崔順彩

望都縣人力資源和社會(huì)保障局

淺談提升檔案管理的方法

崔順彩

望都縣人力資源和社會(huì)保障局

企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，離不開(kāi)檔案管理的重要支持，可以說(shuō)檔案管理對(duì)企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。只有確保檔案管理工作的科學(xué)性，與時(shí)俱進(jìn)，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，才能使檔案管理更能充分發(fā)揮自身的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。此次研究主要是針對(duì)檔案管理的提升方法展開(kāi)分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一定的理論借鑒。

檔案管理；提升；措施

前言：

檔案管理工作屬于企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)工作效率、工作質(zhì)量的提升具有至關(guān)重要的意義。因此，有必要對(duì)檔案管理工作提高重視程度，充分認(rèn)識(shí)，開(kāi)展規(guī)范有效的檔案管理工作，在提升管理效率的同時(shí)，也為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升做出貢獻(xiàn)。

一、立足于法，搞好建章立制工作

檔案管理工作必須嚴(yán)格遵循法制化原則，如果企業(yè)想要提升檔案管理工作質(zhì)量，必須將依法治檔作為基礎(chǔ)，以此推進(jìn)檔案管理制度化的實(shí)現(xiàn)。如今時(shí)期的檔案管理方式需要不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，主要是由于檔案種類、載體的多樣化、以及檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化等因素影響。檔案管理只有做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，才能夠滿足新形勢(shì)的要求，以此創(chuàng)建檔案管理工作的全新局面。檔案事業(yè)的完善發(fā)展，必須緊緊遵守依法治檔的方式，檔案管理只有實(shí)現(xiàn)了制度化，才能夠充分的發(fā)揮出檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值。在如今高速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中，檔案管理工作面臨著更多的困難和挑戰(zhàn)，不同的區(qū)域需要最大程度的利用當(dāng)?shù)氐牧⒎?quán)限，構(gòu)建具有地方特色的檔案法律法規(guī)，從而推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理有法可依。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

當(dāng)今時(shí)期，正處于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，在檔案管理工作中，也需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用，做到與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分結(jié)合，確保檔案管理工作能夠走上良性的發(fā)展道路。眾所周知，檔案管理工作比較系統(tǒng)化和復(fù)雜性，對(duì)于工作人員的專業(yè)能力要求較高，同時(shí)又要求檔案管理人員具有良好的服務(wù)意識(shí)，具有扎實(shí)熟練的現(xiàn)代化管理技能。檔案不僅包含著很多的指示，同時(shí)還記載大量的信息內(nèi)容，屬于非常寶貴的信息資源。但是必須認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜而又繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作任務(wù)量較多，嚴(yán)重消耗工作人員的精力和體力。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)，能夠有效提升檔案管理效率和管理質(zhì)量。利用高科技技術(shù)，可以根據(jù)文件形成的先后順序，進(jìn)行檔案文件的打印，防止由于人為因素的影響而影響了歸檔工作，使計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)得到了充分的發(fā)揮，有效的降低了工作人員的任務(wù)量。在檔案管理過(guò)程中，還需要對(duì)檔案信息的系統(tǒng)化和組織化強(qiáng)化注意。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在對(duì)搜索詞進(jìn)行輸入和查找時(shí)，所搜索到的文件與事件具有密切關(guān)聯(lián)，不僅具有較高的準(zhǔn)確性，有節(jié)省了實(shí)踐。通過(guò)此種方式，極大程度的利用了庫(kù)藏資源。但是需要強(qiáng)調(diào)的是，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，務(wù)必保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。通過(guò)制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，設(shè)定具體的操作權(quán)限，根據(jù)人員職責(zé)、設(shè)備管理、以及信息安全等內(nèi)容，合理劃分電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限。還可以使用口令管理、電子簽章等新興技術(shù)，提高身份認(rèn)證的精度。

三、加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

可以說(shuō)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量具有直接性影響。所以，為保證檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的需求，必須加檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和管理技能。隨著檔案管理設(shè)備的不斷更新升級(jí)，檔案載體和檔案種類也日漸多樣化，管理措施也越發(fā)豐富，還需要檔案管理人員在管理操作技能、科學(xué)知識(shí)等方面加以注意。首先，提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。檔案管理人員的繼續(xù)教育，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響，有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)真正的檔案管理人員的培養(yǎng)。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，健全運(yùn)行機(jī)制。通過(guò)構(gòu)建良性運(yùn)行機(jī)制，有利于保證檔案工作人員的教育培訓(xùn)活動(dòng)。管理制度主要包括統(tǒng)計(jì)、考評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)等方面內(nèi)容，而通過(guò)建立獎(jiǎng)懲制度，能夠使檔案管理人員出現(xiàn)危機(jī)感，有利于提升其工作態(tài)度和責(zé)任心，不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力。最后，加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。組織開(kāi)展多種多樣的教育培訓(xùn)活動(dòng)，全面落實(shí)“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，堅(jiān)持學(xué)以致用的理念。需要為檔案管理人員提供專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以此提升管理人員的綜合能力，檔案管理人員在學(xué)習(xí)、吸收和內(nèi)化專業(yè)知識(shí)，或者是全新的管理理念和管理方式時(shí)，能夠運(yùn)用到實(shí)際工作中。檔案管理工作涉及到很多方面的內(nèi)容，比如說(shuō)心理學(xué)、行為學(xué)等等，要求檔案管理人員能夠?qū)Υ朔矫嬷R(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。此外，還需要對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和鞏固，在檔案管理工作中普遍使用到現(xiàn)代化技術(shù)，檔案管理人員必須能夠靈活使用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)和科技軟件，以此提升檔案管理工作效率。

四、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)中的任何一項(xiàng)工作，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，才能夠順利開(kāi)展。對(duì)于檔案管理工作，同樣如此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和肯定，將會(huì)影響檔案管理工作的發(fā)展。所以，需要檔案管理人員積極發(fā)出自身工作熱性和積極性，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視?？梢哉f(shuō)，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量以及工作效率，直接影響到檔案工作的成果好壞。檔案管理人員首先需要加大檔案宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要性。其次，檔案管理人員本身需要具有較高的職業(yè)素質(zhì)，愛(ài)崗敬業(yè)，確保領(lǐng)導(dǎo)能夠滿意自己的工作，對(duì)工作成果給與肯定，從而獲取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持。

總結(jié)：

綜上所述，提升檔案管理工作的方式有很多種，對(duì)于檔案管理工作最直接的接觸人員，必須對(duì)管理人員提高重視程度，定期組織培訓(xùn)教育活動(dòng)，以此提升管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合技能，同時(shí)合理結(jié)合檔案管理和信息化技術(shù)，以此是檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展需求，提升管理工作的效率，不僅有效節(jié)省時(shí)間，而且推動(dòng)了社會(huì)的向前進(jìn)步發(fā)展。

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［3］宋燕.淺談企業(yè)檔案管理的方法與作用［J］.知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2015（16）：114-115.