文/喬軍玲

國(guó)有企業(yè)檔案優(yōu)化利用工作探討

文/喬軍玲

當(dāng)今社會(huì)不斷高速發(fā)展，檔案在國(guó)有企業(yè)管理工作中顯現(xiàn)出越來(lái)越重要的價(jià)值。進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理及利用工作水平，是每一個(gè)檔案工作人員面臨的重要問(wèn)題，而其中檔案查閱利用工作的提升則是檔案管理水平提升的重要組成，也是檔案管理的最終目的。所以，在日常檔案管理工作中，檔案專業(yè)人員應(yīng)對(duì)檔案的利用工作高度重視，嚴(yán)格檔案查閱利用原則與要求，并且需要對(duì)檔案利用工作進(jìn)行全面深入的探索研究，提供便利高效的檔案利用方法及途徑，服務(wù)社會(huì)廣大檔案利用者，只有這樣才能夠使我們的檔案管理水平提升，使檔案發(fā)揮最大信息資源功效。而國(guó)企做為國(guó)家支柱產(chǎn)業(yè)代表，其企業(yè)檔案利用工作顯得尤為重要，有力提升國(guó)企檔案利用效率，是我國(guó)檔案水平提升的重要組成部分

國(guó)有企業(yè)是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中的重要經(jīng)濟(jì)體，對(duì)國(guó)家的發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興以及實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)起著舉足輕重的重要作用。企業(yè)檔案信息資源的有力開(kāi)發(fā)，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供了更加有力的信息支撐，在檔案信息傳遞過(guò)程當(dāng)中，有效的利用檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作提供重要幫助，為企業(yè)決策者提供決策依據(jù)。那么，在當(dāng)今二十一世紀(jì)新時(shí)期，我們的檔案工作者將如何做好檔案的查閱利用工作，面對(duì)檔案信息資源如何才能夠更好地進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)和有效利用，是檔案工作人員所面臨的主要問(wèn)題。

一、創(chuàng)新檔案服務(wù)意識(shí)

（一）主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)

首先，是主動(dòng)服務(wù)。開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，變被動(dòng)檔案服務(wù)為主動(dòng)檔案服務(wù)。社會(huì)步入信息時(shí)代的今天，檔案做為信息承載者，占有先天信息資源優(yōu)勢(shì)，作為企業(yè)檔案工作人員更應(yīng)該依托這個(gè)有利資源，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，著力改變工作方式，積極主動(dòng)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供信息服務(wù)。通過(guò)積極主動(dòng)的服務(wù)來(lái)充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案館的價(jià)值，提高檔案工作部門(mén)的地位。這已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理高層高瞻遠(yuǎn)矚戰(zhàn)略計(jì)劃中信息提供系統(tǒng)的重要組成部門(mén)。

（二）超前服務(wù)的意識(shí)

這一環(huán)節(jié)，重在超前。適時(shí)合理地進(jìn)行預(yù)測(cè)，分析企業(yè)館藏檔案信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作的可利用價(jià)值，拓寬主動(dòng)服務(wù)的渠道。要做到超前，并不是一件簡(jiǎn)單的事，檔案管理者應(yīng)全面提升自身文化以及對(duì)企業(yè)全局的掌控意識(shí)，全面提升檔案管理者素質(zhì)，不但對(duì)本集團(tuán)公司情況精準(zhǔn)掌握，更應(yīng)對(duì)國(guó)家級(jí)目標(biāo)有所了解，甚至對(duì)國(guó)際情況做到新形勢(shì)新信息隨時(shí)知道。企業(yè)檔案工作人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的思想，更要有超前的意識(shí)，能夠及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)機(jī)關(guān)的重大舉措和工作重點(diǎn)，國(guó)家以及國(guó)際情況的分析，了解企業(yè)檔案信息資源利用者對(duì)檔案的需求情況，做好檔案信息的需求預(yù)測(cè)，及時(shí)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供充足、可靠、有用的檔案信息。

（三）優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)

最后，就是檔案服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量是關(guān)系到企業(yè)檔案工作生存的大問(wèn)題。服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵在于人，更新檔案人員陳舊的服務(wù)觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新精神，增強(qiáng)責(zé)任心，是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。改變過(guò)去經(jīng)常在機(jī)關(guān)各部門(mén)出現(xiàn)的“門(mén)難進(jìn)、臉難看”狀況，在服務(wù)過(guò)程中，既要熱情又要細(xì)致，既要周到又要靈活，既要主動(dòng)又要超前。同時(shí)，要以規(guī)范的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，全新的服務(wù)觀念，創(chuàng)新的服務(wù)方式，多層次、多角度、全方位地提供檔案信息服務(wù)。

二、豐富檔案信息資源

（一）加大檔案收集力度

企業(yè)檔案收集工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面寬、周期性長(zhǎng)的工作，是檔案利用的基礎(chǔ)性工作，可以說(shuō)，沒(méi)有檔案的收集，就無(wú)從提供檔案的利用。檔案收集工作是所有檔案工作的基石，必須完善檔案的接收、征集制度，將散存在企業(yè)機(jī)關(guān)和個(gè)人手中的有利用價(jià)值的各種載體類型的檔案有針對(duì)性、有目的地運(yùn)用多種手段和方法接收、征集過(guò)來(lái)，為檔案利用工作建立一個(gè)良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）提高館藏檔案質(zhì)量

就我們集團(tuán)公司而言，企業(yè)館藏檔案質(zhì)量是檔案館發(fā)揮信息價(jià)值、服務(wù)企業(yè)中心工作的關(guān)鍵。收集工作要做到優(yōu)化、優(yōu)選，篩選優(yōu)質(zhì)的有價(jià)值的原始材料做為檔案進(jìn)行收集，不能千篇一律，見(jiàn)資料就要，重要、主要的一些材料卻未征集，也盡量?jī)?yōu)化其資料重要程度，不收集無(wú)關(guān)緊要資料以及重件，重復(fù)性資料（特殊情況除外）。要在豐富館藏的基礎(chǔ)上，注意優(yōu)化、調(diào)整館藏，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)價(jià)值較高、較重要的檔案及其輔助資料的收集，使收集的各方面、各門(mén)類的檔案材料在結(jié)構(gòu)比例上優(yōu)化、合理，形成總體上的質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)。

（三）整合檔案信息資源

收集來(lái)高質(zhì)量、高品質(zhì)的資料之后，就是對(duì)其進(jìn)行整合，使其經(jīng)過(guò)整合成為真正的優(yōu)質(zhì)檔案資源。近年來(lái)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展迅速，利用新技術(shù)，檔案行業(yè)豐富了檔案信息資源，提高了工作效率，改善了服務(wù)質(zhì)量。但企業(yè)信息資源分散、查詢利用困難等問(wèn)題依然存在。因此，必須對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，改進(jìn)檔案信息資源共享體制，消除“信息孤島”，追求企業(yè)檔案工作的新局面，提高企業(yè)檔案信息資源的建設(shè)效益。

三、更新檔案利用方式

在整個(gè)企業(yè)檔案工作系統(tǒng)中，檔案利用工作是非常重要的環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。只有著力于方式、利用手段的創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作才會(huì)持續(xù)保持旺盛的生命力，才能成為現(xiàn)代企業(yè)信息系統(tǒng)中越來(lái)越重要的組成部分。

（一）開(kāi)展檔案宣傳工作，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象

俗話說(shuō)，王婆賣(mài)瓜，自賣(mài)自夸，雖是俗語(yǔ)，可語(yǔ)俗理不俗。檔案工作者不僅要熱愛(ài)檔案事業(yè)，更要加大檔案宣傳力度，讓更多的人了解檔案，喜歡檔案，知道檔案的珍貴，檔案的重要作用。在宣傳方法上，可以采用開(kāi)辟宣傳欄，舉辦企業(yè)檔案陳列展，也可以運(yùn)用報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒體進(jìn)行宣傳，或通過(guò)各種座談會(huì)、報(bào)告會(huì)、講座、檔案知識(shí)競(jìng)賽以及檔案知識(shí)答題等宣傳方式，讓盡可能多的人知道檔案是什么、能解決什么問(wèn)題，以及企業(yè)檔案館館藏檔案內(nèi)容及其重要價(jià)值；檔案與日常工作的關(guān)系，檔案與普通人的聯(lián)系，單位和自然人進(jìn)入檔案館查找所需檔案途徑的不同，檔案館藏檔案的檢索目錄和它的正確使用等等。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的廣泛宣傳，喚起企業(yè)全體員工的檔案意識(shí)，特別是利用檔案的意識(shí)，從而擴(kuò)大檔案的服務(wù)對(duì)象，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，更新服務(wù)手段

一方面建立以電子計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案電子閱覽室，為利用者提供閱讀數(shù)字檔案的場(chǎng)所，提供數(shù)字化的檔案信息，這是現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展帶來(lái)的便利，檔案管理者應(yīng)充分利用；另一方面依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展檔案信息利用服務(wù)工作，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大化利用，把企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的大系統(tǒng)中考慮，不斷完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，不斷拓寬檔案信息提供利用的渠道，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的信息優(yōu)勢(shì)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及企業(yè)管理工作服務(wù)。

（三）深化檔案編研工作，奠定主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)

企業(yè)檔案利用工作不能只停留在低層次對(duì)原件的提供利用上，而應(yīng)不斷提高對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用和研究等高層次的管理。可以選擇一些編輯研究方向，例如《公司大事記》，各項(xiàng)專業(yè)《制度匯編》等等選題，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存檔案信息資料進(jìn)行編研利用，編制公司內(nèi)部工作人員信息參考書(shū)，以及工作手冊(cè)，可供高層管理人員，以及專業(yè)人員做為常規(guī)手邊必備工具書(shū)籍，方便企業(yè)員工工作。通過(guò)對(duì)檔案原始材料的整理、歸納、加工，從中提煉出具有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)材料，使檔案所含信息不斷增值。

國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)家檔案整體的重要組成，國(guó)有企業(yè)檔案管理單位也是國(guó)家檔案管理的重要基礎(chǔ)部門(mén)，國(guó)有企業(yè)檔案管理的水平關(guān)系到我國(guó)檔案管理整體水平。在當(dāng)今國(guó)有企業(yè)新時(shí)期新形勢(shì)下，社會(huì)各界對(duì)于企業(yè)檔案的利用要求，逐漸顯得愈來(lái)愈高，那么對(duì)于企業(yè)檔案所體現(xiàn)出來(lái)的系統(tǒng)性以及完整性的要求也是呈現(xiàn)出很高的要求。在實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行有效的企業(yè)檔案查閱利用工作，需要全面分析出當(dāng)前新時(shí)期企業(yè)中所體現(xiàn)出來(lái)的主要特點(diǎn)，進(jìn)而自身才能夠及時(shí)有效的調(diào)整出科學(xué)合理的戰(zhàn)略，將其中主要的結(jié)構(gòu)以及環(huán)節(jié)進(jìn)一步給予有力的優(yōu)化和完善。針對(duì)企業(yè)檔案的檢索體系，我們更是需要有選擇性的以及有重點(diǎn)的進(jìn)行逐步完善健全。與此同時(shí)，對(duì)于企業(yè)檔案工作人員自身素質(zhì)也需要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，這樣才能更好地提升服務(wù)質(zhì)量。國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)作為國(guó)家檔案基層部門(mén)，檔案管理利用工作只有全面做好基礎(chǔ)性工作，才能將檔案信息傳遞的橋梁作用充分地發(fā)揮，才可以使得國(guó)企檔案查閱接待工作在實(shí)際中有一個(gè)新的高標(biāo)準(zhǔn)提升。

（作者單位：陜西有色金屬金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司）