畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

參照ISO 9001條款構(gòu)建期刊質(zhì)量管理體系提升編校質(zhì)量思考

畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

期刊質(zhì)量管理體系應(yīng)以流程化管理為基礎(chǔ)，圍繞產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)制定程序，可記錄、評審后加以改進(jìn)，消除不合格項(xiàng)。各項(xiàng)管理應(yīng)體現(xiàn)適宜性、有效性、充分性，這正切合ISO 9001質(zhì)量管理體系的總要求。該文參照ISO 9001：2008中條款建設(shè)適合期刊的質(zhì)量管理體系，主要針對提高編校質(zhì)量這一重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行歸納策劃，制定管理實(shí)施流程，并參照程序記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，從測量分析數(shù)據(jù)進(jìn)行評審，再制訂改進(jìn)措施，以期達(dá)到降低編校質(zhì)量差錯(cuò)率的目的。

質(zhì)量管理體系； 國際標(biāo)準(zhǔn)化組織； 標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證； 編校質(zhì)量

[作 者]畢麗、宣艷艷、李菲菲、朱躍敏，《現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生》編輯部。

ISO 9001：2008是由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織根據(jù)全球約100萬個(gè)認(rèn)證企業(yè)通過多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定的國際化標(biāo)準(zhǔn)，是認(rèn)證企業(yè)質(zhì)量管理體系的“金標(biāo)準(zhǔn)”。它將體系中管理、生產(chǎn)、顧客三個(gè)基礎(chǔ)流程有計(jì)劃地串聯(lián)在一起，為各企業(yè)的質(zhì)量管理提供完善的規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)可適用于各種類型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織[1]。

無論是學(xué)術(shù)期刊還是科技期刊，編校質(zhì)量都是期刊的生命。在期刊質(zhì)量管理體系中，更應(yīng)將提高編校質(zhì)量作為重點(diǎn)，使實(shí)施過程受控并能進(jìn)行評審。本文參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)中的條款，制定符合本期刊的編校程序，以期通過程序記錄、數(shù)據(jù)測量分析，發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，制定改進(jìn)措施，達(dá)到降低差錯(cuò)率、提升編校質(zhì)量的目的。

一、參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款制訂編校相關(guān)質(zhì)量控制程序

（一）制定質(zhì)量方針和目標(biāo)

參照ISO 9001：2008條款5管理職責(zé)：首先應(yīng)制定質(zhì)量目標(biāo)及質(zhì)量方針，所有程序制定開展都應(yīng)圍繞這兩點(diǎn)進(jìn)行[2]。管理者應(yīng)結(jié)合期刊實(shí)際情況，在內(nèi)部得到溝通和理解，制定符合期刊自身特點(diǎn)的目標(biāo)和方針。以“規(guī)范內(nèi)部管理，提高工作效率，提升期刊質(zhì)量，促進(jìn)期刊持續(xù)發(fā)展”為質(zhì)量方針[3]，選擇“提升期刊編校質(zhì)量”為總體質(zhì)量目標(biāo)。

（二）制定編校相關(guān)質(zhì)量控制程序

參照ISO 9001：2008條款7產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)：首先應(yīng)組織策劃和開發(fā)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所需的過程。出刊雜志即期刊的產(chǎn)品，期刊社應(yīng)圍繞總體質(zhì)量目標(biāo)，制定好與作者（顧客）有關(guān)且類似產(chǎn)品合同的稿約，按照由期刊編制的審稿、編校、質(zhì)量控制程序，逐步實(shí)現(xiàn)雜志合格出刊，并保存相關(guān)記錄。

1.稿約制定。結(jié)合期刊社自身特點(diǎn)，從投稿范圍、篇幅、欄目要求出發(fā)制定稿約，也是約束作者所投稿件符合期刊質(zhì)量要求的約定。

（1）欄目設(shè)置。結(jié)合雜志的收稿范圍，主要針對醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)，確定固定欄目和非固定欄目。固定欄目除了滿足基本要求外，還需要具備特色[4-5]，體現(xiàn)期刊的主要組織結(jié)構(gòu)，是每期的必備項(xiàng)。非固定欄目偏向于專題及技術(shù)性指導(dǎo)，可以在任一期出現(xiàn)或全面不出現(xiàn)，比較靈活。稿約中的欄目設(shè)置，與作者形成約定，讓其根據(jù)自己文章的性質(zhì)來選擇投稿。

（2）投稿要求。①研究內(nèi)容應(yīng)具創(chuàng)新性、科學(xué)性和邏輯性。②來稿要求研究資料真實(shí)、字跡清楚、圖表清晰、數(shù)據(jù)可靠、論點(diǎn)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字通順規(guī)范。

（3）論文撰寫要求[6]。設(shè)定論文格式模板，使作者所投稿件滿足雜志的要求，降低返修率。分別從篇幅（根據(jù)欄目不同文章字符數(shù)有所限定）、題名（力求簡明、醒目，反映出文章的主題）、作者署名及簡介（主要包含第一作者的基本信息，對通訊作者標(biāo)注）、摘（提）要（根據(jù)欄目不同設(shè)定，可分為“四要素”摘要或文字?jǐn)⑹鍪教嵋?，限定字符?shù)）、關(guān)鍵詞[使用美國國立醫(yī)學(xué)圖書館編輯最新版Index Medicus中醫(yī)學(xué)主題詞表（MeSH）中所列的主題詞，根據(jù)欄目不同限定個(gè)數(shù)]、前言（目的是向讀者說明本研究的目的、背景，不宜過多介紹研究成果，字符數(shù)作一定要求）、正文格式（即體例：根據(jù)欄目作不同要求，主要包括研究的資料、方法及結(jié)果）、圖或表（主要采用“三線表”和清晰度及對比度良好的圖片）、醫(yī)學(xué)名詞及縮寫（以全國自然科學(xué)名詞審定委員會審定、公布的科技名詞為準(zhǔn)）、統(tǒng)計(jì)學(xué)方法（規(guī)定文章的統(tǒng)計(jì)學(xué)方法表述格式，符合科學(xué)性）、參考文獻(xiàn)著錄（參照標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范著錄格式，也為后面的編校工作節(jié)約時(shí)間）方面提出要求。

（4）其他。與作者約定投稿方式（官方網(wǎng)站在線投稿）、要求作者提供授權(quán)書，告知作者錄用情況、費(fèi)用繳納方式、稿酬支付方式等，另行規(guī)定加急審稿、排期注意事項(xiàng)。這部分內(nèi)容缺一不可，且需讓作者清楚明了。

2.審稿程序。嚴(yán)格遵循“三審”制度，即初審、專審、終審制。

（1）初審。先由系統(tǒng)核查文章復(fù)制比，在重復(fù)率達(dá)標(biāo)（30%以內(nèi)）的基礎(chǔ)上初審編輯審核題目，通讀全文內(nèi)容，判斷文章立題準(zhǔn)確性、邏輯是否正確，簡單修改文字，包括錯(cuò)別字、規(guī)范用字用詞等，簡單的數(shù)據(jù)核算，按稿約要求調(diào)整文章體例，初步劃分欄目。問題較多的稿件需通知作者返修，不符合稿約要求且重復(fù)率嚴(yán)重超標(biāo)的稿件予以退稿。

（2）專審。經(jīng)初審?fù)ㄟ^后由初審編輯將稿件劃分給相應(yīng)領(lǐng)域?qū)＜遥⒃O(shè)定專審時(shí)間，實(shí)時(shí)跟蹤。專家對稿件的立題、內(nèi)容、邏輯性進(jìn)行專業(yè)性判斷和深層次審核。

（3）終審。主編對專審?fù)ㄟ^后的稿件進(jìn)行最終審定，結(jié)合雜志稿約、專家意見查漏補(bǔ)缺，對稿件進(jìn)行最后的修改，最終決定劃分欄目或予以退稿。稿件通過三審后即由編務(wù)進(jìn)行核價(jià)，發(fā)放錄用通知。在線審稿系統(tǒng)中均保留文章審稿流程和審稿意見記錄，以便追溯查找。

3.編校程序。實(shí)行“電子稿修改+三校+通讀+審讀+終?！?，每一次校對按程序應(yīng)完成相應(yīng)的工作，填寫記錄表。

（1）電子稿修改。責(zé)任編輯在編務(wù)處接受當(dāng)期電子稿件，并對稿件數(shù)進(jìn)行核對后在排期表上簽字，排期表一式兩份，編務(wù)和責(zé)任編輯各保留一份，以便出刊核對。責(zé)任編輯獨(dú)立完成電子稿修改，文章體例按照欄目設(shè)置要求，仔細(xì)閱讀全文內(nèi)容，修改包括題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項(xiàng)目及通訊作者標(biāo)號，文章體例序號合理正確，文字內(nèi)容流暢通順，方法邏輯性正確，結(jié)果數(shù)據(jù)表達(dá)、圖表表述準(zhǔn)確，消滅錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)核算、關(guān)鍵詞制作、文獻(xiàn)核查。稿件問題反饋給作者，要求作者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返修回來，差錯(cuò)率控制在30%左右。

（2）三次輪校。①第一次輪校，由責(zé)任編輯將照排好的稿件平均分發(fā)給輪校編輯。各位編輯輪校內(nèi)容包括：題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項(xiàng)目及通訊作者標(biāo)號，文章體例序號合理正確，精讀全文，文字內(nèi)容流暢通順，方法邏輯性正確，結(jié)果數(shù)據(jù)表達(dá)、圖表表述準(zhǔn)確，消滅錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)核算、關(guān)鍵詞核對、文獻(xiàn)著錄格式核對。差錯(cuò)率應(yīng)縮小10%。②第二次輪校，責(zé)任編輯先對照排修改后的稿件進(jìn)行對紅，保留一校完成后未解決的問題并標(biāo)注。責(zé)任編輯再次將稿件平均分發(fā)給輪校編輯。輪校內(nèi)容除開數(shù)據(jù)核算，在一校步驟的基礎(chǔ)上通讀全文，差錯(cuò)率應(yīng)再次縮小10%。③第三次輪校，由責(zé)任編輯獨(dú)立完成。此時(shí)需將制作好的清樣發(fā)給每位作者進(jìn)行校對，并解決所有需要作者核實(shí)的問題。在對紅的基礎(chǔ)上，輪校內(nèi)容與上一校相同，但應(yīng)通讀全文并仔細(xì)核對。差錯(cuò)率應(yīng)縮小5%。

（3）通讀。由責(zé)任編輯獨(dú)立完成。通讀全文，注意文章細(xì)節(jié)差錯(cuò)，包括作者信息著錄、作者簡介、基金項(xiàng)目及通訊作者的標(biāo)注，處理作者核對清樣后返修回來并解決的問題。差錯(cuò)率應(yīng)縮小5%。通讀完的全期文章交由照排進(jìn)行接排處理，編制當(dāng)期頁碼，制作目錄，對超出版面的文章進(jìn)行轉(zhuǎn)期處理，并由編務(wù)、照排、當(dāng)期責(zé)任編輯、轉(zhuǎn)期責(zé)任編輯同時(shí)核對并在轉(zhuǎn)期表上簽字。

（4）審讀。當(dāng)期責(zé)任編輯從接排好的整期文章中精選前60頁交由編輯部主任，再由編輯部主任從60頁文章中隨機(jī)抽選30頁進(jìn)行審讀。審讀內(nèi)容包括題目、作者信息、文字、詞語、語法、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)據(jù)、量和單位、版面格式、其他內(nèi)容邏輯性等。最終以審讀結(jié)果作為本期差錯(cuò)率核算依據(jù)。

（5）終校。責(zé)任編輯利用黑馬軟件通掃全期文章后，將全期文章包括封面、目錄交由上期責(zé)任編輯進(jìn)行終校。終校內(nèi)容包括題目格式、作者信息著錄格式、文章內(nèi)容版式、數(shù)字序號、圖表順序版式及文獻(xiàn)著錄格式、序號等。由相應(yīng)責(zé)任人簽署終校流程表。

4.質(zhì)量控制程序。即對差錯(cuò)率的控制，參照呂悅[7]研究中的期刊質(zhì)量問題及控制點(diǎn)設(shè)立表格，并進(jìn)行按條比對執(zhí)行。編輯在編校過程中起到最關(guān)鍵的作用[8]，編輯工作的每一步，完成每一個(gè)程序的成果都會影響到差錯(cuò)率，以致影響期刊的編校質(zhì)量。差錯(cuò)問題主要包括題目目錄差錯(cuò)、語言邏輯差錯(cuò)、文字差錯(cuò)、體例格式差錯(cuò)、圖表差錯(cuò)、參考文獻(xiàn)差錯(cuò)以及硬傷性差錯(cuò)（正斜體、序號、大小寫、單位、數(shù)據(jù)等），各位編輯應(yīng)針對以上差錯(cuò)問題的每一項(xiàng)，在編校過程中每一個(gè)程序環(huán)節(jié)完成后簽署相應(yīng)的程序記錄表，以此控制該項(xiàng)程序的質(zhì)量。

二、參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款對編輯相關(guān)質(zhì)量控制程序進(jìn)行評審

參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款8測量、分析和改進(jìn)：對顧客滿意度、內(nèi)部審核、過程及產(chǎn)品、不合格品進(jìn)行監(jiān)測；對于期刊社，則從與作者進(jìn)行清樣校對、內(nèi)部交叉審核（每項(xiàng)程序完成情況及雜志順利出刊步驟）、刊前審讀差錯(cuò)率較高的雜志這幾項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)測，對不合格品（差錯(cuò)率較高的雜志）數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出以上編校相關(guān)質(zhì)量控制程序中不合格項(xiàng)提出改進(jìn)、糾正、預(yù)防措施，設(shè)立刊后審讀對不合格品糾正后進(jìn)行驗(yàn)證。

（一）清樣校對

這一步是與作者（顧客）進(jìn)行溝通。責(zé)任編輯在二次校對完成后，將制作好的清樣發(fā)給作者并告知校對內(nèi)容，規(guī)定時(shí)間要求作者回復(fù)返修。清樣返回后由責(zé)任編輯進(jìn)行記錄，逐條核對問題是否解決，并將作者校對出的差錯(cuò)進(jìn)行修改，以滿足期刊質(zhì)量要求。對未返回清樣也要進(jìn)行標(biāo)記，標(biāo)注問題以便轉(zhuǎn)期時(shí)復(fù)制，不會出現(xiàn)交接差錯(cuò)。

（二）內(nèi)部交叉審核

從編輯部內(nèi)部指派一名非當(dāng)期責(zé)任編輯（或輪轉(zhuǎn)）進(jìn)行內(nèi)部審核，查閱該期的所有文章是否遵循三審制，是否完成編校、審讀、核對各項(xiàng)對應(yīng)記錄。查漏補(bǔ)缺，對缺少的記錄進(jìn)行原因查找，補(bǔ)齊記錄并簽字，責(zé)任編輯有義務(wù)保持所有程序記錄的完整

（三）數(shù)據(jù)分析以查找不合格程序

由專人對刊前審讀差錯(cuò)率數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，查找導(dǎo)致高差錯(cuò)率的不合格程序。選取近幾期刊前審讀差錯(cuò)率較高的責(zé)任期，如差錯(cuò)性質(zhì)是屬于哪種、文字性差錯(cuò)共出現(xiàn)幾次[9]，針對數(shù)據(jù)分析找出是在哪個(gè)程序應(yīng)避免的差錯(cuò)，并定義這個(gè)程序?yàn)椴缓细癯绦颉?/p>

（四）針對不合格程序提出改進(jìn)措施

包括持續(xù)改進(jìn)、糾正措施、預(yù)防措施三方面。具體的措施應(yīng)根據(jù)每期出現(xiàn)的差錯(cuò)而決定，首先對出現(xiàn)的差錯(cuò)進(jìn)行糾正（通過修改使之正確），然后針對不合格程序提出改進(jìn)，減少發(fā)生類似差錯(cuò)的環(huán)節(jié)，由分析人員提出預(yù)防方案。

（五）設(shè)立刊后審讀

對之前這幾期差錯(cuò)率較高的責(zé)任期刊進(jìn)行刊后審讀，計(jì)算刊后差錯(cuò)率以驗(yàn)證錯(cuò)誤是否得到糾正。

（六）改進(jìn)措施實(shí)施后對比

在實(shí)踐性方面，選取改進(jìn)措施后近幾期責(zé)任期刊差錯(cuò)率數(shù)據(jù)與之前進(jìn)行對比，驗(yàn)證改進(jìn)的有效性。

三、ISO 9001對完善期刊質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)作用

針對以上提出的改進(jìn)措施，在建立完整的計(jì)劃過程中，借助科學(xué)的管理理念、極致細(xì)化的管理模式和完備的質(zhì)量管理，圍繞正確的質(zhì)量方針[9]，不斷完善細(xì)節(jié)內(nèi)容，分條實(shí)施，最終將順利達(dá)成質(zhì)量目標(biāo)。本研究小組計(jì)劃，首先只參照ISO 9001體系的三個(gè)主要條款，并結(jié)合期刊特別是醫(yī)學(xué)科技期刊的實(shí)際情況，制定理論上的編校質(zhì)量控制程序，并希望通過以上程序的具體實(shí)踐后，以實(shí)際成果證明ISO 9001在提高期刊編校質(zhì)量方面有所成效[10]。本研究已完成理論上的編校質(zhì)量控制程序制定，實(shí)踐部分會以差錯(cuò)率數(shù)據(jù)變化為研究的主題，采用驗(yàn)證的方式說明程序?qū)嵺`的有效性，將在后續(xù)的研究中進(jìn)行。在上述研究基礎(chǔ)上，本研究小組將擴(kuò)大結(jié)合范圍，將其他條款逐步滲透進(jìn)來，體現(xiàn)出ISO 9001的指導(dǎo)作用，真正做到利用ISO 9001來構(gòu)建期刊質(zhì)量管理體系，也正是本研究組最終研究的目的。[本文系重慶市高校期刊研究會科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：CQXK2016-7）]

[1]中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會.GB/T 19001-2008/ISO 9001：2008質(zhì)量管理體系要求[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.

[2]李小蘭，閻磊.科技期刊刊社實(shí)施質(zhì)量管理體系的體會[J].科技編輯研究，2006（3）：11-15.

[3]曹兵，佟建國.科技期刊全面質(zhì)量管理體系的內(nèi)涵及構(gòu)建[J].寧夏大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會科學(xué)版），2009（1）：189-192.

[4]邱穎慧.醫(yī)學(xué)期刊欄目設(shè)置的現(xiàn)狀與思考[J].長江大學(xué)學(xué)報(bào)：社科版，2014（8）：34-36.

[5]陳開紅，周麗.醫(yī)學(xué)期刊欄目策劃[J].國際檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)雜志，2014（16）：2269-2270.

[6]董凱，張春軍.醫(yī)學(xué)科技論文撰寫的規(guī)范化要求[J].牡丹江醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（1）：83-85.

[7]呂悅.科技期刊編輯出版質(zhì)量管理體系建設(shè)[C]//第七屆（2009）全國核心期刊與期刊國際化、網(wǎng)絡(luò)化研討會論文集：264-267.

[8]彭敏寧.提高醫(yī)學(xué)期刊質(zhì)量的幾點(diǎn)思考[J].南華大學(xué)學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版，2001（1）：88-90.

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[10]林善水.淺談ISO 9001質(zhì)量管理體系對期刊出版的管理作用[J].福建質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督，2008（3）：39-40.