貴州省黔西南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾 娜

高職院校數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理方案探析

貴州省黔西南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾 娜

數(shù)碼照片在檔案管理使用中為高職院校的人員管理、教學(xué)和科研都帶來很大的便利。本文從高職院校數(shù)碼照片檔案的管理出發(fā)，分析高職院校數(shù)碼照片檔案管理中可能存在的問題，提出一定的解決策略，以科學(xué)的角度，研究高職院校數(shù)碼照片的檔案管理。

高職院校 數(shù)碼照片 檔案管理

一、高職院校數(shù)碼照片檔案管理工作的主要問題

1.管理制度不完善。數(shù)碼照片近些年人們普遍使用的新興事物，數(shù)碼照片管理存在一些問題。數(shù)碼照片管理的有關(guān)制度不是很完善，科學(xué)管理不完備。一部分高職院校的數(shù)碼照片檔案管理處于混亂狀態(tài)，包括不重視照片的即時(shí)存檔、有序排列和確立相對應(yīng)部門等。

2.不規(guī)范的整理。數(shù)碼照片拍攝結(jié)束后，一些人將照片保存在計(jì)算機(jī)里。很少有專門的人員分門別類地整理照片。久而久之，如此存放的照片越來越多，使數(shù)碼照片整理工作困難變得大，整理者往往因?yàn)槲募?nèi)照片信息過于繁雜和時(shí)間事件的不確定將其整理工作擱置。

3.照片損失的情況比較嚴(yán)重。目前，高職院校數(shù)碼照片損失情況是檔案管理工作的難點(diǎn)。首先，一些數(shù)碼照片的拍攝人員不是專業(yè)攝影師，對照片保存和數(shù)碼相機(jī)的使用不專業(yè)。其次，高職院校對存儲數(shù)碼照片的計(jì)算機(jī)等儲備設(shè)備不進(jìn)行及時(shí)檢查修理，導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)故障后照片缺失。

4.照片查閱器的開發(fā)難度大。高職院校沒有專業(yè)的照片查詢檢索儀器，照片調(diào)出時(shí)會有較大難度?！案呗氃盒Ｆ毡闆]有專門的數(shù)碼照片檢索系統(tǒng)，數(shù)碼照片檢索查閱現(xiàn)象嚴(yán)重，再加上數(shù)碼照片的漏歸及歸檔的不規(guī)范，更使高職院校數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的開發(fā)和利用?！?/p>

5.影像資料對學(xué)校檔案管理的重要性以及其在實(shí)際中的被忽視。高科技飛速發(fā)展的今天，普通的文字檔案和照片檔案早已不能滿足高職院校對檔案管理的需要。影像資料將數(shù)碼照片包括于其中后，作為學(xué)校檔案的重要組成部分，對保存當(dāng)時(shí)的事件具有極大的價(jià)值。由于高職院校檔案管理不足，影像資料的管理處于混亂狀態(tài)。

二、高職院校進(jìn)行數(shù)碼照片檔案科學(xué)管理應(yīng)該達(dá)到的條件

1.軟件設(shè)施。首先要建立起數(shù)碼照片數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)和數(shù)碼照片的收集系統(tǒng)。從高職院校的工作流程來看，在使用數(shù)碼照片最多的部門應(yīng)該是黨政辦公室以及教學(xué)科研部等。大部分高職院校并沒有設(shè)立一個(gè)專門管理數(shù)碼照片檔案的部門，并沒有做到專人專管的機(jī)制，因此，這個(gè)部門可以采用兼職的方法進(jìn)行管理。另外，必須要及時(shí)歸檔，保證數(shù)碼照片檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。“各高職院?？梢愿鶕?jù)自身需求、依據(jù)當(dāng)前工作實(shí)際內(nèi)容，制定出一整套適合于本校、本部門的數(shù)碼照片檔案管理制度，并明確數(shù)碼照片檔案管理人員的職責(zé)范圍，通過相關(guān)制度的建立，對有關(guān)的管理規(guī)范和操作要求加以層層落實(shí)?！避浖芾硎强梢栽诟髯愿呗氃盒５膶W(xué)校上進(jìn)行變通，摸索出適合本校的管理方法。

2.硬件設(shè)施。對數(shù)碼照片來說，數(shù)碼的拍攝離不開數(shù)碼相機(jī)，存儲環(huán)境離不開計(jì)算機(jī)、存儲卡、光盤等。從硬件設(shè)施上看，高校的數(shù)碼照片管理處應(yīng)有數(shù)碼攝像機(jī)（高分辨率的單反攝像機(jī)最好）、數(shù)碼存儲工具等，還需要打印機(jī)，計(jì)算機(jī)和光盤刻錄器等。

三、高職院校數(shù)碼照片檔案科學(xué)管理的措施

1.入檔數(shù)碼照片的甄選。數(shù)碼照相機(jī)拍攝結(jié)束后，未經(jīng)處理的照片進(jìn)入檔案管理處，檔案管理處的工作就開始了。為保證照片的全面性，攝影師要拍攝活動中值得記錄的畫面。因此，檔案管理員要根據(jù)活動的主題對所拍攝的照片進(jìn)行過濾篩選，只有針對活動主題并且具有代表性的照片才會被留到檔案中。所以，進(jìn)行照片篩選時(shí)，管理人員要考慮到照片的分辨率和清晰度，考慮到照片的真實(shí)性，考慮照片的價(jià)值、照片的整體效果，考慮照片對時(shí)間的記錄，使其在日后可以提供準(zhǔn)確的信息。

2.明確數(shù)碼照片的收集歸檔范圍。一般在學(xué)校各種活動中直接形成的，反映學(xué)校工作活動，具有考察利用價(jià)值的照片都屬于收集范圍。在范圍上，照片可以分為以下幾個(gè)方面：①教學(xué)科研方面：高職院校舉辦某科研成果的表彰會或者研討會時(shí)所記錄的數(shù)碼照片，高職院校教師進(jìn)行教學(xué)示范時(shí)所記錄的數(shù)碼照片等；②黨政開會活動的照片；③學(xué)校的重要活動所拍攝的數(shù)碼照片，如運(yùn)動會、大型晚會、校慶和學(xué)校外交活動等；④人物方面，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、專家和教授等來校交流與訪問的照片；⑤校園建筑風(fēng)景等照片。

3.對數(shù)碼照片檔案進(jìn)行明確標(biāo)注。新聞信息的標(biāo)注有時(shí)間、地點(diǎn)、人物，事件發(fā)生的起因、經(jīng)過、結(jié)果。數(shù)碼照片檔案的標(biāo)注需要：來由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、人物、拍攝者這六個(gè)要素。這六個(gè)要素需要在檔案中進(jìn)行說明，在不完整的數(shù)碼照片檔案中及時(shí)補(bǔ)充說明，使其成為完整的數(shù)碼照片檔案。隨后，管理者要對歸檔的文件進(jìn)行必要的修復(fù)，“主要工作是對選中的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行必要的處理，如影像文件的修復(fù)、說明的編輯、說明文件與影像文件的對應(yīng)關(guān)系的設(shè)置等”。

4.高職院校數(shù)碼照片檔案的保存。檔案的保存以長期保存和完整性為基本目標(biāo)。數(shù)碼照片的保存依托于電子載體。因此，為保證高職院校數(shù)碼照片檔案的安全性，保存方式應(yīng)為光盤脫機(jī)保存。一份資料可以根據(jù)高職院校的情況進(jìn)行分份保存，對應(yīng)的紙質(zhì)版可以放在一起保存，方便需要時(shí)進(jìn)行查閱。

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［3］夏 中.簡論高校數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理［J］.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2007

ISSN2095-6711/Z01-2016-10-0080