高玉娟

摘要：近年來隨著人們可支配收入的不斷增加，巨大的旅游需求隨之產(chǎn)生，這給我國旅行社的快速發(fā)展提供了良好的機(jī)遇。但眾多旅行社的出現(xiàn)，加大了行業(yè)內(nèi)部的競爭，為了在激烈的市場競爭中獲得生存和發(fā)展，旅行社必須強(qiáng)化內(nèi)部控制，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，從而不斷提高內(nèi)部管理水平，降低營運(yùn)成本，增強(qiáng)單位的盈利能力。文章主要就旅行社采購業(yè)務(wù)進(jìn)行探討，闡述了實施采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的作用與意義，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控流程及管理要點，并結(jié)合筆者的實踐經(jīng)驗有針對性就內(nèi)控管理實施中的問題提出了解決策略，這對規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程、控制采購成本具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：旅行社；采購；內(nèi)部控制；管理

一、實施采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的作用與意義

旅行社內(nèi)部控制制度是以旅游服務(wù)企業(yè)流程管理的方式控制企業(yè)風(fēng)險，與風(fēng)險管理的手段不同，但目標(biāo)都是為了實現(xiàn)風(fēng)險管理。對于旅游服務(wù)行業(yè)來講，采購成本是經(jīng)營成本中占比最大、最重要的一部分，與制造業(yè)、商業(yè)企業(yè)區(qū)別最大的一點在于，其采購的成本是服務(wù)，且這種服務(wù)具有很強(qiáng)的時效性，如果采購的內(nèi)容有所偏差或無法在有效的時間內(nèi)完成銷售，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的收入，就會形成損失，這種無相應(yīng)收入的成本支出會極大影響毛利率，降低企業(yè)經(jīng)營收益，因此，在采購環(huán)節(jié)對采購業(yè)務(wù)的有效控制和監(jiān)督成為旅游行業(yè)企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素之一。加強(qiáng)旅游企業(yè)各項采購成本的有效控制，對于保證企業(yè)資本的有效運(yùn)行和保護(hù)投資者的利潤最大化，具有重大意義。

二、采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控流程及管理要點

（一）采購業(yè)務(wù)流程設(shè)計

科學(xué)的業(yè)務(wù)流程及順暢的運(yùn)行模式是保證采購業(yè)務(wù)良好、規(guī)范運(yùn)行的關(guān)鍵，同時，它對企業(yè)的風(fēng)險評估、信息溝通及各項監(jiān)督行為都起到重要的作用。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況及業(yè)務(wù)模式來設(shè)計采購業(yè)務(wù)流程：

首先，由各需求部門提出全年采購需求，采購管理部門根據(jù)歷史數(shù)據(jù)參考價格變化趨勢結(jié)合需求量編制全年采購預(yù)算。預(yù)算需充分考慮年度項目計劃、銷售季節(jié)性高峰、旅游變化趨勢及業(yè)務(wù)增長點，盡量使預(yù)算具備全局性、可行性、可控性的特點。

其次，采購管理部門按照采購計劃經(jīng)過供應(yīng)商篩選、價格談判等環(huán)節(jié)與各大供應(yīng)商制訂年度合作計劃或簽訂批量采購協(xié)議、大項目合作或意向協(xié)議等，將采購預(yù)算進(jìn)一步落實。

再次，在采購預(yù)算完成后，即進(jìn)入預(yù)算實施階段，對于采購預(yù)算內(nèi)的常規(guī)業(yè)務(wù)，由需求部門按照旅游團(tuán)組業(yè)務(wù)發(fā)生的實際情況，向采購操作部門提出具體需求，具體到采購項目、人數(shù)、時間、路線等，由采購操作部門在ERP系統(tǒng)完成訂單申請、付款申請、訂單確認(rèn)，團(tuán)組回團(tuán)后進(jìn)行應(yīng)付賬款的申請結(jié)算等一系列工作。

如因業(yè)務(wù)特殊需要，預(yù)算內(nèi)供應(yīng)商及計劃量無法滿足的，需單獨詢價采購。由采購管理部完成供應(yīng)商篩選、詢價、按條件擇優(yōu)確認(rèn)訂單。采購操作部門按照已確認(rèn)訂單情況提交《預(yù)算外采購申請》，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行采購訂單的一系列操作。

最后，由財務(wù)部門根據(jù)ERP訂單數(shù)據(jù)及相應(yīng)的付款情況完成團(tuán)組各項預(yù)付、應(yīng)付賬款處理、成本結(jié)算，定期進(jìn)行毛利率分析及出具績效考核數(shù)據(jù)等后期工作。

采購業(yè)務(wù)流程圖見圖1。

（二）采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點

1. 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部互相監(jiān)督

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立管理的崗位負(fù)責(zé)制，明確相關(guān)部門和崗位職制、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）采購計劃制定和審批執(zhí)行部門相分離：采購計劃由采購管理部制定，財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、總裁審批，財務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行。采購操作部門申請計劃內(nèi)＼合同內(nèi)采購業(yè)務(wù)時由財務(wù)總監(jiān)監(jiān)控執(zhí)行情況，如超出計劃或與合同不符，需及時反饋修正或調(diào)整采購業(yè)務(wù)的實施。

（2）供應(yīng)商篩選招標(biāo)和采購執(zhí)行部門相分離：供應(yīng)的選擇、評定，采購價格的談判、合同的簽訂由采購管理部經(jīng)辦，日常實際發(fā)生的采購訂單、付款、結(jié)算等工作由采購操作部完成。使得采購價格透明化，避免徇私舞弊、資產(chǎn)流失。

（3）采購付款申請部門與審批部門相分離：審批部門依據(jù)采購計劃、合同或歷史采購價格數(shù)據(jù)對付款申請進(jìn)行復(fù)核和審批，能夠有效減少因重大差錯、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

（4）采購付款與成本結(jié)算崗位相分離：財務(wù)結(jié)算崗位對成本的結(jié)算是對采購付款審批流程和付款崗位操作的復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)采購付款單審批流程缺失，或付款操作有誤都應(yīng)對問題及時反饋、做出調(diào)整，對可能產(chǎn)生的損失進(jìn)行彌補(bǔ)。

2. 付款結(jié)算流程控制

盡管旅游服務(wù)企業(yè)的規(guī)?？纱罂尚?，對結(jié)算流程的設(shè)置也不盡相同，但成本采購業(yè)務(wù)由需求部門發(fā)起→采購操作部門實施→采購管理部門審核→總經(jīng)理審批的這一系列流程是必不可少的。每個環(huán)節(jié)都對保證采購資源的價值最大化起到重要的作用。

（1）采購業(yè)務(wù)的由需求部門發(fā)起，是因為需求部門根據(jù)市場銷售情況來判斷需要采購的量以及資源的各項屬性，比如酒店的標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)票的時間、地接社的服務(wù)內(nèi)容，只有按需采購才能使采購量更加貼合銷售量，減少因過量采購未產(chǎn)生對應(yīng)收入的采購損耗。

（2）采購管理部對采購操作部門生成的訂單情況進(jìn)行審核，審核的依據(jù)同樣是全年的采購預(yù)算以及依靠對各供應(yīng)商資源供應(yīng)情況的了解，判斷該采購訂單是否是最優(yōu)方案。

（3）總經(jīng)理或同級別的企業(yè)管理者對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行最終的審批，對采購業(yè)務(wù)的把控也意味著對整體業(yè)務(wù)發(fā)展方向的把控，這項最終的審批也是至關(guān)重要的。

3. 采購合同管理

采購合同是采購活動過程的重要文件，不僅是合同雙方權(quán)利、義務(wù)的主要體現(xiàn)，也是采購結(jié)果的最終見證，還是對采購活動進(jìn)行監(jiān)督管理的重要依據(jù)，若訂立不當(dāng)可能會導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險，對企業(yè)和經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益造成威脅。對采購合同應(yīng)從幾下幾個方面進(jìn)行管理。

（1）采購合同應(yīng)由采購管理部門，按采購業(yè)務(wù)分類、由熟悉采購業(yè)務(wù)的人員依據(jù)孰優(yōu)原則，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選、比價、洽談等，以保證企業(yè)利潤最大化。

（2）采購合同訂立需有相應(yīng)的流程規(guī)范，結(jié)合合同專用章管理制度，對訂立合同文本、審批合同內(nèi)容、簽訂合同蓋章等不相容職務(wù)進(jìn)行崗位分離，以保證合同的真實性、合法性。

（3）對采購合同進(jìn)行動態(tài)管理，關(guān)注執(zhí)行過程中的情況變化，進(jìn)行跟蹤管理，及時對合同修改、變更、補(bǔ)充或中止。

三、內(nèi)控管理實施中的問題及解決策略

1. 對采購風(fēng)險的客觀性認(rèn)識不足，風(fēng)險意識不強(qiáng)

目前，旅游服務(wù)企業(yè)對采購業(yè)務(wù)風(fēng)險的認(rèn)識不足，風(fēng)險管理意識不強(qiáng)是產(chǎn)生采購業(yè)務(wù)風(fēng)險的主要因素之一，其主要問題就是對內(nèi)控管理的疏松。企業(yè)經(jīng)營者對采購風(fēng)險缺乏足夠了解，風(fēng)險防范意識不強(qiáng)，不能從根本上把握風(fēng)險的本質(zhì)，認(rèn)為只要完成采購業(yè)務(wù)，就不會產(chǎn)生風(fēng)險，從而加大了采購風(fēng)險發(fā)生的可能性。例如：2015年某大型旅行社大力開展印尼巴厘島旅游業(yè)務(wù)，承包某航空公司成都直飛巴厘島的包機(jī)，包機(jī)合同中對旅行社違約條款限制比較嚴(yán)格，任何原因?qū)е碌娘w機(jī)延誤或無法正常飛行導(dǎo)致的損失均由承包方承擔(dān)。該旅行社在簽訂合同前沒有經(jīng)過全面的風(fēng)險評估，認(rèn)為境外巴厘島旅游航線各大旅行社近幾年經(jīng)營都比較穩(wěn)妥，違約條款不太會派得上用場。但意外的是7月受印尼東爪哇的拉翁火山噴發(fā)的影響，巴厘島、龍目島與爪哇島多個機(jī)場關(guān)閉，導(dǎo)致大量旅客滯留，旅行社不但要面對游客的索賠，更需照常支付包機(jī)款，這一項目可謂損失慘重。從這一事例我們可以看到，強(qiáng)化風(fēng)險防范意識，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理，是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險，保證企業(yè)安全穩(wěn)健發(fā)展的重要保證。

2. 崗位設(shè)置及內(nèi)部監(jiān)督職能不完善

部分旅行社企業(yè)能夠認(rèn)識到采購業(yè)務(wù)風(fēng)險性及重要性，傾向于安排比較信任的員工或者領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)，但沒有通過不相容崗位的分離設(shè)置來起到內(nèi)部監(jiān)督的職能，殊不知脫離了監(jiān)督的采購業(yè)務(wù)是十分危險的，長此以往，在利益的驅(qū)使下必然會產(chǎn)生舞弊，損害企業(yè)利益的同時更加大了經(jīng)營風(fēng)險，是所有企業(yè)管理員都不愿意見到的。針對企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，有針對性的崗位設(shè)置，有效的內(nèi)部監(jiān)監(jiān)督，是采購業(yè)務(wù)順暢開展，企業(yè)良性發(fā)展的重要前提和必要手段。

3. 績效考核制度

很多企業(yè)的管理者認(rèn)為，績效考核制度只適用于銷售部門，銷售部門業(yè)績的完成情況易于量化考核，績效評估有利于業(yè)務(wù)增長，但事實上，采購部門對于供應(yīng)商管理的績效對旅行社企業(yè)的整個業(yè)務(wù)鏈都有很大的影響，采購環(huán)節(jié)的有效控制是降低企業(yè)成本，保證資源供應(yīng)的重要前提。也有一些經(jīng)營者能夠認(rèn)識到采購業(yè)務(wù)績效管理的科學(xué)性，但由于沒有清晰的量化指標(biāo)，難以判斷采購部門的業(yè)績好壞。

針對這種情況，首要任務(wù)是建立采購部門的工作標(biāo)準(zhǔn)及考核指標(biāo)，對采購業(yè)務(wù)的考核與衡量不僅要關(guān)注節(jié)約成本的方面，更要從采購業(yè)務(wù)完成的及時性、供應(yīng)商提供服務(wù)質(zhì)量的滿意度、取消團(tuán)組損失的控制率、等幾個方面綜合評估。

4. 內(nèi)控制度不斷完善，定期評估，查找漏洞

內(nèi)部控制度的建立和規(guī)范工作并不是一勞永逸的，僵化的制度勢必會在業(yè)務(wù)的不斷變化過程中使內(nèi)部控制機(jī)制產(chǎn)生漏洞或流于形式，造成流程的冗繁同時也使業(yè)務(wù)失控。

因此，定期的內(nèi)控制度評價非常關(guān)鍵，審核是與內(nèi)控制度有效執(zhí)行相輔相成的。企業(yè)的內(nèi)部審計評價部門定期從業(yè)務(wù)的多樣性、變化性的角度出發(fā)，建立內(nèi)部評價指標(biāo)體系，站在綜合評價基礎(chǔ)上，對現(xiàn)行的操作及管理制度進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)流程的問題，其中屬于流程微調(diào)可以修改完善的，要及時進(jìn)行修訂，屬于制度缺陷造成的，要盡快發(fā)現(xiàn)并上報，制訂解決方案。

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（作者單位：北京凱撒國際旅行社有限責(zé)任公司）