、任弼時等人繼毛澤東任中央秘書后都先后擔(dān)任過秘書一職。建國后，周恩來同志還作為國務(wù)院總理直接負(fù)責(zé)檔案事業(yè)的建設(shè)工作。領(lǐng)導(dǎo)的宣傳教育有助于廣泛增加檔案意識，不僅給教學(xué)秘書打了一針強(qiáng)心劑，更為教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)檔案管理提供了保障，通過全體教師的參與將會使教學(xué)檔案管理更為全面系統(tǒng)和完整。

2.制度規(guī)范

無規(guī)矩不成方圓，要想做好教學(xué)檔案管理工作。應(yīng)從教學(xué)檔案管理的主客體入手，把握教學(xué)檔案管理工作有人負(fù)責(zé)，教學(xué)檔案工作合理開展。

通過建立責(zé)任追究制，使教學(xué)檔案管理工作落到實處。樹立責(zé)任意識，有序開展教學(xué)檔案的管理工作，是本科教學(xué)秘書有力協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)工作的重要保證，如人才培養(yǎng)方案的制定修訂、教材的征訂、教師教學(xué)質(zhì)量評價、上課課時統(tǒng)計等，無不需要借助教學(xué)檔案審閱專業(yè)課程的設(shè)置變化，教師教學(xué)水平的發(fā)展情況。將責(zé)任徹底分解到個人行為，有利于從根本上提高檔案意識，避免推脫、不作為行為的發(fā)生。但因本科教學(xué)秘書的事務(wù)繁雜性，院系可設(shè)置專兼職人員，輔以本科教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)檔案工作的開展。

通過建立教學(xué)檔案管理制度，使教學(xué)檔案管理常態(tài)化、規(guī)范化、程序化。首先，在收集檔案方面，明確教學(xué)檔案歸檔范圍，堅持做到檔案收集的完整性和全面性。同時確保這些文件檔案的真實性。檔案收集環(huán)節(jié)是發(fā)揮教學(xué)檔案價值的前提條件。其次，做好教學(xué)檔案的分門別類整理，主要是主題-時間分類法，維護(hù)好檔案載體和信息的系統(tǒng)性和安全性。信息時代背景下，要注意做好雙套制保管，即電子版和紙質(zhì)版雙套并存。因電子版不受時空限制，較易處理信息，在提供便捷利用服務(wù)的同時，大大提升了對教學(xué)檔案真實性和安全性的威脅，而紙質(zhì)版則保證了檔案的真實性，二者相輔相成。最后，做好教學(xué)檔案利用工作，設(shè)計案卷目錄編寫規(guī)則，對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用。

3.親身實踐

意識與實踐具有指導(dǎo)、被指導(dǎo)的關(guān)系，檔案意識可以認(rèn)為是教學(xué)秘書對教學(xué)檔案工作的主觀自覺的認(rèn)識，是一種工作責(zé)任和長遠(yuǎn)發(fā)展認(rèn)識的表現(xiàn)。檔案意識的加強(qiáng)需要通過實踐活動來固化。教學(xué)檔案工作的順利開展，離不開教學(xué)秘書的科學(xué)管理。

注重收集分散于各處的教學(xué)檔案，如畢業(yè)論文、實習(xí)總結(jié)等材料分散在指導(dǎo)教師和學(xué)生手中，試卷檔案形成于考試結(jié)束教師批閱試卷后，應(yīng)提前告知相關(guān)人員做好檔案上交工作的準(zhǔn)備，保證檔案前身文件材料的完整性。同時做好檔案移交登記和催交，避免遺漏。收集完成后，即將檔案根據(jù)一定的分類原則進(jìn)行整理裝盒，并編制案卷目錄，方便保管和利用。對于無法判斷是否具有保存價值的文件材料，采取先短期保存的方法，經(jīng)過一段時間的驗證即可知曉其價值，再進(jìn)行具體處理。

注重教學(xué)檔案的利用。教學(xué)秘書工作較繁瑣，隨著高校對教師科研水平、學(xué)生綜合能力提升的重視，教學(xué)秘書不僅需做好教學(xué)工作安排，還要做好師生的科研項目申報、檢查和結(jié)題驗收等各項管理工作。因此，針對常規(guī)工作，如涉及到參與專業(yè)人才培養(yǎng)方案的制定，再到實施過程中的教學(xué)計劃、任務(wù)的下達(dá)與安排，直至最后對畢業(yè)生進(jìn)行實施結(jié)果的審核。教學(xué)秘書可借助于教學(xué)檔案做好提前安排和準(zhǔn)備，以免事務(wù)繁多，忙亂出錯。特別是在應(yīng)對臨時緊迫任務(wù)，如上報各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，更能利用檔案，從而加深對檔案價值的認(rèn)識。

只有教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中發(fā)揮主觀能動性，以理論指導(dǎo)實踐，又在實踐中使檔案意識從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識，繼而更好地指導(dǎo)教學(xué)檔案管理工作開展，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提高。

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