李錦峰

（肇慶醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 ，廣東　肇慶　526020）

基于利用需求視角的高校學(xué)籍檔案管理問題與對策

李錦峰

（肇慶醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 ，廣東肇慶526020）

學(xué)籍檔案，不僅僅是反映學(xué)生在校期間的一段時(shí)間表現(xiàn)情況，同時(shí)也對學(xué)生管理工作、科研工作、教學(xué)以及高校的整個(gè)教育具有重要的參考意義。本文探析了基于利用需求視角的高校學(xué)籍檔案管理問題，以及解決高校學(xué)籍檔案管理問題的對策。

需求視角；高校；學(xué)籍檔案；管理問題；對策

引言

高校學(xué)籍檔案管理在不斷發(fā)展以及探索的過程中獲取了一定的成績，同時(shí)也發(fā)揮著其重要的作用以及價(jià)值，然而因?yàn)橐恍┈F(xiàn)實(shí)以及歷史的原因影響，導(dǎo)致管理中存在一些比較嚴(yán)重的問題。學(xué)籍檔案，實(shí)質(zhì)上是非常重要的信息資源，可以提供給學(xué)校教學(xué)管理部門更多的、可靠的決策信息依據(jù)，并且是學(xué)生在高校生活以及學(xué)習(xí)整個(gè)過程的信息庫，可以提供給用人單位以及社會更多的選拔錄用畢業(yè)生的參考依據(jù)。

一、基于利用需求視角的高校學(xué)籍檔案管理問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，管理觀念相對落后

首先，在很多的高校，相關(guān)的學(xué)籍檔案管理工作沒有十分嚴(yán)格的管理制度，具有非常大的工作隨意性，這樣容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)雜亂的現(xiàn)象，同時(shí)也會浪費(fèi)很多后期鑒別整理的時(shí)間以及人力［1］。其次，由于管理學(xué)籍檔案的團(tuán)隊(duì)人員不是非常固定，人員的綜合素質(zhì)不是非常高以及很多人員不具有十分強(qiáng)的職業(yè)能力，這樣在實(shí)際工作中就缺乏很好的創(chuàng)新意識、主動(dòng)性以及全新的觀念，也無法真正地認(rèn)清管理學(xué)籍檔案的真正作用以及價(jià)值，這樣更加容易降低整個(gè)工作的效率，同時(shí)也會直接影響到學(xué)籍檔案在學(xué)生管理工作、教學(xué)研究以及教學(xué)管理中發(fā)揮的重要作用［2］。

（二）教學(xué)管理者檔案意識淡薄

在高校的學(xué)籍檔案管理工作中，由于高校教學(xué)管理者對檔案的意識淡薄以及認(rèn)知程度不夠，尤其是很多基層教學(xué)工作者無法真正地認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，常常會出現(xiàn)比較嚴(yán)重的輕學(xué)籍檔案、人事檔案、重視行政的不良現(xiàn)象。同時(shí)，這樣也更加容易出現(xiàn)不規(guī)范和不認(rèn)真填寫有關(guān)表格、懈怠學(xué)籍檔案管理、收集相關(guān)的材料不完整、辦公自動(dòng)化程度低下、投入的財(cái)力、物力、人力嚴(yán)重不足等問題［3］。另外，當(dāng)前社會對高校畢業(yè)生要求越來越高，高校利用學(xué)籍檔案的效率越來越高。大多數(shù)的用人單位常常會覺得當(dāng)前的學(xué)籍檔案材料越來越不全面，無法在學(xué)籍檔案中全面地了解高校畢業(yè)生的真實(shí)情況，例如：學(xué)生的綜合素質(zhì)、平時(shí)表現(xiàn)等等［4］。

（三）學(xué)籍檔案整理不規(guī)范

在管理學(xué)籍檔案的過程中，需要對原始材料進(jìn)行收集，收集之后對這些材料排列以及分類，在管理學(xué)籍檔案工作中，檔案的整理占據(jù)十分重要的作用。學(xué)籍檔案在被整理的過程中，應(yīng)該要做到裝訂整齊、目錄清楚、編排有序、分類準(zhǔn)確等，案卷歸檔需要根據(jù)實(shí)際年度進(jìn)行分類排列［5］。最近幾年，我國對高等學(xué)校的教學(xué)評估工作也更加重視，同時(shí)也將管理學(xué)籍檔案的工作歸為評估的范圍中，這樣的評估可以有效地促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展，然而在實(shí)際的管理工作中卻發(fā)現(xiàn)存在一些比較顯著的問題，主要有以下幾點(diǎn)：（1）材料分類以及時(shí)間編排比較混亂，部分學(xué)生是根據(jù)學(xué)生畢業(yè)年度編，部分學(xué)生根據(jù)入學(xué)年度編，這樣的整理顯得十分雜亂。（2）沒有規(guī)范地進(jìn)行組卷裝訂，例如：組卷學(xué)生學(xué)籍卡的時(shí)候沒有詳細(xì)的規(guī)定，有時(shí)候幾個(gè)班級一起組卷，有時(shí)候單獨(dú)一個(gè)班級組卷，這樣裝訂出來的案卷的厚薄程度不一樣，不僅影響美觀，還會造成比較嚴(yán)重的查找不便的現(xiàn)象。需要將學(xué)生的照片張貼在學(xué)籍卡的右上角，而在裝訂的時(shí)候沒有處理就一起裝訂，這樣就造成非常明顯的案卷照片位置突顯，導(dǎo)致不能夠合攏案卷的封面，還會外露出檔案內(nèi)芯，這樣更加容易造成嚴(yán)重的檔案損壞等不良現(xiàn)象。（3）檔案質(zhì)量無法保證，容易出現(xiàn)不符合要求的現(xiàn)象。在高校學(xué)生還沒有畢業(yè)之前，學(xué)生歸屬的輔導(dǎo)員會對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，部分管理員由于檔案管理意識淡薄，會采用鉛筆以及圓珠筆等進(jìn)行填寫，這樣就會出現(xiàn)字跡模糊，不方便檔案長期保管的現(xiàn)象。另外，部分輔導(dǎo)員還會不按照實(shí)際要求完整地填寫好學(xué)籍的檔案欄目，這樣的檔案就會出現(xiàn)比較嚴(yán)重的不足以及不完整等現(xiàn)象，在一定程度上降低了學(xué)籍檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

（四）管理方式以及管理體制方面存在比較嚴(yán)重的問題

實(shí)質(zhì)上，管理體制方面存在比較嚴(yán)重的問題就是因?yàn)樵趯?shí)際管理過程中沒有認(rèn)清相關(guān)的管理權(quán)屬問題。一方面，沒有統(tǒng)一化的管理方式，也不具備一致化的管理標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)的管理部門只是根據(jù)其自己最適宜的管理方式進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理，直至最后就會出現(xiàn)非常多的歸檔問題；另一方面，管理職責(zé)不清晰明確，管檔的不管人，以及管人的不管檔，容易出現(xiàn)比較嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象，這樣就無法保障檔案相關(guān)的資料以及內(nèi)容足夠地完整準(zhǔn)確地歸檔。

二、解決高校學(xué)籍檔案管理問題的對策

為了有效提高管理學(xué)籍檔案的工作水平，高校相關(guān)的學(xué)籍檔案管理部門以及管理者應(yīng)該更加重視這些問題，并且制定出一系列有效可實(shí)施的方案來加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，創(chuàng)新更多管理學(xué)籍檔案的方式，可以根據(jù)高校學(xué)籍檔案的實(shí)際狀況以及學(xué)生學(xué)籍檔案類型進(jìn)行分類管理，提高高校學(xué)籍檔案管理的效率以及質(zhì)量，認(rèn)真做好收集工作，保障高校學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性，具體實(shí)施方案如下所述：

（一）創(chuàng)建具有高素質(zhì)、穩(wěn)定的學(xué)籍檔案管理團(tuán)隊(duì)

當(dāng)前，我國科學(xué)信息技術(shù)水平不斷提升，開發(fā)利用相關(guān)學(xué)籍檔案的工作，電子數(shù)據(jù)處理、電子檔案管理以及電子文件歸檔，對所有的學(xué)籍檔案管理者提出了更高的要求，只有創(chuàng)建具有高素質(zhì)、穩(wěn)定的學(xué)籍檔案管理團(tuán)隊(duì)，將所有管理學(xué)籍檔案的相關(guān)人員的整體素質(zhì)提高，才能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、科學(xué)的管理，以及科學(xué)的決策。由此可見，只有加強(qiáng)管理學(xué)籍檔案團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，把管理學(xué)籍檔案的團(tuán)隊(duì)打造成具有現(xiàn)代化水平、精明能干、一專多能，能攻堅(jiān)、會管理、業(yè)務(wù)精以及政治強(qiáng)的穩(wěn)定團(tuán)隊(duì)，才能適應(yīng)新時(shí)期對學(xué)籍檔案管理工作的新要求。

（二）加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

從開始形成學(xué)籍檔案到歸檔完畢的整個(gè)過程中，全校檔案工作的開展以及完成會涉及到非常多的人員及相關(guān)部門。高校的領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)更加重視管理學(xué)籍檔案的工作，有效地提高相關(guān)管理人員的工作效率及工作質(zhì)量，應(yīng)在每個(gè)學(xué)生、老師以及校領(lǐng)導(dǎo)的思想中注入檔案管理意識。由此可見，只有加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，形成管理學(xué)籍檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)都由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，更加規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，并且高校應(yīng)該將各個(gè)管理部門管理學(xué)籍材料的完整性、及時(shí)性以及原始性歸為考核的內(nèi)容中。

（三）創(chuàng)新更多管理學(xué)籍檔案的方式

在實(shí)際開展學(xué)籍檔案管理工作的過程中，需要根據(jù)學(xué)生所在的專業(yè)運(yùn)用不同的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理，實(shí)施分層次以及分專業(yè)的多類管理，這樣的管理方式能夠有效地提高學(xué)籍檔案管理的效率以及學(xué)籍檔案管理的完整性，同時(shí)也方便后期進(jìn)行查找和翻閱。大多數(shù)的學(xué)生需要按照其自身的實(shí)際學(xué)習(xí)狀況選擇選修課程，這樣可以更加全面地掌握好相關(guān)的成績考核以及實(shí)際選課評分的狀況，之后將選修課程實(shí)際狀況分類記錄在學(xué)籍檔案中就會更加方便，可以更加充分地體現(xiàn)出學(xué)分制辦學(xué)的實(shí)際效果，更好地服務(wù)于社會以及幫助學(xué)生完成高校的整個(gè)學(xué)習(xí)過程。因?yàn)楫?dāng)前大多 數(shù)的高校最常實(shí)施的就是學(xué)分制，學(xué)生能夠按照自身的實(shí)際狀況進(jìn)行學(xué)習(xí)方式的選擇，這樣就會對正常管理學(xué)籍檔案造成比較大的難度。所以，高校創(chuàng)新更多管理學(xué)籍檔案的方式，選擇出更加合適的管理方法，根據(jù)高校學(xué)籍檔案的實(shí)際狀況以及學(xué)生學(xué)籍檔案類型進(jìn)行分類管理，讓高校學(xué)籍檔案的管理的效率以及質(zhì)量提高。

（四）認(rèn)真做好收集工作以及保障高校學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性

相關(guān)的高校學(xué)籍檔案管理制度中有明確地規(guī)定：各個(gè)高校的學(xué)年度歸檔部門以及教學(xué)部門必須要在次學(xué)年度寒假前將學(xué)生的學(xué)籍檔案歸檔。由此可知，學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)真做好收集工作以及保障高校學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性，在管理高校學(xué)生學(xué)籍檔案的過程中應(yīng)該嚴(yán)格按照實(shí)際規(guī)定歸檔制度來收集歸檔材料，同時(shí)要消除一些不及時(shí)收集檔案材料以及不具有全面的檔案材料等不良狀況，確保歸檔按時(shí)，這樣可以更好地保障檔案內(nèi)容的完整性以及檔案的齊全。

（五）建章立制，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化

在開展學(xué)籍檔案管理工作的過程中，應(yīng)該建章立制，制定統(tǒng)一化的管理要求以及標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化，并且由相關(guān)的管理人員將具體的工作落實(shí)到每一個(gè)工作崗位中，這樣更加有助于形成網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理工作系統(tǒng)。另外，在制定更加合理科學(xué)的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)該編制更加合理的卷內(nèi)目錄、規(guī)定印制的尺寸、以及各類表格的形式等，還應(yīng)該建立更加全面的管理職責(zé)、去假存真、鑒別歸檔、保密保管、修損補(bǔ)缺、檢查校對以及收集整理等各個(gè)措施以及規(guī)章制度，做到照章辦事、有據(jù)可依以及有規(guī)可循，應(yīng)用這樣科學(xué)的規(guī)章制度可以更加有效地對調(diào)控管理工作進(jìn)行科學(xué)的管理，這樣開展的學(xué)籍檔案管理工作也會更加規(guī)范化以及制度化。

三、結(jié)語

綜上所述，在學(xué)校檔案信息資源中，學(xué)籍檔案是最主要的形式，同時(shí)也是高校最重要的文件檔案之一。在開展學(xué)籍檔案管理工作的過程中，只有強(qiáng)化管理好學(xué)籍檔案，更加重視開發(fā)以及利用學(xué)籍檔案，才可以更好地為高校發(fā)展服務(wù)，同時(shí)也能為學(xué)生就業(yè)、管理以及教學(xué)提供更多的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。

［1］朱寧.基于利用需求視角的高校學(xué)籍檔案管理問題與對策［J］.檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013，24 （3）：125-126.

［2］弋曉寧. 新形勢下高校學(xué)籍檔案管理存在的問題與對策［J］.運(yùn)城學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，26（4）：104-105.

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［4］黃慧敏.高校成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問題與對策［J］.廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，28（15）：579-580.

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G647.24

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李錦峰（1979-），男，漢族，廣東羅定，肇慶醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，科員，研究方向：學(xué)籍檔案管理。