文/張祖起　北京萬(wàn)年基業(yè)建設(shè)投資有限公司　北京　100071

淺析總承包管理項(xiàng)目洽商、簽證及索賠的管理思路

文/張祖起北京萬(wàn)年基業(yè)建設(shè)投資有限公司北京100071

本文根據(jù)自己參建的項(xiàng)目過(guò)程中有關(guān)管理經(jīng)歷，使項(xiàng)目管理過(guò)程中有關(guān)洽商、簽證及索賠能有正確的執(zhí)行和管理，以便為項(xiàng)目的中間過(guò)程結(jié)算和最終結(jié)算做好基礎(chǔ)工作，完善成本管理過(guò)程，確保成本控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)項(xiàng)目各方面的進(jìn)度正常進(jìn)行，最終使項(xiàng)目參與各方都取得滿意的效果。本文在研究過(guò)程中采用管理思路的過(guò)程進(jìn)行闡述，以使讀者更貼切項(xiàng)目管理過(guò)程，以便更好的解讀此文。

洽商；簽證；索賠；管理

1、研究背景及現(xiàn)狀

進(jìn)入20世紀(jì)90年代后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，國(guó)家建設(shè)欣欣向榮，全國(guó)各地的工程建設(shè)遍地開(kāi)花。而在這工程建設(shè)項(xiàng)目的大潮中，施工作為一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，存在很多種工程承包方式，總承包方式占據(jù)了比較大的比重。由于總成本項(xiàng)目涉及范圍廣、專業(yè)多、技術(shù)復(fù)雜等諸多招標(biāo)時(shí)不能考慮的因素，在這種情況下，總承包項(xiàng)目洽商、簽證及索賠就隨之產(chǎn)生。

目前國(guó)內(nèi)對(duì)此項(xiàng)課題有些專著，這其中又以索賠居多，而索賠中又以國(guó)際上涉及通用的FIDIC條款的比較多，主要針對(duì)國(guó)內(nèi)大面積的總包項(xiàng)目管理的涉及較少。國(guó)內(nèi)專業(yè)書刊也有些從現(xiàn)場(chǎng)角度出發(fā)的文章發(fā)表，來(lái)探討洽商、簽證、索賠處理的管理思路。

1.1研究的目的和意義

為了對(duì)于總承包管理項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的洽商、簽證及索賠的管理有個(gè)實(shí)用、高效的解決思路，為項(xiàng)目的中間過(guò)程結(jié)算和最終結(jié)算奠定基礎(chǔ)作用，總承包合同得到良好的執(zhí)行，促進(jìn)工程項(xiàng)目的順利進(jìn)展，對(duì)提升總承包企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于總承包項(xiàng)目的洽商、簽證及索賠的管理思路淺析目的在于此。

本文基于上述目的，也希望拋磚引玉，希望讀者和有關(guān)方面專家可以提出更有深度的見(jiàn)解和觀點(diǎn)，也為國(guó)內(nèi)在此方面的課題研究提供一些有值得參考和引用的思路和論據(jù)，使本文的研究具有課題研究參考的意義。

2、施工總承包項(xiàng)目部相關(guān)部門簡(jiǎn)述

目前施工總承包項(xiàng)目大都實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理部管理模式，在本人參建的項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱甲項(xiàng)目）中的項(xiàng)目經(jīng)理部中主要設(shè)有以下部門：合約采購(gòu)部、設(shè)計(jì)技術(shù)部、工程部、質(zhì)量部、安全部等。這其中合約采購(gòu)部、設(shè)計(jì)技術(shù)部、工程部和洽商、簽證及索賠密切相關(guān)，在此過(guò)程中起著不同的作用。以上三部門在洽商、簽證及索賠中的作用如下；

合約采購(gòu)部負(fù)責(zé)審核工程部、設(shè)計(jì)技術(shù)部轉(zhuǎn)交的相關(guān)文件，判斷文件涉及范圍、證據(jù)是否充分以及對(duì)各類單價(jià)進(jìn)行分析；對(duì)分包上報(bào)的各類文件進(jìn)行核算；編制對(duì)發(fā)包人的有關(guān)現(xiàn)場(chǎng)洽商、簽證及索賠的文件。合約采購(gòu)部必須多重視對(duì)合約價(jià)格的組成，且多收集有關(guān)洽商、簽證及索賠資料的收集，以便使以上工作順利得到解決，而保證經(jīng)濟(jì)效益。

設(shè)計(jì)技術(shù)部主辦對(duì)發(fā)包人洽商的工作，對(duì)工程洽商記錄中的材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標(biāo)、施工方法負(fù)責(zé)，并將確認(rèn)后的的各類設(shè)計(jì)技術(shù)文件及時(shí)轉(zhuǎn)交給各相關(guān)部門。設(shè)計(jì)技術(shù)部也要多對(duì)圖紙和規(guī)范、施工方案等方面進(jìn)行考究，以便及時(shí)提出，既不延誤工程項(xiàng)目的進(jìn)行，也不會(huì)影響費(fèi)用的追溯。

工程部主辦對(duì)發(fā)包人及對(duì)分/供商的現(xiàn)場(chǎng)工程量計(jì)量簽認(rèn)單。對(duì)施工過(guò)程中發(fā)生的合同外工作量的事由、工作范圍、工作內(nèi)容負(fù)責(zé)，對(duì)工日、機(jī)械臺(tái)班、工程數(shù)量負(fù)責(zé)；對(duì)施工過(guò)程中發(fā)生的合同外零星用工、機(jī)械臺(tái)班使用以及額外工作量簽字確認(rèn)并及時(shí)轉(zhuǎn)交合約采購(gòu)部。

3、洽商、簽證及索賠管理的思路及淺析

在施工總承包管理項(xiàng)目中，除了中間過(guò)程結(jié)算和最終結(jié)算，項(xiàng)目結(jié)算中碰到最多的就是洽商、簽證和索賠了。對(duì)于三者的定義，以下做個(gè)簡(jiǎn)單的解釋：

3.1洽商管理思路及淺析

首先，設(shè)計(jì)技術(shù)部記錄整理洽商資料，編制洽商單并及時(shí)反饋合約采購(gòu)部。工程洽商記錄單應(yīng)包括材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標(biāo)、施工方法等。

設(shè)計(jì)技術(shù)部將此四方確認(rèn)的函件給合約采購(gòu)部，進(jìn)行費(fèi)用追加計(jì)算，并上報(bào)監(jiān)理及業(yè)主進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)后，合約采購(gòu)部并將此部分存檔以便日后查閱及結(jié)算整理，并在下個(gè)月的進(jìn)度款的申請(qǐng)中予以加入。

在甲項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施的基坑支護(hù)階段過(guò)程中，我們總包管理單位和分包商均從實(shí)際測(cè)量的數(shù)據(jù)中，得出地下工程應(yīng)加強(qiáng)剪切的荷載設(shè)計(jì)，增加抗浮錨桿的施工內(nèi)容。我方和分包的技術(shù)人員經(jīng)過(guò)多次計(jì)算和論證，得出最終結(jié)論應(yīng)增加抗浮錨桿的設(shè)計(jì)并施工。這時(shí)候設(shè)計(jì)技術(shù)部并將此提議提交合約采購(gòu)部進(jìn)行初步測(cè)算，這部分可能會(huì)產(chǎn)生的追加費(fèi)用，以便設(shè)計(jì)技術(shù)部在和設(shè)計(jì)單位及業(yè)主溝通的時(shí)候可以進(jìn)行有效商討，并且認(rèn)為這份洽商應(yīng)該增加的費(fèi)用。于是我們提出了有關(guān)增加抗浮錨桿設(shè)計(jì)并施工的洽商函件給監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位、及業(yè)主，最終在他們確認(rèn)后形成四方確認(rèn)的函件。設(shè)計(jì)技術(shù)部將此四方確認(rèn)的函件給合約采購(gòu)部，進(jìn)行費(fèi)用追加計(jì)算，并上報(bào)監(jiān)理及業(yè)主進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)后，合約采購(gòu)部并將此部分存檔以便日后查閱及結(jié)算整理，并在下個(gè)月的進(jìn)度款的申請(qǐng)中予以加入。這就完成了一個(gè)洽商管理的過(guò)程。

3.2簽證管理思路及淺析

首先工程部責(zé)任工程師第一時(shí)間記錄整理簽證資料，編制現(xiàn)場(chǎng)工程量計(jì)量簽認(rèn)單并及時(shí)反饋合約采購(gòu)部。

簽證是指在施工過(guò)程中承發(fā)包雙發(fā)就額外費(fèi)用補(bǔ)償或工期延長(zhǎng)等達(dá)成一致的書面證明材料和補(bǔ)充協(xié)議，可以直接作為工程款結(jié)算或最終增減工程造價(jià)的依據(jù)。因此其對(duì)工程結(jié)算的造價(jià)非常直接。在簽證管理思路中，工程部是作為主辦的，因?yàn)楹炞C發(fā)生的具體情況、實(shí)際數(shù)量等都是由工程部進(jìn)行整理的。而且后續(xù)的許多資料都是在工程部主辦的工程量計(jì)量簽認(rèn)單的基礎(chǔ)上取得，是取得有效簽證的最主要依據(jù)。

在甲項(xiàng)目施工進(jìn)行過(guò)程中，接到設(shè)計(jì)單位出具的設(shè)計(jì)變更，要求我方對(duì)備注樓20層消防豎井進(jìn)行拆除重新施工（在此之前我方已經(jīng)全部完成該處的砌筑施工）。工程部的責(zé)任工程師在接到這個(gè)通知單后，就在拆除過(guò)程中叫上了監(jiān)理單位一起現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，然后根據(jù)實(shí)際拆除情況填寫現(xiàn)場(chǎng)工程量計(jì)量簽認(rèn)單，具體中體現(xiàn)了拆除數(shù)量發(fā)生的人工數(shù)量。在之后，工程部責(zé)任工程師將現(xiàn)場(chǎng)工程量簽認(rèn)單呈于監(jiān)理單位及業(yè)主進(jìn)行確認(rèn)，最后工程部責(zé)任工程師呈一份原件給合約采購(gòu)部。合約采購(gòu)部的估算工程師根據(jù)工程量簽認(rèn)單確認(rèn)內(nèi)容和數(shù)量辦理進(jìn)行估算、套價(jià)，編制簽證表，并同時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)工程量計(jì)量簽認(rèn)單附后，作為支持性文件。這樣，一個(gè)簽證的管理就工作就完成了。

由于簽證直接涉及到費(fèi)用，因此監(jiān)理人和發(fā)包人有時(shí)會(huì)多考慮，有可能拖延現(xiàn)場(chǎng)工程量計(jì)量簽認(rèn)單和現(xiàn)場(chǎng)簽證表的回復(fù)。在此，無(wú)論是工程部還是合約采購(gòu)部在自己的資料發(fā)出后，均應(yīng)及時(shí)跟蹤對(duì)方回復(fù)，以免拖延，造成簽證管理效率的降低，不利于簽證的管理。

3.3索賠管理思路及淺析發(fā)包人的索賠管理工作，和前二者最大不同就是，始終由合約采購(gòu)部獨(dú)立完成。首先合約采購(gòu)部依據(jù)項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況，結(jié)合有關(guān)資料、合同中的具體約定以及合同中有關(guān)索賠的依據(jù)條文、當(dāng)?shù)卦靸r(jià)信息等相關(guān)資料，進(jìn)行索賠報(bào)告和文件的起草、計(jì)價(jià)，列出索賠明細(xì)。合約采購(gòu)部在草稿經(jīng)審核后的定稿簽字蓋章后由合約采購(gòu)部將費(fèi)用索賠申請(qǐng)發(fā)放至監(jiān)理人。監(jiān)理人、發(fā)包人10日內(nèi)未確認(rèn)或回復(fù)，主辦專業(yè)估算工程師應(yīng)立即上報(bào)合約采購(gòu)經(jīng)理。最后合約助理負(fù)責(zé)對(duì)索賠文件進(jìn)行收集、整理并登記歸檔。

由于索賠管理工作，是由合約采購(gòu)部獨(dú)立完成，因此在處理上要更加考慮全面。首先要了解索賠的處理原則，其原則為：（1）索賠必須以合同為依據(jù)；（2）及時(shí)、合理的處理索賠；（3）加強(qiáng)主動(dòng)控制，減少合理索賠。其次要注意索賠的計(jì)算，要知道根據(jù)合同的不同情況，了解索賠包含哪些費(fèi)用，并不是簡(jiǎn)單的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)、規(guī)費(fèi)、稅金等，還應(yīng)考慮保函手續(xù)費(fèi)、延遲付款利息、保險(xiǎn)費(fèi)、管理費(fèi)、利潤(rùn)等等。還有就是索賠的計(jì)算方法，是采取實(shí)際費(fèi)用法還是修正的總費(fèi)用法還是其他方法，這些都是要認(rèn)真考慮。

4、在洽商、簽證、索賠管理過(guò)程中應(yīng)注意的一些細(xì)節(jié)

在處理洽商、簽證、索賠管理的過(guò)程中除了按以上思路執(zhí)行外，要注意一些細(xì)節(jié)。因?yàn)橐恍┘?xì)節(jié)看似普通，卻對(duì)執(zhí)行效果產(chǎn)生很大的影響，如下簡(jiǎn)言：

首先無(wú)論是洽商、簽證還是索賠管理都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同中的約定上報(bào)時(shí)間。洽商、簽證、索賠三者的時(shí)間各不相同，應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分，以免延誤上報(bào)時(shí)間，讓發(fā)包人可以以此為由拒絕，那樣肯定對(duì)項(xiàng)目的效益會(huì)產(chǎn)生很大的影響。其次一定要注意有關(guān)各類文件的完整性，應(yīng)力求在上報(bào)之前收集完整有效，使發(fā)包人不會(huì)找理由推遲回復(fù)，否則造成效率的低下。

5、結(jié)論與建議

以上也是本人參建甲項(xiàng)目后對(duì)于向發(fā)包人洽商、簽證及索賠的管理過(guò)程中形成的簡(jiǎn)單思路，也在執(zhí)行過(guò)程中取得了不錯(cuò)的效果，為項(xiàng)目的中間結(jié)算和最后結(jié)算做了基礎(chǔ)工作，也確保了經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)從根本上也促進(jìn)了工程項(xiàng)目的進(jìn)展。實(shí)際上土木工程日新月異發(fā)展的今天，對(duì)于洽商、簽證、索賠的管理思路也是各有千秋，并非千篇一律。只是無(wú)論面對(duì)何種思路，我們作為項(xiàng)目管理人員都要意識(shí)到，洽商、簽證、索賠的正確高效處理對(duì)于整個(gè)施工總承包項(xiàng)目的管理的重要性，對(duì)于執(zhí)行過(guò)程管理思路的任何一個(gè)細(xì)節(jié)要重視，都不能隨便敷衍。只有這樣我們才能在保證整個(gè)項(xiàng)目正常進(jìn)行實(shí)施下，不至于自身的經(jīng)濟(jì)效益受到影響，也使最后參加工程項(xiàng)目各方都能得到滿意的效果。在本文中，本人如有闡述不合理或者錯(cuò)誤的地方，敬請(qǐng)讀者予以指正，并提供探討和參考。

［1］成虎，陳群.工程項(xiàng)目管理.北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2009.

［2］全國(guó)造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓(xùn)教材編審組.工程造價(jià)案例分析.北京：中國(guó)城市出版社，2009.

［3］全國(guó)造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格考試培訓(xùn)教材編審組.工程造價(jià)計(jì)價(jià)與控制.北京：中國(guó)計(jì)劃出版社，2009.

［4］中華人民共和國(guó)2007年版標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件使用指南.北京：中國(guó)計(jì)劃出版社，2008.