何成軍

(《數(shù)學物理學報》編輯部，湖北 武漢　430071)

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如何進一步提高審稿效率

何成軍

(《數(shù)學物理學報》編輯部，湖北 武漢430071)

針對作者們最關心的外審周期過長的問題，分析了導致外審時間過長的各方面的因素，提出了一些改進方案和建議。認為稿件質(zhì)量是影響審稿效率最本質(zhì)的因素，需要作者在投稿前就做足工作；編輯部間外審專家信息的整合并實現(xiàn)資源共享，在提高審稿效率方面，能做到事半功倍，應大力推廣；邀請海外專家參與評審，也是一條高效的途徑。此外，大力提高編輯人員水平，充分發(fā)揮其主觀能動性，利用一切合理手段，做好溝通和調(diào)解工作，是提高審稿效率的最主要外在推動力。

審稿效率；資源整合；國際審稿；編輯水平

0　前言

為了保證期刊的學術質(zhì)量，科技期刊一般都送請有關專家就稿件中的學術理論問題或專業(yè)性特別強的專業(yè)問題進行評審，實現(xiàn)對稿件進行甄選[1]。然而，當前審稿周期冗長、審稿意見參考價值低等問題的存在，嚴重影響和妨礙編輯對稿件及時、客觀的處理，導致文章的出版周期長、文章的時效性差等問題[2-3]。針對該問題，很多期刊工作者均根據(jù)自己編輯部的情況以及所涉及學科的特點，提出了一些好的建議和解決方案[3-7]，如：建立并不斷優(yōu)化專家數(shù)據(jù)庫[2]，充分利用網(wǎng)絡上各種電子資源[4]，加強編輯對稿件的初審[3，5]，建立和健全審稿激勵機制[2-3]，簡化審稿程序并制定嚴格的審稿制度[6]，建立優(yōu)秀稿件的綠色通道[6]，以及采用各種通訊手段及時與審稿專家進行溝通[7]，等等。

研究者們均從問題現(xiàn)狀的角度來進行分析，對審稿效率低這個比較共性的問題就事論事，提出各自的建議和處理方案。筆者認為“事”是人做出來的，根源在于“人”，因此本文將更側重于從“人”的角度來重新審視該問題，分析其成因并給出一些大家都更愿意接受的方案。即在不明顯增加編輯部、外審專家、作者的工作量的情況下，充分發(fā)揮編輯的主觀能動性，通過實現(xiàn)編輯部間外審專家信息資源的整合共享、增加海外送審比重、提前做好作者寫作指導工作以及不斷提高編輯自身專業(yè)素質(zhì)等方面的努力，提高審稿中各個環(huán)節(jié)的工作效率，進而達到提高審稿效率，縮短文章出版周期的目的。

1　提高審稿效率的必要性和迫切性

筆者曾就“您覺得我國期刊出版工作中哪些方面最值得改進？”等問題與相關學科的一些專家學者進行交流，他們一致認為投稿后長時間的等待(評審意見)和反復的修改、復審使他們十分煎熬，是最應該改進的。

偏實驗和應用學科的作者覺得自己的結果的實效性幾乎決定了文章的意義，所以希望盡量縮短審理時間，最好1～2個月就能錄用并出版。而偏理論推導和證明學科的作者更多的則是擔心自己的文章審理時間過長，如果超過半年，則極有可能耽誤自己畢業(yè)、評職稱、項目結題或新基金項目的申請等等。

現(xiàn)實情況是，當下稿件的出版周期仍然與作者們的預期相差甚遠。特別是從事理論研究的專家反映，他們的工作一般從選題到成文投稿，所花時間一般都在6個月左右，投稿后文章的評審周期幾乎都在6個月以上，等到正式出版，見到期卷號，一般又過了好幾個月。如果中途碰到需要修改，需要的時間會更長。這對于我國三年制的研究生以及不超過四年就要結題的基金項目，需要發(fā)表文章來畢業(yè)或結題的作者，確實會造成較大的壓力，嚴重影響他們的投稿積極性。

學者們還反映，他們常常感到有苦無處訴，因為即使他們找編輯部催稿，答復基本上都是“稿件正在外審中”，而且他們也知道，稿件的外審時間在其整個出版周期里一般都是最長的，時間長短還幾乎是不可控的，編輯部也確實有難處。但是，他們還是一致認為編輯部應該為提高審稿效率做點什么。

2　外審專家信息資源的整合與開發(fā)

找到合適的外審專家，是文章快速、高效審理的關鍵因素。雖然，由于各個學科本身特點的不同，在較精準的尋找“小同行”外審專家難易上有一定的差別，但基本上都只是操作細節(jié)上的差異，方法上還是可以相互借鑒的，因此也一直是科技編輯學共同研究的熱點問題[2-8]。

很多研究者認為通過日常的工作，收集、整理、完善并不斷優(yōu)化審稿專家數(shù)據(jù)庫，將審稿專家按研究方向細化，有助于實現(xiàn)“小同行”審稿，保證評審的精準性。甚至有研究者認為還應考慮審稿專家的精力等因素，因此建議將審稿專家按年齡進行細化[8]。近年來，各個編輯部采用這些方法，都建立了自身比較完善的審者專家?guī)臁?/p>

2.1已有外審專家信息資源整合

近幾年，無論是期刊集群，還是大型期刊平臺的搭建的呼聲都較高。雖然實際操作上面臨各種實際困難，至今仍處于嘗試階段，但這種“化零為整”的思想還是可以被推廣的，比如：一些類似學科的編輯部可以嘗試將各自整理的審稿專家?guī)爝M行整合，實現(xiàn)共同開發(fā)、共同利用的目的。這樣做的好處在于，便于信息的共同維護，資源共同利用，避免造成信息擁堵現(xiàn)象。

外審專家都是科研領域的骨干分子，除了自身科研任務外，大多還擔有教學任務以及各種學術活動，因此編輯部一般都會盡量注意分散審稿，使得每位外審專家們每年最多承擔1～2次的審稿任務，更會避免同時審理2篇稿件的情形，以減輕外審專家們的工作壓力，保證稿件評審的質(zhì)量和效率。但現(xiàn)實的情況卻不是這樣的，有些優(yōu)質(zhì)的審稿專家同一時期可能需要審理多篇稿件，雖然十分繁重，但又不好拒絕，因為這些稿件都來自于不同的編輯部，最終導致的結果就是保證了評審質(zhì)量，就保證不了評審效率。如果各個編輯部間能整合出一個統(tǒng)一的審稿專家?guī)?，實現(xiàn)編輯部之間專家信息資源共享，之前由于信息封閉造成的“審稿擁堵”現(xiàn)象就容易避免多了。不僅如此，如果能實現(xiàn)我國所有編輯部使用同一個公共的專家信息庫，最終各個編輯部與審稿專家之間都實現(xiàn)了信息的公開、平等，評審專家們也不會再有任務繁重又不好拒審的困擾了。

2.2邀請國際專家參與審稿

除了整合國內(nèi)各個編輯部現(xiàn)有的國內(nèi)評審專家的信息資源，各個編輯部還應積極做好國際宣傳，邀請更多的國外專家參與到我國期刊的評審工作中來。隨著我國科技水平的不斷進步，我國學者參與國際化合作以及國際化交流日益頻繁，同時，這些學者大多數(shù)都是一個甚至多個科技期刊的編委。因此，可以通過他們向國際同行介紹我國優(yōu)秀的科技期刊，同時，編輯部也應該主動與國際專家們聯(lián)系，讓更多的國際同行參與到我國科技期刊的評審工作中來，這無疑將極大的豐富我國科技期刊的評審專家?guī)臁?/p>

由于我國科技期刊在稿件送審時絕大多數(shù)都沒有隱去原稿作者信息，雖然編輯部一般都盡量避免將稿件送給作者所在單位的同事審理，但仍然無法保證不送到作者的熟人手上，給出高于稿件質(zhì)量，甚至失真的評價。為此，有些編輯部曾嘗試著隱去作者信息，實現(xiàn)雙匿名審稿，但結果卻是絕大多數(shù)審稿專家都表示很反感，認為那是對他們的不信任[8]。

理論上講，國際評審專家認識作者的可能性較小，較大程度的回避了國內(nèi)評審時可能出現(xiàn)的“人情”因素，所以，國際專家的評審意見會更客觀、公正一些。從筆者所在編輯部的送審經(jīng)驗來看，送國際同行評審好處良多。他們的審稿意見不僅回復及時，而且評審意見往往更客觀、詳實。曾經(jīng)有一位國際審稿專家為一篇十幾頁的原稿手寫了八頁審稿意見，對于文章的價值、存在的問題以及改進的方向都進行詳盡的描述。

筆者認為，聘請國際專家審稿，不僅可以大大的提高稿件評審的效率和質(zhì)量，而且也是我國期刊本身的一個免費的國際宣傳、推廣并逐漸被國際同行認可的機會。因此，增加稿件的國際評審比例，是提高英文科技期刊審稿效率很好的選擇。

3　調(diào)動作者積極性，提高稿件初始質(zhì)量

3.1稿件質(zhì)量決定評審效率

在稿件的審理過程中，影響稿件評審周期的本質(zhì)因素，其實是稿件本身。一般來說，選題熱門、意義重大、寫作規(guī)范的稿件審理的往往都特別順利。對于選題熱門的稿件，不僅可供選擇的外審專家多，而且專家們都愿意接受審稿任務，如果再加上結果意義較大，則專家們幾乎會第一時間審理，如果寫作方面：格式規(guī)范、條理清晰，審理起來就是一種欣賞了，往往一氣呵成，第一時間就可以給出最佳好評的評審意見。反之，如果是一些陳舊或者非常小眾的選題，則不僅外審專家難找，而且送審后直接拒審的比例都非常大。

筆者曾不止一次接到作者們的催稿電話。上平臺一查，邀請審理的專家不是逾期沒有回復任何消息，就是直接拒絕審理，偶爾個把專家勉強接受審理后給出的意見也是模棱兩可：結果一般，可發(fā)可不發(fā)，建議作實質(zhì)性的改進或補充，否則建議退稿。即使最終發(fā)表，也要耗上一年左右的時間。

據(jù)筆者了解的情況來看，這些稿件大多來自于各高校的研究生，在導師的協(xié)助下，費了九牛二虎之力，終于做出了一點結果，急急忙忙寫成論文投出去，想著有修改意見了再慢慢改，基本上萬事大吉，坐等畢業(yè)了。殊不知，由于論文本身水平一般，加上寫作又不注意，造成的結果就是評審專家十分反感，不愿意審理，最后有可能因為“態(tài)度”問題審理幾個月后被退稿。

3.2寫作的規(guī)范程度直接影響出版周期

對于稿件寫作的規(guī)范性，一些作者理所當然的認為這都是編輯的事，寫作時不注意，造成一些必要信息缺失、不完整或不統(tǒng)一，如通訊作者的E-mail、 主題分類號、參考文獻中期卷號或頁碼等缺失，中、英文摘要中郵政編碼、分類號個數(shù)、關鍵詞甚至作者姓名中英文不統(tǒng)一。這類問題在校對過程中，編輯確實都會進行核實、處理。

主要問題是，這些文章中都或多或少的存在較多涉及文章內(nèi)容的信息確實問題，而這些問題對作者來說雖然也只是輸入或排版的時候不小心漏了或輸錯了，但明顯會影響文章的可讀性。在對這些問題的校對過程中，編輯需要反復的與作者溝通、確認，不僅會大幅增加編輯的工作量，而且顯然會因此浪費很多時間。

所以，稿件的質(zhì)量本身不僅是決定了最終是否被錄用，其實也是其審理周期以及出版周期長短的決定因素。為此，各個編輯部要通過各種途徑給作者做必要的說明并進行適當?shù)呐嘤?，如在投稿平臺設置稿件寫作規(guī)范指南為必讀項目并提供一些優(yōu)秀的寫作范例進行詳細說明。

4　提高編輯素質(zhì)，塑造期刊品牌

4.1期刊聲譽是稿源的保證

期刊工作是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要編輯、編委、作者、外審專家、讀者以及期刊主辦單位等各方共同努力才能把期刊做好。期刊做好了，是編輯、編委、作者及外審專家的勞動得到認可、價值得到體現(xiàn)的標志。不僅如此，期刊做好了，與之相關的所有工作也會變得更容易一些。

首先，期刊做好了，質(zhì)量得到作者們的認可，稿源數(shù)量和質(zhì)量都會隨之提高。其次，期刊做好了，編委的積極性也會提高，稿件的處理更加及時。同時，期刊做好了，得到了專家們的認可后，聘請他們審稿時，他們會認為那是一種榮譽，因此更愿意接受，并積極審稿。最終，整個評審、出版環(huán)節(jié)效率都會得到提高，進一步提高期刊質(zhì)量，形成一個良性的循環(huán)。

4.2不斷提高編輯業(yè)務素質(zhì)

優(yōu)秀的期刊一定是一群體共同努力做出來的，而編輯工作是整個出版工作的中心環(huán)節(jié)[9]，是所有環(huán)節(jié)的參與者，編輯的水平會直接影響期刊水平，因此要不斷提高編輯人員的業(yè)務素質(zhì)，了解所涉及的學科的最新前沿動態(tài)，以便更好的為期刊服務，更要充分調(diào)動自己的主觀能動性，提高編委、審稿專家和作者的積極性，共同把期刊做好。

首先，由于編輯一般都擔任著稿件的初審工作，是稿件的伯樂，要對稿件質(zhì)量有較強的辨識能力，為此必須有相關的學術背景。因此，編輯部在招聘新人時要盡量考慮那些有相關學科科研經(jīng)歷，對期刊所涉及的其他學科前沿都有所了解的年輕人，現(xiàn)有的中年編輯應盡快從傳統(tǒng)編輯向學術性編輯轉型，以便適應我國科技水平的飛速發(fā)展，做個稱職的“稿件伯樂”。

同時，編輯還應積極參與各類相關的學術活動。編輯直接參與學術活動，不僅可以了解最新學術成果和動向，而且是期刊最直接、最有力的推廣方式，因為編輯的學術水平是期刊水平最有力的保證。不僅如此，編輯參加相關學科的學術活動，與作者面對面，更有助于邀約到優(yōu)秀的稿件，提高優(yōu)質(zhì)稿源數(shù)量。

而且，英文編輯還要加強英語的學習。科技期刊的編輯除了要注重英文科技論文的寫作與潤色，還要加強英文書信的寫作及口語練習。在稿件的初審階段，英文科技期刊編輯除了要對稿件的學術質(zhì)量做出初步評估，還要對稿件的寫作給出合理的建議。因為，稿件英文寫作質(zhì)量會直接影響評審專家的評審心情，甚至導致稿件的拒絕審理，甚至還會造成對期刊整體質(zhì)量較差的印象。另外，在日常與國際評審專家交流過程中，編輯也要書寫一些英文信件，偶爾還要電話交流。因此，提高英文編輯的英語水平是十分必要的。

此外，我國科技期刊水平呈整體上升趨勢，但就個刊而言，發(fā)展的壓力還是較大的。因此，編輯人員不僅要學習其他優(yōu)秀刊物的成功經(jīng)驗，還必須針對自己期刊的實際情況，進行深入的研究，探索一條適合于自身期刊的發(fā)展之路，做一個學者型的編輯。

總之，想把我國科技期刊引領到一個更高的水平上去，編輯人員必須不斷的學習和提高，做一個高水平的科技期刊編輯。

5　充分利用各種技術，做好溝通、服務工作

從稿件的收稿到最終的出版，編輯需要參與每一個環(huán)節(jié)，期間需要與編委、外審專家、作者等進行多方的溝通交流，以保證期刊的高效、高質(zhì)量出版。在溝通的時候，溝通渠道和方式其實也有很多的講究。

隨著網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展以及各個編輯部采編平臺的建設，文章的投稿、送審以及各類通知的發(fā)送都直接在網(wǎng)上完成。為了達到最佳的效果，在各種現(xiàn)代交流技術的時候，要盡量選擇合適的方式。

E-mail有安全、易于保存、方便查找以及可以攜帶附件等特點。由于其功能的完整性，至今仍然是各個編輯部主要交流工具。在與傳統(tǒng)文字相關的信息傳遞時，E-mail具有不可替代的作用，如作者投稿、編輯部發(fā)送錄用通知以及各種正式文件，E-mail都是最佳的選擇。由于編委、外審專家以及作者都有自己的工作，一般都是利用工作之余的休息時間處理稿件的，當他們看到郵件后，可以立刻處理，也可以再找個合適的時間處理。E-mail在信息交互時間上的緩沖期的默認性，正好符合這種只需要在一定時間回復的交流方式。

QQ以及微信等半實時交互方式，雖然也可以留言，也默許了幾天緩沖期，但一來不正式，二來如果對方幾天內(nèi)沒有看到信息，信息就被系統(tǒng)自動刪除，最終無法達到傳達信息的目的，特別是對于那些一段時間無法上網(wǎng)查詢信息的作者或外審專家，這些接近實時交流互動方式一般不宜采用。但是在稿件錄用后用來和作者交流倒是非常好的交流方式，這個時候如果建立聊天群，不僅可以發(fā)送群消息，比如出版要求、校樣通知以及其他比較有共性的注意事項等，而且可以和每個作者進行實時互動，就個別存在較多問題的稿件進行實時共同校對、核實，縮短后期校對時間。

電話，雖然不能傳遞多媒體信息，但仍然是不可替代的實時交互工具。對于發(fā)送E-mail、QQ信息或者采編平臺留言板逾期沒有回復的，可以通過電話進行核實。比如，逾期沒有完成審稿任務的外審專家，通過電話聯(lián)系是十分有必要的。 對于發(fā)送E-mail邀請審稿后逾期沒有回復的情形，筆者電話聯(lián)系后發(fā)現(xiàn)大致有以下幾種情況：有些外審專家由于工作變動導致E-mail發(fā)生了變更而編輯部系統(tǒng)平臺沒有及時更新；有些外審專家之前提供給編輯部的是一個不太常用的電子郵箱，他(她)沒有及時查看或者連郵箱密碼忘了，所以沒有看到信息；有一些專家以前使用的電子郵箱由于服務商停止服務而停止了，而編輯部通過采編平臺發(fā)送郵件的時候沒有回復發(fā)送失敗的提示；有些專家由于上網(wǎng)不方便或者網(wǎng)絡信號不好，郵箱不易打開，導致信息沒有及時查看和回復；有一部分專家是由于工作太忙，而采用零碎的時間在審稿，逾期沒有完成，還需要一些時日，由于正在審理中，所以沒有回復任何信息。對于以上種種情況，電話落實是十分必要的，也是十分有效的，是E-mail及采編平臺留言板等文字交流方式最佳的補充。

總之，在與外審專家和作者的溝通過程中，為了達到高效的同時又不至于顯得冒失和不禮貌，要根據(jù)具體情況合理地選用各種不同的方式進行聯(lián)系。

6　開啟優(yōu)質(zhì)稿件綠色通道

我國科技期刊的使命之一，就是保證我國領先的科技成果能及時公開的發(fā)表，因此稿件的綠色通道并非什么新鮮事物，只是具體形式已演變的五花八門。

據(jù)筆者了解的情況來看，從建國初期我國科技期刊遍地開花，直到20世紀90年代，我國科技都在摸索與突破中發(fā)展，期間雖然也出現(xiàn)了一些世界聞名的重大結果，但是論文數(shù)量總體一直不多，用“少而精”比較貼切，所以那個時候只要意義重大，結果正確，發(fā)表一般都不是問題，只是要快速發(fā)表，一般需要主編親自督促外審專家群集中加班加點的審稿，以保證我國重大科研結果能第一時間發(fā)表。只是特事特辦，在時間上縮短，程序上并沒有任何的不同，甚至會增加外審專家人數(shù)，并增加論證方式，以保證結果的正確性。

從20世紀90年代開始，我國論文數(shù)量開始明顯提升，但“墻內(nèi)開花墻外香”，絕大多數(shù)優(yōu)質(zhì)稿件都流向了海外。特別是步入互聯(lián)網(wǎng)時代后，稿件的投稿審理都實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，稿件的審理周期都大大縮短，已經(jīng)不用過多的擔心投往海外就外審時間長的問題。取得重大進展，需要第一時間在我國期刊上搶先發(fā)表的情況也越來越少，取而代之的是需要盡快發(fā)表的“人情稿”，稿件質(zhì)量一般，但卻希望能第一時間發(fā)表的情形偶有發(fā)生。很多編輯部為了保證稿件質(zhì)量，維護期刊聲譽，嚴格執(zhí)行稿件外審制度，稿件的綠色通道曾就此取消。

為了進一步提高我國科技期刊的國際影響力，對策之一便是恢復綠色通道，讓優(yōu)質(zhì)稿件盡快發(fā)表。為此，筆者所在編輯部幾年前重新啟動了稿件的綠色通道。為了維護稿件評審的公平、公正原則，只是對于兩審意見均為優(yōu)先發(fā)表的稿件，經(jīng)過編委們的限額推薦，主編審核后第一時間公開發(fā)表，不再經(jīng)過編委會討論。據(jù)初步統(tǒng)計，這些稿件均在高引評論文之列，確實應該優(yōu)先發(fā)表。

優(yōu)質(zhì)稿件的快速發(fā)表，不僅提高了稿件的時效性，而且提高了期刊的影響力，值得大力推廣。對于稿件的綠色通道，還要有很多的途徑和方式，只要是合理有效的，都值得進一步探索和推廣。

7　小結

一篇論文的出版，蘊含著作者、外審專家、編輯以及編委共同的勞動。只有各方都積極配合，才能保證論文的高效審理，盡快出版。這期間，期刊編輯應充分發(fā)揮其主觀能動性，通過各種合理途徑，充分調(diào)動作者和外審專家的積極性，共同做好文章的出版工作。

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[9]國家新聞出版廣電總局出版專業(yè)資格考試辦公室. 出版專業(yè)基礎(中級)[M]. 北京：商務印書館，2015.

2016—03—29

何成軍(—)，男，編輯，博士，研究方向為數(shù)學物理方程.

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1009-2714(2016)03-0092-06