葉曉靜

摘 要：檔案事業(yè)是我們黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的重要方面，檔案是在各種階段中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來，因此作為檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)知識(shí)，掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；科學(xué)規(guī)范

1 什么是檔案

檔案是指在各種工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備建設(shè)的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對(duì)于管好用好檔案，充分開發(fā)利用資源起著重要的作用。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的意識(shí)

學(xué)習(xí)宣傳和貫徹落實(shí)《檔案法》及《檔案實(shí)施辦法》，是提高檔案法治意識(shí)，實(shí)施依法治檔的有效措施。普及檔案法律知識(shí)，學(xué)會(huì)用《檔案法》及《檔案實(shí)施辦法》的有關(guān)條文解決工作中的問題，用法律手段來規(guī)范檔案管理工作。檔案事業(yè)的發(fā)展，必須靠法治作保障，運(yùn)用法制、法規(guī)保護(hù)檔案工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手的資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理工作，以全面、真實(shí)地反映本單位整體發(fā)展。

3 檔案的收集歸檔工作

檔案的收集管理工作，是進(jìn)行檔案工作整體建設(shè)最基本的保證?？傮w說，要做好“三定”、“三主動(dòng)”，“三定”是布置工作要定人、工作內(nèi)容定要求、完成工作定時(shí)限；“三主動(dòng)”是明確歸檔范圍要主動(dòng)，業(yè)務(wù)聯(lián)系要主動(dòng)，服務(wù)指導(dǎo)要主動(dòng)。具體講，一是嚴(yán)格執(zhí)行文件登記制度和立卷歸檔制度。加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門間的聯(lián)系合作，落實(shí)檔案歸檔管理規(guī)定，提高檔案收集的完整率；二是加強(qiáng)對(duì)零散文件資料的收集，避免失控和遺漏；三是做好專門文件資料和專項(xiàng)活動(dòng)資料的收集工作。四是加強(qiáng)檔案人員自身建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)，提升資料歸檔整體工作質(zhì)量。

4 做好檔案的保密工作

所謂的秘密，是與公開相對(duì)而言的，是指企業(yè)或個(gè)人在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，為保護(hù)自身的安全和利益，需要加以隱蔽、保護(hù)、限制，不讓外界客體獲知的事項(xiàng)的總稱，它具有隱蔽性、莫測(cè)性和時(shí)間性的特征。有秘密才會(huì)有保守秘密，檔案保密工作既是檔案管理的工作內(nèi)容，也是保密工作的重要組成部分，更是現(xiàn)行文件、資料保密的延伸和拓展，檔案保密強(qiáng)調(diào)在一定期限內(nèi)對(duì)分級(jí)秘密檔案安全保存的作用。檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》與《保密法》，切實(shí)加強(qiáng)檔案保密管理，嚴(yán)防在檔案使用過程中出現(xiàn)丟失、泄密的保密。

首先，要確保檔案室環(huán)境的保密性。檔案室屬保密要害部門，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的不能設(shè)在頂層與底層，還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。庫(kù)房門窗應(yīng)專門加固，以防盜竊，檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，指定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，鑰匙要專人管理，檔案管理人員在辦公場(chǎng)所工作時(shí)要做到門開人在，人離門鎖。杜絕因疏于防范而導(dǎo)致竊密、泄密事件的發(fā)生。要配備鐵質(zhì)檔案密集柜，做好防火、防潮、防蛀等工作。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

其次，要確保檔案管理制度的科學(xué)性。維護(hù)好檔案的完整與安全，這既是檔案管理的基本任務(wù)，也是保管檔案的根本目的。要制訂與完善人事檔案管理的各項(xiàng)制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次、級(jí)別的利用人員確定不同的利用權(quán)限，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循、有據(jù)可查。要做到對(duì)檔案保管工作有條不絮、有章可循、有目可查，檔案排架整齊規(guī)范，保管的檔案不壞、不丟、不散、不亂。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。 嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、復(fù)印等規(guī)章制度，特別注意外單位人員查閱、借閱檔案，必須有本單位出具的介紹信，經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以辦理，所有涉密文件、資料不允許帶離檔案室。

檔案管理工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本機(jī)關(guān)特點(diǎn)制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。