田煜

摘 要：文章通過(guò)梳理通信建設(shè)項(xiàng)目檔案重復(fù)現(xiàn)象的表現(xiàn)形式，分析基本成因，提出應(yīng)對(duì)策略，構(gòu)建重復(fù)問(wèn)題解決模式。以期改善重視項(xiàng)目檔案齊全、完整，卻忽視重復(fù)問(wèn)題的現(xiàn)狀，并為解決此問(wèn)題提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案； 檔案管理； 重復(fù)問(wèn)題； 對(duì)策

近年來(lái)，通信建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）作為企業(yè)檔案全宗構(gòu)成的主體，在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、服務(wù)、管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。但由于在其內(nèi)容、形式、歸檔、利用等環(huán)節(jié)的重復(fù)問(wèn)題尚未引起人們的足夠重視，導(dǎo)致參建單位檔案制作成本增加，庫(kù)房壓力增大，管理成本提升，檔案信息檢索效率和準(zhǔn)確率下降。為解決此問(wèn)題，下面從項(xiàng)目檔案重復(fù)現(xiàn)象的表現(xiàn)形式、成因及對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。

1 重復(fù)現(xiàn)象的表現(xiàn)形式

1.1 內(nèi)容重復(fù)。項(xiàng)目檔案內(nèi)容構(gòu)成方面的重復(fù)現(xiàn)象體現(xiàn)在：①招投標(biāo)文件與合同的內(nèi)容構(gòu)成重復(fù)。②不同版本控制的設(shè)計(jì)文件內(nèi)容重復(fù)。③施工圖紙與竣工圖紙內(nèi)容重復(fù)。④工程概述、建設(shè)依據(jù)等重復(fù)出現(xiàn)在各建設(shè)階段的文件中。⑤初驗(yàn)和終驗(yàn)文檔內(nèi)容雷同。

1.2 載體重復(fù)。在建設(shè)過(guò)程中，視察指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、隱蔽施工等活動(dòng)通常會(huì)形成照片、錄音帶、錄像帶、光盤、紙質(zhì)等文件，造成“內(nèi)容相同不同載體檔案的重復(fù)”。[1]另外，電子文檔在歸檔時(shí)需轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，“雙套制”管理的現(xiàn)狀也在一定程度上加劇了項(xiàng)目檔案的重復(fù)現(xiàn)象。

1.3 歸檔重復(fù)。項(xiàng)目檔案重復(fù)歸檔體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①同一文件在全宗內(nèi)不同檔案類型間重復(fù)歸檔。②同一文件在不同建設(shè)項(xiàng)目間重復(fù)歸檔。③內(nèi)容和形式完全相同的文件在同一項(xiàng)目或同一案卷內(nèi)重復(fù)歸檔。④同一項(xiàng)目檔案在不同參建單位重復(fù)歸檔。⑤同一項(xiàng)目檔案在不同檔案保管機(jī)構(gòu)重復(fù)歸檔。

1.4 利用重復(fù)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和日后的改建、擴(kuò)建、維護(hù)、管理等方面，利用項(xiàng)目檔案時(shí)復(fù)印、拷貝、刻錄的大量復(fù)制件不能循環(huán)使用，再次利用時(shí)需要重復(fù)查詢和復(fù)制，造成大量人力、物力的浪費(fèi)。

2 基本成因

2.1 項(xiàng)目檔案管理存在頂層設(shè)計(jì)缺陷

2.1.1 體制弊端。項(xiàng)目檔案管理體制存在職能交叉，參建單位檔案部門、國(guó)家檔案館、城建檔案館等單位之間缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和相互間的協(xié)調(diào)分工，各自為政的弊端造成了項(xiàng)目檔案重復(fù)歸檔。

2.1.2 制度缺位。首先，從建設(shè)制度看，一些流程存在較為嚴(yán)重的多頭管理、層層報(bào)批現(xiàn)象，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案形成內(nèi)容重復(fù)。其次，從檔案形成制度看，項(xiàng)目檔案的內(nèi)容構(gòu)成無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)，不同專業(yè)和階段的項(xiàng)目檔案內(nèi)容交叉重復(fù)。最后，從歸檔制度看，檔案分類方案缺乏嚴(yán)整性，同一文件在整個(gè)分類體系中的位置并不唯一，也是項(xiàng)目檔案重復(fù)歸檔的制度缺陷。

2.1.3 利益壁壘。鑒于行政壁壘、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)保護(hù)等方面的特殊要求，項(xiàng)目檔案的開(kāi)放程度相對(duì)較低，相關(guān)參建單位為保障日后利用便利，將非本單位形成的相關(guān)項(xiàng)目檔案歸檔，導(dǎo)致一些文件重復(fù)歸檔。

2.1.4 形式主義。項(xiàng)目檔案形成過(guò)程形式主義嚴(yán)重，一是“拿來(lái)主義”，具有嚴(yán)重的抄襲現(xiàn)象；二是 “完美主義”，形成文件穿靴戴帽；三是“機(jī)械主義”，大小項(xiàng)目檔案按照同一標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.2 項(xiàng)目檔案質(zhì)量評(píng)判體系存在誤區(qū)

2.2.1 資源建設(shè)好大喜功。檔案資源建設(shè)作為增加庫(kù)房面積、設(shè)備設(shè)施、人員編制等的重要參考指標(biāo)，檔案管理機(jī)構(gòu)為自身利益訴求，盲目增加庫(kù)藏量，無(wú)形中導(dǎo)致項(xiàng)目檔案重復(fù)歸檔。

2.2.2 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)多多益善。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)由于過(guò)分注重項(xiàng)目檔案齊全完整，卻忽視了大量重復(fù)文件帶來(lái)的隱患，這種客觀現(xiàn)實(shí)也為項(xiàng)目檔案存在大量重復(fù)現(xiàn)象提供了滋生的土壤。

2.2.3 中介服務(wù)推波助瀾。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)在一定程度上緩解了項(xiàng)目檔案管理任務(wù)繁重與人員不足的矛盾，但以項(xiàng)目檔案案卷數(shù)量決定服務(wù)費(fèi)用的方式，不可避免地為項(xiàng)目重復(fù)歸檔起到了推波助瀾的作用。

2.3 管理理念簡(jiǎn)單粗放。歷史和現(xiàn)實(shí)中因收集不完整，造成檔案失存、失管、失用、失信等重大損失的案例比比皆是，但鮮有因文件重復(fù)歸檔造成人力、物力浪費(fèi)的報(bào)道。因此，人們遵循的片紙只字不得銷毀，多多益善的理念，是造成項(xiàng)目檔案重復(fù)的主觀因素。

2.4 管理者業(yè)務(wù)水平的制約。項(xiàng)目檔案的管理者因缺乏系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識(shí)和科學(xué)有效的管控手段，面對(duì)數(shù)量眾多、紛繁復(fù)雜的項(xiàng)目檔案顯得力不從心，對(duì)重復(fù)現(xiàn)象“視而不見(jiàn)”的情況時(shí)有發(fā)生。因此，項(xiàng)目檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)制約了重復(fù)問(wèn)題的解決。

3 應(yīng)對(duì)策略

3.1 優(yōu)化體制機(jī)制，完善頂層設(shè)計(jì)

3.1.1 理順內(nèi)外管理體制。在歸檔體制方面，經(jīng)同檔案行政管理部門協(xié)商，達(dá)成非重點(diǎn)項(xiàng)目檔案暫不向地方檔案館移交的協(xié)議，成套項(xiàng)目檔案只在建設(shè)或使用單位歸檔，其他參建單位和城建檔案館只保管與其承擔(dān)建設(shè)任務(wù)和工作要求相關(guān)的部分。在建設(shè)管理體制上，以內(nèi)控為把手，通過(guò)簡(jiǎn)政放權(quán)、優(yōu)化流程減少因?qū)訉訄?bào)批導(dǎo)致形成的項(xiàng)目檔案內(nèi)容重復(fù)。通過(guò)理順體制機(jī)制，形成橫向互不交叉，縱向權(quán)責(zé)明晰的隸屬關(guān)系，避免出現(xiàn)“齊抓共管”的局面，掃清造成項(xiàng)目檔案重復(fù)的體制機(jī)制障礙。

3.1.2 建立制度約束機(jī)制。約束檔案重復(fù)的制度包括：①修訂項(xiàng)目檔案形成制度，創(chuàng)建招標(biāo)、合同、竣工等文件的標(biāo)準(zhǔn)模板，明確各類文件的內(nèi)容構(gòu)成。例如，未發(fā)生變更的施工圖，編制竣工圖時(shí)注明與施工圖一致即可。②修訂分類方案，明確類目之間的隸屬或平行關(guān)系，維護(hù)分類方案嚴(yán)整性，禁止同一份文件重復(fù)歸檔。③修訂鑒定制度，把重復(fù)內(nèi)容的剔除、銷毀列入鑒定內(nèi)容，不得擅自將內(nèi)容重復(fù)的文件歸檔，例如，設(shè)計(jì)階段的施工圖紙、預(yù)算、器材預(yù)算分冊(cè)等已包含在全套設(shè)計(jì)文件中，不應(yīng)重復(fù)歸檔。④完善電子檔案管理制度，明確以電子形式運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的非法律憑證性電子文件，歸檔時(shí)不再轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔；紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，已有電子文檔的禁止重復(fù)掃描。

3.1.3 構(gòu)建信息共享機(jī)制。在項(xiàng)目檔案利用中，積極推進(jìn)期滿檔案開(kāi)放，降低利用門檻、打破行政壁壘、構(gòu)建信息資源共享機(jī)制，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，無(wú)償為參建單位提供查閱服務(wù)，消除重復(fù)保管檔案的內(nèi)生動(dòng)力。

3.1.4 推行互見(jiàn)關(guān)聯(lián)模式。在項(xiàng)目檔案實(shí)體管理中，對(duì)需要在不同類型、不同項(xiàng)目、以不同載體形式歸檔的同一文件通過(guò)互見(jiàn)號(hào)的形式減少重復(fù)歸檔。在項(xiàng)目檔案的信息管理中，利用基于元數(shù)據(jù)的集成管理模式對(duì)文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，減少歸檔次數(shù)。

3.2 抓關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，規(guī)范質(zhì)量評(píng)價(jià)體系

3.2.1 服務(wù)合同中設(shè)立查重條款。在項(xiàng)目檔案的市場(chǎng)化服務(wù)中，探索實(shí)施以投資標(biāo)的、投資額度、案卷質(zhì)量相結(jié)合的動(dòng)態(tài)定價(jià)機(jī)制，并在項(xiàng)目檔案服務(wù)合同中設(shè)立專門條款約定因乙方原因造成重復(fù)歸檔的扣除5%服務(wù)費(fèi)，改變單純以案卷數(shù)量獲取報(bào)酬的弊端，有效遏制了重復(fù)歸檔現(xiàn)象蔓延。

3.2.2 檔案驗(yàn)收中增加查重指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中，從內(nèi)容、載體形式、歸檔套數(shù)等方面嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)重復(fù)問(wèn)題限期整改，并構(gòu)建重復(fù)問(wèn)題解決倒逼機(jī)制，從形成、積累、歸檔等工作流程的源頭對(duì)重復(fù)現(xiàn)象進(jìn)行控制。

3.2.3 移交歸檔標(biāo)準(zhǔn)中增加查重項(xiàng)目。在檔案資源建設(shè)中，由盲目追求庫(kù)藏檔案數(shù)量增長(zhǎng)，向優(yōu)化庫(kù)藏結(jié)構(gòu)，提高案卷質(zhì)量轉(zhuǎn)變，由外延擴(kuò)張向內(nèi)涵增長(zhǎng)轉(zhuǎn)變，通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行體檢，進(jìn)而倒逼項(xiàng)目檔案的形成和整理者從源頭控制重復(fù)問(wèn)題的發(fā)生。

3.3 加強(qiáng)過(guò)程管控，倡導(dǎo)低碳理念

3.3.1 打破思維定勢(shì)。解決重復(fù)問(wèn)題在認(rèn)識(shí)上應(yīng)做到：①正確認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案完整與重復(fù)的辯證關(guān)系，不得為追求項(xiàng)目檔案數(shù)量將重復(fù)文件擅自歸檔。②改變“片紙只字不得銷毀”的思維定勢(shì)，把重復(fù)文件的鑒定工作落實(shí)到收集、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，做到去粗取精、去偽存真。③加大對(duì)重復(fù)問(wèn)題危害性的定量分析和宣傳報(bào)道，改變多多益善的思維模式。

3.3.2 關(guān)注低碳細(xì)節(jié)。低碳經(jīng)濟(jì)模式下，應(yīng)“樹立低碳排放意識(shí)，深入挖掘‘低碳細(xì)節(jié)”。[2]起草公文時(shí)緊扣主旨，言簡(jiǎn)意賅，反對(duì)照抄照搬，力戒形式主義；項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔嚴(yán)格對(duì)照歸檔范圍，加強(qiáng)源頭治理和過(guò)程管控；項(xiàng)目檔案利用中，做好復(fù)制文件的回收和循環(huán)利用。

3.3.3 發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)。在項(xiàng)目檔案利用中，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，利用數(shù)字檔案館平臺(tái)、微博、微信等方式，改變傳統(tǒng)利用方式，既“減少利用者在館際之間的奔波和消耗”，[3]又減少對(duì)紙質(zhì)檔案的復(fù)制，提高效率，節(jié)約資源，對(duì)解決利用中的重復(fù)問(wèn)題效果明顯。

3.4 創(chuàng)新舉措，提升管理水平

3.4.1 崗位交流。建立檔案與建設(shè)人員崗位定向交流機(jī)制，有利于完善各自知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和建設(shè)人員的檔案知識(shí)雙向促進(jìn)，起到事半功倍的效果，為解決項(xiàng)目檔案重復(fù)問(wèn)題提供人才保障。

3.4.2 專項(xiàng)培訓(xùn)。定期進(jìn)行項(xiàng)目檔案重復(fù)問(wèn)題解決方案專項(xiàng)培訓(xùn)，并將重復(fù)問(wèn)題的危害、表現(xiàn)形式、成因及對(duì)策等匯編成冊(cè)，作為相關(guān)人員工作的依據(jù)和參考，有利于提升對(duì)項(xiàng)目檔案重復(fù)現(xiàn)象的鑒別力。

3.4.3 課題攻關(guān)。由項(xiàng)目管理方提供資金支持，檔案部門牽頭，建設(shè)、科研、信息化等部門共同參與成立項(xiàng)目檔案管理課題攻關(guān)小組，建立微信交流群，為解決項(xiàng)目檔案重復(fù)問(wèn)題獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并提供技術(shù)支撐。

4 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理中的重復(fù)現(xiàn)象普遍存在，表現(xiàn)形式多種多樣，形成原因錯(cuò)綜復(fù)雜，危害性日益凸顯。重視并采取有效措施解決重復(fù)問(wèn)題，樹立既齊全、完整又精練、實(shí)用的項(xiàng)目檔案質(zhì)量觀，有利于提升項(xiàng)目檔案管理效能，走綠色、低碳、可持續(xù)發(fā)展道路。

參考文獻(xiàn)：

[1]李真，賈玲.檔案工作中的“重復(fù)”問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2006（2）：52～53.

[2]張守新.從“低碳”看檔案[J].機(jī)電兵船檔案，2011（4）：15～16.

[3]徐輝.檔案事業(yè)“低碳”發(fā)展若干領(lǐng)域的思考[J].中國(guó)檔案，2011（1）：60～61.