李雪海

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江齊齊哈爾161006）

做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

李雪海

（齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江齊齊哈爾161006）

近幾年，事業(yè)單位工作人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，而人事檔案是掌握人才信息的重要環(huán)節(jié)，如何管理人事檔案、提高管理水平是事業(yè)單位管理部門(mén)需要思考的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)檔案管理工作實(shí)際問(wèn)題的分析，提出針對(duì)性的方案和建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；思考

人事檔案是人才的重要信息源頭，是人員的映射，充分地反映出人員的綜合素質(zhì)和能力，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案的管理工作。人事檔案不僅僅關(guān)乎個(gè)人切身利益，也與組織息息相關(guān)，本文綜合分析了管理工作中存在的問(wèn)題，討論如何更好地做好人事檔案的管理工作。

1 事業(yè)單位人事檔案管理概述

事業(yè)單位，是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。不以營(yíng)利為目的，以增進(jìn)社會(huì)福利，滿(mǎn)足社會(huì)文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會(huì)服務(wù)為直接目的的社會(huì)組織。

人事檔案管理是人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。主要由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

事業(yè)單位無(wú)論是招聘管理人才、技術(shù)人才、科研人才、后勤人才或是進(jìn)行獎(jiǎng)懲、晉升、任免都不能忽視人才檔案管理的重要性。管理人員應(yīng)該從人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面，合理完成檔案的管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視度不高

長(zhǎng)期以來(lái)，人們普遍認(rèn)為人事檔案管理工作是一類(lèi)輔助性工作，只需要做好收集檔案工作，做到不丟失即可。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求也比較低，人員管理松散，檔案工作缺乏主動(dòng)性及相關(guān)經(jīng)費(fèi)，長(zhǎng)此以往，檔案管理工作容易出現(xiàn)懈怠，導(dǎo)致管理上的疏忽，管理人員容易處于較為被動(dòng)的工作狀態(tài)，得不到應(yīng)有的保障。

2.2 人事檔案的嚴(yán)格保管存在漏洞，配套設(shè)施較差

事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)大多會(huì)聘用社會(huì)上的兼職人員，流動(dòng)性較大，變動(dòng)比較頻繁，新員工在剛上手時(shí)對(duì)檔案管理工作操作不熟練，會(huì)發(fā)生紕漏，造成人事檔案的損壞和丟失。在實(shí)際中，檔案管理部門(mén)的檔案室非常狹窄，配套設(shè)備不夠健全，人事材料隨意擺放，導(dǎo)致人事檔案未經(jīng)安全保護(hù)而引起紙張泛黃褪色，嚴(yán)重影響人事檔案的完整性和美觀性。目前我國(guó)人事檔案質(zhì)量較低，利用價(jià)值不高，一部分單位在審查資料時(shí)不嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致一些虛假性報(bào)告流入人事檔案中，也為后期勞保福利的發(fā)放帶來(lái)麻煩。

2.3 管理人員自身素質(zhì)有待提高

人事檔案在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，而在實(shí)際情況中，很多事業(yè)單位會(huì)招聘兼職人員來(lái)管理檔案室，這就違背了從事這項(xiàng)工作的人員必須細(xì)致謹(jǐn)慎、有充足檔案管理經(jīng)驗(yàn)的要求。目前，很多從業(yè)人員都缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的流程處于懵懂階段，服務(wù)意識(shí)淡薄，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，操作不熟練，無(wú)法認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，也影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)行。

2.4 數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用不足

傳統(tǒng)人事檔案管理工作都是由人工完成，具有較大的波動(dòng)性，工作效率也不高?，F(xiàn)階段，部分事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，幫助完成檔案的管理工作。但是，管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握還不夠熟練，計(jì)算機(jī)在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的前期錄入工作量大且煩瑣，管理人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的運(yùn)用，在確保人員隱私的前提下，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段。

3 做好人事檔案管理工作的建議和對(duì)策

3.1 端正態(tài)度，提高管理工作的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以發(fā)展的眼光全面認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，在保證日常軟硬件設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上，要時(shí)刻提醒員工人事檔案管理的重要性，加強(qiáng)認(rèn)知，解決職稱(chēng)待遇問(wèn)題，按國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案管理工作進(jìn)行稽核考察，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、程序化。

3.2建立健全的管理制度，引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備

在穩(wěn)步推進(jìn)的情況下，事業(yè)單位不應(yīng)吝惜經(jīng)費(fèi)，要注入資金全面改善檔案管理工作室的工作環(huán)境，引進(jìn)相關(guān)管理設(shè)備，健全檔案管理制度。首先，要對(duì)人事檔案的信息收集、日常整理、借閱參考和開(kāi)發(fā)利用等進(jìn)行明細(xì)的劃分和登記，確保檔案的內(nèi)容不會(huì)被修改。其次，要健全目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，按實(shí)際情況做出借閱登記，防止檔案的丟失或損毀，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)一系列的獎(jiǎng)懲考核和培訓(xùn)，綜合提升人事檔案管理部門(mén)的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。首先，在招聘時(shí)，要具備專(zhuān)業(yè)、技術(shù)能力，有一定的政治素養(yǎng)，有相關(guān)的學(xué)歷文憑并有端正的工作態(tài)度。其次，在入職以后，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其了解工作的重要性和責(zé)任，配置專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)的檔案管理人員，落實(shí)有關(guān)薪資待遇問(wèn)題，鼓勵(lì)培養(yǎng)其熱愛(ài)檔案工作的心態(tài)，做一名有責(zé)任心、有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才。

3.4 進(jìn)一步提升管理工作的信息技術(shù)水平

人事檔案是人才信息庫(kù)，蘊(yùn)含了許多人才檔案資源，需要合理利用各種資源，使資源的效用最大化，最大限度發(fā)揮應(yīng)有的作用。應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理工作的信息技術(shù)水平，準(zhǔn)確、及時(shí)地整理人事檔案，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，提升工作效率。一方面，可以引入先進(jìn)的信息管理技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化科技的作用，將檔案中的文字材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息錄入人事檔案網(wǎng)絡(luò)。另一方面，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和員工檔案的隱私管理，通過(guò)發(fā)布非涉密的檔案信息，使單位人才進(jìn)行近距離交流，充分分享信息，提高人才素質(zhì)，優(yōu)化工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案管理工作亟須調(diào)整，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的步伐，不斷創(chuàng)新，利用新技術(shù)提高檔案管理的工作質(zhì)量和人員的綜合素質(zhì)。人事檔案是單位進(jìn)行有效評(píng)估和計(jì)量的依據(jù)，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理模式，體現(xiàn)出人事檔案的重要意義和作用。

［1］王靜.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：81-82.

［2］呂慧燕.事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.檔案天地，2013，（05）：54-55.

［3］賈博.淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問(wèn)題的解決［J］.民營(yíng)科技，2014，（11）：107.

［4］唐晶.當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理發(fā)展方向的探索［D］.濟(jì)南：山東大學(xué)，2007.

［5］李偉.人事管理改革與人事檔案管理改革探尋［D］.哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2008.

Reflections on completing personnel record management of institutions

LI Xue-hai
（Qiqihar University，Qiqihar 161006，China）

In recent years，staff mobility of institutions are more frequent，and personnel record is an important part to master talents information.How to manage personnel records and improve the management level are issues need to be reflected.Through analysis of the actual problems of record management，this paper put forward specific plans and proposals.

Institutions；Personnel record management；Reflections

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0140-02

2016-05-12

李雪海（1962-），男，黑龍江齊齊哈爾人，館員，從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究。