■劉玉書

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淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作

■劉玉書

婚姻構(gòu)成家庭，家庭在生活中所涉及到的個人信貸、購買房產(chǎn)等方面，都涉及到婚姻檔案?；橐鰴n案與每個人都密切相關(guān)，是每個家庭生活中的重要組成部分，做好婚姻檔案管理工作，意義十分重大。筆者根據(jù)近年來的工作實踐以及通過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識不強、檔案管理機制不健全、檔案管理人員素質(zhì)不高等問題。這些問題的存在，不但影響檔案管理的工作質(zhì)量，還直接影響到部分當事人的生活，而且也影響檔案管理的長遠發(fā)展。本文以婚姻登記檔案管理為例，對婚姻登記檔案的特點進行分析，對做好提升婚姻登記檔案管理工作提出幾點建議。

一、婚姻登記檔案的主要特點

（一）婚姻登記檔案構(gòu)建對象具有特定性?；橐龅怯洐n案的形成，主要體現(xiàn)在婚姻登記部門的各項工作內(nèi)容與工作流程中，比如結(jié)婚登記、補辦婚姻登記、離婚登記中所構(gòu)建、形成的，其檔案構(gòu)建所涉及到的主要對象為具有或是曾經(jīng)具有婚姻關(guān)系的人，不論是結(jié)婚，補辦，或是離婚，檔案構(gòu)建對象均為“一對”，絕不可能為一個單獨的個體對象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個人單獨建檔。

（二）婚姻登記檔案的內(nèi)容具有專指性?；橐龅怯洐n案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動主體在結(jié)婚、補辦或是離婚過程中所形成的，檔案中所包含的內(nèi)容，通常都是針對當事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料，或是婚姻登記部門在處理當事人事宜的過程當中所累積、形成的材料。所有這些材料，都是當事人的實際婚姻狀況，除此之外的內(nèi)容都不會牽涉到，所以具有非常強的專指性。

（三）婚姻登記檔案具有保密性。在婚姻登記檔案的內(nèi)容中，包括了許多當事人的個人信息內(nèi)容，而這些信息內(nèi)容都是當事人的隱私，具有保密性。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，則必須嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確?；橐龅怯洐n案利用的合法性。另外，與其他檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時長”或者“年限”概念，所有婚姻登記檔案管理的年限都是統(tǒng)一的。

二、目前婚姻登記檔案管理工作中存在的主要問題

（一）領(lǐng)導重視不夠，檔案意識不強。婚姻登記檔案不同于其他文書檔案，也不能納入年度或階段性發(fā)展規(guī)劃，具體相對獨立性。從近年來很多當事人檔案丟失或無從查證等事件上來看，大部分領(lǐng)導對此重視不夠，對婚姻檔案與每個人的密切關(guān)系的認識更是不到位，已嚴重影響婚姻檔案的健康發(fā)展。

（二）管理機制不完善，基礎(chǔ)設(shè)施不健全。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多地區(qū)基層單位的檔案室沒有專人管理，管理制度不健全，管理設(shè)施落后。有的單位沒有獨立的檔案室，有的檔案室和其他辦公室混雜在一起，雜亂無章。有的即使設(shè)立單獨檔案室，但沒有配備必要的防火、防盜等硬件措施；有的查閱制度不完善，具有一定隨意性。

（三）人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)水平有限。在基層單位，大多管理檔案工作的人員都是兼職，沒有時間系統(tǒng)學習檔案管理知識，檔案管理業(yè)務(wù)不熟，對檔案管理的重要性也認識不足，以往出現(xiàn)的結(jié)婚證與身份證名字不同等問題，給當事人生活帶去很多“麻煩”，這也是必須加強婚姻檔案管理的原因之一。

三、做好婚姻登記檔案管理的幾點建議

（一）建陣地、強基礎(chǔ)，有力保障檔案管理工作。婚姻檔案是重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎(chǔ)管理工作，是開展婚姻信息服務(wù)工作的總依據(jù)和總中樞。各地婚登處始終堅持把檔案工作作為一項十分重要的基礎(chǔ)工作來抓，堅持“以人為本，為民服務(wù)”的宗旨開展工作。進一步增加對婚姻登記檔案管理的投入力度，納入單位年度財政預(yù)算，使得婚姻登記檔案管理工作能夠得到充足的人力、物力、財力保障。要設(shè)定專門的檔案室，將婚姻登記檔案分類存放，確定專人負責檔案管理工作，制定檔案管理和查閱的各項規(guī)章制度。

（二）重管理、抓培訓，不斷提升檔案管理水平。各級領(lǐng)導要切實重視檔案管理工作，加強對檔案工作的領(lǐng)導，要做到組織落實、人員落實、措施落實。要不斷提高對檔案工作重要性的認識，將檔案工作納入到重要議事日程，協(xié)調(diào)、幫助解決檔案管理中存在的困難和問題。教育和引導檔案工作人員牢固樹立檔案意識，牢固樹立歷史責任感和使命感，要與檔案管理部門建立起良性互動局面，形成上下配合、信息暢通、齊抓共管局面。同時，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，不斷增強工作人員檔案保管和利用的意識，提高服務(wù)能力，推動本系統(tǒng)檔案管理工作健康、有序發(fā)展。

（三）抓學習、建制度，推進檔案工作規(guī)范運作。各級管理部門要堅持檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓和自學相結(jié)合，把學習《檔案法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等各項法規(guī)、制度和業(yè)務(wù)知識放在檔案工作的首位，嚴把檔案資料收集整理關(guān)，按照將婚姻登記檔案細化為結(jié)婚登記類、離婚登記類、補發(fā)結(jié)婚證類等，按照年度、形成的先后順序進行分類組卷。對當日辦理的婚姻紙質(zhì)材料及時進行裝訂、歸檔，日清日結(jié)，確保檔案不丟失不遺漏。進一步健全婚姻登記檔案工作臺帳，做到帳物相符，檔案交接手續(xù)完備，收進、移出登記及時。要專門制定《婚姻登記檔案利用制度》等系列制度，對婚姻登記檔案的查詢、復(fù)制、出具證明制定嚴格的制度，做到檔案查詢、復(fù)制都存有記錄，確保每次查詢都符合制度規(guī)定的程序，保證當事人的婚姻登記隱私不被泄露。

（作者單位：平泉縣民政局婚姻登記處）