摘 要：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制越來(lái)越被相關(guān)工作者所重視，本文從電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制出發(fā)，提出了電子信息檔案可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施，希望能為以后的研究者提供一定的思路和啟蒙。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；檔案管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的今天，很多檔案信息都由紙質(zhì)版向電子信息檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，電子信息檔案固然存在很多優(yōu)勢(shì)，但是不可忽略的是電子信息檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)版的檔案信息資源，而如何在電子信息檔案管理工作過(guò)程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制是相關(guān)工作和研究人員需要重視的問(wèn)題。

1 電子信息檔案的特點(diǎn)和功能

電子信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相比具有方便、快捷、易于存儲(chǔ)、易于傳遞等特點(diǎn)，并且在查詢(xún)速度和準(zhǔn)確度方面更勝一籌。電子信息檔案主要具備以下功能：

1.1 復(fù)制

普通的檔案信息資源復(fù)制過(guò)程是十分繁瑣的，勞民傷財(cái)?shù)耐瑫r(shí)還有可能對(duì)原始的檔案信息造成不同程度的損壞，而電子信息檔案可以在短時(shí)間內(nèi)完成復(fù)制，用戶(hù)可以得到與原始檔案完全相同的備份資料，更具有快捷性和方便性，而且不會(huì)損壞原始數(shù)據(jù)。此外，檔案管理部門(mén)可以將電子檔案信息進(jìn)行各種格式的轉(zhuǎn)換，方便大眾的使用[1]。

1.2 傳輸

傳統(tǒng)的檔案信息資源存在傳輸?shù)恼系K，一方面檔案資料很難離開(kāi)檔案管理部門(mén)，另一方面不同地域的不同用戶(hù)同時(shí)需要查閱檔案信息資源時(shí)還會(huì)面臨沖突的問(wèn)題，而電子信息檔案則解決了這一問(wèn)題，同一份檔案可以復(fù)制成多份后，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向每一個(gè)需要的用戶(hù)同時(shí)傳遞，而且檔案館之間還可以建立一個(gè)資源共享的平臺(tái)，互通有無(wú)。

1.3 訪問(wèn)

以往的檔案資料無(wú)法通過(guò)有效的途徑向大眾進(jìn)行檔案資料的展示，而電子檔案信息管理部門(mén)可以將用戶(hù)需要的電子檔案信息資源直接發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)中供用戶(hù)進(jìn)行查看，用戶(hù)通過(guò)訪問(wèn)頁(yè)面的信息技術(shù)對(duì)所需的內(nèi)容進(jìn)行檢索和查閱，并且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查閱檔案還可以有效的解決不同時(shí)間不同地點(diǎn)的問(wèn)題，更符合現(xiàn)代用戶(hù)對(duì)于方便快捷的檔案信息資源訪問(wèn)的需求。

2 電子信息檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)不容忽視

如今信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，電腦和智能手機(jī)早已在大眾范圍內(nèi)完成了普及，而隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的閱讀和查找檔案的習(xí)慣也發(fā)生了翻天覆地的變化，人們更追求方便高效的查閱方式，因此，電子信息檔案也就順理成章的被廣泛的應(yīng)用。而在日常工作中我們發(fā)展電子信息檔案在為大眾帶來(lái)方便等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)也存在很多不足之處，尤其是其具有很大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果不采取一定的措施進(jìn)行防范將會(huì)為檔案管理部門(mén)帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的損失，因此電子信息檔案存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)是不容忽視的。相關(guān)工作人員需要采取一定的措施進(jìn)行提前的防范，并從根本上尋找方法來(lái)加強(qiáng)電子信息檔案的安全性[2]。

3 電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的逐漸成熟，信息技術(shù)的越來(lái)越完善，而電子信息檔案資源的形式也變得越來(lái)越多，電子信息檔案逐步從單一的文字記錄轉(zhuǎn)換成各種格式的多媒體檔案信息資源，而這一轉(zhuǎn)變?yōu)槿祟?lèi)帶來(lái)方便的同時(shí)也存在很多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

3.1 硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

工玉成其事必先利其器，沒(méi)有好的硬件支持電子信息檔案將會(huì)失去任何的安全和穩(wěn)定可言。電子檔案管理機(jī)構(gòu)的總機(jī)房、管理人員的辦公設(shè)備和整個(gè)檔案管理部門(mén)的工作環(huán)境都會(huì)直接或間接的帶來(lái)一定的影響。因此對(duì)于檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施必然會(huì)有一定的要求，以總機(jī)房為例，針對(duì)于總機(jī)房的工作溫度濕度以及三防工作是否到位，有無(wú)專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理，機(jī)房出入處是否24小時(shí)全程無(wú)死角監(jiān)控，一旦出現(xiàn)危險(xiǎn)是否有備用機(jī)房承擔(dān)起電子信息檔案存儲(chǔ)的任務(wù)。這一系列的問(wèn)題看似平常，但是卻是整個(gè)電子信息檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于電子信息檔案的管理是是十分重要的[3]。

3.2 電子信息檔案管理制度存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，電子信息檔案管理也不例外，沒(méi)有完善的電子信息檔案管理制度作為參考，那么將會(huì)給整個(gè)電子信息檔案管理工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，一套嚴(yán)格的制度和軟件系統(tǒng)會(huì)輔助電子信息檔案工作者更好的對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理，消除由于管理的缺失而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，除此之外，電子信息檔案管理制度還會(huì)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)提前做出預(yù)示，并給予合理的解決方案，而目前很多檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有出臺(tái)一套標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息檔案管理制度，因此，這一不完善將會(huì)為電子信息檔案管理帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)[4]。

3.3 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)方便了人們的生活，沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)的存在，電子信息檔案也失去了它的意義，但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題是不容忽視的，如今病毒、木馬比比皆是，并且很多黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也十分卓越，這些情況都給電子信息檔案的管理安全帶來(lái)一定的隱患，例如存在病毒毀壞原始的信息資源，木馬盜取涉密的電子信息檔案等種種問(wèn)題，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下電子信息檔案的安全存在很多的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 信息技術(shù)存在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

電子信息檔案數(shù)據(jù)數(shù)字信息資源范疇，因此傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)無(wú)法滿(mǎn)足電子信息檔案對(duì)于信息技術(shù)的需求，而檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員大多數(shù)是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身，并沒(méi)有掌握專(zhuān)業(yè)化的信息技術(shù)，因此在信息技術(shù)方面，電子信息檔案管理也存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，例如工作人員缺乏一定的安全防范意識(shí)，對(duì)登錄帳號(hào)保護(hù)意識(shí)淡薄，對(duì)于殺毒軟件等使用不熟練等等，有時(shí)可能一個(gè)工作人員的簡(jiǎn)單的操作失誤就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息系統(tǒng)的崩潰，從而給不法分子可乘之機(jī)。

4 針對(duì)電子信息檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)的控制方法

風(fēng)險(xiǎn)一旦出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)造成或多或少的損失，因此防范于未然是首先要考慮的問(wèn)題，同時(shí)事前防范也能最大限度的降低其風(fēng)險(xiǎn)控制的成本。而對(duì)于電子信息檔案而言，檔案工作者需要依據(jù)其自身的特點(diǎn)進(jìn)行全面的分析，制定出合理的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制，具體措施主要包括：

4.1 檔案管理部門(mén)要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)作為支持

互聯(lián)網(wǎng)中的風(fēng)險(xiǎn)主要是黑客和病毒造成的，這就需要檔案管理部門(mén)的工作者具備一定的防御能力，而先進(jìn)的信息安全技術(shù)的學(xué)習(xí)是必不可少的，如何對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行加密保護(hù)，如何對(duì)訪問(wèn)和內(nèi)部頁(yè)面進(jìn)行安全方面的防御等問(wèn)題都是檔案管理部門(mén)需要應(yīng)用信息技術(shù)解決的問(wèn)題。

4.2 完善電子信息檔案的相關(guān)制度

電子檔案信息雖然不同于傳統(tǒng)的檔案資源，但是仍然需要相應(yīng)的管理制度作為指導(dǎo)，因此需要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)電子檔案信息的相關(guān)制度進(jìn)行完善，與此同時(shí)對(duì)于各個(gè)不同的檔案管理部門(mén)的操作系統(tǒng)也要有一套完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，對(duì)于管理人員和訪客設(shè)置不同的權(quán)限，只有這樣才能從根本上確保信息資源的安全，規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

4.3 對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行消除

千里之堤毀于蟻穴，在電子信息檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些對(duì)于安全影響不大的問(wèn)題，但是小的問(wèn)題如果不及時(shí)處理就會(huì)累積成大的問(wèn)題，從而導(dǎo)致出現(xiàn)更多的安全隱患，因此消除潛在風(fēng)險(xiǎn)就必須對(duì)一些不起眼的小問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理，例如對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)排查，定期維護(hù)，針對(duì)可能發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)提前做出預(yù)判，并制定應(yīng)對(duì)措施。而由于互聯(lián)網(wǎng)具有一定的開(kāi)放性和復(fù)雜性，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下針對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)防控更要細(xì)微而嚴(yán)格，不能放過(guò)任何一個(gè)小問(wèn)題，只有這樣才能真正的達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)提前控制的效果。

5 結(jié)論

電子信息檔案的管理工作是十分復(fù)雜的，看似平凡的工作中存在很多的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，這就要求我們檔案管理工作者要及時(shí)的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，本文雖然提出了一些風(fēng)險(xiǎn)控制的方法和措施，但是對(duì)于電子信息檔案管理工作而言這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，未來(lái)還需要更多的檔案管理人員對(duì)電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)控制加以研究和重視。

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[4]張玉. 試論電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)及控制方法[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，19：161+163.

作者簡(jiǎn)介

韓曉敏（1972-），女，漢族，河北省石家莊市平山縣人，政府辦公室職員，研究方向：利用館藏檔案編寫(xiě)地方志。