邱亞琴 翟廷舉

摘要：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)更加廣泛的普及和應(yīng)用也為系統(tǒng)辦公領(lǐng)域帶來了極大的便利和幫助。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化現(xiàn)代辦公不僅優(yōu)化了辦公環(huán)境，也大幅提升了辦公效率。文章以此為基礎(chǔ)，對(duì)計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行研究，并對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用分析，以提升未來的辦公自動(dòng)化趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；信息化處理技術(shù)；應(yīng)用分析

任何行業(yè)的現(xiàn)代化辦公都面臨著大量的數(shù)據(jù)信息需要處理，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的復(fù)雜化和系統(tǒng)化程度提升，對(duì)于信息的有效收集、處理和傳輸也必然有著更加嚴(yán)格的要求，而在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，傳統(tǒng)的信息處理手段不僅需要占用過多的人力資本，也會(huì)增加時(shí)間成本的投入，并且信息的處理效率整體不高，完全不能適應(yīng)現(xiàn)代人們基礎(chǔ)辦公的需要。而計(jì)算機(jī)發(fā)展帶動(dòng)下的信息化處理技術(shù)，能夠有效地轉(zhuǎn)變?cè)械霓k公系統(tǒng)信息處理模式，極大地簡(jiǎn)化人力投入，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的現(xiàn)代辦公模式，更好地促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的整體辦公效率。

1 信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

企事業(yè)單位的日常辦公內(nèi)容很大程度上都是對(duì)單位容量信息的一種分析與處理，而在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，各行各業(yè)都面臨著更加復(fù)雜化和大容量的信息處理工作，這無(wú)疑為現(xiàn)代辦公帶來了極大的挑戰(zhàn)和困難。而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)正是研究信息獲取、傳輸、處理、檢測(cè)、分析和利用的科技手段，是由智能化的傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)結(jié)合而成，主要適用的范圍就是現(xiàn)代工作中信息的管理與處理。辦公自動(dòng)化正是在這樣的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的新時(shí)期辦公模式，是一種利用現(xiàn)代化的科技和先進(jìn)設(shè)備將復(fù)雜和相對(duì)混亂的辦公狀態(tài)簡(jiǎn)單化、清晰化、明朗化、效率化的辦公模式。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)化了人力成本，節(jié)約了時(shí)間成本，但對(duì)于專業(yè)人才的素質(zhì)和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備的質(zhì)量又有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。目前，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)代企事業(yè)單位中主流的一種辦公模式，其中，計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)對(duì)于辦公自動(dòng)化的高效實(shí)現(xiàn)意義重大，是現(xiàn)代辦公工作中的重要手段和基礎(chǔ)。

2 計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

2.1 進(jìn)一步優(yōu)化辦公環(huán)境

傳統(tǒng)作業(yè)中的辦公環(huán)境很容易受到空間、時(shí)間等外在條件的制約，同時(shí)因?yàn)槿斯さ闹鲃?dòng)成分很大，還可能受到情緒、氛圍等主觀因素的影響，造成整體的辦公環(huán)境質(zhì)量不高。但是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)的有效應(yīng)用使得辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、智能化、現(xiàn)代化，簡(jiǎn)化了人力分配。同時(shí)，計(jì)算機(jī)狀態(tài)下的網(wǎng)絡(luò)辦公使得現(xiàn)代辦公不再局限于地點(diǎn)、時(shí)間等限制因素，可以隨時(shí)隨地地進(jìn)行辦公信息的有效整理與分析，省去了很多外出作業(yè)的辦公麻煩，最大限度地優(yōu)化了辦公環(huán)境以及提升了辦公質(zhì)量。

2.2 方便及時(shí)的進(jìn)行信息檢索

現(xiàn)代工作辦公中，對(duì)于檔案文件信息的有效處理與分析至關(guān)重要，而計(jì)算機(jī)信息化的實(shí)現(xiàn)使辦公環(huán)境中的內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)之間構(gòu)建起了一座無(wú)形的信息橋梁，使得信息的檢索和查詢更加方便和快捷，也能夠更好地幫助信息的使用者及時(shí)更新和掌握信息情況，做出最準(zhǔn)確的辦公決策。在信息化處理技術(shù)的幫助下企事業(yè)單位可以構(gòu)建系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息，加強(qiáng)各種檔案和文件的規(guī)范化管理，有效提升辦公的工作效率。

2.3 增強(qiáng)了信息化處理的程度

辦公自動(dòng)化省去了很多人工操作的工作環(huán)節(jié)，這樣最為重要的內(nèi)容就是智能化、現(xiàn)代化的工作內(nèi)容信息化處理。因?yàn)闆]有了人工的校對(duì)、整理和分析，只能將各種工作任務(wù)、報(bào)告內(nèi)容和檔案文件進(jìn)行信息化處理后上傳給電腦才能實(shí)現(xiàn)后續(xù)的智能分析和管理工作。充分利用計(jì)算機(jī)在信息處理方面的存儲(chǔ)容量大、效率高等綜合優(yōu)勢(shì)，將所有辦公方面涉及的工作日常內(nèi)容進(jìn)行信息化的數(shù)字處理，整合、構(gòu)建出全面的信息搜索庫(kù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公和提升整體的辦公效率。

3 計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用

3.1 辦公自動(dòng)化中的Web.2.O技術(shù)應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境影響下的辦公工作也必然面臨著更大的信息增長(zhǎng)量和信息綜合使用趨勢(shì)，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏和辦公需求，以計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)為基礎(chǔ)的Web.2.O軟件被廣泛地應(yīng)用于現(xiàn)代化的辦公工作中。Web.2.O是一種全新的商務(wù)溝通交流平臺(tái)，不僅在界面內(nèi)能夠提供辦公日常所需要的各種信息內(nèi)容和基本服務(wù)，而且為以資金實(shí)現(xiàn)為基礎(chǔ)的辦公商務(wù)提供了更加安全和可靠的保證。

在現(xiàn)如今的自動(dòng)化辦公中，Web.2.O應(yīng)用軟件是辦公人員使用最為頻繁的溝通交流平臺(tái)，能夠有效地實(shí)現(xiàn)公司與客戶之間的商務(wù)洽談，能夠有效地減少業(yè)務(wù)工作中不必要的信息問題，也能夠增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部組織部門之間的交流合作，增加工作磨合度，是一項(xiàng)自動(dòng)化服務(wù)程度高、適應(yīng)性強(qiáng)和應(yīng)用范圍面極為廣泛的信息化處理技術(shù)。

3.2 辦公自動(dòng)化中的B/S型結(jié)構(gòu)

B/S型結(jié)構(gòu)是在傳統(tǒng)的C/S模式基礎(chǔ)上通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的有效加強(qiáng)和實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化辦公手段。B/S型結(jié)構(gòu)由3層的C/S基礎(chǔ)模式所構(gòu)成：第一層的C/S體系是計(jì)算機(jī)辦公接口，主要用于連接整個(gè)系統(tǒng)的操作者和全部辦公應(yīng)用系統(tǒng)，這樣的直通性辦公鏈接可以更好地實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化程度。第二層是辦公綜合系統(tǒng)的后臺(tái)Web服務(wù)器，它的主要功能是對(duì)第一層傳遞過來的辦公信息依據(jù)相應(yīng)的信息處理技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)化和重點(diǎn)分析整理，將復(fù)雜混亂的辦公基礎(chǔ)信息最終整理成邏輯清晰、間接合理的實(shí)用信息，通過連串的HTML代碼反饋給辦公人員。第三層B/S型結(jié)構(gòu)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)是對(duì)海量信息進(jìn)行儲(chǔ)存并簡(jiǎn)化處理的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。因?yàn)樽詣?dòng)化辦公中是以計(jì)算機(jī)替代人工來處理更大容量和復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，所以不可能同一時(shí)間對(duì)所有信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)處理和反饋，但可以先將所有的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，根據(jù)辦公需要進(jìn)行檢索和及時(shí)處理分析，這樣可以更大限度地提升辦公效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和Web服務(wù)器的協(xié)同工作，使自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)變得非常簡(jiǎn)單和方便。

4 計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是現(xiàn)代自動(dòng)化辦公的重要基礎(chǔ)和實(shí)現(xiàn)手段，對(duì)于現(xiàn)代以及未來的自動(dòng)化辦公發(fā)展都有著深遠(yuǎn)的意義和影響。在未來，計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化方面可能呈現(xiàn)以下3個(gè)方面的應(yīng)用趨勢(shì)。

4.1 視頻技術(shù)廣泛應(yīng)用

目前的自動(dòng)化辦公中雖然對(duì)于數(shù)據(jù)信息的處理非常高效和快捷，但是所有的信息處理反饋和文件檔案二次處理仍然局限于傳統(tǒng)的文字形式表達(dá)。而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)據(jù)壓縮和可視化方面的不斷發(fā)展進(jìn)步，未來自動(dòng)化辦公中視頻技術(shù)會(huì)得到更加廣泛的應(yīng)用和普及。比如目前已經(jīng)得到有效推廣并取得良好應(yīng)用反響的視頻會(huì)議。未來，自動(dòng)化辦公內(nèi)容的方方面面都可以實(shí)現(xiàn)視頻的可視化表達(dá)方式，可以通過攝像頭對(duì)人們辦公工作中第一時(shí)間的思路和靈感進(jìn)行視頻記錄。同時(shí)，每一個(gè)員工都可以通過視頻傳送無(wú)時(shí)間、地點(diǎn)阻礙地與領(lǐng)導(dǎo)交換工作意見，必然能夠更加有效地提高整個(gè)社會(huì)群體的辦公效率。

4.2 無(wú)線辦公環(huán)境的構(gòu)建

為了滿足現(xiàn)代自動(dòng)化的辦公需求，很多企業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公區(qū)域的全面wifi覆蓋，每一個(gè)員工都能在辦公環(huán)境中無(wú)阻礙地進(jìn)行現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公。當(dāng)然，無(wú)線辦公環(huán)境的構(gòu)建是未來自動(dòng)化辦公的—種必然趨勢(shì)，這樣才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)以信息終端帶來網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)化無(wú)區(qū)域辦公，讓員工的工作和領(lǐng)導(dǎo)的管理不再受到地域限制，更好地提升辦公效率。

4.3 辦公智能化的實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公環(huán)境的極大智能化和現(xiàn)代化程度，但在很多方面還仍然保有傳統(tǒng)相對(duì)繁瑣復(fù)雜的工作章程。比如，很多檔案和文件還是采用紙質(zhì)的傳遞和查閱，進(jìn)行信息化技術(shù)處理時(shí)又需要將紙質(zhì)的原始文件進(jìn)行信息數(shù)字的處理轉(zhuǎn)換，而進(jìn)行審閱工作時(shí)又要重新生成紙質(zhì)的文件，來回中不僅浪費(fèi)了很多辦公成本，也極大地占用了辦公時(shí)間。未來的辦公自動(dòng)化可能會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的更加智能的辦公模式。除此之外，還能夠?qū)崿F(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的永久儲(chǔ)存以及電子數(shù)據(jù)存檔空間的不斷縮小和升級(jí)，這樣的智能化自動(dòng)辦公才能最大效率地簡(jiǎn)化現(xiàn)代辦公工作中復(fù)雜、繁瑣的流程程序。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展使得辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)和普及應(yīng)用成為必然，以信息化處理技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代自動(dòng)化辦公可以更加有效地解決信息處理方面的復(fù)雜問題，能夠更加高效、安全地實(shí)現(xiàn)辦公信息的傳輸與交流。所以，應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行不斷的研發(fā)，使其更加完善和成熟，更好地運(yùn)用于現(xiàn)代化的自動(dòng)辦公中，帶來現(xiàn)代辦公工作更大的發(fā)展和進(jìn)步。