李鳳霞

(河南醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，鄭州 451191)

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管理科學(xué)

現(xiàn)代新技術(shù)在檔案管理中初探

李鳳霞

(河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，鄭州 451191)

新技術(shù)；檔案管理；安全；應(yīng)用

檔案安全保障體系建設(shè)包括館庫(kù)建設(shè)、人防措施、技術(shù)防范三個(gè)重要組成部分。館舍建設(shè)是基礎(chǔ)，人防措施是關(guān)鍵，技術(shù)防范是手段，三者相互結(jié)合，才能建立起高效的、完善的檔案安全保障體系。目前，隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，現(xiàn)代檔案安全防范技術(shù)不斷在檔案管理中得到推廣和應(yīng)用。

1 真空充氮?dú)⑾x技術(shù)

為了保障檔案實(shí)體安全入庫(kù)，必須對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行消毒殺蟲工作。如果攜帶霉菌和害蟲的檔案進(jìn)入庫(kù)房之前未經(jīng)消毒處理，將會(huì)成為霉菌和蟲類的傳染媒，擴(kuò)散到庫(kù)房原有的檔案中。1996年上海市檔案館申請(qǐng)真空充氮?dú)⑾x滅菌裝置及方法獲得專利權(quán)[1]。真空充氮?dú)⑾x是物理殺蟲法的一種，其原理是通過(guò)機(jī)械作用將容器內(nèi)的氧氣除去，達(dá)到一定真空度，然后充入氮?dú)?，從而使昆蟲的正?；顒?dòng)受到抑制，引起一系列生理變化，直至窒息而死。此前，檔案館大多使用化學(xué)藥劑對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行消毒，這種方法不僅會(huì)污染空氣環(huán)境，而且對(duì)人體有害。相較于化學(xué)藥劑消毒方法而言，使用真空充氮?dú)⑾x技術(shù)對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行消毒，不僅對(duì)檔案害蟲致死率高，對(duì)檔案紙張、字跡無(wú)明顯影響，對(duì)環(huán)境不污染、對(duì)人體無(wú)害，而且操作簡(jiǎn)便，安全可靠。

2 計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制技術(shù)

溫、濕度對(duì)檔案的安全保管影響很大。如高溫、高濕會(huì)導(dǎo)致生霉、害蟲繁殖，使有害氣體和灰塵吸附力增大；低溫、低濕會(huì)破壞檔案紙張內(nèi)部結(jié)構(gòu)，使紙張強(qiáng)度下降，耐久性受到影響等。不適宜的溫、濕度是各種有害自然因素中對(duì)檔案最為重要的危害之一。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ 25-2000)規(guī)定，檔案庫(kù)房的溫度范圍應(yīng)在14～24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)在45%～60%之間，每晝夜波動(dòng)幅度要求溫度不得大于±2℃、相對(duì)濕度不得大于±5%。然而，在人工控制條件下如何將庫(kù)房控制在恒溫恒濕狀態(tài)，一直是檔案館所面臨的難題。隨著科技的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制技術(shù)控制檔案庫(kù)房溫濕度成為了現(xiàn)實(shí)，解決了在人工控制環(huán)境下檔案庫(kù)房難以達(dá)到恒溫恒濕狀態(tài)的難題。計(jì)算機(jī)控制的自動(dòng)系統(tǒng)，在不斷電的情況下，可以盡職盡責(zé)監(jiān)管庫(kù)房，常年將庫(kù)房溫、濕度嚴(yán)格控制在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，避免發(fā)生霉變、生蟲，確保檔案安全[2]。

3 煙感探頭和細(xì)水霧滅火技術(shù)

《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中明確規(guī)定，檔案庫(kù)房以及檔案館其他重要用房都應(yīng)設(shè)置火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)施，配備相應(yīng)的滅火系統(tǒng)。近年來(lái)，消防技術(shù)和消防設(shè)備不斷更新?lián)Q代，出現(xiàn)了新型的煙感探頭和細(xì)水霧滅火技術(shù)。檔案館也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在庫(kù)房采用現(xiàn)代、環(huán)保、高科技的消防技術(shù)和設(shè)備，即檔案庫(kù)房消防采用煙感探頭與細(xì)水霧滅火裝置匹配。在火災(zāi)初期，由于溫度較低，物質(zhì)多處于陰燃階段，所以產(chǎn)生大量煙霧。煙霧是早期火災(zāi)的重要特征之一，煙感探頭正是利用這種特征而開發(fā)的，它能夠?qū)ξ⒉豢梢?jiàn)的煙霧粒子進(jìn)行響應(yīng)。而細(xì)水霧滅火，是將水經(jīng)過(guò)特殊的高壓系統(tǒng)，從一種特殊的噴頭噴出，形成霧粒非常小、直徑只有40～200 μm的撕不開、扯不破的水霧，1 L水霧化后，可以覆蓋的表面積達(dá)200多平方米[3]。細(xì)水霧滅火技術(shù)以其安全、經(jīng)濟(jì)、環(huán)保以及對(duì)檔案材料損害較小的優(yōu)點(diǎn)，戰(zhàn)勝以七氟丙烷滅火技術(shù)為代表的傳統(tǒng)滅火技術(shù)，成為檔案館庫(kù)消防首選。目前，高壓細(xì)水霧滅火技術(shù)逐漸為檔案館熟知，如上海市浦東新區(qū)、普陀區(qū)、奉賢區(qū)等多個(gè)區(qū)縣檔案館都有運(yùn)用。檔案館館庫(kù)消防系統(tǒng)應(yīng)采用煙感探頭與細(xì)水霧滅火技術(shù)相結(jié)合，將煙感探頭安裝在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，若檢測(cè)到高溫或煙霧，就會(huì)發(fā)出報(bào)警信號(hào)；將煙感探頭報(bào)警系統(tǒng)與細(xì)水霧滅火裝置相匹配，一旦火災(zāi)發(fā)生就能自動(dòng)緊急處理。此外，還可將煙感裝置與該檔案館所在地的消防隊(duì)相連接，一旦發(fā)生緊急情況，消防隊(duì)可以第一時(shí)間到場(chǎng)急救，使檔案損害降到最低。

4 密集架智能管理技術(shù)

檔案裝具是檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的主要設(shè)備，是保護(hù)檔案盡可能延長(zhǎng)檔案壽命的基本物質(zhì)條件之一。眾所周知，木制檔案柜一旦遭受火災(zāi)，檔案將無(wú)一幸免。檔案密集架智能管理技術(shù)是一種集計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和自動(dòng)化控制技術(shù)于一體的現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的一項(xiàng)新技術(shù)。檔案密集架智能管理技術(shù)的安全性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案密集架智能控制系統(tǒng)部分采用低電壓控制，過(guò)道采用紅外線安全保護(hù)，可確保檔案和人員安全；檔案裝具改用鐵皮裝具，可以有效阻斷引發(fā)檔案受災(zāi)的源頭，降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)；在檔案管理的計(jì)算機(jī)界面上可開啟或關(guān)閉密集架電源，不用工作人員來(lái)回奔忙，省卻了檔案工作人員來(lái)回進(jìn)入庫(kù)房對(duì)檔案造成安全隱患等。相比傳統(tǒng)檔案裝具而言，檔案館采用檔案密集架智能管理技術(shù)，檔案安全系數(shù)大大增強(qiáng)。

5 指紋門禁系統(tǒng)技術(shù)

指紋門禁系統(tǒng)是一套利用人的活體指紋識(shí)別技術(shù)來(lái)完成客戶身份識(shí)別，并提供一套完整的管理軟硬件來(lái)實(shí)現(xiàn)門禁系統(tǒng)的日常工作[4]。每個(gè)人的指紋都是唯一的、不可仿制的，將指紋識(shí)別技術(shù)應(yīng)用在門禁系統(tǒng)中，提供了一套具有極高安全性的控制防范區(qū)域內(nèi)的人員進(jìn)入的方法。指紋門禁系統(tǒng)技術(shù)在檔案領(lǐng)域也有運(yùn)用，如2007年上海嘉定區(qū)檔案館就在檔案庫(kù)區(qū)安裝了智能化庫(kù)房門禁系統(tǒng)。檔案庫(kù)房指紋門禁系統(tǒng)主要就是負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的出入口控制，其整套操作系統(tǒng)實(shí)行程序管理，一般工作人員只能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，通過(guò)指紋認(rèn)證才能進(jìn)入庫(kù)區(qū)；超過(guò)規(guī)定工作時(shí)間，即使是庫(kù)房管理人員，也不能隨意進(jìn)入庫(kù)房，必須由高一級(jí)授權(quán)，才能再次打開庫(kù)房。如此一來(lái)，可防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)區(qū)造成檔案遺失、泄密，為檔案安全加了一道堅(jiān)實(shí)的防護(hù)墻。

6 電子探頭和視頻監(jiān)控技術(shù)

閱檔室是檔案館集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當(dāng)面提供咨詢服務(wù)的基本場(chǎng)所。檔案是記載歷史的原始材料，多為單份、孤本；同時(shí)，檔案還具有機(jī)密性，具有密期的檔案不能公布。因此，閱檔室一定要有確保檔案安全與保密的專門設(shè)施或?qū)ｉT人員。之前，閱檔室主要采用的是專人監(jiān)護(hù)式的監(jiān)控。隨著科技的發(fā)展，越來(lái)越多的檔案館在閱檔室采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技術(shù)，即采用電子探頭和視頻監(jiān)控。電子探頭和視頻監(jiān)控是兩個(gè)相互聯(lián)系的部分。電子探頭，即通常所說(shuō)的監(jiān)視探頭、監(jiān)控探頭，它是視頻監(jiān)控系統(tǒng)的前端設(shè)備,負(fù)責(zé)視頻采集。檔案管理人員通過(guò)視頻監(jiān)控可以探測(cè)、監(jiān)視閱檔室和閱檔人員的行為。電子探頭負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)采集閱檔室畫面，與視頻監(jiān)控系統(tǒng)相連接，檔案管理人員通過(guò)電腦畫面，監(jiān)控查檔人員行為，如果發(fā)現(xiàn)監(jiān)控畫面中有異常情況，能夠以最快的速度作出反應(yīng)。檔案館在閱檔室裝置實(shí)時(shí)監(jiān)控探頭與電腦，可以對(duì)監(jiān)控、管理查檔人員起到較顯著的效果，讓查檔人員在監(jiān)控的環(huán)境下無(wú)法涂改、損毀檔案，消除檔案利用安全隱患，最大限度地確保檔案安全。

7 異質(zhì)備份技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及，電子文件的產(chǎn)生越來(lái)越多，逐漸成為與傳統(tǒng)載體并存的信息保存主要形式。在數(shù)字環(huán)境下，如何確保電子文件安全成為檔案界所面臨的一個(gè)嶄新的命題。2009年6月，時(shí)任國(guó)家檔案局的楊冬權(quán)局長(zhǎng)指出：“就信息的長(zhǎng)久流傳來(lái)說(shuō)，電子文件本身具有一些與生俱來(lái)的致命弱點(diǎn)，或者說(shuō)具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點(diǎn)還沒(méi)有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時(shí)也對(duì)它進(jìn)行異質(zhì)備份，把它轉(zhuǎn)化為不易被篡改但有易于識(shí)讀的其他載體?！彼^異質(zhì)備份，就是為保護(hù)檔案原件，將檔案信息轉(zhuǎn)移到其他載體上，即對(duì)檔案進(jìn)行各種形式的復(fù)制，以檔案復(fù)制件替代檔案原件提供利用，對(duì)檔案原件進(jìn)行封存，減少其磨損，使檔案原件得到妥善保存，確保電子文件信息內(nèi)容的安全。電子文件丟失、電子文件信息無(wú)法讀取、電子文件信息被篡改等悲劇，國(guó)內(nèi)外并不少見(jiàn)。而異質(zhì)備份目前是確保電子文件信息絕對(duì)安全的最基本措施。因此，為確保電子文件的安全，檔案館應(yīng)采用異質(zhì)備份技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。

8 異地保存措施

毀滅性自然災(zāi)害和人為災(zāi)害是很難避免，隨時(shí)都可能發(fā)生，管理員所能做的就是提前防范，主動(dòng)防御，盡可能地減輕災(zāi)害的損失。2008年汶川地震造成了大批檔案被埋、大量電子文件被毀，承載著汶川發(fā)展歷程和文明史的原始記錄不復(fù)存在。近年來(lái)，各種突發(fā)事件和自然災(zāi)害頻頻發(fā)生，檔案信息安全越來(lái)越受到國(guó)家的重視，尤其是館藏中所占比例越來(lái)越大的電子檔案的信息安全更是成為人們所關(guān)注的重點(diǎn)。重要電子檔案實(shí)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地保存，是有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害，切實(shí)維護(hù)國(guó)家檔案資源安全的重要舉措。根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)電子檔案要進(jìn)行異地保存措施的指示，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館陸續(xù)實(shí)現(xiàn)電子檔案異地備份。目前，我國(guó)檔案館大多采用兩個(gè)異地檔案館分別為對(duì)方建立檔案?jìng)浞葜行牡幕ソＪ?，如南京市檔案館與哈爾濱市檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館，這可以規(guī)避重大災(zāi)害和突發(fā)事件對(duì)重要?dú)w檔電子文件帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，保證歸檔電子文件的安全可靠起到了保護(hù)作用。

總之，現(xiàn)代檔案安全防范技術(shù)是檔案安全保障體系建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理中學(xué)習(xí)并利用現(xiàn)代新技術(shù)是保證檔案安全的重要措施。檔案管理重在檔案安全，作為每一位檔案人，提高檔案安全意識(shí)，提升檔案安全措施在現(xiàn)代檔案管理工作中尤顯重要。

[1] 上海市檔案館.檔案真空充氮滅菌裝置及方法：中國(guó)，96116466. 2[P].1996-08-16.

[2] 惠海雷,王彥鳳.庫(kù)房檔案溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].科技視界,2015,(2)：225-226.

[3] 崔效敬,許智遠(yuǎn),景衛(wèi)東.細(xì)水霧滅火技術(shù)在檔案圖書館應(yīng)用的現(xiàn)狀與展望[J].檔案管理，2008,(5)：61.

[4] 孔 祥.淺談指紋識(shí)別技術(shù)在門禁系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].科技風(fēng),2010,(4)：240.

[責(zé)任編校：柯 莉]

2016-04-10

李鳳霞 (1969-)，女，河南省開封市人，本科 ，館員， 從事檔案管理工作。

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1008-9276(2016)06-0553-03