王芳+席云霄

塵封的檔案，是折疊的光陰，是儲存人類記憶的“黑匣子”，埋藏著無數(shù)秘密，記錄著人類邁向文明的軌跡。隨著大數(shù)據(jù)的應用和普及，那些曾被當成“故紙堆”的檔案必將散發(fā)出自有的光芒，如此，檔案的收集、整理、保存、數(shù)字化等基礎性工作至關重要。而服務外包無疑成為政府、企事業(yè)單位輕松駕馭浩繁卷帙的明智選擇。

密集高聳的貨柜整齊地排列在巨大的倉庫中，森嚴而神秘。如果不是介紹，你可能會誤以為進入了集裝箱碼頭。日前，《經(jīng)濟》記者參觀了位于河北燕郊經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司——國內(nèi)規(guī)模最大的全內(nèi)資檔案托管寄存服務商。軟硬件設施齊備，規(guī)范嚴謹、安全高效的規(guī)章和細節(jié)，令人印象深刻。公司董事、副總裁朱峰林宏向記者介紹，申江萬國為客戶提供卓越的全流程文檔業(yè)務流程外包服務。目前已有金融、保險、律所、設計院、社保等多個領域的大客戶，委托其進行長期檔案托管、檔案整理與數(shù)字化服務、大數(shù)據(jù)整合挖掘服務以及電子數(shù)據(jù)容災備份等業(yè)務?！按髷?shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案工作已無法滿足經(jīng)濟發(fā)展的需求，政府提倡推廣購買服務，但服務外包發(fā)展初期仍面臨一些行業(yè)難題，亟待解決。”

檔案存儲供需矛盾加大

習近平總書記早在浙江工作時就指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。

而業(yè)務檔案與我們每個人都息息相關，去銀行辦理業(yè)務每一張簽字的單據(jù)要保存15年、去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年、房屋按揭貸款協(xié)議、購房協(xié)議、壽險合同需永久保管……這些“無比重要”的檔案短時間內(nèi)不能銷毀。

隨著文件的增多，庫房資源成為檔案管理存儲的瓶頸。據(jù)統(tǒng)計，“十一五”末，我國的館藏檔案量已接近4億卷，以每卷3厘米厚度計算，我國的館藏檔案能把長江從源頭至入海口碼個來回。而我國檔案正以每5年40%速度遞增。

隨著城市的擴張，檔案保存條件也受到越來越多的掣肘。“據(jù)我所知，不少醫(yī)院的病歷檔案存放在條件簡陋的地下室，成本高不說，霉變，鼠患、暴雨倒灌、火災等隱患長期存在?！鄙杲f國副總裁譚偉介紹，“另一方面，由于管理不到位，一些機構的檔案保管處于混亂無章狀態(tài)。有家銀行百分之四十的檔案都找不到，由于提供不了完整的證據(jù)鏈，在打官司時蒙受了巨大損失。因此，檔案對于金融、保險、證券、律師、會計師、設計院、醫(yī)院、社保、醫(yī)保這些行業(yè)和個人尤為重要，需要更加專業(yè)的保存與管理?！?/p>

此外，受真實性、安全性的約束，國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定，我國檔案實行紙制公文與電子公文的存儲載體互聯(lián)歸檔，即“雙套制”，這導致我國相當數(shù)量的檔案館因館庫“脹庫”，而自建庫房必然要承擔巨大的硬件投資與管理成本，因此，采取低成本的外包方式無疑成為優(yōu)選。

服務外包專業(yè)高效

為了解決社會服務中日益突出的供給矛盾，黨的十八屆三中全會提出，推廣政府購買服務。國家檔案局前局長楊冬權也提出，各級檔案部門要對全部事務進行研究，把可向社會購買的事務性管理服務，從由檔案工作人員進行，改為購買服務的方式進行，積極穩(wěn)妥地推廣購買服務。

北京一些機關、企事業(yè)單位就因檔案人員、庫房緊張，技術缺乏等問題，嘗試將部分檔案的保管、整理、數(shù)字化等工作以有償服務的形式外包給社會上的檔案服務機構，既解決了單位的難題，又減輕了檔案工作人員的工作強度。

在國外，政府購買社會服務已被廣泛接受，被認為是一種提升社會服務質(zhì)量與效率的途徑。美國的商業(yè)性檔案管理機構非常普及，稱之為“文件中心”，其他如英國的“中間檔案館”、前蘇聯(lián)的“機關聯(lián)合檔案館”、馬來西亞的“文件服務中心”，它是一種獨立于機關之外，具有社會化、信紙化和專業(yè)化為一身的半現(xiàn)行文件管理機構，具有保管、服務和處置等職能。

以申江萬國為例，專業(yè)的檔案服務機構的優(yōu)勢在于其軟硬件的齊備。

朱峰林宏向參觀的《經(jīng)濟》記者介紹，申江萬國總部基地是嚴格按照國家《檔案館建筑設計規(guī)范》的甲級標準進行設計、施工和驗收的獨立建筑，墻體結構、承載要求和低碳環(huán)保嚴格按照國家檔案建筑標準。雙層鋼結構中夾防火阻燃材料，地面也涂有阻燃涂料。中央空調(diào)和新風除濕系統(tǒng)，保持一定溫度和濕度，在防火、防震、防水、隔熱、防雷等方面具有良好的性能優(yōu)勢。超高壓細水霧滅火系統(tǒng)可有效防止文件遭水浸濕的風險。此外在防潮、防塵、防鼠、防光、防盜、防蟲等方面也配備專業(yè)的設施，車輛GPS定位、24小時實時監(jiān)控系統(tǒng)、人臉和指紋識別等專業(yè)的保密技術，保障檔案的安全。

而在沈陽、上海、廣州、成都、武漢、哈爾濱，申江萬國還在自有土地上建有自主產(chǎn)權的數(shù)據(jù)管庫基地。土地總面積620畝，管庫總面積37萬平方米、管庫結構活載12KN/m2，全部采用鋼制導軌式密集柜和貨架存儲。大規(guī)模經(jīng)營為客戶節(jié)省了大量成本。

在軟件方面，檔案保存具有非常嚴格的保密體系，從入庫開始到日常的維護保存，申江萬國都遵循嚴格的規(guī)章制度，同時全國統(tǒng)一互聯(lián)互通的共享運營平臺擁有自主開發(fā)的運營管理系統(tǒng)，在線管理、查詢、在線視頻監(jiān)控、定制開發(fā)……為客戶提供專業(yè)的管理和精準高效的服務。

檔案服務市場有待完善

我國檔案社會服務市場處于起步階段，仍存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

政策指導細則有待明確。盡管中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出了“規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務”的要求，各地對政府購買檔案公共服務已經(jīng)進行了有益的嘗試和實踐。但在實際工作中，由于缺乏理論研究和政策指導，檔案管理的社會服務還沒有統(tǒng)一規(guī)范的準入門檻，有關檔案管理服務的業(yè)務規(guī)范、質(zhì)量標準還沒出臺。檔案工作哪些領域的公共服務可以通過購買的方式解決，購買多少，如何購買，尚未做出明確界定。國有企業(yè)外包檔案托管仍缺少明確的政策指導，不敢自作主張。同時在市場上選擇檔案服務機構，缺乏完善的項目選擇機制，政府購買檔案服務所需的資金沒有列入財政預算。因此，需要檔案主管部門研究制定政府購買檔案公共服務的相關財政與財務管理辦法，確保政府購買檔案服務資金的制度化安排和規(guī)范化運行。

市場發(fā)育不成熟。從事檔案服務的機構和人員良莠不齊，既有國有企業(yè)也有民營企業(yè)，既有設施完備、資金雄厚的大型企業(yè)，例如在行業(yè)中實現(xiàn)首家新板掛牌的申江萬國，也有房無一間的皮包公司，甚至一些外資企業(yè)仍舊違反我國禁止外資介入檔案服務行業(yè)，低價招標。同時，檔案社會服務機構發(fā)育不成熟，市場不夠活躍。與社會需求還有一定距離，發(fā)展緩慢，數(shù)量不多，實力不夠強。同時，一些檔案社會服務機構中專業(yè)人才緊缺，全國檔案專業(yè)畢業(yè)生每年不超過2000人。高端的檔案管理員年薪達到三四十萬元仍供不應求。因此，政府應發(fā)揮企業(yè)在檔案科技創(chuàng)新方面的作用，允許、提倡并鼓勵企業(yè)承接檔案科技研究項目和檔案標準的研制，參與檔案科技創(chuàng)新，促進檔案科技創(chuàng)新發(fā)展。規(guī)范并支持檔案中介機構、有關專業(yè)機構提供檔案管理技術、設施、勞務等服務，倡導企業(yè)、社會組織和個人依法設立檔案事業(yè)發(fā)展基金，激活社會資源，服務檔案搶救、保護和開發(fā)利用。

監(jiān)管體系不建全。盡管檔案可以委托保管，但各級黨委、政府、檔案所屬單位仍是檔案安全的第一責任主體。檔案行政管理部門應通過行政監(jiān)管、行業(yè)學會的自律與監(jiān)督、社會公眾和媒體等對檔案進行多方位的監(jiān)督。

需要積極轉變觀念。一些檔案服務需求迫切的企事業(yè)單位，雖然知曉自管檔案成本高、管理水平低，安全性差，但仍擺脫不了舊有的觀念，有的甚至擔心外包后原有崗位人員無處安置，但其實這些都可以通過管理方式的轉變加以解決。因此相關單位需要轉變觀念，在法律政策允許下，勇于實踐，將一些具體事務交由社會組織承擔，并加強監(jiān)督指導檢查，以緩解檔案部門人少事多的矛盾。

未來，檔案的大門將更加開放，檔案與信息系統(tǒng)相互交織，深度融合；收集和利用的進程將大大加快，將朝著社會化、多元化、開放性和先進性發(fā)展。檔案在促進企業(yè)科學決策、積淀知識、預測發(fā)展的價值必將更加顯現(xiàn)。