文 / 王海歐

明清檔案管理模式相關(guān)問題的探討

文 / 王海歐

中國第一歷史檔案館作為管理明清檔案最權(quán)威的國家級檔案機構(gòu)，從上世紀(jì)七十年代開始，先后利用縮微技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對傳統(tǒng)珍貴的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理加工，在有效保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時，不斷提升檔案的開發(fā)利用水平，順應(yīng)時勢探求出紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案三大管理模式。文章結(jié)合該館在明清檔案保護(hù)和利用過程中的經(jīng)驗做法，就如何有效保護(hù)傳統(tǒng)歷史檔案文獻(xiàn)并有效開發(fā)紙質(zhì)檔案的史料價值進(jìn)行了探討。

明清檔案；管理模式

一、適時探求三大管理模式，多方位實現(xiàn)明清檔案的保護(hù)與利用功能

中國第一歷史檔案館館藏明清檔案，上下跨越幾百年，所保存明清兩代中央國家機關(guān)及皇室檔案的文獻(xiàn)史料高達(dá)74個全宗，1000余萬件。其中清代內(nèi)閣、軍機處、宮中、內(nèi)務(wù)府、宗人府五個全宗的檔案資料最多，館藏數(shù)量占全館總量的78%。這批檔案具有重要歷史價值，是研究明清歷史的重要依據(jù)。

（一）“歷史真跡、東方瑰寶”：保存紙質(zhì)檔案是檔案管理的永恒主題

檔案管理兼具保護(hù)與利用兩大功能，其核心目標(biāo)是讓珍貴的紙質(zhì)檔案得到長期有效的保存。2002年，在“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程”國家咨詢委員會評審會上，中國第一歷史檔案館藏《清代秘密立儲檔案》第一批入選“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的史料。2003年10月，該館藏《大明混一圖》、《清初世襲罔替誥命》、《大清荷蘭國書》、《英國國王喬治三世致乾隆皇帝的信》第二批選入“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”。2010年2月，該館藏《清初滿文木牌》、《清代莊妃冊文》等文獻(xiàn)入選第三批“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”。2015年4月，該館藏《赤道南北兩總星圖》第四批選入“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”。

與此同時，中國第一歷史檔案館館藏《滿文密本檔》有關(guān)17世紀(jì)西洋傳教士在華活動的檔案、《清代金榜》分別于1999年和2005年入選聯(lián)合國教科文組織發(fā)起的“世界記憶工程”的《世界記憶遺產(chǎn)錄》。2008年館藏檔案《評定三逆方略》、《無圈點字檔》、《有圈點字檔》和《清代十朝大紅綾本滿文實錄》被確定為第一批國家珍貴古籍名錄。

（二）縮微技術(shù)：為明清檔案的長期存儲作出了突出貢獻(xiàn)

縮微膠片作為縮微技術(shù)存儲介質(zhì)，其最大優(yōu)勢就是實現(xiàn)檔案信息的真實性及長期保存的功能。從1973年開始經(jīng)過近四十年的不斷努力，中國第一歷史檔案館在擁有先進(jìn)縮微技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上，通過使用縮微技術(shù)拍攝館藏檔案，培養(yǎng)了一批資深專業(yè)技術(shù)人員，并形成了一整套嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的科學(xué)工作程序。

2002年12月，國家清史編纂委員會成立，清史編修工程正式啟動。這是建國以來一項巨大的文化建設(shè)，也是新世紀(jì)一項標(biāo)志性的文化工程。中國第一歷史檔案館服務(wù)于國家清史編修工程，先后與國家清史辦簽署了10余項協(xié)議。到2005年，該館完成了館藏檔案中滿、漢、蒙等多種文字的100多萬件檔案的縮微拍攝復(fù)制任務(wù)，共計拍攝縮微品（母片）10000余盤，其中制作各種專題檔案史料縮微膠片150余種，總量達(dá)1000余盤。該館已對外正式發(fā)行檔案縮微品46個品種，總量達(dá)3000余盤。截止2009年，該館為清史工程立項整理了宮中朱批奏折、軍機處錄副奏折及內(nèi)閣戶科與刑科題本、宮中雨雪糧價單、災(zāi)賑檔案、電報檔等專題檔案180余萬件，同時完成了對檔案原件的縮微拍照、部分?jǐn)?shù)碼掃描等工作。

正是借助國家清史工程的介入，中國第一歷史檔案館館藏縮微膠片檔案的數(shù)量得以大幅增長。而這一存儲介質(zhì)所依賴的縮微技術(shù)在該館的早期應(yīng)用也為清史工程的順利實施提供了基本保障。截止2010年，該館共計完成館藏檔案拍攝任務(wù)240多萬件，縮微品（母片）總量多達(dá)15000余盤，拷貝片30000余盤。

（三）數(shù)字技術(shù)：開辟了明清檔案管理的多介質(zhì)時代

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，光盤、硬盤、磁盤陣列等多種載體的數(shù)字混合技術(shù)為檔案的開發(fā)利用提供了越來越多的途徑，同時也使中國第一歷史檔案館進(jìn)入了明清檔案管理的多介質(zhì)時代。1996年， 該館《中國清代史檔案文獻(xiàn)光盤庫》出版。這套光盤共計10張，濃縮了該館1995年以前出版的有關(guān)檔案資料，每張光盤存有1萬余頁的文獻(xiàn)資料，總計約有2億字。2004年開始，該館先后購置多臺佳能數(shù)碼相機，并與計算機有效結(jié)合起來，完成了“宮中朱批奏折”46萬件館藏清代檔案的拍攝任務(wù)。這樣該館既有以縮微膠片為介質(zhì)的膠片檔案，又有以光盤為介質(zhì)的電子文件檔案。與此同時，該館還對這些新介質(zhì)的檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)磁盤和光盤備份，實現(xiàn)了200G移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)中心NAS設(shè)備網(wǎng)絡(luò)存儲，真正達(dá)到了雙保險甚至是多種保險的目的。

2011年，中國第一歷史檔案館正式啟動檔案整理數(shù)字化工作。隨著館內(nèi)電子文件檔案數(shù)量的急劇增長，該館于2011年至2015年先后采用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)進(jìn)行了三期硬件系統(tǒng)建設(shè)，建成了包括各類機房8個，總?cè)萘?.2PB的存儲設(shè)備5套，服務(wù)器31臺，終端設(shè)備計算機580臺、打印機90余臺、掃描儀120余臺。截止2015年2月，該館已完成文件級秩序目錄約有900余萬條，同時完成檔案數(shù)字化519萬件，生成檔案數(shù)字圖像5480余萬畫幅。目前館藏檔案數(shù)字化資源已經(jīng)突破5PB，而檔案數(shù)字資源存儲及備份總量也已超過3PB，從而為更好地保護(hù)及利用明清歷史檔案奠定了更加堅實的基礎(chǔ)。

二、合理運用三大管理模式，進(jìn)一步提高明清檔案的保護(hù)與利用水平

中國第一歷史檔案館現(xiàn)保存的明清館藏紙質(zhì)檔案，由于歷史時間長、數(shù)量龐大，在相當(dāng)長一段時間內(nèi)不可能通過縮微技術(shù)或數(shù)字技術(shù)全部完成檔案存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換，從而構(gòu)成紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案三種檔案載體同時并存的檔案保護(hù)格局。當(dāng)然，即便未來傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全部被數(shù)字化，紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案并存并得到有效保護(hù)和利用也是一個最佳選擇。

（一）加強對紙質(zhì)檔案的保護(hù)及利用工作

由于存世年代久遠(yuǎn)、反復(fù)翻閱等各種原因，中國第一歷史檔案館館藏明清紙質(zhì)檔案破損率達(dá)到30%以上，加強對館藏紙質(zhì)檔案的保護(hù)顯得十分重要。為此，該館加強了對珍貴紙質(zhì)檔案的管理與保護(hù)工作。一是改善庫房保管，增加安全系數(shù)。為了完善庫房安全，該館陸續(xù)增加和改造了安全基礎(chǔ)設(shè)施，完成了所有庫房煙霧報警系統(tǒng)的更新，改造了消防遠(yuǎn)程控制系統(tǒng)。到2009年，已建成館內(nèi)大樓和皇室宬消防報警系統(tǒng)2套、智能光電煙感探測器346個，在辦公樓內(nèi)安裝了30個消防供水控制器，在重要崗位安裝了自動滅火系統(tǒng)；初步建成安防監(jiān)視系統(tǒng)，共有2個監(jiān)控中心、5個分控平臺、153個監(jiān)控點、26臺攝像機。監(jiān)控資料存儲時間達(dá)到6至8個月。二是重視保護(hù)工作，加快檔案修復(fù)。鑒于不少檔案或霉?fàn)€變質(zhì)，或蟲蛀、褪色，尤其是“閣樓殘檔”塵封數(shù)十年是一直沒有解決的老大難問題，2010年，該館組織力量，集中對遺留在閣樓的100多箱殘破零散檔案進(jìn)行徹底的清理，共搶救出折件檔案37954件、木質(zhì)紅綠頭牌檔案1箱、清末民初報紙15箱。到2015年底，已經(jīng)完成請安折檔案整理5069卷、166399件，同時還完成了檔案全部信息圖像拍照、命名。另外，該館打破傳統(tǒng)思維模式，引入社會力量加快檔案搶修工程，啟動了檔案修復(fù)外包加工的管理模式，利用檔案整理數(shù)字化加工過程，僅在2012年至2015年間所修復(fù)的珍貴檔案就達(dá)38410件、248406平尺。

與此同時，中國第一歷史檔案館努力做好這些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的開放利用工作。2003年，該館正式建立了特藏庫，總面積300平方米，陳列符合世界記憶工程或中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)申報標(biāo)準(zhǔn)的珍貴檔案。這主要包括明永樂帝敕諭、乾隆帝即位詔書、道光帝親書秘密立儲檔案、大金榜、金沙江上下兩游圖、黃河源圖、圓明園西洋樓銅版畫、乾隆御筆《平定西域得勝圖》、太平天國洪秀全親筆詔書、英使馬戛爾尼進(jìn)呈英國國王喬治三世致乾隆皇帝的信函等，共計清代檔案精品44件（卷）、清代各朝皇帝朱批980件、清代蒙文實錄15447冊、紅綠頭牌40000件及其它珍貴檔案。2016年3 月，該館微信公眾號“皇史宬”開張，通過找尋檔案里的故事，開始了“以檔說檔”的開放性實踐。于是，《望子成龍的康熙皇帝》、《大學(xué)士張廷玉的退休風(fēng)波》、《孝莊皇太后安葬之謎》次第登場，“六一”兒童節(jié)的《紫禁城里聞皇子誦讀聲》、高考后的《金榜題名話狀元》、七夕節(jié)當(dāng)天的《清宮里過七夕節(jié)》等也隨之出現(xiàn)。

（二）全面采用數(shù)字化技術(shù)，努力提高明清檔案的利用效率

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，在充分利用數(shù)字技術(shù)生產(chǎn)光盤、硬盤、磁盤陣列等多存儲介質(zhì)的基礎(chǔ)上，中國第一歷史檔案館檔案信息化管理平臺正式對外開放使用，檔案利用者可以通過計算機方便地進(jìn)行檔案檢索和查詢。為確保網(wǎng)絡(luò)安全，該館對所有接入局域網(wǎng)的計算機均安裝了主機監(jiān)控與審計系統(tǒng)，并通過專業(yè)殺毒軟件進(jìn)行病毒查殺與防御。該館還使用檔案信息化管理平臺開發(fā)了5個支撐平臺、4項Web服務(wù)、9個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)、6個工具軟件，采用“物理集中、邏輯分離”的設(shè)計思路，設(shè)計不同的用戶和表空間，搭建了6個數(shù)據(jù)庫，形成了完整的數(shù)據(jù)安全解決方案，保證數(shù)據(jù)安全可靠，實現(xiàn)檔案利用方式從手工翻閱檔案開始向計算機檢索檔案目錄、查閱檔案數(shù)字化圖像轉(zhuǎn)變，直接實現(xiàn)了電子目錄檢索、圖像掛接查詢。

中國第一歷史檔案館自2004年提供數(shù)字化檔案利用以來，館內(nèi)檔案利用查詢系統(tǒng)已有朱批奏折、錄副奏折、內(nèi)閣題本等檔案210余萬件，以及全文數(shù)字化的《軍機處上諭檔》、《清實錄》、《清會典》等。為此，自2011年至2015年，該館先后開放數(shù)字化檔案553273件、6180881畫幅，加上2011年前已經(jīng)開放的數(shù)字化檔案1548085件，該館檔案利用查詢系統(tǒng)共計開放數(shù)字化檔案2101358件、25693475畫幅。

（三）加快“數(shù)轉(zhuǎn)?！彼俣龋瑢崿F(xiàn)檔案保護(hù)與利用共同發(fā)展

數(shù)字技術(shù)長于用，縮微技術(shù)長于存。數(shù)字檔案主要作用是提供利用，其長期保存則依賴“數(shù)轉(zhuǎn)?！奔夹g(shù)轉(zhuǎn)換形成檔案縮微品。相對而言，數(shù)字檔案保存壽命一般僅在20年以內(nèi)，而縮微膠片理論壽命可以達(dá)到500年以上。據(jù)有關(guān)資料報告，美國國家檔案館的館藏紙質(zhì)文件有30億頁處于危險中。為了長期保存珍貴的檔案資料，美國國家檔案局請國家科學(xué)院研究保護(hù)措施，數(shù)十位專家對五種常用的介質(zhì)（磁性介質(zhì)、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進(jìn)行論證，最后結(jié)論是紙和縮微膠片最適宜文獻(xiàn)的長期保存，建議用縮微膠片或紙復(fù)制文獻(xiàn)，以達(dá)到永久保存的目的。由此可見縮微膠片作為檔案文獻(xiàn)安全存儲介質(zhì)的作用至今無法替代。

2010年11月，中國第一歷史檔案館制定了《檔案整理和數(shù)字化工作方案》，2011年開始對館藏700萬件檔案進(jìn)行文件級整理，同時逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化和縮微工作，五年共計完成5期12個數(shù)字化加工項目檔案約6萬卷、掃描檔案原件420萬件、掃描圖像4200萬畫幅。另外，該館還計劃（2016—2020年）完成數(shù)字化加工項目3.6萬卷、287萬件、2900萬畫幅，并做好相關(guān)的“數(shù)轉(zhuǎn)?！惫ぷ?。

值得注意的是，在數(shù)字技術(shù)未獲得大規(guī)模應(yīng)用之前，中國第一歷史檔案館采取的方法是運用縮微技術(shù)手段對明清紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)與利用；但在數(shù)字技術(shù)形成規(guī)模之后，該館及時調(diào)整策略，將紙質(zhì)檔案首先通過數(shù)字技術(shù)加工生產(chǎn)出電子文件檔案，然后再對這些電子文件檔案通過“數(shù)轉(zhuǎn)模”技術(shù)轉(zhuǎn)化為縮微品。事實上，在當(dāng)前數(shù)字化條件下，要實現(xiàn)檔案保護(hù)與利用共同進(jìn)步，“數(shù)轉(zhuǎn)模”技術(shù)是不二之選。

G275.1；K248 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0012-03

（責(zé)任編輯：虞志堅）

王海歐，中國第一歷史檔案館副研究館員。