蘇錫云　李　泉（南京紅十字血液中心，江蘇南京，21100000033）

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采供血機構財務檔案管理存在問題及對策*

蘇錫云李泉
（南京紅十字血液中心，江蘇南京，21100000033）

采供血機構會計檔案，是指血液中心（血站）財務部門在采供血及其他經(jīng)濟活動中直接形成的，按統(tǒng)一規(guī)范保存起來備查的會計憑證、賬簿、報表等會計核算專業(yè)資料。采供血機構會計檔案是反映本單位經(jīng)濟業(yè)務活動的重要憑據(jù)和真實記錄，是單位的重要經(jīng)濟檔案。建立資源真實、有效整合、權威而實時更新的采供血機構會計檔案管理機制，是財務部門檔案管理和資源利用的基本要求。

一、采供血機構會計檔案管理面臨的主要問題

隨著檔案數(shù)字化管理技術的不斷發(fā)展，采供血機構的會計檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理方式轉變?yōu)槔糜嬎銠C管理平臺實施信息化管理方式。但是，目前檔案信息化管理的實施面臨著兼職人員缺乏專業(yè)素質、動態(tài)管控難、安全管理與保密要求脫節(jié)等問題。

1.采供血機構檔案管理員缺乏專業(yè)素質。長期以來，由于對會計檔案工作重要性的忽視，會計檔案管理工作一般由財務人員兼任，這些兼職檔案員雖然熟悉會計檔案管理中的相關財務知識及會計核算等專業(yè)內容，但他們缺乏檔案管理專業(yè)技能，尤其是電子檔案安全管理等專業(yè)知識。兼職檔案管理員的專業(yè)素質不高，僅能勝任基本的會計檔案資料收集、整理和保管工作，對會計檔案數(shù)字化的重要性認識不夠，信息化意識淡薄，導致單位會計檔案數(shù)字化管理水平落后，會計檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)目錄的管理與檔案信息化歸檔要求脫節(jié)。

2.財務電子檔案實時更新使得檔案動態(tài)管控難。采供血機構會計檔案管理滲透在日常財務管理活動中，實時反映了會計核算過程中的動態(tài)管理與控制過程，采供血機構的會計賬薄、財務會計憑證等資料具有較強的動態(tài)變化性，其所形成的電子會計資料不斷更新。而目前采供血機構紙質會計檔案的管理是由財務部門定期集中打印后，移交綜合檔案室統(tǒng)一裝訂和保存，電子檔案的動態(tài)性、連續(xù)性和準確性，對會計檔案清冊的移交、保管和銷毀，以及與電子會計檔案的動態(tài)更新帶來嚴峻的挑戰(zhàn)。

3.會計檔案管理與保密要求脫節(jié)。據(jù)調查，目前采供血機構幾乎沒有設立專門的會計檔案管理部門，各中心（血站）會計檔案管理規(guī)章制度少，會計檔案信息化管理系統(tǒng)的功能有待完善；缺乏檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，尤其是基于局域網(wǎng)的財務管理系統(tǒng)，一旦網(wǎng)絡遭到非法訪問、黑客入侵、病毒破壞或篡改，其信息資源的原始性、真實性、權威性、保密性和不可更改性將受到嚴重挑戰(zhàn)。加上紙質檔案歸檔的滯后性，雙套管理機制雖然落實但是恢復原始電子文件將十分困難。

二、提高采供血機構會計檔案管理水平的對策研究

全國各血液中心（血站）財務信息化管理的推進，提高了會計檔案管理的效率，但會計檔案的安全保密工作也面臨著挑戰(zhàn)。在信息化社會，會計檔案管理必須在管理制度、人員素質和技術革新等方面，建立起與財務管理、血液中心（血站）綜合檔案管理相匹配的會計檔案信息化管理體系。

1.規(guī)范檔案管理制度。通過建章立制來提高會計檔案管理水平，是加強會計檔案管理的重要舉措。一是要建立健全會計檔案保管制度。各級檔案（業(yè)務）管理部門要高度重視，積極制訂并落實檔案管理的各項措施。兼顧傳統(tǒng)紙質會計檔案管理制度與電子文件歸檔制度的制定與落實，規(guī)范電子會計檔案的編號、年代、文件內容以及文檔目錄等管理制度；紙質和磁性介質的會計檔案，要嚴格落實電子與紙質雙套檔案管理機制。二是要建立電子會計檔案定期備份、歸檔制度。要定期將財務數(shù)據(jù)以規(guī)范的格式備份到磁性介質，并在備查登記簿上記錄備份時間、數(shù)量、內容等細節(jié)信息，妥善保管并保留副本；按照稅務、審計等有關管理部門的要求，及時打印相關的賬簿、報表進行紙質歸檔；在存儲方式上要采用熱備份、冷備份、異地存儲等措施，以便檔案系統(tǒng)遭到攻擊或癱瘓后，能安全恢復會計檔案數(shù)據(jù)。三是要建立會計檔案借用手續(xù)制度。會計檔案管理是一項保密性很強的工作，為便于會計檔案的審計和查（對）賬，需要嚴格規(guī)范會計檔案的利用，查閱會計檔案通常需經(jīng)財務部門負責人，必要時還需要由血液中心（血站）分管領導批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；血液中心（血站）其他各科室查閱會計檔案，要有單位分管領導、財務部門負責人批準。

2.提高檔案管理人員素質。管理人員是否具備專業(yè)的信息素養(yǎng)和業(yè)務素質，是會計檔案信息化管理的關鍵。采供血機構會計檔案管理，必須要建立一支高素質的專業(yè)人才隊伍為人才保障。要重視培養(yǎng)專業(yè)的會計檔案管理人才，使他們成為既能掌握采供血機構財務會計專業(yè)知識，又能掌握檔案業(yè)務專門知識，可以結合會計檔案的特點運用計算機進行管理的復合型人才。要強化會計檔案管理意識，通過在職教育、短期培訓來提高管理人員業(yè)務能力和安全意識，確保管理人員嚴格遵循檔案管理制度，保證檔案信息安全。

3.強化信息網(wǎng)絡技術革新。目前，各血液中心（血站）財務管理軟件大多使用的是用友軟件辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)與采供血綜合檔案管理系統(tǒng)基本不相兼容。本單位通過“基于網(wǎng)絡的采供血業(yè)務檔案智能化管理系統(tǒng)”省檔案局立項課題（項目編號：2011-L05），研制開發(fā)了采供血“業(yè)務管理系統(tǒng)”和“檔案管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)接口兼容技術，但目前還只能錄入會計檔案目錄，而如何將財務管理所使用的用友軟件辦公系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)定期安全橋接到綜合檔案管理系統(tǒng)中，是迫切需要解決的問題。因此，需要強化信息網(wǎng)絡技術革新，將采供血檔案管理系統(tǒng)嵌入到用友財務管理系統(tǒng)之中，定期記錄并同步存儲財務電子信息資源，形成電子檔案并按照檔案歸檔模塊要求進行歸檔，實現(xiàn)前端控制，確保電子會計檔案歸檔的實時性、原始性和完整性。

4.加強會計檔案信息系統(tǒng)安全管理。采供血機構會計檔案是各血液中心（血站）的重要財務信息資源，尤其要重視網(wǎng)絡信息安全，嚴格進行內外網(wǎng)物理隔離，特別是對于安裝了用友軟件辦公系統(tǒng)電腦的內部局域網(wǎng)，更要加強系統(tǒng)防病毒安全管理，安裝并不斷更新查毒殺毒軟件，發(fā)現(xiàn)有病毒入侵及時提示、報警，并自動采取相應措施；要安裝具有對局域網(wǎng)服務器、客戶端以及其他網(wǎng)絡設備進行病毒監(jiān)控、消息監(jiān)聽的安全管理軟件，并能對局域網(wǎng)內所有設備進行自動查殺毒功能；要嚴格落實訪問權限控制，根據(jù)使用權限對會計檔案數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)加密，確定訪問等級控制；要采用數(shù)字證書、動態(tài)口令等加密手段，防止病毒攻擊和惡意篡改，當非法用戶訪問的次數(shù)達到設定數(shù)值時，自動鎖定該賬戶用戶。

目前會計檔案信息化管理存在水平低、動態(tài)管控難、安全管理與保密要求脫節(jié)等問題，只有在管理制度、人員素質和技術革新等方面緊跟時代發(fā)展步伐，提升會計檔案信息化管理水平，建立與綜合檔案管理相配套的會計檔案信息化管理系統(tǒng)，才能為采供血機構提供準確的采供血財務檔案數(shù)據(jù)和輔助決策支持。

*本文系江蘇省檔案局立項研究項目“基于網(wǎng)絡的采供血業(yè)務檔案智能化管理系統(tǒng)”（項目編號：2011-L05）的研究成果之一。

參考文獻

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